Das Funktionsspektrum der ECM-Suite OS|ECM erfüllt alle Belange eines umfassenden ECM und umfasst unterschiedlichste Technologien, wie z. B. Capturing, Klassifizierung, revisionssichere digitale Archivierung, Dokumentenmanagement, Versionierung, Volltextrecherche, Wiedervorlage, Abonnement, elektronische Signatur, integriertes Workflow-Management, Einbindung von Groupware, Records Management oder Collaboration Management. Der Web-Client von OS|ECM verfügt über nahezu die gleiche Leistungsbandbreite wie der native Client, wodurch die Technologieplattform von OPTIMAL SYSTEMS als eine der wenigen webbasierten ECM-Produkte „Workflow im Web“ bietet. Systemfunktionen werden über Schnittstellen in Fremdapplikationen eingebunden, so dass eine tiefgreifende Enterprise Application Integration (EAI) ermöglicht wird und die verschiedenen Unternehmensbereiche zu einer organischen Gesamtheit verbunden werden.

Welche Betriebssysteme werden unterstützt?
OS|SERVER auf WIndows Server ab Version 2000- OS|CLIENT auf Windows Vista, XP und Windows 2000 und als OS|WebCLIENT plattformunabhängig

Welche Webserver werden unterstützt?
OS|ECM unterstützt alle Applicationserver mit der Servlet Spezification > 2.3 wie z.B. Tomcat oder Websphere.

Auf welchen Plattformen sind Clients verfügbar?
OS|CLIENT auf Windows Vista, XP und Windows 2000
OS|WebCLIENT plattformunabhängig

Welche Datenbanksysteme werden unterstützt?
MS SQL Server, Oracle, Informix, Postgre SQL, weitere auf Anfrage

Werden die einzelnen Komponenten der Website in einem Dateisystem oder einer Datenbank verwaltet? Wenn Datenbank: Handelt sich um eine systemeigene Datenbank oder können auch andere Datenbanksysteme verwendet werden?
Die Kommunikation mit WEB CMS Systemen erfolgt über eine leistungsfähige JAVA API oder eine Web Service Schnittstelle. Hierbei kann gewählt werden ob die Informationsobjekte im CMS oder ECM gehalten und verwaltet werden sollen.

Gibt es eine integrierte Mediendatenbank für u.a. Bilder?
Media Asset Management kann durch die freie Modellierbarkeit von OS|ECM für den spezifischen Anwendungsfall einfach implementiert werden.

Welche Attribute (z.B. Version, Berechtigungen, Veröffentlichungs-/Verfalldatum, META-Informationen) lassen sich einzelnen Komponenten oder Seiten zuordnen?
Die Art und Verwendung der Attribute ist durch den Anwender selbst wählbar, ein Beschränkung in der Anzahl der Attribute liegt nicht vor.

In welchem Umfang findet die Verwendung von Templates statt?
OS|ECM besitz ein leistungsfähiges Vorlagenmanagment welches sich einfach auf den Bedarf des Anwender anpassen lässt.

Ist eine integrierte Suchfunktion für die Website vorhanden?
Ja, die Metadaten- und Volltextsuchfunktionen funktionieren auch im Webclient vollumfänglich.

Gibt es die Möglichkeit, Sitemaps und Indexseiten automatisch generieren zu lassen?
Dies ist abhängig vom eingesetzten CMS System und muss im Einzelfall konfiguriert werden.

Findet eine automatische Linküberprüfung mit entsprechender Korrektur statt?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Kann man dynamische Kategorien auf Webseiten definieren, in denen weitere relevante Links angezeigt werden?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Ist die Gestaltung einer allgemeingültigen Navigation möglich, die sich an den Kontext anpaßt?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Findet eine integrierte Versionssicherung statt?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration. Bei Objekten die im ECM verwaltet werden, ja.

Kann eine Versionssicherung über Zusatzsoftware realisiert werden?
Wenn die Objekte im ECM verwaltet werden ist eine Versionierung integraler Bestandteil der ECM Lösung.

Ist die Wiederherstellung von früheren Versionen der Website oder einzelner Komponenten möglich und wenn ja, wie weit?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Gibt es einen integrierten Template-Editor?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Lassen sich externe Editoren einbinden? Wenn ja, welche?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Findet objektorientiertes Authoring statt?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Lassen sich mehrsprachige Inhalte verwalten?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Sind mehrsprachige Clients verfügbar?
Ja im Standard Deutsch, Englisch und Französisch.

Mit welchen Techniken kann ein Redakteur an das System Inhalte übertragen?
Über die ECM Methoden und Möglichkeiten.

Wie wird technisch das System vor Fremdzugriffen geschützt?
Durch ein integriertes Zugriffsmanagement. Weiterhin können Single-Sign-On Methoden des Betriebsystems (z.B. One-Time-Pass, Radius Server, Anmeldezertifikate, etc.) mit genutzt werden.

Gibt es vordefinierte Gruppen innerhalb eines Rollenkonzepts?
ABhängig von den Kundenanforderungen lässt sich das problemlos abbilden

Sind die Gruppen innerhalb eines Rollenkonzepts frei definierbar?
Ja, hier lassen sich die Organisationsstrukturen sehr granular abbilden. Es besteht auch die Möglichkeit sich mit vorhandenen Systemen (z.B. MS ADS ) zu synchronisieren.

Welche Arten von Benachrichtigung an einzelne Mitarbeiter kennt das System?
Im Client, per Mail, per RSS Feed, per smtp.

Gibt es einen definierten oder frei gestaltbaren Freigabezyklus für Publikationen auf der Website?
OS|ECM ist ein frei gestaltbares Workflowsystem mit dem beliebige Freigabezyklen realisert werden können.

Gibt es einen Schutz vor versehentlichen gleichzeitigen Zugriff mehrerer Personen auf ein Dokument?
Check in/Check out

Welche Arten von systeminternen Aufgabenlisten und Statusanzeigen gibt es?
Sämtliche Workflowkörbe werden in einem integrierten Fenster im OS|CLIENT dargestellt. Diese enthalten die jeweiligen Aufgaben.

Welche Dokumententypen sind importierbar?
Es können alle Arten von Dokumenten und Informationen importiert werden.

Können externe Datenbankzugriffe realisiert werden?
Es bestehen Schnittstellen für externe Datenbankzugriffe.

Wie lassen sich bestehende Websites importieren?
Als HTML Struktur in den Objekttyp Containerdokument oder als RFC822 konforme Container.

Gibt es eine offengelegte API als Programmierschnittstelle?
Die Server-API stellt serverseitig den Funktionsumfang von OS|ECM in einem JAVA API (JDL) und einem COM-Interface (CDL) in Form von Klassen und Interfaces zur Verfügung. Diese Schnittstelle kann zur Integration und Kopplung von OS|ECM in beliebige Systeme auf beliebigen Plattformen verwendet werden.

Wie lassen sich Templates funktionell mit einer Scriptsprache erweitern?
OS|ECM verfügt über eine integrierte Visual Basic entwicklungsumgebung zur Event-orientierten Erweiterung der ECM Funktionen. Zusätzlich kann auf alle Funktionen des ECM Servers über eine JAVA oder COM Server API zugegriffen werden.

Welche Scriptsprachen lassen sich verwenden?
VisualBasic, JAVA Script im Webclient

Für welche Anwendungsbereiche gibt es fertige Softwareerweiterungen?
Posteingangs-, Rechnungseingangs und Auftragseingangsbearbeitung, Vertragsmanagement, elektronische Personalakte, Emailarchivierung, und viele andere mehr.

Lassen sich einzelnen Inhalten Kategorien zuordnen?
Ja durch Konfiguration.

Können Daten über einen Benutzer beim Zugriff auf die Website in einem Profil gespeichert werden?
Das kann im Rechtesystem individuell konfiguriert werden.

Lassen sich personalisierte Webseiten für einzelne Benutzer realisieren? Wenn ja, mit welcher Technik?
Ja abhängig von den Berechtigungen werden entsprechende HTML Seiten spezifisch für jeden Nutzer vom ECM System automatisch generiert (HTML/XSLT)

Gibt es ein integriertes Profilmanagement für Benutzerprofile?
Ja.

Wie wird ein Benutzer auf der Website erkannt (Cookie, URL, etc.)?
Login (user Name Passwort) oder Single-Sign-On (z.B. NTLM)

Wie weit wird XML vom System unterstützt?
Die offene Architektur des ECM-Servers erfordert ein hinreichend flexibles und universelles Protokoll zwischen Client und Server, um Datenstrukturen großer Komplexität auszutauschen. Als strategisches Austauschformat wurde der offene und zukunftssichere XML-Standard bestimmt, die Kommunikation zwischen Server und Client auf XML RPC umgestellt. Die XML RPC-Spezifikation erlaubt die Übergabe beliebiger Parametermengen. Auch Strukturen sind als Parameter nutzbar. Faktisch ist eine unbegrenzte Anzahl der vom Server bereitstellbaren Dienste, der dabei verwendeten Parameter und der resultierenden Antwortstrukturen möglich. Jedes Datenpaket, das zwischen Client und Server ausgetauscht wird, besteht aus einem XML-Dokument einer bestimmten Struktur. XML-Anfragen sind leicht integrierbar in HTML-Protokolle. Dadurch können Client-Programme und Server über das Internet kommunizieren.
In OS|ECM werden Daten als XML-Dokument in Verbindung mit XSL-Dokumenten importiert bzw. erstellt. Somit können die oben genannten Vorteile genutzt werden. Die Daten werden strukturiert und universell einsetzbar gespeichert. Beim Datenimport werden automatisch die Indexdaten aus dem XML-Dokument herausgelesen.

Ist die Einbindung von externem Content möglich?
Ja über div. Methoden.

Welchen Arten von Auswertung der Nutzung der Website finden statt?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Wie wird das Benutzerverhalten festgestellt (z.B. versteckte Funktionen in der Seite)?
Abhängig von gewählten CMS und der Art der Integration.

Für welche Lasten (Zugriffszahlen) eignet sich das System?
Durch die hohe Skallierbarkeit der OS|ECM Lösungen lassen sich nahezu beliebige Benutzeranzahlen managen.

Wird die Website statisch oder dynamisch generiert und kann dazwischen gewählt werden?
Teile werden statisch und andere Teile dynamisch generiert. Die Steuerung übernimmt das ECM-System.

Wird weitere Software für den normalen Betrieb des Systems benötigt?
Voraussetzung ist eine Datenbank (MS SQL Server , Oracle, Informix, weitere auf Anfrage). Weitere Software wie Faxserver, Groupmail, Elektronische Signatur, Volltext-Engines, etc. wird in Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen eingebunden.

Welche Preise hat das Produkt?
Auf Anfrage

Welche Zielgruppe(n) sprechen Sie mit Ihrem Produkt bzw. Dienstleistungen an?
Neben branchenspezifischen Ausrichtungen wie Healthcare, Governmet, Life-Science, Automotive, TTU, Retail und Pharma wendet sich das Produkt OS|ECM an alle Unternehmen die eine universelle Plattform zur Verwaltung unternehmenskritischer Informationen suchen oder einen speziellen Lösungsansatz wie z.B. CRM, HR, Invoicemanagment etc. verfolgen.

Welche Technologie/Architektur wird verwendet?
Die wichtigsten Eigenschaften von OS|ECM sind ein modularer Aufbau, Multithreadarchitektur, Multiserverarchitektur, heterogene Datenspeicher und das XML-Kommunikationsprotokoll. Als Kernapplikation ist der OS|SERVER auf hohe Performance und Stabilität optimiert und in beliebig austauschbare und erweiterbare Business-Komponenten aufgeteilt. Neue, von der Systemarchitektur unabhängige Logiken sind einfach integrierbar. Daten, Logik und Präsentation sind vollständig voneinander getrennt. Die Mehrschichten-Architektur erlaubt den Aufbau einer Multiserver-Architektur. Bei mehreren parallel arbeitenden Servern erhöht sich die Leistungsfähigkeit, ein Loadbalancing für Hochverfügbarkeit wird implementier¬bar.

Werden Freigabeverfahren unterstützt?
Durch entsprechende Modellierung der Workflowakte.

Welche Möglichkeiten bestehen für Redakteure, Inhalte zu bearbeiten?
Abhängig vom verwendeten Editor.

Nach welchen Modellen berechnen sich die Lizenzkosten?
Auf Anfrage

Welche Lizenzmodelle werden angeboten?
Auf Anfrage

Lassen sich Teil- und Gesamtsicherungen des Systems erstellen?
Beliebige HSM-Systeme (Hierarchical Storage Management) wie z. B. Tivoli, Grau oder Veritas können integriert werden. Die Spiegelung von Datenträgern und das Sichern der Daten in Form eines Backups gehören zu den Basisfunktionen des ECM-Servers. Medien lassen sich auch auf räumlich voneinander getrennten Medien spiegeln.

Bietet das System Recovery- und Restartroutinen bei Systemausfällen?
Indexdaten werden mitarchiviert, so dass diese bei einer Beschädigung der Datenbank wiederhergestellt werden können (Recovery). Bei Verlust der Datenbankverbindung kann die vollständige Verbindung durch die Clients automatisch wiederhergestellt werden. Der Administrationsaufwand verringert sich erheblich, da angeschlossene Clients bei Wartungsarbeiten nicht beendet werden müssen. Dies hat außerdem Vorteile bei Zugriffen über instabile Leitungen und garantiert einen robusten und fehlerfreien Betrieb. Mit dem ECM-Server kann eine Multiserverarchitektur aufgebaut werden. Dabei wird die Belastung der Server verteilt, indem sich ein neu gestartetes Clientprogramm an einem der verfügbaren Server anmeldet.

Nach welchen Kriterien lassen sich Datensicherungen durchführen?
Im Enterprise Manager erfolgt die Konfiguration der Archivmedien. Mediensets sind Zusammenfassun¬gen von mehreren Verzeichnissen (Medien) und dienen der Strukturierung der Archivierung und erleichtern die Verwaltung der Archive. Sie enthalten beliebige, vom Nutzer anzugebende Medien und können zur Datensicherheit auch Spiegelmedien umfassen. Die Dokumenttypen können gezielt bestimmten Archivmediensets zugeordnet werden, so dass beispielsweise je Dokumententyp ein eigenes Medium definiert werden kann. Werden verteilte Archiv-Server mit Jukeboxen an jedem Standort betrieben, so wird per Medienverwaltung konfiguriert, welche Objekte an welchem Standort archi¬viert werden sollen. Die automatische Sicherung der Daten kann auf unterschiedliche Weise eingerichtet werden, wie z.B. bestimmte Zeitintervalle oder bestimmte Dokumentenbestände.

Welche Speichersysteme werden zur Datensicherung unterstützt?
Für die Speicherung von Daten unterstützt OS|SERVER relationale Datenbanken, wie z.B. MS SQL Server, Oracle oder Informix. Die eigentlichen Dokumente werden für eine schnelle Verfügbarkeit in speziellen Bereichen des Dateisystems abgelegt. Für eine dokumentenechte Speicherung werden einmal beschreibbare Medien (WORM, CD-R, DVD, WORM-Bänder, WORM-RAID) unterstützt. Über Cache-Verfahren wird dabei dafür gesorgt, dass Dokumente, auf die oft zugegriffen wird, schnell zur Verfügung gestellt werden können. Die Medien werden in Jukeboxen bzw. Tape-Libraries verwaltet. Zur Erhöhung der Datensicherheit können Spiegelmedien angelegt werden.

Welche Ablagestruktur bietet das System?
OS|ECM bietet die Möglichkeit, mit Hilfe von Datencontainern in Form von Schränken, Ordnern und Registern eine hierarchische und übersichtliche Ablagestruktur einzurichten. Auf der obersten Ebene können ‚Schränke’ für unterschiedlichste Anwendungen wie z.B. einzelne Abteilungen - konfiguriert werden. Die Schränke können vollständig voneinander getrennt werden, so dass mandantenfähige Anwendungen in OS|ECM möglich sind.
Durch Festlegung, welche Objekttypen sich in welchen Registern befinden sollen bzw. dürfen, kann zusätzlich eine feste Aktenstruktur definiert werden. Zusätzlich wird die Anzahl von bestimmten Register- und Dokumentarten innerhalb eines Ordners oder Registers festgelegt. Mit OS|ECM ist eine gezielte Rechtevergabe auf mehreren Ebenen bis auf Dokumentebene und Datenfelder möglich, so dass bestimmte Dokumente nur von den autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können.

Wird die unveränderbare Archivierung von Dokumenten unterstützt?
Für eine dokumentenechte Speicherung werden einmal beschreibbare Medien (WORM, CD-R, DVD, WORM-Bänder, WORM-RAID) unterstützt. Zudem unterstützen eine differenzierte Rechteverwaltung (z.B. ausschließlich Lesezugriff) und die Umwandlung von Dokumenten in Images die Unveränderlichkeit der archivierten Daten.

Welche Konverter für die unveränderbare Archivierung sind vorhanden?
Dokumente im Originalformat werden durch den Rendition Manager oder durch geeignete Druckertreiber in das unveränderbare TIFF- oder PDF-Format umgewandelt.

Können Jukebox-Systeme direkt angesteuert werden?
Gängige Jukeboxen werden über das Jukebox-Management-System direkt angesteuert und können über den Enterprise Manager zentral verwaltet werden.

In welcher Form werden Dokumente erfaßt?
Dokumente können entweder durch COLD, über die konfigurierbare Import-Schnittstelle oder durch entsprechende Spezialschnittstellen aus Fremdapplikationen importiert werden. Office-Dokumente können direkt in OS|ECM erstellt und bearbeitet werden. OS|ECM ist offen für die gängigen Mail-Systeme und Groupware-Anwendungen. Der Postein- und -ausgang der Mailkomponente (z. B. MS Outlook, MS Exchange) wird in OS|ECM integriert dargestellt. E-Mails werden RFC822-konform inklusive aller Anhänge in einem Mailboxordner in OS|ECM archiviert. Die Ursprungsformate der eingegangenen Mails inklusive der Header-Informationen bleiben vollständig erhalten (MIME, HTML, ASCII etc.). Für das Scannen und die Erfassung von beliebig großen Dokumentstapeln werden unterschiedliche Lösungen vom Scannen direkt am Arbeitsplatz bis hin zu einer vollständig automatisierten Posteingangslösung einschließlich Klassifizierung und Workflowanbindung angeboten. Auch der Datenimport von externen Scandienstleistern ist problemlos möglich.

Wie lassen sich Zusatzinformationen zu Dokumenten erfassen?
Die Verschlagwortung lässt sich entweder manuell, per ICR/OCR- oder Barcode-Erkennung aus dem Dokument herauslesen und in vorgefertigte Indexdatenmasken eingeben. Auch ein automatisches Herauslesen der Indexdaten beim COLD-Import ist möglich. Die erfassten Daten können validiert und per Hand ergänzt werden.

Welche Dokumententypen können importiert werden?
Es werden alle Datenformate wie z.B. MS Office, CAD-Anwendungen, Adobe, E-Mail, etc. verwaltet. Diese Dateien können durch Einbindung der dazugehörigen Applikation direkt aus OS.5|ECM geöffnet werden. Außerdem werden alle Typen von NCI-Images (TIFF, BMP, JPG, etc.) verwaltet, die mit einem integrierten Viewer betrachtet werden.

Welche Dokumentverknüpfungen ermöglich das System?
Dokumente können mit einer virtuellen Klammer einschließlich Kommentar mit beliebig vielen weiteren Dokumenten oder Dokumentcontainern wie z.B. Register oder Ordner verknüpft werden. Auch ein Zusammenfassen beliebiger Dokumente in elektronischen Mappen ist möglich.

Welche Scannerschnittstellen werden unterstützt?
Zum Scannen direkt aus OS|ECM werden Scanner in allen Leistungsklassen unterstützt. Der Scan-Client kann über verschiedene Scanneransteuerungsprodukte betrieben werden. Für kleine Scanner ist OS920 eine Ansteuerungssoftware, über die der TWAIN-Treiber angesteuert wird. Für Scanner der mittleren und oberen Leistungsklasse werden die Soft- und Hardwarekomponenten von KOFAX unterstützt.

Welche Korrekturmöglichkeiten bestehen bei Einscannen von Dokumenten?
Ausrichten, Kontrast, Helligkeit, Farbe, Gamma, und weitere

Lassen sich Dokumente teilen bzw. zusammensetzen?
Die Dokumente können aus beliebig vielen Seiten bestehen. Solange das Dokument noch nicht auf dem Archivmedium gespeichert ist, können Seiten angefügt, ersetzt oder gelöscht werden. Beidseitig beschriebene Dokumente werden auch bei Einseiten-Scannern von OS|ECM softwaregesteuert verarbeitet.

Besitzt das System eine integrierte Texterkennung / OCR?
Durch die integrierte OCR-Erkennung besteht für den einzelnen Anwender die Möglichkeit, in OS|ECM eine Texterkennung bei Images durchzuführen. Dabei kann wahlweise der Inhalt eines ganzen Dokuments, einer einzelnen Seite oder ein Bereich aus einer Seite für die Text¬erkennung ausgewählt werden. Der erkannte Text wird am Arbeitsplatz in die Zwischenablage kopiert und kann an beliebiger Stelle eingefügt werden.

Können eingehende Faxe direkt in das System übernommen werden?
Eingehende Faxe können papierlos archiviert werden. Die automatische Aktion nimmt die vom Faxserver bereitgestellten digitalen Faxbelege entgegen und importiert sie mit einer konfigurierbaren Verschlagwortung im TIFF-G4-Format in OS|ECM.

Können eingehende E-Mails in das System übernommen werden?
Der Postein- und -ausgang der Mailkomponente (z. B. MS Outlook, MS Exchange) wird in OS|ECM integriert dargestellt. E-Mails werden RFC822-konform inklusive aller Anhänge in einem Mailboxordner in OS|ECM archiviert. Die Ursprungsformate der eingegangenen Mails inklusive der Header-Informationen bleiben vollständig erhalten (MIME, HTML, ASCII etc.).

Welche Indexierungsmöglichkeiten bietet das System?
Das System bietet zahlreiche Möglichkeiten für manuelle als auch automatische Indexierung. Indexdaten können automatisch beim Erfassen oder beim Import von beliebigen Daten ausgelesen und validiert werden. Verschiedenen Volltextdatenbanken können für eine Volltextindizierung eingebunden werden.

Welche manuellen Indexierungsmöglichkeiten bietet das System?
Für die manuelle Indexierung können individuelle Datenmasken konfiguriert werden, an die sich das Datenmodell automatisch anpasst. Neben einfachen Text-, Datums- und sonstigen Feldern können Auswahllisten und Auswahlkataloge sowie vorbelegte und Pflichtfelder eingerichtet werden. Zusätzlich können in Tabellencontrolls auch Indexdaten in Tabellenform verwaltet werden. Zusätzlich können Scripte eingerichtet werden, die Plausibilitätsprüfungen vornehmen.

Welche automatischen Indexierungsmöglichkeiten bietet das System?
Sämtliche vorhergehenden Feldtypen können beim Import, Scannen oder COLD-Import von Daten oder Dokumenten automatisch ausgefüllt werden. Dafür steht ein konfigurierbarer Import, eine OCR- und eine Barcode-Erkennung zur Verfügung. Durch die Klassifizierungskomponente können gewünschte Bereiche eines gescannten Dokumentes gelesen, analysiert und für die Verschlagwoortung verwendet werden.

Besitz die Lösung eine integrierte Retrievalfunktionalität?
Es können Dokumente und Objekte über alle Schlagwörter und Schlagwortkombinationen recherchiert werden. Die gefunden Objekte werden in Ergebnislisten angezeigt und können aus dieser direkt geöffnet werden. Zusätzlich bietet ein „Expertenmodus“ die Möglichkeit, beliebige Indexfelder mit Bool’schen Operatoren zu hochspeziellen Recherchen zu kombinieren.

Welche Suchalgorithmen sind im System möglich?
Neben der Indexsuche wird die Möglichkeit geboten, über die Ablagehierarchie zu recherchieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer Volltextrecherche einschließlich einer phonetischen Suche.

Können Suchanfragen zur Wiederverwendung gespeichert werden?
Sämtliche einmal erstellte Recherchen und kombinierte Anfragen können gespeichert werden.

Können unterschiedliche Dokumentenformate im Client betrachtet werden?
OS|ECM kann alle Dokumentformate verwalten. Die Anzeige und Bearbeitung erfolgt entweder im geeigneten Viewer oder die dazugehörige Applikation wird direkt aus OS|CLIENT gestartet.

Kann die Darstellung der Dokumente vergrößert und verkleinert werden?
Die Dokumentansicht kann beliebig vergrößert und verkleinert und das Dokument mit der Maus verschoben werden. Zusätzlich können Dokumente oder einzelne Seiten in einer Übersicht als Quicklook angezeigt werden.

Kann die Darstellung der Dokumente gedreht werden?
Eine Drehung ist um einen frei wählbaren Winkel möglich, schief gescannte Dokumente lassen sich automatisch ausrichten.

Werden zugehörige Meta- und Indexinformationen zum Dokument angezeigt?
Zu jedem Dokument oder Objekt besteht eine Indexdatenmaske, die auf verschiedenen Registerdaten sämtliche Metadateien zu dem Objekt anzeigt. Diese kann parallel zum geöffneten Dokument angezeigt und bearbeitet werden.

Können Dokumenten Notizen, Markierungen o.ä. hinzugefügt werden?
Für das Anfügen von Bemerkungen besteht zum einen die Möglichkeit, den Dokumenten Notizen oder Verweise auf andere Dokumente hinzuzufügen. Zusätzlich können Folien über die Dokumente gelegt werden, die z.B. Anmerkungen, Schwärzungen, Stempel, Pfeile oder Unterstreichungen enthalten. Die Anzeige dieser Annotations lässt sich abhängig von den Rechten für die einzelnen Benutzer sehr individuell einrichten.

In welchen Modi können Dokumente im Client dargestellt werden?
Alle Applikationsdateien können schreibgeschützt oder zum Bearbeiten geöffnet werden. Für das Bearbeiten werden die Dokumente ausgecheckt, so dass sie von anderen Benutzern nur schreibgeschützt geöffnet werden können. Bilddateien können im integrierten Viewer betrachtet werden und bei Bedarf mit Notizen oder Annotations in Form von virtuellen Folien versehen werden.

Besitzt der Client einen applikationsunabhängigen Viewer für verschiedene Formate?
Der Client enthält einen integrierten Viewer für Images oder Bilddateien. Zusätzlich gibt es einen Pre-view Dienst der über 500 Dokumentformate in einer Voranzeige korrekt darstellen. Weitere Viewer können auf Wunsch zusätzlich integriert werden.

Werden dokumentenbezogene Aktionen/Änderungen protokolliert?
Einmal in OS|ECM gespeicherte Informationen werden prinzipiell nicht überschrieben oder gelöscht. Sämtliche Aktivitäten können protokolliert werden, so dass im Notfall nachvollziehbar ist, wer was wann geändert hat.

Werden alle älteren Versionen eines Dokumentens gespeichert?
In der Historie werden sämtliche Versionen eines Dokuments gespeichert. Einmal in OS|ECM gespeicherte Informationen werden prinzipiell nicht überschrieben oder gelöscht. Änderungen an einem archivierten Dokument werden als neue Version abgespeichert. Vorhergehende Revisionen können jederzeit wieder zur aktuellen Version gemacht werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer Variantenverwaltung.

Besitzt das System eine Releaseverwaltung?
In der Historie werden sämtliche Versionen eines Dokuments gespeichert. Einmal in OS|ECM gespeicherte Informationen werden prinzipiell nicht überschrieben oder gelöscht. Änderungen an einem archivierten Dokument werden als neue Version abgespeichert. Vorhergehende Revisionen können jederzeit wieder zur aktuellen Version gemacht werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer Variantenverwaltung.

Werden Systemoperationen (z.B. Login, Transaktionen) protokolliert?
Sämtliche Systemoperationen (Löschen, Login und Abmeldung von Benutzern, Bearbeitung, etc.) können protokolliert und mit unterschiedlichen Tools ausgewertet werden, so dass im Notfall nachvollziehbar ist, wer was wann gemacht, geändert oder gelöscht hat.

Kann das System Berechtigungen nach Nutzern und Gruppen verwalten?
OS|ECM verfügt über ein Rechtesystem, welches einzelnen Nutzern oder Gruppen hochdetaillierte Rechte oder Profile bezüglich Bearbeitung oder Sichtung bis auf Feldebene zuordnen kann. Auch eine Synchronisation der Rechte über LDAP ist möglich.

Wie läßt sich der Zugriffsschutz staffeln?
Zugriffs-, Lese- und Schreibrechte können für Dokumente, Annotationen (Schwärzungen, Anmerkungen oder Stempel) und sogar einzelne Datenfelder an die entsprechenden Benutzergruppen vergeben werden. Die Dokumente können generell verschlüsselt im Netzwerk versendet und archiviert werden, die Entschlüsselung erfolgt direkt im OS|CLIENT. Zusätzlich sorgt die integrierte Elektronische Signatur für eine hohe Datensicherheit.

Werden Dokumente bei Bearbeitung für andere gesperrt?
Bei der Bearbeitung werden die Dokumente automatisch ausgecheckt und können während des Vorganges von anderen Benutzern betrachtet aber nicht bearbeitet werden. Beim Schließen werden die Dokumente wieder eingecheckt.

Werden elektronische Unterschriften unterstützt?
Mit OS|ECM können signierte Willenserklärungen für elektronische Dokumente in Form einer elektronischen Signatur in rechtsverbindlicher Form abgegeben werden. Es werden unterschiedliche rechtssichere Elektronische Signaturtypen unterstützt. OS|ECM verknüpft die Elektronische Signatur mit der Auswahl einer Signatur-Type (z.B. Genehmigung, Zustimmung, Ablehnung, Zustimmung unter Vorbehalt). Mit dieser Signatur-Type wird die eigentliche Willenserklärung geäußert. Sämtliche Anforderungen an eine Authentifizierung von Dokumenten, Entscheidungen und Prozessen werden mit OS|ECM erfüllt. Die Erstellung und Verifikation qualifizierter Zeitstempel zur rechtssicheren Archivierung gemäß Signaturgesetz ist gegeben.

Können externe Applikationen auf die Dokumentendatenbank zugreifen?
Mit der COM/API Schnittstelle können OS|ECM-Funktionen direkt in Fremdapplikationen eingebunden werden. Mit Hilfe erweiterter Image-Enabling-Funktionen können Daten und Dokumente aus OS|ECM abgefragt, Ordner geöffnet, Dokumente ausgegeben, etc. werden. Dadurch ist eine hohe Integration in gängige ERP-Anwendungen wie z.B. SAP, Navision oder Varial möglich.

Können Dokumente in ein verarbeitbare Formate exportiert werden?
Durch das integrierte Rendition Management können die Dokumente während des Exports in beliebige gewünschte Datenformate transformiert werden.

Können Dokumente als Fax versendet werden?
Sämtliche Dokumente können aus OS|ECM direkt als Fax versendet werden.

Besitzt das System eine Schnittstelle zur Publikation im Internet/Intranet?
Mit Java DRT Layer (JDL) besteht eine Java-basierte Schnittstelle, mit der OS|ECM-Funktionen aufgerufen werden können, so dass OS|ECM plattformunabhängig in beliebige javabasierte Applikationen wie z.B. Content Management Systeme, Web-Anwendungen, Portale oder Anwendungen mit grafischer Oberfläche eingebunden werden kann.

Können Prozeßdefinitionen zum Umgang mit Dokumenten vorgegeben werden?
OS|ECM verbindet in außergewöhnlicher Weise einfache Planung, Modellierung und automatische Umsetzung von Geschäftsprozessen mit großem Leistungsumfang bezüglich der Workflow-Funktionen. Sehr komplexe Workflows können in kurzer Zeit abgebildet und auf einfache Weise administriert oder angepasst werden. Dies können sowohl strukturierte Workflows als auch völlig unstrukturierte Adhoc-Workflows sein.
Der Workflow-Editor erlaubt eine grafische Modellierung der Prozessmodelle und der Datenmasken, sowie die übersichtliche Erstellung und Bearbeitung der Organisationsstruktur, des Rollensystems, wobei die Prozessmodellierung auf dem XML-Standard der WfMC (Workflow Management Coalition) basiert.

Können Regeln und Bedingungen innerhalb des Workflow definiert werden?
Es können Regeln und Bedingungen sowohl in Form von Rollen, Transitionen, Bedingungen als auch Aktivitäten festgelegt werden.

Welche Art von Tätigkeiten sind innerhal des Workflows erlaubt?
Sequentielle, parallele und selektive Aktivitäten wie z.B. Freigabe, Prüfen, Bearbeiten, Benachrichtigung oder zur Kenntnisnahme

Können Workflows durch externe Applikationen gestartet werden?
Über eine Schnittstelle und das Standardprotokoll XML-RPC. Die XML RPC-Spezifikation erlaubt, beliebige Mengen an Parametern zu übergeben und als Parameter auch Strukturen zu nutzen. Jedes Datenpaket, das zwischen Client und Server ausgetauscht wird, besteht aus einem XML-Dokument einer bestimmten Struktur. Das XML RPC Protokoll ermöglicht eine faktisch unbegrenzte Anzahl der durch den Server bereitstellbaren Dienste, der dabei verwendeten Parameter und der resultierenden Antwortstrukturen. Außerdem können die XML-Anfragen leicht in HTML-Protokolle integriert werden, wodurch die Kommunikation zwischen Clientprogrammen und Servern über das Internet ermöglicht wird.

Können verschiedene Tätigkeiten zu Batches zusammengefaßt werden?
Ja

Können Workflowstrukturen kopiert und wiederverwendet werden?
Komplette Workflowmodelle können kopiert, exportiert und importiert werden.

Arbeitet der Workflow mit vergebbaren Prioritäten?
Ja

Bietet der Workflow eine Wiedervorlagefunktion?
Ja

Können Aktivitäten von einer Freigabe abhängig gemacht werden?
Durch entsprechende Modellierung der Workflowakte.

Welche Möglichkeiten des Workflowmonitoring sind integriert?
Mit Hilfe des Workflow-Admins können alle laufenden Vorgänge überwacht und eingesehen werden. Dabei können die Vorgänge nach verschiedenen Kriterien gruppiert werden, die Variablen geändert und laufende Vorgänge abgebrochen werden. Die Vorgänge werden nach Modellen, Rollen und Nutzern gruppiert angezeigt. Zu den einzelnen Prozessen kann der Verlauf und die Belegung der Workflowvariablen eingesehen werden. Laufende Prozesse können angehalten, fortgesetzt und abgebrochen werden. Über die Historie von Prozessen kann der Ablauf detaillierter eingesehen werden. Aus dem Workflow-Admin können Vorgangsschritte Teilnehmern zugewiesen werden.
Protokolle und Statistiken werden als XML Daten erzeugt und können mit entsprechenden XSLT's angezeigt oder an externe Programme zur weiteren Auswertung übergeben werden.

In welche Dokumentem Management Systeme ist die Lösung integrierbar?
Über die COM/API-Schnittstelle lässt sich OS|ECM in beliebige Applikationen wie z.B. Fremdarchive, Groupware, WCM-Systeme, Workflowsysteme, etc. integrieren.

In welche Workflow Systeme ist die Lösung integrierbar?
OS.5|ECM besitzt eine eigene Business Process Management Engine die integraler Bestandteil des Produktes ist. Diese kann auch ohne DMS- und Archivfunktionen verwendet werden. Die Integration externer BPM Engines ist projektspezifisch realisierbar.

Welche Datenbanksysteme werden unterstützt?
Microsoft SQL Server in allen noh verfügbaren versionen, ORACLE ab 8.x, Informix und Postgre SQL

In welche Formate kann ein Export der Daten erfolgen?
In den Originalformaten der Dokumente oder als Renditions z.B. TIFF, PDF oder PDF/a.

Ist die Lösung netzwerkfähig?
Die Clientprogramme kommunizieren mit den ECM-Servern unter Nutzung von TCP/IP. Durch die 3-Tier-Architektur können mehrere ECM-Server gegen ein Datenbank- und Dateisystem eingesetzt werden, so dass ein Loadbalancing des Systems implementiert und eine große Ausfallsicherheit, beliebige Skalierbarkeit und hohe Performance erreicht werden. Hochverfügbarkeitslösungen können installiert werden, bei denen die Zahl der möglichen Anwender unbeschränkt ist. Bei Installationen, bei denen mehrere Unternehmensstandorte einbezogen werden, können zur Optimierung der Performance und Netzlast in den Außenstellen zusätzliche ECM-Server eingesetzt werden (Verteilte Server).

Referenzen

Unsere Referenzen
Branche: Sonstige
Anwendungstyp: DMS-Lösung
Zielgruppe: B2B
Produziert ab 01/1995, Produktionsende offen.
www.optimal-systems.de/www/referenzen