Teil 5: Revisionssichere Archivierung im Licht neuer rechtlicher Anforderungen

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Zum Abschluss dieses Überblickes über Funktionalität und Merkmale von elektronischen Archivsystemen das heiß diskutierte Thema Speichermedien. Getrieben durch die GDPdU findet sich das Thema aktuell in Fachzeitschriften, ziert die Werbebroschüren vieler Jukebox-, Laufwerk- und Speichermedienanbieter - und führt dennoch nur zur Verunsicherung. Sagen wir es gleich vorweg, "das allein seligmachende" Speichermedium gibt es nicht. Man muss immer prüfen, welches Medium für welchen Anwendungszweck und welche Umgebung das richtige ist, und, das Medium allein bietet keine ausreichende Sicherheit. Der Betrieb, das Umfeld, die Prozesse, die eingesetzte Software, sie alle zusammen bestimmen den Grad der Sicherheit.

In Hinblick auf die GDPdU muss man zunächst eine wichtige Unterscheidung vornehmen: einmal das Übergabemedium für die Daten nach Z3 und zweitens die Medien, auf denen in der Archivsystemlösung im Hause gespeichert wird. Es ist keinesfalls so, dass der Steuerprüfer ein Medium aus Ihrem Archivsystem mitnimmt. Für ihn wird immer ein spezielles Übergabemedium mit den gewünschten Daten erstellt. Diese Daten sind allenfalls ein ganz kleiner Auszug aus dem großen Unternehmensarchiv. Leider werden die beiden grundsätzlich verschiedenen Einsatzgebiete immer noch "in einen Topf geworfen". Der Steuerprüfer kann gar keine spezielle Medien gebrauchen, er kann allenfalls CDs und DVDs mit seinem Notebook lesen. Und wenn Sie so wenig steuerrelevante Daten haben, dass sie auf eine Diskette passen, dann wird er auch mit der Diskette zufrieden sein. Das Übergabemedium hat nichts mit den Medien zu tun, auf denen Sie intern in Ihren Anwendungen das elektronische Wissen Ihres Unternehmens bewahren. Weder die GPDdU noch irgendein anderes Gesetz oder eine Verordnung schreiben ein bestimmtes Medium vor.

Speichermedien und ihre Zulässigkeit im Sinn der GDPdU

Es ist zu unterscheiden zwischen den Archivspeichermedien und den Übergabemedien bei der Datenträgerüberlassung. Die GDPdU schreiben kein spezifisches Archivspeichermedium vor.

Im Prinzip haben Sie für elektronische Archivsysteme heute vier große Gruppen von verschiedenen Medientypen zur Auswahl, die man berücksichtigen kann.

Subsysteme und Speichermedien für die Archivierung

• "Traditionelle WORM"-Medien
• CD und DVD
• "WORM-Tapes"
• Festplatten mit "WORM-Eigenschaften"

Da gibt es seit langem die traditionellen WORM-Medien. WORM steht für "write once, read many". Mikrofilmer sagen da aber auch gern "write once, read mostly". Das sind Medien, die sich in einer Schutzhülle befinden und mit einem Laser beschrieben werden.

Technische Datensicherheit von WORM

• wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher
• ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner 10-12 Bit
• 1.000.000.000.000 Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren
• etwa 1000 Gigabyte oder ca. 2000 Stunden ununterbrochener Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird
• geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes
• keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich
• lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius, direkter physischer Zerstörung und Diebstahl oder Austausch mit einem neu geschriebenen Medium mit veränderten Daten erforderlich

Hierfür gibt es spezielle Laufwerke, die auch in Plattenwechselautomaten, den sogenannten Jukeboxen, zum Einsatz kommen. Bei den ursprünglichen WORM-Medien wurde durch den Laser die Oberfläche des Mediums irreversibel verändert, durch mikroskopische Löcher oder Blasen. Diese auch TrueWORM genannten Systeme gibt es praktisch nicht mehr. Heute wird durch die Kodierung des Mediums in Verbindung mit der eingebauten Software im Laufwerk verhindert, das auf einem prinzipiell veränderbaren Medium Informationen überschrieben, gelöscht oder geändert werden können. Die Mehrzahl der heute angebotenen WORM-Medien sind also eigentlich SoftWORM oder MOs, magneto-optische Medien, wie dies der Fachmann bezeichnen würde.

Traditionelle WORM (Write Once Read Many)

• Z.B. von Fujitsu, HP, Plasmon u.a.
• Lagerung in einer geschützten "Cartridge"
• True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien
• Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien
• Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre "garantiert"
• Das 5 ¼" Format ist am weitesten verbreitet
• Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium
• Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), Geschwindigkeit relativ gering
• Relativ teure Medien

CD und DVD sind eigentlich von der Schreibtechnik her echte WORM, da hier die Oberfläche physisch irreversibel verändert wird. Sie werden allerdings von der Branche nicht in diese Kategorie gezählt, da sie keine Schutzhülle besitzen und auch das Aufzeichnungsverfahren auf den Medien grundverschieden ist.

CD (Compact Disk)

• Das CD-Medium:

- CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar)
- CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar)
- CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur noch lesbar)

• Lesbarkeit der Daten 10-15 Jahre
• Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium
• Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.)
• Genormtes Aufzeichnungsformat (ISO 9660)
• Günstige Medien

Trotz WORM-Eigenschaften heißt es auch nicht, das CD und DVD automatisch die geeigneten Medien für die Archivierung sind. Ich kann Ihnen zumindest nicht empfehlen, die Medien, die sich Ihre Kinder für ihre "Ripps" bei einem Discounter für ein paar Cent kaufen, auch für die Archivierung ihrer wichtigen Unternehmensinformationen einzusetzen. Das Medium muss in seiner Qualität dem Wert der Information, die Sie darauf ablegen, entsprechen.

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