Website-Verwaltung mit Content-Management-Systemen

20.10.2000

Die laufende Verwaltung von Internetangeboten (Websites) mittels handeditierter HTML-Seiten ist überholt. Vor allem große Websites - dazu zählen auch viele kommunale Angebote - werden heute mit datenbankgestützten Instrumenten, sogenannten "Content Management Systemen" (CMS) gepflegt. Der folgende Beitrag beschreibt, wann und wo der Einsatz eines CMS sinnvoll ist, wie ein CMS funktioniert und was man bei dessen Anschaffung beachten muß.

Welche Institution, welcher Verband, welches Unternehmen kennt das Problem inzwischen nicht? Da steht die eigene Website, von einem externen Dienstleister oder einem fachlich versierten Mitarbeiter gestaltet, nun seit einer Weile im Netz. Das Angebot wächst und wächst - auch, weil immer mehr Abteilungen bzw. Untergliederungen die Bedeutung des neuen Mediums erkennen und Beiträge ins Netz der Netze einspeisen wollen. Mit dem Angebot wächst aber auch der Frust derer - häufig sind es "Einzelkämpfer" -, denen die fortlaufende Pflege der Website obliegt, weil ihnen bei konventionell-manueller Arbeitsweise die Masse der einzupflegenden Inhalte bald über den Kopf wächst. Zugleich wächst der Frust derer, die Inhalte zuliefern, aber dann wegen der Engpässe in der Online-Redaktion mitunter lange auf eine Aktualisierung im Netz warten müssen.

Wenn zudem das Internetangebot mehr sein soll als eine Pinnwand für Pressemitteilungen, sondern - dem Charakteristikum des Mediums folgend - den Nutzern in wachsendem Maße auch interaktive Möglichkeiten (eMail-Kommunikation, Foren, Chats, Newsletter, Suchfunktionen) angeboten werden sollen, dann stößt eine konventionelle Seitenpflege an nicht mehr überwindbare Grenzen.

Dem Betreiber eines solchen, großen Webangebotes bieten sich mehrere Möglichkeiten, das Dilemma - wachsende und anspruchsvollere Inhalte hier, Engpässe bei der Seitenpflege dort - aufzulösen:

Outsourcing der Websitepflege
Aufstocken der Online-Redaktion
Einbinden hauseigener Kräfte in die Websitepflege

Die Optionen 1 und 2 steigern die laufenden Kosten für den Webauftritt beträchtlich, während Option 3 zumindest auf der Personalkostenseite im wesentlichen kostenneutral zu organisieren sein dürfte. Voraussetzung hierfür ist, dass ein Instrument bereitgestellt wird, das vielen Mitarbeitern - auch solchen ohne Fachkenntnisse in Websitepflege - ermöglicht, Inhalte einzupflegen. Die Online-Redaktion wird damit zu einer Clearingstelle, die den Webauftritt insgesamt organisiert und überwacht, während die bisher nur zuliefernden Organisationseinheiten ihre Inhalte selbst einpflegen.

Für solche Aufgaben bietet die Softwarebranche - seit etwa drei Jahren auch deutsche Hersteller - sogenannte "Content Management Systeme" (CMS) an. Eine repräsentative Untersuchung der Agentur New Media Sales in Düsseldorf (WCM-Studie) weist aus, dass über 40 relevante Anbieter mit CMS am Markt sind. Der Markt ist jedoch unübersichtlich, da Standards, an denen potentielle Kunden sich orientieren könnten, noch nicht entwickelt wurden. Wer die Beschaffung eines CMS erwägt, muss sich deshalb der Mühe unterziehen, zunächst genau zu definieren, welche Anforderungen das zu beschaffende System erfüllen soll und er muss sich selbst einen Marktüberblick verschaffen. Ein guter Einstieg hierfür ist die deutsche Website <www.contentmanager.de>. Autor der Site ist Oliver Zschau, der eine der ersten Diplomarbeiten über CMS vorlegte ("Web Content Management - Einführung, Konzepte, Software", Verlag BusinessVillage, Göttingen 2000, 176 DM).

Die Definition der Arbeitsaufgaben einer zu beschaffenden CMS und die Auswahl eines geeigneten Systems sollte die Führungsebene einer Körperschaft bzw. eines Unternehmens nicht der IT-Abteilung bzw. der Online-Redaktion allein überlassen, und zwar aus folgenden Gründen:

Content Management Systeme sind nicht billig! Eine Fehlentscheidung kann leicht bedeuten, dass eine sechsstellige Summe in den Sand gesetzt wird.
Bei der Entscheidung für ein CMS geht es nicht um irgendeine Software. Es geht vielmehr um die Außendarstellung der Körperschschaft / des Unternehmens und zugleich um einen nicht unbedeutenden Eingriff in das interne Informations- und Kommunikationsmanagement. Kommunikationsstrategische und arbeitsorganisatorische Fragen sind Chefsache!

Content Management Systeme sind im Kern Datenbanken mit einem aufgesetzten Redaktionsmodul. Der wesentliche Unterschied zur Arbeitsweise eines herkömmlichen HTML-Editors besteht darin, dass Internetseiten nicht am Bildschirm gebaut und dann statisch auf einem Webserver abgelegt werden. Vielmehr beschickt der Redakteur oder sonstige Nutzer Datenbankfelder, aus denen das System bei Zugriff von außen durch die Nutzer jeweils HTML-Seiten generiert. Grundlage der HTML-Seiten sind vorgefertigte, ins System einprogrammierte Schablonen, sogenannte Templates.

Grundsätzlich verwalten CMS das Layout (grafische Gestaltungselemente und Navigation) und Content (redaktioneller Seiteninhalt) getrennt. Das hat zwei Vorteile:

Die laufende Pflege des Internetangebotes verlangt keinerlei Kenntnisse in HTML, Scriptsprachen oder Seitendesign. Der Redakteur/Nutzer gibt lediglich redaktionelle Inhalte (Content) ein; den Rest erledigt das System. Damit kann jeder Mitarbeiter z.B. einer Kommunalverwaltung, der redaktionelle Inhalte für das Internetangebot bereitstellt, diese Inhalte selbst einpflegen und im Netz publizieren.
Bei einem Wechsel des Seitenlayouts ( Relaunch), der wegen des schnellen Wandels der Usancen im Internet in relativ kurzen Zeitabständen ansteht, wird keine komplette Neuprogrammierung notwendig, sondern das System passt den redaktionellen Inhalt ( Content) dem neuen Layout weit gehend automatisch an.