Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, schnell auf Marktveränderungen reagieren zu müssen. Kürzere Time-to-market-Zeiten lassen keinen Spielraum für langwierige Prozesse oder das Suchen nach Informationen. Flexible, webbasierte Redaktionssysteme, die ein kollaboratives Arbeiten ermöglichen, werden zu immer bedeutenderen Erfolgsfaktoren. Auch im Maschinenbau. Kunden, Partner, Zulieferer und Mitarbeiter werden daher auf einer gemeinsamen Wissensplattform zusammengebracht.

Technische Dokumentation ist unumgänglich

Sie wird in vielen Maschinenbauunternehmen noch als eher lästiges Übel angesehen, ist aber fester Bestandteil der Produktauslieferung: die Technische Dokumentation. Dazu gehören unter anderem Benutzerhandbücher, Wartungsunterlagen, Serviceanleitungen und Onlinehilfen. Diese werden oft erst kurz vor Fertigstellung der Maschine verfasst und übersetzt. Der beauftragte Redakteur erhält dazu in der Regel von mehreren Beteiligten, beispielsweise aus der Konstruktion, der Entwicklung und der Fertigung, die notwendigen Informationen über Bestandteile und Funktionen des auszuliefernden Gerätes. Daraus generiert er dann die unterschiedlichen Dokumente und gibt sie in die Übersetzung.

Oft unterscheiden sich die Varianten einer Maschine in nur wenigen Details. Auch Weiterentwicklungen beziehen häufig nur Teilbereiche ein. Es wäre dann betriebswirtschaftlich gesehen unsinnig, die Dokumentation komplett neu zu erstellen und zu übersetzen. Idealerweise nutzt man bereits bestehende Texteinheiten zu den Komponenten, die in der Variante oder in der Weiterentwicklung ebenfalls integriert sind. Es bietet sich also an, die beschreibenden Textelemente so zu granularisieren, dass sie mehrfach verwendet werden können - das ist das so genannte Single-Source-Prinzip.

In der Regel werden die Dokumentationen auch in digitaler Form benötigt, z. B. auf CD oder im Internet als Hilfetext. Bei Maschinen, die mit eigenen Bildschirmen für die Bedienung ausgestattet sind, wird immer öfter verlangt, dass die Dokumentationen direkt in das EDV-System der Maschine integriert sind. Über das so genannte Cross-Media-Publishing können Texte und Grafiken - ohne zusätzlichen Konvertieraufwand - für verschiedene Medien und Ausgabeformate genutzt werden.

Mit dem Einsatz von Redaktionssystemen wird die Erstellung, Verwaltung und Publizierung der Technischen Dokumentation massiv erleichtert. Sie stellen Texte und Bilder in Informationseinheiten zur Verfügung, die dann in die Dokumentation Eingang finden. Dazu ergänzend bieten nahezu alle am Markt verfügbaren Produkte Funktionen, die die Verwaltung mehrsprachiger Inhalte unterstützen. Es existieren allerdings nur wenige, die über einen intelligenten Übersetzungsworkflow verfügen, der die Prozesse effektiv steuert, Dienstleister nahtlos in das System integriert und Inhalte über mehrere Medien ohne Konvertierungsaufwand publiziert.

Zusammenarbeit 2.0

Spätestens seit Microsoft SharePoint ist kollaboratives Arbeiten "en vogue". Unternehmen und Abteilungen schätzen die Möglichkeit des direkten Wissensaustauschs, das Zugreifen auf aktuelle Informationen über den Web-Browser. Geradezu prädestiniert für diese Arbeitsweise sind die Technischen Redaktionen in Unternehmen. Schließlich bilden die Informationen zu einem Produkt und dessen Funktionsweise, die in der Entwicklung, Fertigung oder im Produktmanagement entstehen, die Basis für ihr redaktionelles Arbeiten. Gerade internationale Industrieunternehmen sind heute in ihren Arbeitsprozessen mit Zulieferern und Partnern eng verbunden.

Hier bietet eine durchgängige Lösung, die alle Prozessbeteiligten einbindet, die meiste Effizienz. Effiziente Kooperationen erfordern eine gemeinsame, aktuelle und überall verfügbare Datenbasis. Unternehmen benötigen in Herstellungs-, Diagnose-, Wartungs- und Reparaturprozessen Zugriff auf bereits bei Zulieferern vorhandene Dokumentationen.

Technische Redaktionssysteme der nächsten Generation sind webbasiert und von überall zugänglich. Alle Funktionen lassen sich damit über das Internet steuern, auch die Datenverwaltung erfolgt nach dem Single-Source-Prinzip. Nicht nur unternehmensinterne Bereiche können dann mit dem System arbeiten, auch Zulieferer und externe Dienstleister lassen sich in den Arbeitsprozess einbinden. Für das webbasierte Arbeiten ist - anders als bei client- und serverbasierten Systemen - keine zusätzliche Software notwendig. So können verschiedene Lokationen, externe Dienstleister, Partner und Kunden in die Wissensplattform integriert werden.

Eingebundene intelligente Übersetzungsprozesse und Terminologiechecks reduzieren die Kosten und ermöglichen einen flexibleren Einsatz der technischen Dokumentation
und produktbegleitenden Literatur.

Feingranulares Berechtigungssystem

Eine webbasierte Wissensplattform ermöglicht eine parallele Zusammenarbeit von Redakteuren an verschiedenen Standorten. Um zu vermeiden, dass mehrere Mitarbeiter an ein- und demselben Text oder an verschieden aktuellen Textbeständen arbeiten, ist ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept unabdingbar. Nur so lässt sich die Forderung, dass "jedermann" Zugriff auf das Redaktionssystem zu gewähren ist, realisieren. Auch externe Redakteure und Zulieferer können damit problemlos eingebunden werden. Editierbar sollten dann nur die Bereiche sein, in denen auch wirklich gearbeitet wird. So ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben, ob im Redaktionsbereich oder in der Publikation. Auf diese Weise kann auch das Netzwerk via Rechtesystem beliebig erweitert werden:

Ein Großkunde zieht Wartungsanleitungen des von ihm gekauften Produkts aus dem System oder Zulieferer bringen Informationen ihrer Module in die Wissensplattform ein. Die US-Vertriebsabteilung fordert bestimmte Dokumente auf Englisch an.

Ein in das System integrierter externer Übersetzer erhält automatisch einen Auftrag mit den angeforderten Textmodulen, die übersetzte Version wird wieder in das System
eingebunden. Durch das Single-Source-Prinzip und das automatisierte Publishing sind Informationen im gesamten Unternehmensnetzwerk aktuell. Eine Publikation kann als Website, als DVD oder als Qualitätsdruck generiert werden.

Automatisierte Übersetzungsprozesse auf Textmodulbasis machen Dokumente in anderen Sprachen schnell verfügbar und vermeiden zusammen mit einem integrierten Terminologie-
Management kostenintensive Doppelübersetzungen.

Online-Editor für Text und Bild

Um sich ein genaues Bild vom Aussehen der erstellten Inhalte machen zu können, ist ein WYSIWYG-Dokumenteditor hilfreich. Die Inhalte werden dann genauso umgesetzt, wie sie im Internet publiziert werden. Eine Vorschaufunktion erlaubt das Betrachten der Inhalte in allen verfügbaren Publikationsformen. So ist es beispielsweise möglich, Inhalte in DIN A5 Querformat, dreispaltig mit einem voreingestellten Design anzusehen. Da Technische Dokumentationen von Bildern leben, aber nicht an jedem Arbeitsplatz Bildbearbeitungsprogramme verfügbar sind, sollte das System auch einen Online-Editor für Bilder haben. Dieser bietet zahlreiche Funktionen zum Erstellen von Visualisierungen. Eine Prüfung der Bilddaten gewährleistet darüber hinaus, dass sie auch im Qualitätsdruck verwendet werden können.

Signifikanter Benefit

Web-Collaboration, webbasiertes Editing und Web-Publishing verkürzen die Redaktionszeit erheblich. Dies ist nützlich, wenn ein spontanes Anpassen der Service-Literatur erforderlich ist, beispielsweise weil ein fehlerhaftes Produkt zurückgerufen wird, sich rechtliche Anforderungen ändern oder ein neuer Auslandsmarkt erschlossen wird. Der Benutzer erhält bei jedem Zugriff die aktuellsten Informationen, die im Portal hinterlegt sind. Die Redaktion stellt wichtige Meldungen oder Änderungen sofort online und muss nicht auf den nächsten Publikationszyklus der Dokumente warten. Damit Informationen schnell im System aufzufinden sind, empfiehlt es sich zudem, neben der gebräuchlichen Ablagestruktur auch eine umfassende Suchfunktion zu integrieren. Das bedeutet beispielsweise konkret die Ablage der Information nicht nur in verschiedenen Kapiteln einer Dokumentation, sondern auch in verschiedenen Web-Portalen des jeweiligen Unternehmens.

Webbasierte Redaktionssysteme haben bisher erst wenige Branchen bzw. Unternehmen im Einsatz. Ihre Vorteile sind aber so dominant, dass sie sich schnell durchsetzen werden. Es ist nur eine Frage der Zeit!

www.ekumo.de