Teil 4: Revisionssichere Archivierung im Licht neuer rechtlicher Anforderungen

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Beginnen wir mit der Erfassung. Bei steuerrelevanten Daten geht es hierbei um den automatischen Import von Dateien mit den dazugehörigen Strukturinformationen. Bei den steuerrelevanten Belegen ist zu unterscheiden, ob sie gescannt werden oder per elektronischem Fax einlaufen, aus einer Anwendung oder dem Dateisystem mit Benutzerinteraktion dem Archivsystem übergeben, oder teilautomatisiert direkt aus dem E-Mail-Eingang überführt werden. Die Verantwortung, dass alles korrekt und vollständig erfasst wird, liegt dabei in vorgelagerten Systemen des Archivs.

Erfassen: unterschiedlichste Formen und Wege

Kodierte und nicht-kodierte Informationen:

• Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles (=Document Imaging)
• Kodierte Informationen (WORD, Listenoutput, etc.).

Formen der Erfassung:

• vollautomatisch (gegebenenfalls mit OCR, ICR)
• teilautomatisch
• manuell

Der Grad der Automatisierung ist dabei von der Quelle abhängig. Gescannte Images müssen manuell indiziert oder durch eine OCR-Software analysiert und anschließend klassifiziert werden. Vordrucke und Output-Dateien aus operativen Anwendungen lassen sich weitgehend automatisiert verarbeiten.

Scannen: von der manuellen Erfassung zur automatischen Verarbeitung

Individuelles Schriftgut erfassen und indizieren:

• Eindeutig identifizierbar: geringer Aufwand bei manueller Indizierung
• Schlecht identifizierbar: hoher Aufwand bei manueller Indizierung
• "No-Scans": nur Referenzen werden im System verwaltet

Vordrucke automatisch verarbeiten:
Selbst gestaltet: gut möglich
Fremdvordrucke: schwierigerGleichbehandlung von inhaltlich gleicher Information unabhängig vom Medium:

• Scannen und Fax
• E-Mail
• Internet-Formulare

Beim Speichern ist zu berücksichtigen, dass diese Kriterien der Unveränderbarkeit auch schon in den Zwischenspeichern erfolgen. Die Veränderung von Daten und Dokumenten muss auch dem Weg ins Archiv ausgeschlossen sein. Hier ist auch Transaktionssicherheit gefordert. In Archivsystemen wird daher auch zwischen der Ablage, dem dynamischen Dokumentenmanagement auf Festplatten, und der eigentlichen Archivierung auf nur einmal beschreibbaren Speichern unterschieden.

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