Unter dem Namen PIA ist die neue "Plattform für den Innen- und Außendienst" der Provinzial Rheinland Versicherungen in Düsseldorf gestartet. Die mehr als 4.500 Mitarbeiter in den Regierungsbezirken Düsseldorf, Köln, Koblenz und Trier verfügen damit über einen wesentlich schnelleren, komfortableren und direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen für ihre tägliche Arbeit. Der Relaunch des Intranet erfolgte mit Unterstützung durch die Kölner Unternehmensberater für digitale Kommunikation NetFederation und auf Basis des Java-basierenden Content Management Systems OpenWGA von Innovation Gate aus Ratingen.

Der Relaunch folgte dem Ziel, die Kommunikation innerhalb der Provinzial Rheinland stärker an die Bedürfnisse der Nutzer und vor allem des Vertriebs anzupassen. Mit dem Start von PIA wurden die bisher bestehenden Intranet-Lösungen des öffentlichen Versicherers abgeschaltet. Diese waren eher absenderorientiert. Dadurch gestaltete sich das Aufspüren bestimmter Produktinformationen zunehmend schwierig. Für die Einführung von PIA wurden alle bestehenden Dokumente noch einmal gesichtet, überarbeitet und verschlagwortet.

"Mit einem hochmodernen Produktfinder, der technologisch auf derselben Basis aufbaut wie gängige Lösungen im Web, können die Mitarbeiter nun Suchkriterien eingrenzen und in der Vorschau sehen, wie viele Treffer sie erreicht haben", beschreibt Edin Rekic, zuständiger Projektmanager bei NetFederation das neue Konzept. Auf diese Weise erkennen die Mitarbeiter gleich, wie viele Produkte die Provinzial innerhalb eines Segmentes aktuell im Angebot hat und können Kundenanfragen schneller beantworten.

Die Modularität der neuen CMS-Software erlaubte die Entwicklung eines eigenen Authentifizierungsmoduls, mit dessen Hilfe ein bestehendes SingleSignOn-Verfahren übernommen werden konnte. Ein Mitarbeiter muss sich nun nicht mehr extra anmelden, wenn er das Intranet nutzen will. Außerdem ist das Portal stark personalisiert. Jeder Nutzer kann seine persönlichen Favoriten einstellen und Informationen abonnieren, die für ihn von besonderer Wichtigkeit sind. Außerdem wird er so lange an ein Rundschreiben erinnert, bis er es gelesen hat.

Mit der neu eingesetzten OpenWGA-Technologie war es zudem möglich, viele externe Datenbanken einzubinden, ihre Informationen in PIA darzustellen und ihre Inhalte in die Suchmaschine zu integrieren. Zur Verbesserung der Lastverteilung und Ausfallsicherheit des Systems wurde ein Cluster mit zwei Servern eingerichtet. Bei der Umsetzung der hohen technischen Anforderungen arbeiteten Provinzial und NetFederation in enger Abstimmung mit den Entwicklern von Innovation Gate, die als Implementierungspartner ihre Erfahrungen aus vielen hundert Projekten im CMS-Umfeld einbringen konnten.

Um auch in Zukunft die Qualität von PIA zu gewährleisten, entstand unter der Regie der Abteilung für Unternehmenskommunikation ein Redaktionsteam mit acht Redakteuren. Diese entwickeln gemeinsam Standards für PIA und entscheiden über die Inhalte und die Navigation ihres jeweiligen Content-Bereichs. Insgesamt sind rund 60 Autoren im Unternehmen aktiv, die ihre Textvorschläge über die Redaktionssoftware OpenWGA Content Manager regelmäßig ihrem Redakteur zur Freigabe weiterleiten.

"Die Einarbeitung in den Content Manager war sehr einfach, weil das System sehr übersichtlich ist und nicht nur eine WYSIWYG-Oberfläche hat, sondern diese auch sehr gut verarbeitet ist", beschreibt Rekic, der auch die Autoren zu schulen hatte, seine Erfahrungen. "Man kann schon im Bearbeitungsmodus zu fast 98 Prozent erkennen, wie der Endtext sich darstellen wird. Innovation Gate ist hier seiner Zeit ein paar Jahre voraus."

Christoph Hartmann, Pressesprecher und Leiter der Unternehmenskommunikation der Provinzial Rheinland ist vom bisherigen Erfolg des neuen Auftritts sehr angetan: "Auch wenn wir an einigen Stellen noch optimieren müssen, waren wir doch erstaunt, wie gut das neue Intranet angenommen wurde: Ein klarer Auftritt, deutlich empfänger-orientierter. Die Startseite wird immer aktuell gehalten und verändert sich.

Mit dem neuen System haben wir viel mehr Möglichkeiten, die Mitarbeiter rasch und in ansprechender Form über aktuelle Themen zu informieren." Und auch über das Unternehmen hinaus stößt der Relaunch auf Interesse: "Wir haben PIA anderen Versicherern vorgestellt und dort große Aufmerksamkeit erregt. Man war dabei sehr angetan von der Technik sowie der Art der Bewirtschaftung des Systems."

www.openwga.com