Web Content Management - Studie: Aktuelle Situation und Trends im Webpublishing

22.08.2002

Steigender Umfang und hohe Ansprüche an die Qualität der Inhalte im Bereich Intranet und Internet machen "Web Content Management" zu einer Schlüsseltechnologie.

Um die aktuelle Situation des Web Content Management zu erfassen initiierte Ti·KOM Consulting eine Erhebung über "Webpublishing in österreichischen Unternehmen" (WCM-Studie). Ziel der Studie war es einerseits aktuelle Vorgehensweisen und Problemstellen des Webpublishings in den Unternehmen aufzuzeigen und andererseits neue Methoden des Webpublishings zu untersuchen und daraus den möglichen Bedarf für Content Management Systeme (CMS) festzustellen. Zudem wurde von Unternehmen, die ein CMS einsetzen, ein Ist-Stand über ihr System, Kosten und Zufriedenheit erhoben. Im Folgenden werden die Ergebnisse der Studie geschildert und Schlussfolgerungen erörtert:

Web-Content wächst weiter: IKT, Tourismus und öffentliche Einrichtungen als "heavy user"

Die Ergebnisse der "WCM-Studie" zeigen, dass die strategische Bedeutung des Internets für ein Unternehmen weniger von der Größe als von der Branche abhängt. Während Gewerbe, Handwerk, Industrie und Verkehr die Internetpräsenz tendenziell als nachrangig betrachten, sehen Tourismus, IT- und Telekommunikation ihre Website als einen Eckpfeiler ihrer Marketingstrategie.

Weiters wurde erhoben, dass immerhin 8% der Umfrageteilnehmer - insbesondere aus IT & Telekom, Industrie und dem öffentlichen Bereich - Websites mit über 1000 Seiten betreiben. Im Gegensatz dazu beschränken sich 42% der Umfrageteilnehmer, darunter speziell kleinere Unternehmen, auf eine Webpräsenz von weniger als 25 Seiten. Ungefähr ein Viertel der teilnehmenden Unternehmen erwartet in den nächsten Jahren ein Content-Wachstum von über 50%, wobei hier wiederum die Branchen IT & Telekom, Industrie und der öffentlichen Bereich den stärksten Zuwachs prognostizieren.

Ein wichtiger Indikator für die Pflegeintensität von Websites stellt die Änderungsfrequenz dar. 40% der befragten Unternehmen führen mehr als eine Änderung pro Woche auf ihrer Website durch. Dabei werden die Seiten von Unternehmen der IT- und Tourismusbranche sowie von öffentlichen Organisationen wesentlich öfter als jene der Gewerbe- und Industrieunternehmen aktualisiert.

Interne Kommunikationsplattformen: Intranet ist nicht mehr wegzudenken

Das Intranet wurde in der Befragung als "unternehmensinterne Informationsplattform" abgefragt. Dabei setzen knapp 40% der Kleinunternehmen - deutlich mehr als erwartet - ein Intranet ein. Bei den Mittelunternehmen sind es 51% und bei Großunternehmen bereits 73%, die eine solche Plattform betrieben.

Die Branchenaufteilung zeigt deutlich, dass vor allem in öffentlichen Einrichtungen, Geld-, Kredit- und Versicherungswesen sowie IT & Telekom das Intranet große Verbreitung gefunden hat. Über 85% der befragten öffentlichen Institutionen verfügen über eine solche interne Kommunikationsplattform.

Warum ein Content Management System? Aktualität und Pflege ausschlaggebend

Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass das Angebot von qualitativ hochwertigem und aktuellem Content, für die Information und Interaktion mit den Kunden und Lieferanten erfolgskritisch ist. Dadurch steigt der Aufwand für die ständige Aktualisierung und Pflege der Web-Präsenz, weshalb Content Management Systeme (CMS) vermehrt eingesetzt werden.

Von den in der Studie befragten 790 Unternehmen gaben 46 Prozent an, ein "browserbasiertes System" zur Pflege ihrer Website einzusetzen; die Definition wurde dabei aufgrund des stark unterschiedlichen Wissensstandes der Teilnehmer eher breit gefasst ("Können Sie über Ihren Internet-Browser Inhalte Ihrer Website verändern bzw. neue Inhalte hinzufügen?"). Stark vertreten sind hier Tourismusunternehmen, wie zum Beispiel Online-Reiseanbieter, Tourismusverbände oder Hotels, welche sich nur durch strikte Kundenbindung und Aktualität der Inhalte am Markt behaupten können. Überraschend platziert sich der Industriesektor im Branchenranking auf Platz zwei hinter dem Tourismus bei der Verwendung von CMS bzw. Redaktionssystemen.

Auf die Frage welche Inhaltsbereiche vom CMS gepflegt werden, wurden vor allem aktuelle News und Informationen zu Produkten und Dienstleistungen genannt. Service und Support, Unternehmensinformationen und Stellenangebote werden insgesamt seltener über das Redaktionssystem gepflegt, wobei erwartungsgemäß größere Unternehmen auch diese Bereiche mittels CMS verwalten.

Für jene Unternehmen, welche CMS bereits einsetzen sowie auch jene, die einen CMS-Einsatz planen, sind die ausschlaggebendsten Argumente für ein CMS "Aktualität und Qualität" sowie "Pflege der Website ohne technische Kenntnisse". Als weitere wichtige Argumente wurden "Unabhängigkeit von Mitarbeitern und externen Dienstleistern" sowie "Kostenoptimierung" genannt.

Argumente für den CMS-Einsatz

Der Großteil der Unternehmen, die noch kein CMS einsetzen, findet ein solches System für die eigene Website nicht notwendig, da "die aktuelle Situation voll zufriedenstellend ist". Fraglich ist hierbei, ob den Unternehmen der Nutzen eines CMS nicht transparent ist oder ob tatsächlich kein Bedarf besteht. Für ein Drittel der Umfrageteilnehmer spricht der hohe Zeitaufwand gegen eine CMS-Implementierung und interessanterweise für nur ein Viertel die Investitionskosten per se.

Aufwand und Kosten: CMS auch für KMUs erschwinglich?

Mit CMS (Content Management System) lassen sich Content und Layout einer Website voneinander trennen. So können mit Hilfe einmal definierter Layout-Vorlagen Änderungen an einer Website schnell, bequem und ohne Kenntnisse der üblichen Programmiersprachen, wie etwa HTML, vorgenommen werden. Einer angemessenen Verbreitung dieser technischen Systeme stand bisher ihr Preis im Weg. In den letzten Jahren ist die Anzahl der CMS-Anbieter rasant angestiegen. Neben den großen, bereits am Markt etablierten Anbietern gibt es immer mehr Hersteller, die sich mit ihrem CMS auf kleine und mittelständische Unternehmen spezialisieren und ein für diese Zielgruppe optimiertes Preis-Leistungsverhältnis anbieten können.

Die Mehrzahl der Kleinunternehmen gab in der Erhebung an, lediglich bis zu 730 € pro Jahr für die Entwicklung und Pflege ihrer Website auszugeben, während viele Mittelbetriebe bis zu 3.600 € investieren und Großbetriebe teilweise bis 72.700 € und darüber ausgeben. Im Branchenvergleich führen bei den Ausgaben für externe Dienstleistungen das Geld-, Kredit- und Versicherungswesen, IT & Telekom sowie öffentliche Einrichtungen.

Kostenoptimierungspotenziele vorhanden: Hohe interne Kosten durch Webpublishing

Die Höhe der internen Kosten für die Entwicklung und Pflege der Website wurde wie folgt erhoben: Gefragt wurde, wie viele Manntage von EDV-Spezialisten (z.B. Programmierer) und Fachkräften (z.B. aus Vertrieb oder Marketing), welche mit der Pflege und Wartung der Site beschäftigt sind, in einem Jahr anfallen. Für diese wurden dann durchschnittliche Kosten in Höhe von 70.000 € bzw. 45.000 € pro Jahr angenommen und daraus die internen Kosten pro Jahr für die Contentpflege errechnet. Die Ergebnisse zeigen, dass in 18% aller Unternehmen über 72.000 € an internem Aufwand für das Content Management entstehen, wobei signifikante Unterschiede hinsichtlich Unternehmensgröße und Branche festzustellen sind.

Fazit: Während die meisten Unternehmen kaum nennenswerte Beträge für externe Leistungen bezahlen und so vermeintlich Geld sparen, fallen mitunter enorme interne Kosten an, die wenig beachtet oder grob unterschätzt werden. Ti·KOM Consulting sieht gerade im internen Bereich der Websitepflege vielfach hohe Potenziale für Effizienzsteigerungen und Kostenoptimierungen.

Verantwortlichkeit für die Bereiche der Website: Wer pflegt was?

Nachdem ein CMS in einem Unternehmen implementiert wurde, arbeiten zunehmend Mitarbeiter aus Fachabteilungen und weniger Spezialisten oder externe Dienstleister an der Bereitstellung von aktuellen Inhalten sowie Produkt- und Dienstleistungsinformationen. Die technischen Bereiche, wie die Struktur der Website, Layout und Design ebenso wie Applikationen werden weiterhin hauptsächlich von externen Dienstleistern erbracht. Dies lässt darauf schließen, dass die eingesetzten Systemen für die Pflege der Website-Änderungen in Struktur und Layout noch zu "kompliziert" aufgebaut sind.

Content Life Cycle: Von der Contentgenerierung bis zur Veröffentlichung

Für eine inhaltlich anspruchsvolle und aktuelle Webpräsenz muss neben der Erstellung der Inhalte ein expliziter Prozess definiert werden, welcher die Veröffentlichung regelt bzw. im Unternehmen automatisiert.

Das Verständnis für die Notwendigkeit eines solchen Prozesses geht meist Hand in Hand mit dem Erkennen des Nutzens eines CMS (Content Management System). Aus diesem Grund wurde in der Befragung das Thema Webpublishing-Prozesse über das Statement "Sämtliche Inhalte werden nach Erstellung von den Verantwortlichen Personen kontrolliert und freigegeben bevor sie veröffentlicht werden" abgefragt. 57% der Befragten stimmen hier zu - da es keine signifikanten Unterschiede zwischen Unternehmen mit und ohne CMS gibt wird vermutet, dass häufig CMS ohne prozessunterstützende Komponente (Workflow-Tool) im Einsatz sind - diese Funktionalität sollte unbedingt unterstützt werden.

Deutliche Unterschiede zwischen Unternehmen die ein bzw. kein CMS im Einsatz haben zeigen sich bei der Archivierung - dem letzten Schritt im Content Life Cycle. Unternehmen die CMS im Einsatz haben stimmen hier wesentlich stärker zu - die Inhalte werden rechtzeitig archiviert. Diese Verteilung entspricht den Erwartungen und verdeutlicht die Funktionalität von CMS zur zeitgesteuerten Publikation von Inhalten.

Ein CMS sollte von der periodischen Planung der Inhaltserstellung über die Erstellung der Inhalte bis zur Qualitätssicherung, Freigabe und Archivierung für effiziente und weitgehend automatisierte Workflows sorgen. Aus Sicht von Ti·KOM Consulting liegt der kritische Faktor für die erfolgreiche Umsetzung dieses Prozesses nicht im Grad der Detaillierung des Workflows, sondern vielmehr in der Motivation der beteiligten Mitarbeiter. Für die notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten müssen Anforderungsprofile erstellt werden, um diesen "geeignete" Mitarbeiter zuordnen zu können. Auch die Kommunikation im Rahmen von Schulungen und die Zuteilung der Prozessverantwortung der definierten Abläufe sind als erfolgskritische Faktoren für die Akzeptanz unter den Mitarbeitern zu sehen.

Fazit: Ist der Einsatz eines CMS sinnvoll?

Die Entscheidung über den Einsatz eines Content Management Systems muss für jedes Unternehmen individuell getroffen werden. Bei der Implementierung muss auch der Prozess der Inhaltegenerierung bis zur Kontrolle, Freigabe und Archivierung (Content Life Cycle) festgelegt werden. Bei diesen konzeptionellen Überlegungen zum Content Management und dem Systemcustomizing ist die Sicht eines externen Beraters häufig unerlässlich.

Der initiale Aufwand für die Implementierung eines CMS ist meist höher als für den Aufbau einer statischen Website. Speziell die Migration von bestehenden "statischen" Websites in ein CMS wirkt oft abschreckend. Bei Betrachtung der laufenden (internen und externen) Kosten verändert sich dieses Bild jedoch grundlegend. Eine detaillierte Kosten-/Nutzen-Analyse und die genaue Definition der Projektprioritäten schaffen hierbei die erforderliche Kosten-Transparenz.

Das CMS ermöglicht den Fachabteilungen, flexibel und zeitnah ihre Website-Bereiche zu pflegen, ohne über umfassende technische Hintergrundkenntnisse verfügen zu müssen. Der größte Vorteil einer CMS-Implementierung liegt jedoch darin, dass Unternehmen durch die einfache Handhabung eine hohe Aktualität ihres Contents sowie eine größere zeitliche und kostenmäßige Unabhängigkeit von externen Dienstleistern gewinnen.

Details zur Studie

An der Online-Befragung nahmen 790 österreichische Unternehmen teil. Die Untersuchung ist Teil der Diplomarbeit von Mag. Markus Einfinger, Absolvent der Internationalen Wirtschaftswissenschaften an der Universität Innsbruck, und wurde in enger Kooperation mit dem CMS-Team der Ti•KOM und dem Institut für Wertprozessmanagement, Abteilung Wirtschaftsinformatik der Universität Innsbruck durchgeführt.

Die 790 österreichischen Unternehmen, davon 86 Prozent KMU's und 14 Prozent Großunternehmen, die an der Online-Befragung teilgenommen haben, sind zu 60 Prozent im B2B- und zu 32 Prozent im B2C-Sektor tätig. Die Verteilung nach Unternehmensgröße und Branchen lässt auf einen hohen Repräsentativitätsgrad schließen.

Nähere Informationen erhalten Sie bei unserem Ansprechpartner: Dr. Michael Weber
Ti.KOM Tirol Kommunikation GmbH
Eduard-Wallnöfer-Platz 2
A-6010 Innsbruck

eMail:
Fon: +43-512 9000 21804
Fax: +43-512 9000 21803

www.tikom.at