International agierende Unternehmen mit hohem Übersetzungsvolumen sind die Zielgruppe einer neuen gemeinsamen Lösung aus Übersetzungs- und Dokumentenmanagement von Across Systems und ELO Digital Office. Die Verknüpfung des Across Language Server, der zentralen Plattform für alle sprachlichen Belange im Unternehmen, mit der Dokumentenmanagement-Lösung von ELO ermöglicht es, Übersetzungsprozesse für beliebige Dokumenttypen direkt aus ELO heraus anzustoßen. Durch den Across Language Server ist es zudem möglich, vorhandene Übersetzungen erneut zu verwenden, so dass sich die Kosten für die Erstellung mehrsprachiger Dokumente deutlich reduzieren lassen.

Die neue Lösung sorgt für nahtlose Workflows und erlaubt ein sehr einfaches Datenhandling. Zu übersetzende Texte bzw. Dokumente werden direkt vom DMS an den Across Language Server übergeben. Dieser steuert, koordiniert und unterstützt den gesamten Übersetzungsprozess. Die Schnittstelle zwischen den beiden Systemen gewährleistet einen direkten Datentransfer sowie systemgestützte und teilautomatisierte Arbeitsabläufe

Der Anwender muss die zu übersetzenden Texte vorab lediglich mit einem entsprechenden Hinweis versehen. In einem eigenen Dialogfeld definiert er die Metadaten zur Übersetzungsaufgabe, etwa die benötigten Zielsprachen und das Enddatum für die Übersetzungen. Bei Bedarf kann er diese Einstellungen auch in Profilen hinterlegen. Über die neue Schnittstelle werden anschließend sämtliche relevante Daten an Across weitergeleitet. Dokumentenerstellung, -verwaltung bzw. -archivierung und Übersetzungsmanagement wachsen damit zusammen und bilden eine durchgängige Lösung.

Vorhandene Übersetzungen wiederverwenden

Der Across Language Server ermöglicht durch das Translation Memory und das Terminologie-System den Aufbau eines zentralen Sprachdaten-Pools. Dabei werden im Translation Memory Texte als Sätze zergliedert, das Ausgangssegment und die fremdsprachige Entsprechung paarweise in dem System gespeichert. Mit der Terminologie-Komponente des Language Server werden Fachbegriffe und unternehmensspezifische Formulierungen gepflegt und verwaltet. Auf diese Weise können Übersetzungen und Terminologie bei neu zu erstellenden Texten wiederverwendet werden, sodass eine konsistente Darstellung ein- und desselben Sachverhalts in unterschiedlichen Texten gegeben ist. Auch die Übersetzungskosten lassen sich auf diese Weise signifikant reduzieren.

Across im Einsatz bei ELO

Der DMS-Hersteller ELO setzt den Across Language Server bereits selbst seit längerem für Lokalisierungs- und Übersetzungsprojekte ein. Federführend war dabei die Technische Redaktion. "Zunächst suchten wir nach einer effizienten Lösung, um das Übersetzungsmanagement für unsere produktbegleitenden Informationen, wie die Software-Handbücher, effizienter zu gestalten", erklärt Thomas Neumann, Leiter der technischen Dokumentation "Inzwischen werden alle Übersetzungsprojekte bei ELO über den Across Language Server abgewickelt." Auch heterogene Content-Elemente werden mit der Across/ELO-Lösung übersetzt, also alle Arten von Dokumenten, die im ELO-Archiv abgelegt sind: E-Mails, Flyer, Verträge u.v.m.

Zusätzlich wird mit Across ein Kostenvoranschlag für die Übersetzungen erstellt. Dafür werden die zu übersetzenden Texte mit den Einträgen im Translation Memory abgeglichen. Diese automatische Dokumentenanalyse liefert präzise Angaben darüber, wie viel Text neu übersetzt werden muss und was ggf. schon in der Zielsprache vorliegt. Gleichzeitig sind in der Datenbank die Preise und Konditionen für das Erstellen der Übersetzungen hinterlegt. So lassen sich bereits im ELO-System die anstehenden Kosten kalkulieren und der Anwender weiß sofort, ob er sich ggf. ein zusätzliches Übersetzungsbudget freigeben lassen muss.