Wissensaustausch mit Wikis: Einfach loslegen

24.07.2006

Wissensbasen lassen sich nicht nur mit teuren Werkzeugen realisieren, sondern auch mitWikis. Die wichtigsten Vorteile solcher Implementierungen sind die kostenlose Verwaltungund eine einfache Verlinkung. Auch im Bereich der Technischen Dokumentation sind Wikis fürso manche Anwendung die beste Lösung.

Schnelligkeit und Kosten waren schon immer ein zentrales Thema für die Dokumentation undwerden immer wichtiger. Herkömmliche Verfahren und Tools bieten oft nicht genügendFlexibilität. Das gilt für die gängigen Profi-Autorenwerkzeuge und erst recht, wenn, wieimmer häufiger dringend erforderlich, Verwaltungssysteme ins Spiel kommen. HoheLizenzkosten verbunden mit in der Regel noch viel höheren Kosten für Konfiguration,Schulung und Umstellung der Arbeitsabläufe machen ihren Einsatz aufwändig, teuer undineffizient. Zudem ergeben sich, bedingt durch die weitgehend unstrukturierteAusgangssituation, jahrelange Erprobungsphasen, in denen nicht selten ein Produktivbetriebnur eingeschränkt oder noch gar nicht möglich ist.

Grund genug, um nach Alternativen Ausschau zu halten. Und es gibt sie in Form von Wikis.Während bei "echten" Verwaltungsumgebungen (Dateisystem oder datenbankengestütztes System)die Struktur des Inhalts vorher bekannt sein muss, passt sich ein Wiki organisch an dieBedürfnisse an. Ohne lange zu planen, können Anwender einfach loslegen und kreativeWissensbasen realisieren.

Schnell und kostenlos

Der Begriff Wiki stammt aus dem Haiwaiianischen und bedeutet "schnell". Damit ist dasmeiste schon gesagt, denn Wikis sind für den schnellen Wissensaustausch gedacht. Jederberechtigte Benutzer kann die Inhalte lesen, durchsuchen, bearbeiten und miteinanderverlinken. Wichtige Verwaltungsfunktionen stehen kostenlos zurVerfügung.

Die Wiki-Idee wurde 1994 von Ward Cunningham für die unkomplizierteKommunikation unter Entwicklern geboren. Heute gibt es zahlreiche Implementierungen fürunterschiedlichste Zwecke. Technisch gesehen ist ein Wiki eine Server-Software, mit derInhalte über einen einfachen Web-Browser editiert, durchsucht und angesehen werden können.Die im Folgenden aufgeführten Features gehören zum Standardumfang der meistenWiki-Implementierungen. Darüber hinaus liegt auch der Quellcode offen, so dass beliebigeZusatzfunktionen programmiert werden können.

Direkte Editierbarkeit und einfache Vernetzung der Inhalte sind die herausragendenMerkmale eines Wiki. Wenn Benutzer den Inhalt einer Seite editieren, können sie im Text sogenannte WikiWords benutzen (interne Verlinkung). Dies hat folgenden Effekt:

Wenn das WikiWord in diesem Wiki noch nicht benutzt wurde, wird in der editierten Seiteein Link auf eine neue Seite mit dem WikiWord als Seitenname angezeigt. Der Benutzer kanndann auf den Link klicken und so die neue Seite erstellen und deren Inhalt definieren.
Wenn das WikiWord bereits benutzt wurde und somit eine Seite mit diesem Namen existiert,wird in der editierten Seite ein Link auf diese Seite angezeigt. So können Inhalte aufeinfache Weise miteinander verlinkt werden.Durch Angabe der entsprechenden Zieladresse können wie bei HTML Links auf andere Webseitenoder Dateien (z. B. Tabellenkalkulationsdateien) gesetzt werden (externe Verlinkung).

Die sehr einfachen Tags der WikiWiki Markup Language werden vom Wiki-Server in HTMLübersetzt, wenn eine Seite an einen Web-Browser geschickt wird. Die WikiWiki MarkupLanguage ist allerdings nicht standardisiert. Gemeinsam haben die verschiedenenImplementierungen sehr einfache Tags für Listen, Überschriften und die Kennzeichnung derWikiWords, ohne die das Verlinken von Wiki-Seiten nicht realisierbar wäre.

Mit Hilfedieser vordefinierten Grundformatierungen können einfache Layouts ohne Aufwand erstelltund abgeändert werden. Grafiken lassen sich durch Angabe ihres Speicherorts in Wiki-Seitenreferenzieren. Beim Aufruf einer Seite mit Grafik-Referenz, wird die Grafik von ihremSpeicherort geladen und angezeigt. Andere multimediale Inhalte wie z. B. Videos lassensich ähnlich einbetten. Wiki-Seiten können zudem hierarchisch strukturiert werden, dieHierarchie kann als Navigationshilfe angezeigt werden.

Ein Wiki stellt nützliche Verwaltungsfunktionen kostenlos zur Verfügung, wobei kostenlosnicht nur keine Lizenzkosten bedeutet, sondern insbesondere keine Konfigurationsaufwände.Wer welche Inhalte verändern und sehen darf, ist über Zugriffsberechtigungen festlegbar.Es können alphabetische Listen, thematische Kataloge oder Seiten mit persönlichen Portalenerstellt werden.

Die Wiki-Seiten werden versioniert, für jede Version können die bearbeitende Personermittelt sowie Vergleiche zu Vorgängerversionen durchgeführt werden. Wichtig für dieKontrolle über die Wiki-Netzstruktur ist die Backlink-Funktion. Zu einer Wiki-Seiteliefert sie alle anderen Wiki-Seiten, die auf diese Seite verweisen. Schließlich könnendie Inhalte aus dem Wiki exportiert werden, um sie für andere Welten verfügbar zu machen.

Immer mehr Anwendungen

Dank der überzeugenden Vorteile – einfacher Wissensaustausch und kostenlose Verwaltung –haben Firmen wie Comet Einsatzmöglichkeiten im Doku-Bereich gesehen und erfolgreicherprobt. Für Glossare, Entwicklungsinput und Richtlinien im Dokumentationsteam haben sieWikis gewinnbringend aufgesetzt.

Ein Wiki ist in seiner heutigen Form sicher nicht die Lösung für alleDokumentationsaufgaben. Die genannten Einsatzmöglichkeiten zeigen jedoch, dass es vieleAnwendungsbereiche gibt und in Zukunft immer mehr geben wird, für die Wikis die besteLösung sind – wenn nicht sogar die einzige Lösung überhaupt.

Internetadressen zu Wikis

Zugang zu wichtigen Wiki-Informationen finden Sie über die folgende Auswahl anInternetadressen:

Wiki-Plattformen