Die Magie von Weihnachtskampagnen im Posteingang

Die Weihnachtszeit ist für viele Unternehmen die wichtigste Phase des Jahres. Kund:innen sind in Kauflaune, Geschenke stehen ganz oben auf der Agenda und die Bereitschaft, Newsletter zu öffnen, ist deutlich höher als in anderen Monaten. Klar, warum nicht mal nachschauen, ob sich nicht doch ein Rabattcode in dieser Werbemail verbirgt. E-Mail Marketing zu Weihnachten bietet Dir die Chance, Deine Angebote direkt, persönlich und kosteneffizient zu platzieren. Und das alles ohne die Streuverluste, die Du etwa bei Social Ads in Kauf nimmst.

Doch um in den überfüllten Postfächern zwischen Rabattaktionen und Last-Minute-Angeboten aufzufallen, braucht es mehr als nur ein weihnachtliches Design. Entscheidend sind Strategie, Timing und Emotionen.

Warum E-Mail Marketing zur Weihnachtszeit unverzichtbar ist

E-Mails sind ein direkter Draht zu Deinen Kund:innen und das besonders in der heißen Phase des Jahresendgeschäfts. Du kannst mit cleverem E-Mail Marketing:

• Deine Stammkund:innen gezielt ansprechen,

• Kaufabbrüche verhindern,

• und durch Personalisierung eine emotionale Bindung schaffen.

Kurz: Kein anderer Kanal verbindet Reichweite, Personalisierung und Kostenkontrolle so effektiv wie E-Mail Marketing.

Erfolgsfaktoren für Weihnachtsmailings

Damit Dein Weihnachtsmailing nicht im Spam-Ordner oder ungelesen im Posteingang landet, solltest Du auf diese Erfolgsfaktoren setzen:

Personalisierung & Segmentierung

Sprich Deine Empfänger:innen mit Namen an, segmentiere nach Kaufhistorie und biete individuelle Produktempfehlungen. Wer für einen Teenager im Sommer ein Skateboard gekauft hat, freut sich im Dezember vielleicht über passendes Zubehör als Geschenkidee.

Storytelling & Emotionen

Weihnachten lebt von Geschichten. Erzähle in Deinen Mailings, wie Dein Produkt das Fest schöner macht. Ob als Geschenkidee, praktischer Helfer oder emotionales Highlight. Bilder, kleine Anekdoten und warme Farbwelten sorgen für Stimmung.

Timing & Frequenz

Plane Deinen Versand rechtzeitig, denn das Weihnachtsgeschäft verschiebt sich immer weiter nach vorne. Die Hochzeit, die früher noch nur auf den Dezember beschränkt war, ist dank Black Friday und Co. jetzt im November angesiedelt. Erste Ankündigungen können deswegen schon im Oktober starten, Reminder und Last-Minute-Angebote folgen Mitte bis Ende Dezember. Achte aber darauf, nicht zu übertreiben, zu viele Mails führen schnell zu Abmeldungen.

Design & Mobile-Optimierung

Ein Großteil der Weihnachtsmails wird unterwegs geöffnet. Achte daher auf mobile-optimierte Templates, kurze Texte, klare Call-to-Actions und schnelle Ladezeiten. Ein visuelles Highlight – etwa animierte Schneeflocken oder ein interaktiver Adventskalender – kann die Klickraten steigern.

Automatisierung & Trigger-Mails

Automatisierte Workflows sind Gold wert:

• Warenkorbabbruch-Mails kurz vor Weihnachten erinnern an liegen gebliebene Geschenke.

• Countdown-Mails erzeugen Verknappung („Nur noch 3 Tage versandkostenfrei bestellen“).

• After-Sales-Mails im neuen Jahr stärken die Kundenbindung und laden zu Gutscheineinlösungen ein.

Praktische Tipps für Deine Umsetzung

• Teste verschiedene Betreffzeilen per A/B-Test – vor allem humorvolle oder knappe Formulierungen.

• Biete kleine Incentives wie Gratisversand oder Gutscheincodes an.

• Lege klare Versandpläne fest, damit Deine Botschaften zu den Peak-Zeiten im Postfach erscheinen.

• Teste Dein Mailing vor dem Versand auf allen Endgeräten, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Häufige Fehler, die Du vermeiden solltest

• Spam durch Überkommunikation: Weniger ist manchmal mehr.

• Unpersönliche Standardtexte: Weihnachtsgrüße ohne Bezug zur Zielgruppe wirken austauschbar.

• Nicht responsives Design: Wenn die Mail mobil unlesbar ist, geht die Conversion verloren.

• Rechtliche Stolperfallen: Achte auf DSGVO-Konformität, klare Abmeldelinks und seriöse Betreffzeilen.

Fazit: Weihnachtsmailings als Umsatz-Boost

E-Mail Marketing zu Weihnachten ist weit mehr als ein saisonaler Pflichttermin. Mit der richtigen Mischung aus Personalisierung, Storytelling und Automatisierung kannst Du Dein Weihnachtsgeschäft entscheidend pushen und gleichzeitig die Bindung zu Deinen Kund:innen stärken. Wichtig ist, frühzeitig zu planen und Deine Mailings strategisch aufzusetzen.

So wird Dein E-Mail Marketing zur Weihnachtszeit nicht nur zum Umsatztreiber, sondern auch zum sympathischen Touchpoint, der Deine Marke in festliche Stimmung versetzt.

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Warum die Auswahl der passenden Funktionen entscheidend ist

Die Anforderungen an modernes E-Mail-Marketing wachsen sowohl aus rechtlicher als auch aus technischer Sicht. Gleichzeitig erwarten Empfänger:innen eine relevante, personalisierte Ansprache. Eine Newsletter Software muss daher weit mehr leisten als nur das Gestalten und Versenden von Mails. Fehlen zentrale Funktionen, drohen ineffiziente Workflows, schlechte Zustellraten und sinkende Öffnungs- sowie Klickraten. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl auf die richtigen Features zu achten.

Must-have-Newsletter Software Funktionen im Überblick

Benutzerfreundlicher Editor

Ein intuitiver Drag-and-Drop-Editor ermöglicht es Dir, Newsletter auch ohne Design- oder HTML-Kenntnisse zu erstellen. Moderne Editoren bieten Vorlagen, Personalisierungsoptionen und eine mobile Vorschau.

Segmentierung & Zielgruppenansprache

Die Möglichkeit, Empfänger:innen nach Interessen, Verhalten oder demografischen Merkmalen zu segmentieren, bildet die Grundlage für eine gezielte und wirkungsvolle Kommunikation. Ohne Software-Unterstützung würde insbesondere die Empfängerverwaltung schnell kompliziert werden, insbesondere, wenn Du Newsletter für verschiedene Zielgruppen anpassen willst. Dies ist bereits für A/B-Tests nötig, die wiederum ein wertvolles Werkzeug sind, um immer bessere Kampagnen aufzusetzen. Eine flexible Empfängerverwaltung ist daher ein Muss.

A/B-Testing

Testvarianten für Betreffzeilen, Versandzeitpunkte oder Inhalte liefern wertvolle Erkenntnisse und helfen, die Performance kontinuierlich zu verbessern.

Automatisierung & Trigger-Mails

Automatisierung ist das Herzstück moderner Newsletter Software. Durch Automation versorgst Du Deine Abonnent:innen vollautomatisch mit Informationen. Zu bestimmten Zeitpunkten oder nach vordefinierten Handlungen der Nutzer:innen (etwa dem Besuch einer Produktseite) versendet das System auf die entsprechende Situation zugeschnittene Inhalte. Hier erschließen sich wertvolle Marketing-Chancen, auf die Du nicht verzichten solltest. Automatisierung hilft Dir, den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu senden, ganz ohne manuelles Eingreifen.

Was versteht man unter Automatisierung im E-Mail-Marketing? Automatisierung meint das planvolle Auslösen von E-Mail-Kampagnen auf Basis von definierten Regeln, Zeitpunkten oder Empfängeraktionen. Damit lassen sich komplette Kampagnenstrecken erstellen: vom Onboarding über Warenkorbabbruch bis zur Reaktivierung inaktiver Kontakte.

Typische Anwendungsbeispiele für Trigger-Mails:

• Willkommensstrecken: Nach der Anmeldung erhalten neue Abonnent:innen automatisch eine E-Mail-Serie mit Informationen, Vorteilen oder Angeboten.

• Warenkorbabbruch: Verlässt jemand den Online-Shop mit gefülltem Warenkorb, geht automatisch eine Erinnerungsmail raus, idealerweise mit Rabattcode oder Produktempfehlung.

• Geburtstagsmails: Automatisch versendete Glückwünsche inklusive Gutschein oder exklusivem Inhalt erhöhen die Kundenbindung.

• Reaktivierungskampagnen: Nutzer:innen, die länger nicht aktiv waren, bekommen gezielte Rückholaktionen.

Vorteile der Automatisierung:

• Zeitersparnis: Einmal eingerichtet, laufen automatisierte Prozesse im Hintergrund.

• Relevanz: E-Mails treffen Empfänger:innen zum idealen Zeitpunkt mit passendem Inhalt.

• Skalierbarkeit: Auch bei großen Verteilerlisten bleibt die Kommunikation persönlich.

• Performance: Trigger-Mails weisen überdurchschnittlich hohe Öffnungs- und Klickraten auf.

Was sollte eine gute Newsletter Software in puncto Automatisierung können?

• Visueller Workflow-Builder für einfache Erstellung von Kampagnenstrecken

• Kombination aus Zeit- und verhaltensbasierten Triggern

• Möglichkeit zur Verzweigung (z. B. Wenn-Dann-Bedingungen)

• Integration von Lead-Scoring-Modellen

• A/B-Tests innerhalb automatisierter Kampagnen

• Statistiken für jede Stufe der Automatisierungskette

Ein leistungsfähiges Automatisierungsmodul ist nicht nur „nice to have“, sondern entscheidend für die Effizienz und Skalierbarkeit Deines E-Mail-Marketings.

Auf der Suche nach Marketing Automation Tools?

In unserem Marktüberblick haben wir 20 Softwarelösungen anhand von 270 Kriterien gegenübergestellt. Die perfekte Basis für die Auswahl des perfekten Tools für Dein Unternehmen. Alle Infos, die Du brauchst, findest Du hier.

Personalisierungsmöglichkeiten

Von der persönlichen Ansprache bis hin zu dynamischen Inhalten, die sich nach Empfängerprofilen richten: Gute Newsletter Software bietet zahlreiche Optionen zur Individualisierung. Stichwort Personalisierung: Um die Empfänger:innen zu erreichen, müssen diese den Newsletter erst einmal öffnen und dem Inhalt ihre Aufmerksamkeit widmen. Hier stehen die Chancen besser, wenn sie sich persönlich angesprochen fühlen – und dies erreichst Du durch Personalisierung. Das Minimum ist der Name in der Anrede, aber auch die individuelle Zusammenstellung des Newsletter-Inhalts je nach Empfänger:in steigert die Conversions.

DSGVO-Features

Eine Reihe von Features und Funktionen sind schlicht notwendig, um den gesetzlichen Vorschriften zu genügen. Eine Newsletter Software muss der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen und einen Double Opt-In vorsehen – also die zusätzliche Bestätigung der Newsletter-Anmeldung durch die Nutzer:innen. Unbedingt darauf achten, damit neben möglichst vielen Bestellungen nicht auch Abmahnungen ins Haus flattern. Double-Opt-in, Abmeldelinks, Datenschutzhinweise, sichere Datenverarbeitung: Eine rechtssichere Umsetzung ist Pflicht.

Tracking, Reporting & Analyse

Zu den großen Vorteilen des Marketings via Newsletter gehören die Möglichkeit eines genauen Trackings. Wer öffnet welche E-Mails, wer klickt auf welche Links? Hieraus lassen sich wertvolle Lehren für künftige Newsletter ziehen. Öffnungsraten und Klicks muss jede Newsletter Software mindestens erfassen. Das Tracking liefert zunächst nur nackte Zahlen. Diese müssen dann noch aufbereitet und interpretiert werden, damit sie aussagekräftig und nützlich sind. Dies geschieht im Reporting. Entsprechende Tools erleichtern die Auswertung Deiner E-Mail-Kampagnen und die Präsentation der Ergebnisse für Teammitglieder und Kund:innen. Aussagekräftige Reports mit KPIs wie Öffnungsrate, Klickrate, Conversionrate oder Abmelderate sind unerlässlich für datengetriebenes Marketing.

Zustellbarkeit & Bounce-Handling

Die Software sollte eine hohe Zustellrate sicherstellen und mit Soft- und Hard-Bounces professionell umgehen, um die Listenqualität zu erhalten.

Erweiterte Funktionen für fortgeschrittene Marketer

Wer mehr will, sollte auf Features wie CRM-Integrationen, Verhaltensanalyse, dynamische Inhalte und Lead Scoring achten. Diese ermöglichen ein tiefes Verständnis der Zielgruppen und eine gezieltere Ansprache über den gesamten Funnel hinweg.

Tipps für die Auswahl der passenden Software

• Ziele definieren: Willst Du nur Newsletter versenden oder komplexe Marketing-Automationen umsetzen?

• Skalierbarkeit prüfen: Ist das Tool auch bei wachsender Empfängerliste performant?

• Schnittstellen checken: Gibt es Integrationen zu CRM, Shop, Analytics-Tools?

• Kosten vergleichen: Achte auf versteckte Kosten bei Empfängerzahl, Support oder Zusatzmodulen.

• Testphase nutzen: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demo-Zugänge.

Fazit: Newsletter Software Funktionen entscheiden über Erfolg im E-Mail-Marketing

Die Funktionen einer Newsletter Software sind der Schlüssel zu erfolgreichem E-Mail-Marketing. Besonders Automatisierung ermöglicht eine persönliche, relevante und skalierbare Kommunikation mit Deinen Empfänger:innen – effizient und wirkungsvoll. Wer sich mit den richtigen Features ausstattet, schafft die Grundlage für langfristige Kundenbindung und messbaren Marketingerfolg.

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„E-Mail-Marketing im Juli und August? Das kann man sich doch gleich sparen, wenn alle in den Ferien sind und sich die E-Mails im Posteingang nur so stapeln.“ Diese Ansicht führt noch immer bei vielen Unternehmen dazu, sich in puncto Newsletter und anderen E-Mail-Marketing-Aktivitäten in der Ferienzeit ebenfalls eine Sommerpause zu gönnen. Warum das aber kontraproduktiv ist und wie man die E-Mail-Kommunikation auch während der Ferienzeit erfolgreich gestaltet, zeigen wir Dir im folgenden Beitrag.

Keine Ferien für das E-Mail-Marketing!

Auch wenn der Sommer allgemein als Urlaubszeit gilt und es viele Menschen in der Zeit grundsätzlich etwas entspannter angehen und auch weniger online sind, bedeutet das lange nicht, dass in dieser Zeit niemand erreichbar ist. Bei einer aktuellen statista Umfrage in den USA gaben 28 Prozent der Befragten an, im Urlaub gelegentlich ihre Arbeits-E-Mails abzurufen.

Ähnliches gilt auch für Deutschland, wie eine Umfrage der Meinungsforscherinnen und -forscher von Civey im Auftrag des Telekommunikationsunternehmens Cisco von 2022 ergab. Hierzulande ging ein Viertel davon aus, im Urlaub berufliche E-Mails oder Chats zu lesen und 15 davon, diese auch zu beantworten. Noch einmal höher war die Zahl bei jenen, die in ihrem Job regelmäßig im Home Office oder remote arbeiten dürfen – und die Remote Arbeit stieg in den letzten Jahren stetig. Zusätzlich nehmen vor allem einige Entscheider:innen auch ganz bewusst Projekte mit den Urlaub, für die ihnen im stressigen Alltagsgeschäft die Zeit fehlt.

Doch auch abseits derer, die im Urlaub E-Mails lesen – und sind wir mal ehrlich, möchte man wirklich der Grund für die Störung der Urlaubsstimmung sein? – gibt es genügend Menschen, die in der Ferienzeit erreichbar sind. Denn viele sind unabhängig von den Ferien und fahren einfach zu anderen Zeitpunkten unterwegs, sodass sich die Urlaubszeit viel mehr verteilt. Das E-Mail-Marketing sollte also auf keinen Fall eingestellt werden, nur weil Sommer ist. Wer seine Leads und deren Interessen kennt, kann mit dem richtigen Content zu diesem Zeitpunkt vielleicht sogar wichtige Impulse geben.

Friday Insights: E-Mail-Kampagnen

Du möchtest noch mehr darüber rausfinden, wie Deine E-Mail-Marketing Kampagnen wirklich Erfolg haben? Dann merke Dir bereits jetzt unser Friday Insights Webinar am 13.12.2024. Hier erfährst Du von den wichtigsten Funktionen und Vorteilen moderner E-Mail-Marketing-Tools, lernst, wie Du E-Mail-Kampagnen effizient planst und umsetzt und erhältst Tipps für die Implementierung der Tools und deren Nutzung. Und wenn Du dann noch offene Fragen hast, kannst Du Dich ganz einfach noch im Webinar an Expert:innen der Branche wenden. Alle Infos und die Möglichkeit zur Anmeldung findest Du hier:

Lerne aus vergangenen Kampagnen

Wenn dieses Jahr nicht gerade das erste ist, in dem für Dein Unternehmen E-Mail-Marketing durchgeführt wird, kannst Du Dich für die diesjährige Kampagne an den bestehenden Daten orientieren. In der verwendeten E-Mail-Marketing Software kannst Du zum Beispiel einsehen, wie die Kampagnen in den letzten 2-3 Jahren verlaufen sind und in welcher Zeit Deine Zielgruppe am inaktivsten war. Sind die Schwankungen zu bestimmten Phasen sehr groß, kannst Du über eine Reduzierung der Versandhäufigkeit nachdenken. Auch die optimale Versandzeit kannst Du an den Daten ablesen.

Üblicherweise macht es Sinn, B2B E-Mails im Sommer eher früher zu versenden, da die Menschen hier oft früher frei machen, um das gute Wetter zu genießen. Im B2C-Bereich hingegen findet die Freizeit tagsüber meist draußen statt, sodass ein späterer Versand empfohlen wird. Noch einfacher machst Du es Dir mit einer Versandzeitoptimierung, die viele E-Mail-Marketing Tools anbieten. Auf die sommerlichen Änderungen bei Deinen Empfänger:innen stellen sich diese allerdings meist nicht direkt ein.

Newsletter und Mails für mobile Geräte optimieren

Die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten, die im Urlaub ihre Mails lesen, tut dies per Smartphone – Datenflatrates, Roaming in der EU sowie die immer umfassendere WLAN-Verfügbarkeit, ob im Hotel oder im Strandcafé, machen‘s möglich. Möchte der Absender, dass seine Newsletter und Mails gelesen werden, folgt daraus zwangsläufig: Die Darstellung von Betreffzeilen, Text- und Bildinhalten muss unbedingt für mobile Geräte optimiert sein. Das heißt unter anderem:

• kurze und aussagekräftige Betreffzeilen
• Fließtexte knapp halten
• Links so platzieren, dass sie gut mit dem Finger angetippt werden können
• horizontales Scrollen vermeiden

Quelle: Image by freepik

E-Mail-Marketing Content an den Sommer anpassen

Natürlich müssen die Vokabeln Sonne, Urlaub, Sommer, Strand nicht in jeder Betreffzeile landen. Doch es schadet nicht, in den ausgesendeten E-Mails die Themen einzubauen, die die Empfänger:innen aktuell nun mal interessieren – in den Texten und Produkten wie auch in Bildern, um die Urlaubs- und Sommerstimmung aufzugreifen. Und da Du weißt, was Deine Empfänger:innen aktuell interessiert, kannst Du ihnen außerdem Mehrwerte bieten, indem du ihnen zum Beispiel Tipps für diese Zeit gibst, die mit Deinem Unternehmen, Deinen Produkten oder Dienstleistungen zusammenhängen. Und das sollte sich auch in einer kurzen und knackigen Betreffzeile wiederfinden, am besten personalisiert.

Zum Beispiel:

• Mit diesen Essentials wird die Grillparty mit Deinen Freunden perfekt
• Die schönsten Looks für laue Sommernächte
• Hast Du schon Urlaub gebucht, Anna? – Ideale Urlaubsziele für Kurzentschlossene
• Mach Dein Auto fit für die Urlaubsreise, Martin!

Urlauber:innen wie Daheimgebliebene kannst Du außerdem mit besonderen Angeboten locken. Das können Rabattaktionen, Gutscheine oder ein Sommer-Sale sein, aber auch Geschenke als Anreiz zu Bestellungen können die Kauflaune steigern. Ein Mini-Ventilator als Goodie zu jeder Bestellung während eines bestimmten Zeitraums, die Verlosung eines Fachbuchs inklusive Luftmatratze für den sommerlichen Lesegenuss im Pool etc. – es gibt unendliche Möglichkeiten, bei Deinen Leads eine positive Stimmung auszulösen und sie dazu zu animieren, Feedback zu geben, auch während der Ferienzeit.

Quelle: Image by freepik

Die ganz wichtigen Themen und heißen News müssen warten!

Du hast das ultimative Produkt entwickelt oder ein einzigartiges neues Service-Angebot, auf das die Branche gewartet hat? Solange Du die Sommerzeit nicht bewusst als Beta-Phase nutzen möchtest, wartest Du mit Deiner großen Kampagne am besten, bis die Urlaubszeit vorbei ist. Und dann vielleicht noch ein bis zwei Wochen länger, bis die aufgetürmten Arbeitsstapel annähernd abgearbeitet sind. Die Zeit davor kannst Du allerdings bereits nutzen, um die große Neuigkeit schon einmal anzuteasern und Deine Kontakte neugierig zu machen. Das vergrößert die Chance, dass die Nachricht zumindest schon einmal im Hinterkopf Deiner Interessent:innen verankert ist.

Zeit zum planen, testen und optimieren nutzen

Sollte es auch innerhalb Deines Unternehmens etwas wie ein Sommerloch geben, kannst Du dies produktiv nutzen und umfassende Analysen, AB-Tests sowie Optimierungen der Newsletter- und E-Mail-Kampagnen durchführen. Das sollte man natürlich ohnehin kontinuierlich tun, aber falls Dir im Alltagsgeschäft die Zeit dafür fehlt, ist jetzt die passende Gelegenheit. Außerdem kannst Du je nach Branche und auch, wenn man aktuell eigentlich noch nicht an die kalte Jahreszeit denken möchte, bereits die Content-Planung für das Weihnachtsgeschäft in Angriff nehmen. Oder überlegen, mit welchen Angeboten Dein Unternehmen bei potenziellen und bestehenden Kund:innen punkten kann, wenn dort in Q4 die Planung für das kommende Jahr ansteht.

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Marketeers haben viele Aufgaben: Kampagnen erstellen, E-Mails aufsetzen, Leads generieren und verarbeiten, Datenbanken pflegen und mehr. Das Marketing Management soll dabei so effizient wie möglich erfolgen. Daher setzen viele Unternehmen auf Marketing Automation Tools. Was ist Marketing Automation? Wie funktioniert die Prozess-Automatisierung im Marketing und wofür wird sie eingesetzt? Diese und weitere Fragen beantworten wir Dir in diesem Beitrag.

Hier kannst Du unseren Marktüberblick downloaden!

Wer für das Marketing im Unternehmen verantwortlich ist, der ist nicht nur in die Vertriebsaktivitäten eingebunden. Marketeers sind heute unmittelbar für den Vertriebserfolg mitverantwortlich. Der Grund: Kommunikationskanäle werden zunehmend direkte Vertriebskanäle. Damit dienen sie nicht mehr ausschließlich dazu, Kund:innen Informationen zu liefern. Über Inhalte generieren Marketeers neue Leads für den Vertrieb. Die Herausforderung liegt darin, die Kund:innen mit den Inhalten individuell abzuholen. Massenaussendungen sind nicht zielführend. Doch diese Individualität zu gewährleisten, ist ressourcenintensiv. Hier setzt die Marketing Automation an.

Definition

Unter Marketing Automation werden verschiedene Software Systeme verstanden, mit denen Marketeers sich wiederholende Aufgaben im Marketing priorisieren und automatisieren können. Die integrierte Software verfügt über eine bereite Palette an Funktionen: Datenbanken, Web-Controlling, Kommunikations-Tools, CRM-Synchronisation und Workflow-Management werden in ihnen kombiniert. Mit den Tools kann beispielsweise eine smarte Kommunikation via E-Mail, SMS oder Messenger und Social Media Posts etabliert werden. Darüber hinaus verfügen Marketing Automation Softwares zusätzlich über Analytik-Funktionen, damit die KPIs stets überprüft werden können.

Wie funktioniert Marketing Automation?

Im Kern nutzt Marketing Automation Big Data Analytic und CRM-Daten, um daraus die Kommunikation des Unternehmens smart zu gestalten. Die Software erstellt in Echtzeit Verhaltensprofile der Website User:innen. Dazu erfasst und analysiert sie deren Surf- und Konsumverhalten. Die Nutzerprofile können Marketeers daraufhin für weitere Marketing Aktivitäten nutzen. Inhalte auf Websites, im Newsletter, in Social Media Posts und auf anderen Kanälen werden so auf die Kund:innen zugeschnitten. Mittels der gewonnenen Daten kann Marketing Automation Echtzeit-Trigger nutzen und Inhalte genau zum richtigen Zeitpunkt über passende Kanäle bereitstellen. Die Systeme arbeiten automatisch entlang von festgesetzten Automatisierungsregeln. Sie übernehmen die Prozesse von der Lead-Segmentierung bis hin zur smarten Marketing-Kampagne mit User-individualisierten Inhalten wie beispielsweise personalisierter Bannerwerbung.

Marketing Automation hebt das Marketing von Unternehmen somit auf ein neues Level. Und das nicht nur im Hinblick auf individuelle Kommunikation. Die Kundenbetreuung kann durch eine vollständige CRM-Integration ebenfalls optimiert werden. Denn die Plattformen sammeln E-Mails nicht in einer einfachen Liste. Sie speichern diese in einer Datenbank und reichern sie mit weiteren Informationen über die Kund:innen an. Die Datenbank kann darüber hinaus mit dem CRM des Unternehmens per Schnittstelle verbunden werden, um den Mehrwert der Marketing Automation zu steigern. Die umfangreichen Kundendaten werden so zum Treiber für diverse Aufgaben im Marketing, etwa die Lead-Generierung, Lead-Segmentierung, Lead-Nurturing und Lead-Scoring.

Leads generieren, segmentieren und pflegen

Kund:innen gewinnen und Kundenbeziehungen pflegen gehört zu den zentralen Aufgaben der Marketing Automation. Statt Kaltakquise erwartet der Vertrieb mindestens „warme“ Leads, die kurz vor der Kaufentscheidung in der Customer Journey stehen. Über die Analytik, die Marketing Automation Systeme betreiben, können solche Leads deutlich einfacher generiert werden. Die über die Software erhobenen Tracking-Daten helfen, die Kund:innen zu verstehen und ihnen passgenau Inhalte und Informationen zu liefern. Und das entlang der gesamten Customer Journey.

Marketing Automation nutzt für die Lead-Generierung Call-to-Action (CTA)-Kontaktformulare und Landing-Pages. Landen die daraus gewonnenen Leads in der Kontaktdatenbank, erstellt die Software Listen, in welche die Leads automatisch einsortiert werden. Die Kriterien, die dabei zum Zuge kommen, können unterschiedlich ausfallen und durch Marketeers festgelegt werden. Beispielsweise lassen sich Leads anhand der heruntergeladenen Inhalte, der Kaufbereitschaft, demographischer Angaben, abgeschlossener Workflows oder Interaktionen mit dem Content segmentieren. Anhand dieser Listen können Inhalte in Mailings, auf Websites und auf Social Media Kanälen an die Kund:innen angepasst und zielgerichtet verbreitet werden.

Marketing Automation Systeme unterstützen zudem das Lead-Scoring. Dazu können Leads über einen Workflow automatisch anhand des Fortschritts im Kaufprozess klassifiziert werden. Das Scoring-System basiert zum Beispiel auf Punkten oder definierten Kaufphasen. Führt ein Lead eine Aktion aus, wird er darauf basierend automatisiert einer Punktzahl oder Kaufphase zugeordnet. Damit können Marketeers ihre Leads ohne viel Aufwand für das weitere Nurturing qualifizieren und die Leads dem Vertrieb in einer bereits „warmen“ Phase übergeben.

Von der Leadgenerierung zur Leadkonversion: Wie Vertriebler mit Leads umgehen müssen

Quelle: PixabayEin akutes Problem zwischen Marketing und Vertrieb ist die Übergabe und Weiterverarbeitung von Leads nach der Leadgenerierung. Innovative Unternehmen setzen auf professionelle Softwarelösungen, die Marketing Automation und CRM vereinen und jeden Lead nachverfolgbar machen. Aber was hilft das, wenn die Prozesse und Kompetenzen im Vertrieb nicht greifen? Dieser Artikel zeichnet einen Weg auf, welche Maßnahmen im Vertrieb ergriffen werden müssen, um aus gewonnenen Leads Kund:innen zu machen.

Marketing Automation im Inbound Marketing

Die Marketing Automation ermöglicht es, das Inbound Marketing zu optimieren. Unter Inbound Marketing versteht man die Marketingmethode, bei der man seinen Kund:innen hilfreiche Inhalte anbietet und sie so auf die eigenen Produkte aufmerksam macht. In der heutigen Zeit informieren sich viele potentiellen Käufer:innen zuerst online. Wenn man bei diesem ersten Schritt behilflich ist, kann man seine Reichweite erweitern und mehr Umsatz erzielen.

Im Fokus des Inbound Marketings stehen die Buyer Personas. Analyse-Tools in der Marketing Automation helfen einerseits dabei, die Buyer Personas und ihre Merkmale zu identifizieren. Andererseits werden mit der Automatisierung Inhalte zur richtigen Zeit den richtigen Empfänger:innen bereitgestellt. Marketing Automation begleitet das Inbound Marketing also auf zwei Arten: bei der Erstellung von Kundenprofilen und bei der Kommunikation zwischen Kund:innen und Unternehmen entlang der Customer Journey.

Kein E-Mail-Marketing

Zwar sind E-Mails – genau wie beim E-Mail-Marketing – eines der Hauptmedien in der Marketing Automation, allerdings sind die zugrunde liegenden Strategien völlig unterschiedlich. E-Mail-Marketing stützt sich auf statische Listen für die Mailing-Kampagnen. Marketing Automation bezieht dagegen weitere Kundendaten ein. Darüber hinaus kann nur Marketing Automation E-Mails für Lead-Nurturing versenden und deren Inhalt an den oder die Empfänger:in automatisch anpassen. Und auch nur Marketing Automation kann in Websites integriert werden, Daten aus unterschiedlichen Quellen importieren und Multichannel-Kampagnen verwalten, was das E-Mail-Marketing um einen entscheidenden Faktor ergänzt: die Individualisierung der Kund:innen-Ansprache über alle Kanäle hinweg.

Abgrenzung Marketing Automation, Sales Automation und CRM

Anders als Sales Automation Software und Customer Relation Management Systeme (CRM) ist Marketing Automation breit aufgestellt. Das gilt sowohl für den Ansatz als auch die gebotenen Funktionen. Marketing Automation übernimmt deutlich mehr Aufgaben: Vom Suchmaschinenmarketing über Lead-Management bis zur Messung des Return on Invest (ROI) von Kampagnen. Sales Automation hingegen ist ausschließlich auf die Automatisierung des Verkaufs und des Verkaufsprozesses fokussiert. Daher bietet Software für Sales Automation auch nur Sales-Tools an, die Funktionen wie das Sales Funnel-Management übernehmen.

Marketing Automation Plattformen unterscheiden sich ebenso stark vom CRM. Beide Systeme haben zwar Überschneidungspunkte, allerdings ist die jeweilige Datenstruktur sehr unterschiedlich. Daher kann eine Marketing Automation Software auch kein vollwertiges CRM ersetzen. Umgekehrt kann dieses nicht den Funktionsumfang liefern, der für ein effizientes Marketing notwendig ist. Einem CRM fehlen Features wie Listen-Selektionen und Multistep-Kampagnen-Sequenzen sowie die breiter aufgestellten Kommunikations-Tools von Marketing Automation Plattformen.

Vorteile von Marketing Automation

Marketing Automation bietet Unternehmen Vorteile auf vielen Ebenen. Vor allem die Möglichkeit, mehr Leads zu generieren und diese einfacher qualifizieren zu können, spricht für den Einsatz von Marketing Automation Plattformen. Die gleichzeitige Steuerung mehrerer Prozesse sticht dabei heraus. Marketing Automation verbessert die Kundenansprache und die Erfahrungen von Website Usern durch individualisierte Inhalte. Gleiches gilt für das Lead Nurturing. Zudem steigert Marketing Automation die Qualität von Datenbanken, vereinfacht das Multichannel-Marketing und reduziert Fehlerquoten. Nicht zuletzt können Marketeers den ROI von Marketing-Maßnahmen besser messen und den Umsatz deutlich steigern – bei sinkendem Ressourcenaufwand.

Das zeigt auch der Marketing Automation Report 2023 der Züricher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. So stellt die Studie heraus, dass vor allem im B2B-Bereich Marketing Automation eine wichtige Rolle einnimmt. So zählt sie sogar zu den relevantesten Marketingtechnologien. Nur CRM, E-Mail- bzw. Newsletter-Marketing und das Suchmaschinenmarketing wurden von den befragten Unternehmen als noch wichtiger eingestuft. Dieses hohe Ranking der Marketing Automation kommt daher, dass die Automatisierungs-Tools die Effizienz steigern und zu einer effektiveren und individuelleren Kundenansprache beitragen sollen. Außerdem zeigt der Report auf, dass Unternehmen, die Marketing Automation nutzen, ihre Online-Strategie-Ziele besser erreichen. Die Unternehmen berichten, dass sie nicht nur mehr Leads generieren, sondern auch, dass diese Leads von höherer Qualität sind – warm anstatt kalt und dementsprechend besser geeignet für einen erfolgreichen Salesprozess. Letztlich ist auch die Zeitersparnis ein oft genannter Punkt. So können vor allem sich wiederholende Aufgaben effektiver abgewickelt werden, während dafür weniger Ressourcen benötigt werden.

Quelle: Freepik

Die Auswahl der richtigen Software

Die Entscheidung, welche Marketing Automation Software zu Deinem Unternehmen passt, sollte gut durchdacht sein. Man verliert schnell den Überblick, wie man an diese Entscheidung herantreten soll. Deswegen solltest Du Dir folgende Fragen stellen:

1. Was sind Deine Ziele? Warum suchst Du ein Tool? Was willst Du genau erreichen? Wenn Du verstehst, welche Ziele Du verfolgst, ist es einfach, eine Software anhand der benötigten Kriterien auszuwählen. Wenn man jedoch nicht genau weiß, was man erreichen will, dann wird die Auswahl kompliziert.
2. Welche Funktionen benötigst Du? Sobald geklärt ist, welche Ziele man verfolgt, wird klar, welche Funktionen eine Software mitbringen muss, um diese Ziele zu erreichen.
3. Nach welchen Kriterien bewertest Du mögliche Anbieter/ Tools? Da sich viele Funktionen bei den einzelnen Anbietern ähneln, sollte man in diesem Schritt nun die Zusatzkriterien differenzieren. Diese können so speziell sein wie die Sprache der Benutzeroberfläche oder die Abdeckung diverser Kanäle innerhalb der Software.
4. Anbietervergleich: Wenn man nun genau weiß, was eine Software für das eigene Unternehmen mitbringen muss, kann man zwischen den einzelnen Anbietern auswählen. Hier greift unser Marktüberblick, der 23 Lösungen anhand von 151 verschiedenen Attributen in 13 Kategorien gegenüberstellt. Drei dieser Kategorien haben wir hier im Detail aufgeführt:

Branchenspezialisierung der Systemanbieter

Die Unterschiede in den Marketingstrategien zwischen verschiedenen Wirtschaftszweigen sind mitunter beträchtlich. Dies fängt damit an, welche Kanäle erfolgreich sind, und wie man die Kund:innen dann über diese richtig anspricht. Diese Vielfalt spiegelt sich ebenso in den unterschiedlichen Anforderungen an Marketing-Automation-Lösungen wider. Daher haben wir eine umfassende Übersicht erstellt, die aufzeigt, welche Lösung bereits in welcher Branche erfolgreich eingesetzt wird. Wenn der Anbieter bereits Erfolge in Deinem Bereich verzeichnen kann, kann das als Indiz für den Erfolg Deiner Automation-Strategie dienen.

Rechtliche Überlegungen

Wann immer man mit Kundendaten hantiert, kommt die Frage zum Datenschutz auf. Wer eine Software in die Systemlandschaft seines Unternehmens integriert, übergibt ihr somit auch wichtige Informationen und Daten. Deswegen sind die rechtlichen Aspekte ein essentieller Punkt in der Softwareauswahl. Es ist von großer Bedeutung zu wissen, wo sich der Serverstandort des Anbieters befindet, um beispielsweise mögliche nationale Rahmenbedingungen zu verstehen. Die Absicherung gegen Cyberkriminalität ist ein weiterer essentieller Aspekt, der genau beleuchtet werden sollte. Hier stellt sich die Frage, welche Schutzmaßnahmen der Anbieter implementiert hat, um einen effektiven Schutz vor Cyberangriffen zu gewährleisten. Bei diesem Thema werden die Zertifikate der Anbieter wichtig. Diese geben Auskunft darüber, wie das jeweilige System mit Datenschutzfragen und der Sicherheit der Dateien umgeht.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Natürlich will man für sein Unternehmen die beste Lösung. Doch eine Kategorie ist oftmals wichtiger als alles andere: die zu erwartenden Kosten. Hier geht es nicht nur darum, ob die Software in das jetzige Budget passt, sondern auch, wie sie in den kommenden Jahren zu dem Unternehmen und seinen Möglichkeiten passt. Die Implementierung dauert oft eine gewisse Zeit (auch diese Kosten sind im Marktüberblick mit aufgelistet), weswegen man nicht so schnell zwischen Anbietern hin und her wechselt. Die Preise unterscheiden sich stark und sind natürlich an die angebotenen Leistungen angepasst. Auch die vertragliche Mindestlaufzeit spielt hier eine Rolle. Es ist keine Frage, dass auch die anderen Kriterien zur Auswahl der richtigen Software relevant sind, doch die Kostenfrage ist häufig der Punkt, an dem die Entscheidung für eine Software steht und fällt.

Für wen lohnt sich Marketing Automation?

Sowohl B2B- als auch B2C-Unternehmen können ihre Marketing-Aktivitäten durch den Einsatz von Marketing Automation verbessern und ihre Effizienz sowie Wettbewerbsfähig steigern. Wer Kundenbeziehungen intensiv pflegen will, für den ist es das Tool der Wahl. Unternehmen, die einen komplizierten Verkaufsprozess oder anspruchsvolle Buyer Personas haben, können davon profitieren. Ebenso lohnen sich solche Tools, wenn Marketeers präzisere Kennzahlen zu Marketing-Maßnahmen erhalten wollen. Und auch für das Lead-Management bietet die Automatisierung Unternehmen mehr und effizientere Möglichkeiten: Wer viele Kund:innen bzw. Leads hat oder generieren und verwalten will, sollte daher auf Marketing Automation setzen.

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Newsletter erstellen, Anzeigen schalten, Landingpages bauen, passende Bilder finden, Erinnerungsmails senden und und und. Zum Marketing gehören viele Aufgaben, vor allem in Q4. Denn dann werden durch Blackweek und Weihnachtsgeschäft die Maßnahmen noch einmal angezogen. Hier können KI-Tools wie Newsletter- oder Kampagnen-Generatoren das Marketing-Team unterstützen. Anbieter solcher Lösungen ist GetResponse, dessen Kampagnen-Generator User:innen in Deutschland seit September zur Verfügung steht. Eingebunden in die Lösungen sind KI-gestützte Generatoren für Betreffzeilen, E-Mails und Landingpages sowie ein Autoresponder. Wir haben mit Nadine Schmal, Senior Marketing Spezialistin bei GetResponse, gesprochen und herausgefunden, welche Chancen KI bei der Marketingautomatisierung bietet, jedoch auch, wo sie aktuell noch an ihre Grenzen stößt.

KI-Tools überzeugen durch Zeitersparnis

Hauptvorteil von KI-Tools ist die Zeitersparnis, die diese vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben bieten, mit denen die KI bereits gelernt hat, umzugehen. Das können im E-Commerce zum Beispiel Chatbots sein, die häufig auftretende Fragen beantworten. Auch die Generierung von Newsletter- und Anzeigentexten oder automatische Responder für Anmeldungen zu einer Mitgliedschaft kann sie übernehmen. Und selbst für Websites und Landingpages gibt es mittlerweile KI-gesteuerte Generatoren, die vor allem für Anfänger nützliche Vorlagen erstellen. Hier lassen sich bereits bei der Eingabe der benötigten Informationen zum Unternehmen passende Farben auswählen, die Tonalität des generierten Textes festlegen und eine Branche auswählen. Anhand dieser Informationen werden passende Elemente in die Seite eingefügt. Geeignete Bilder etwa sucht sich die KI in Datenbanken wie shutterstock oder unsplash.

Das Ergebnis der KI bietet hier einen Startpunkt, von dem aus die Landingpage fertig gestellt werden kann, sowie Inspiration für Aufbau, Inhalt und Design. Prompten müssen User:innen selbst dabei nicht: „Nutzer:innen füllen die Formulare mit Informationen aus, die in bereits vorbereitete Prompts eingefügt werden. Die Texte werden dann mittels KI-Tools generiert und die Rückmeldung der KI in die Landingpage eingefügt,“ erklärt Nadine Schmal.

Technik und User:innen müssen noch lernen 

Wer ChatGPT oder eine Bild-KI wie Midjourney schon einmal verwendet hat, weiß, dass man erst lernen muss, die richtigen Prompts zu setzen, jedoch auch, dass das Ergebnis nicht immer das gewünschte ist. Genauso können die Ergebnisse aus KI-Tools meist nicht 1:1 verwendet werden. Stattdessen muss man sie noch manuell überarbeiten. Das entnimmt Nadine Schmal auch dem Feedback der User:innen des Kampagnen-Tools: „Nutzer:innen wünschen sich, der KI noch mehr Informationen mitgeben zu können und auch, dass die Landingpage direkt im gewünschten Corporate Design erstellt wird.“ Bisher lassen sich Logo und Unternehmensfarben einbinden.

Besonders bei Newslettern fiel zudem auf, dass ChatGPT teilweise englische und deutsche Zeichensetzung vermischt. Auch darauf müssen Nutzer:innen daher achten, bevor sie die Newsletter aussenden oder die Landingpage online stellen. Der KI fehlt es zudem noch an Emotionalität, die menschliche Redakteur:innen leicht in ihre Texte integrieren. Durch Nutzerfeedback wie dieses können KI-Tools weiterentwickelt und verbessert werden. Denn wie die meisten Nutzer:innen bezüglich KI auch, stehen die Marketing-Tools noch relativ am Anfang ihrer Fähigkeiten. Dennoch ist ihr Potenzial schon jetzt hoch und ihre Nutzung von Vorteil für Unternehmen. 

Leichterer Einstieg ins E-Mail-Marketing

Vor allem KMU oder Solopreneure scheuen sich oft davor, ins Marketing einzusteigen. Wie startet man richtig? Was gehört auf eine Landingpage? Wie schreibe ich überzeugende Texte? All das sind Fragen, die man sich beim Einstieg stellen muss. Hier können KI-Tools wie der Kampagnen-Generator von GetResponse die Scheu abbauen. User:innen erhalten eine Vorlage für Newsletter und Landingpage mit Texten, Bildern oder anderen Elementen. Diese können anschließend einfach nach Belieben angepasst werden. „E-Mail-Marketing Anfänger sind zunächst manchmal etwas überfordert. Die KI kann hier helfen und gibt zum Beispiel Hinweise darauf, dass ein Cookie Banner benötigt wird oder eine Willkommensnachricht gesendet werden sollte, wenn sich jemand anmeldet,“ so Nadine Schmal.

Mit einem KI-gesteuerten Newsletter-Tool lassen sich diese schließlich nicht nur automatisiert erstellen, sondern von dort aus auch aussenden. Mit einem zuvor erstellten Workflow geht das ebenfalls völlig automatisch. Von den Begrüßungsmails über Bestellbestätigungen und Produktempfehlungen bis hin zu Erinnerungen, wenn die vorherige E-Mail nicht geöffnet wurde. Ein solches KI-Tool kann also auch das Cross- und Upselling erleichtern.

Stört KI das Vertrauen der Kund:innen?

In der Praxis funktionieren KI-generierte Texte gut und können SEO-optimiert sogar die Reichweite verbessern. Dennoch gibt es auch abseits der aktuell noch auftretenden Fehler Nachteile: Kundinnen und Kunden erwarten individuell auf sie abgestimmte Angebote und freuen sich über persönliche Ansprache. Wissen sie darum, dass ein Newsletter an sie per KI geschrieben wurde, könnte der eine oder andere denken, dass sich für ihn keine große Mühe gemacht wurde. Da die meisten Texte aktuell noch von menschlichen Redakteur:innen redigiert oder überarbeitet werden müssen, ist der Vorgang ohnehin noch nicht vollständig automatisch. Doch wenn er das einmal ist, stellt sich außerdem die Frage, ob ein Unternehmen die Nutzung von KI offenlegen muss und welche Vor- und Nachteile das haben kann.

Die Frage nach dem Urheber

Erstellt die KI Texte oder Bilder, die von Unternehmen genutzt werden, stellt sich die Frage: Wer ist eigentlich der Urheber? Zwar hatte das Unternehmen die Idee, das Endprodukt stammt allerdings von der KI. Und die wiederum lernt von anderen Quellen. Zum Beispiel von anderen Fotografien oder Gemälden, aus Büchern und anderen Texten. Diese Quellen und deren Urheber sind für User:innen im Moment der Benutzung völlig unklar. Vor allem in Deutschland, wo Datenschutz und strengere Gesetze im Internet immer wieder Thema sind, kann das noch zu einem rechtlichen Thema für Unternehmen und Freelancer:innen werden. „Wir sind aktuell im Austausch mit einem Rechtsanwalt, der für uns ein Whitepaper bezüglich des Urheberrechts erstellt,“ erklärt Nadine Schmal und führt fort: „Wo sieht er rechtliche Risiken bei der Verwendung von KI? Solche Aspekte werden immer erst in Deutschland angesprochen, da möchten wir uns und unsere User:innen gut vorbereitet wissen.“

Fazit: Hilfsmittel mit großem Potenzial

KI-Tools wie Newsletter- oder Landingpage-Generatoren sind aktuell vor allem für diejenigen Unternehmen eine praktische Hilfe, die gerade ins Marketing einsteigen oder die keine eigene Marketingabteilung haben. Von den Automatisierungsmöglichkeiten zum Cross- und Upselling profitieren allerdings auch etablierte Unternehmen. KI-Tools sparen Zeit und können etwa in Form von Chatbots einen großen Beitrag zur Kundenkommunikation und Kundenzufriedenheit leisten. Bei allem gerechtfertigten Hype, den KI-Tools gerade erleben, sind sie allerdings auch noch anfällig für Fehler. Ihre Ergebnisse müssen im Arbeitsalltag kontrolliert und angepasst werden. Für Unternehmen und Marketeers lohnt es sich aber in jedem Fall schon jetzt, mit solchen Tools zu arbeiten und den richtigen Umgang mit ihnen zu lernen. Denn ihre Fähigkeiten werden stets optimiert und die ausgespielten Ergebnisse daher immer besser.

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Studiendesign der E-Mail-Marketing-Benchmark 2023

Die E-Mail gilt sowohl bei B2B- als auch beo B2C-Zielgruppen als ein wichtiger Bestandteil der Marketingstrategie. Doch hier stellt sich auch schnell die Frage, wie erfolgreich ein Unternehmen das einfache Prinzip des Newsletters umsetzt. Die Benchmark Studie gibt jedes Jahr die Antwort darauf und schafft so Anhaltspunkte, die Unternehmen nutzen können, um den eigenen Erfolg zu messen. Hierfür hat Inxmail 4,35 Milliarden E-Mails untersucht. Dies ist zwar eine geringere Anzahl als die Jahre zuvor, jedoch bezieht sich das Unternehmen darauf, dass die Untersuchung erstmals bereinigt wurde und die Aussagen daher trotz des geringeren Umfangs aussagekräftig wären. Von den 1.128 versendenden Unternehmen waren 55% aus dem B2B- und 45% aus dem B2C-Bereich.

Zeitpunkt richtig wählen

Für B2B-Unternehmen bietet sich hauptsächlich ein Werktag unter der Woche, also von Montag bis Freitag, als Versanddatum an, doch welcher Tag genau und noch spezieller welcher Zeitpunkt gewählt wird, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Während der beliebteste Zeitraum mit ungefähr 10% der B2B-E-Mails Donnerstag zwischen 9 und 12 Uhr ist, zeigt die Studie ein anderes Ergebnis. Als erfolgreichster Tag mit den meisten Öffnungen und Klicks gilt nämlich der Freitag, da viele Personen anscheinend den out-of-office Samstag nutzen, um das E-Mail-Postfach zu erkunden. Außerdem gilt beim Versandzeitpunkt, ganz gleich an welchem Tag der Woche, je früher desto besser. Dieser Trend macht natürlich Sinn. Die erste Tat am Morgen ist das Lesen der E-Mails, deshalb sollte der Newsletter möglichst weit oben stehen und die Empfänger:innen begrüßen. Übrigens: Dienstag stellt sich innerhalb der Studie als schlechtester Tag für den Versand heraus, egal wie früh die Nachricht versandt wurde.

Quelle: Pexels

Versandfrequenz: Weniger Mails im B2B-Sektor

Durchschnittlich schicken B2B Unternehmen drei Mails pro Monat, während B2C Unternehmen die doppelte Anzahl versenden. Bei beiden Bereichen geht der Trend nach oben, mit einem Anstieg der absoluten Zahlen um 50% im Vergleich zu 2019 und 2020. Der Monatsvergleich zeigt, dass Ostern wie Weihnachten die höchste Zahl an Mails verbuchen. Weniger Konkurrenz im Postfach hat man hingegen im August und Oktober. Vor allem im B2B-Bereich werden dann deutlich weniger Mails versendet als im restlichen Kalenderjahr. Allgemein empfiehlt die Studie eine Überwältigung der Empfänger:innen mit zu vielen Mails zu vermeiden und solche Abkühlphasen zu nutzen. Am Anfang der Geschäftsbeziehung sollte man zudem entweder die Häufigkeit der E-Mails klar kommunizieren oder sogar die Möglichkeit der Wahl bieten. So beugt man vielen Abmeldungen vor.

Öffnungsrate: AMPP mit großem Einfluss

Die von Apple eingeführte Mail Privacy Protection Funktion führte 2022 zu einem Rückgang der Öffnungsrate. So werden mittlerweile nur noch ein Viertel der Mails geöffnet und die Vorschau des Inhaltes nimmt an Bedeutung zu. Dadurch, dass die ersten Zeilen der E-Mail im Verteiler angezeigt werden, formen sich die Empfänger:innen bereits vor Öffnen eine Meinung über die Wichtigkeit und verlieren gegebenenfalls das Interesse. Deswegen gilt es, in den ersten Zeilen den Inhalt des Newsletters kurz und präzise zu spiegeln. Die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen muss geweckt werden. Um dies zu erreichen, rät die Studie dazu, sich auf den Wiedererkennungswert zu fokussieren. Der gleiche Absender, eine ähnliche Betreffzeile und relevante Themen sind hier von Bedeutung.

Klickrate: Es kommt auf die Jahreszeit an

Während sich die Öffnungsrate über das Jahr hinweg kaum verändert, schwankt die Klickrate je nach Jahreszeit. Während sie in der ersten Jahreshälfte eher abnimmt, erreicht sie den Tiefpunkt im Juni und steigt dann stetig an, um im Dezember den Höchststand an Klicks zu erzielen. Diese Kurve kann jedes Jahr beobachtet werden. Der Anstieg zum Jahresende lässt sich auf die Weihnachtsfeiertage und die damit verbundenen Aktionen zurückführen. Um dem alljährlichen Tief entgegen zu wirken rät Inxmail, den Call-to-Action Link weit oben in der E-Mail zu präsentieren. Auffällige Farben helfen hier ebenfalls. Außerdem soll das Handlungsziel klar formuliert sein. Die Empfänger:innen müssen wissen, worauf sie klicken und wo sie dieser Link hinführt. Darüber hinaus wird empfohlen die Länge der E-Mails eher kurz halten. Es geht darum, Neugier zu erzeugen und den Leser:innen erst auf dem verlinkten Medium alle weiteren Informationen zu präsentieren.

Effektive Klickrate erfährt hohen Anstieg

Dadurch, dass die Öffnungsrate gesunken ist, die Klickrate aber im Jahresvergleich gleichgeblieben ist, hat die effektive Klickrate einen hohen Anstieg verzeichnet. Die AMPP hat hier positive Auswirkungen, denn die Wahrscheinlichkeit steigt, dass die Empfänger:innen dem Call-to-Action Button folgen, wenn sie sich nach der Vorschau der E-Mail bereits für das Öffnen entschieden haben. Sie zeigen Interesse, das durch gute Inhalte innerhalb der Mail genutzt werden kann. Deswegen gilt die Empfehlung der Studie hier der Optimierung des Contents im Newsletters. Dieser sollte zielgruppengerecht und persönlich gestaltet werden. Den richtigen Ton zu finden ist wichtig. So kann auch dem leichten Rückgang der effektiven Klickrate für B2B-Mails im November und Dezember entgegengewirkt werden.

Bounce Rate: DOI und Listenhygiene so wichtig wie nie

Bei der Bounce Rate kann eine Verbesserung der Adressqualität beobachtet werden. Im Vergleich zu den Vorjahren sinkt die Bounce Rate sowohl im B2B- als auch im B2B-Bereich. Ein Unterschied, der an dieser Stelle von Bedeutung ist, ist die Trennung von Soft und Hard Bounces. Soft Bounce bedeutet, dass temporär ein Fehler aufgetreten ist, der nach kurzer Zeit wieder behoben sein kann. Ein Hard Bounce hingegen lässt auf einen permanenten Fehler bei der Gültigkeit der Mailadresse schließen. Deswegen ist ein sauberer Double Opt-In-Prozess wichtig. So können ungültige Adressen aussortiert und die Adressliste korrekt geführt werden. Listenhygiene bedeutet auch fortlaufend die Aktualität und Fehlerquote zu überprüfen. Beispielsweise sollten vermehrte Bounces von einem einzelnen Provider untersucht werden, um auf weitergehende Probleme aufmerksam zu werden und diese lösen zu können.

Die wichtigsten Schlussfolgerungen der E-Mail-Marketing-Benchmark 2023

Aus der Benachmark-Studie von Inxmail kannst Du wichtige Erkenntnisse ziehen, um dein E-Mail-Marketing zu optimieren. Bei den fünf Punkten, die untersucht wurden, kristallisieren sich diese Ergebnisse heraus:

• Versandzeitpunkt gekonnt wählen: früher am Tag, später in der Woche
• Wiedererkennungswert einbinden: gleicher Absender, ähnlicher Betreff, kurze Vorschau
• Design und Gestaltung beachten: Auffällige Farben, Call-to-Action weit oben, Neugier wecken
• Content optimieren: Richtiger Ton, persönliche Ansprache, zielgruppengerechter Content
• Bounce-Rate im Blick behalten: Listenhygiene, sauberer Double Opt-In-Prozess

Die Konkurrenz beim E-Mail-Marketing ist groß. Umso wichtiger ist es deshalb, die Branche und seinen Platz im Vergleich zu kennen. Die Eckdaten, die Inxmail jährlich mit seiner E-Mail-Marketing-Benchmark Studie veröffentlicht, geben Anhaltspunkte darüber, was man optimieren kann. Wie Du den Start deiner E-Mail-Kampagne am Besten meisterst, erfährst Du hier.

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Download Übersicht Kommunikations-Funktionen CRM Software Vergleich:

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Eine CRM Lösung verfügt über verschiedene Funktionen, um die anfallenden Aufgaben im Marketing und Vertrieb eines Unternehmens effizient und nachvollziehbar für alle Mitarbeiter zu erledigen. Neben Sales und Automation-Funktionen innerhalb der CRM Software kommt dem Umgang der Kommunikations-Tools eine besondere Bedeutung zu. Immerhin nutzen Kunden heute mehr denn je verschiedene Kontakt-Möglichkeiten.

Service und Support, Marketing und Vertrieb wissen, dass Kunden nicht nur klassisch via Post, Telefon oder Mail erreicht werden wollen. Oder umgekehrt: Selbst in Kontakt zum Unternehmen treten möchten. Mittlerweile sind Service-Systeme wie Chatbots, Online-Meetings oder die Kontaktaufnahme via Social Media zentrale Aspekte einer durchdachten Customer Experience. Entsprechend umfangreich sollten die Kommunikations-Funktionen von CRM Software heute sein. Unser CRM Software Vergleich betrachtet die CRM Systeme von 20 Anbietern dahingehend genauer.

Klassische Kommunikations-Tools bei allen CRM-Anbietern an Bord

Die wohl klassischsten Kommunikations-Tools decken in unserem CRM Software Vergleich alle Anbieter nahezu ausnahmslos ab. E-Mail-Funktion, Erstellung von Briefen aus dem CRM heraus, Newsletter-Kampagnen und Telefon-Historie sind nahezu unabdingbare CRM Tool-Features, damit die Kontakte zum Kunden im Unternehmen über Marketing, Vertrieb, Service und Support hinweg einfach und schnell nachzuvollziehen sind.

E-Mail-Funktion in der CRM Software grundsätzliches Tool

Der meiste Kontakt zum Kunden findet auch heute noch über E-Mail statt, auch wenn neue Kommunikationskanäle gerade bei jungen Kunden beliebter sind. CRM Systeme verfügen daher über E-Mail-Funktionen, um die Korrespondenzen direkt im Customer Management zu hinterlegen. Bei der E-Mail-Funktion fällt in unserem CRM Software Vergleich nur ein Anbieter heraus, der das Feature nicht integriert hat. Ein weiterer berücksichtigt zudem nur ausgehende E-Mails. Die E-Mail-Funktion ist zudem bei fast allen Anbietern standardmäßig in die CRM Software integriert. Nutzer brauchen in der Regel nicht auf Schnittstellen zurückgreifen, um das Feature zu verwenden.

Parallel zur E-Mail-Funktion ist heute die Möglichkeit zur Anbindung verschiedener Mail-Dienstleister sinnvoll. In unserem CRM Software Vergleich haben wir dies für die Anbindung von G-Mail berücksichtigt. Diese unterstützen 80 Prozent der CRM Systeme.

Telefonie direkt aus dem CRM mit anschließender Archivierung

Das Telefonieren direkt aus der CRM-Lösung heraus ermöglicht es Mitarbeitern im Marketing, Vertrieb, Service und Support, schnell und einfach Kunden mit Blick auf anstehende Tasks, bisherigen Kontaktverlauf und dergleichen zu kontaktieren. Die Arbeit innerhalb einer Umgebung ermöglicht dabei auch ein medienbruchfreies Arbeiten. Nicht umsonst haben die von uns befragten CRM Anbieter die Funktion ausnahmslos in ihre Lösung integriert. Bei den meisten CRM Anbietern erfolgt zudem eine direkte Archivierung eines telefonischen Kontakts in der Telefon-Historie. Diese ist bei 80 Prozent der CRM Software direkt in die Lösung integriert. Lediglich drei CRM Anbieter greifen für die Telefon-Historie auf eine Schnittstelle zurück.

Newsletter-Kampagnen: Das Pflichtprogramm im Marketing

Der Newsletter ist für Unternehmen nach wie vor eine der wichtigsten Marketing-Maßnahmen, um Interessenten zu erreichen und aus Leads Conversions zu generieren. Newsletter-Kampagnen, die direkt im CRM System angelegt werden können, erleichtern Marketing Teams deutlich die Arbeit. Fast alle CRM Lösungen der befragten Anbieter ermöglichen Newsletter-Kampagnen innerhalb der CRM Umgebung, sodass Marketeers nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln bzw. unterschiedliche Systeme miteinander verknüpfen müssen.

Briefe und Textvorlagen im CRM System größtenteils möglich

Klassischer geht es kaum: Der Brief-Versand ist gerade für Standard-Korrespondenzen relevant, etwa bei Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, vor allem im B2B-Bereich. CRM Systeme bieten überwiegend die Erstellung und Ablage von Briefen innerhalb des Tools an. Bei den CRM Anbietern hält sich die Integrations-Form nahezu in der Waage: 9 CRM Anbieter haben die Funktion direkt in der CRM Lösung eingebettet. Bei weiteren sieben Anbietern erfolgt die Ablage von Brief-Dokumenten über eine Schnittstellen-Integration. Einige CRM Software Tools liefern darüber hinaus Text-Vorlagen für eine schnellere Bearbeitung.

Moderne Kommunikation via Chatbot und Online-Meeting hält Einzug ins CRM

Zunehmende Chatbot-Integration in CRM Tools

Chatbots halten immer mehr Einzug in Unternehmen und deren Kommunikations-Tools. Kein Wunder, denn sie sind vielseitig einsetzbar. Im Service und Support stellen Sie Kunden beispielsweise eine 24/7-Hilfe bereit. Gleichzeitig entlasten sie Mitarbeiter im Unternehmen. Damit Chatbots aber auch mehr können, als „nur“ Fragen von Kunden zu beantworten, brauchen sie Zugriff auf relevante Daten der Nutzer. Dieser wird in der Regel über Schnittstellen zum CRM System abgebildet. Es gibt aber auch CRM Lösungen, die Chatbots bereits direkt in die Tool-Umgebung integriert haben. Zusätzlich Schnittstellen zur CRM Software entfallen damit. In unserem CRM Software Vergleich stellen insgesamt sechs Anbieter einen integrierten Chatbot zur Verfügung. Weitere fünf Anbieter bilden die Chatbot-Funktion klassisch über Schnittstellen ab.

Online-Meetings bei 14 Anbietern inkludiert

Ähnlich wie mit den Chatbots verhält es sich auch mit Online-Meetings als modernen Kommunikationskanal. Statt des klassischen Telefongesprächs bieten Online-Meetings mehr Persönlichkeit im Kundenkontakt. Und sie sind dennoch höchst flexibel. Die Symbiose aus einem persönlicheren Gespräch und digitaler Flexibilität haben 14 von 20 CRM Anbietern in ihre Lösungen integriert. Meistens erfolgt die Einbindung der Funktion über Schnittstellen zu Online Meeting-Tools im Unternehmen.

Social Media Kommunikation via WhatsApp noch die Ausnahme

Zu den modernen Kommunikationskanälen gehört auch WhatApp als Social Media Messenger. Anders als bei Chatbot und Online-Meeting ist die Integration einer WhatsApp-Kommunikation aber noch die Ausnahme in CRM Software Lösungen. Unternehmen, die WhatApp als Kommunikations-Tool mit Anbindung an ein CRM nutzen wollen, haben in unserem CRM Software Vergleich acht Anbieter zur Auswahl.

Arbeits-Hilfen durch Audio-Notizen

Für Marketing, Vertrieb, Service und Support können Audio-Notizen eine wichtige Unterstützung sein. Etwa, wenn sie Memos und Aufgaben schnell erstellen wollen, ohne dabei eine andere Arbeit zu unterbrechen. Für Nutzer von CRM Systemen kann die Audio-Notiz-Funktion daher eine wertvolle Ergänzung im Arbeitsalltag sein. Mehr als die Hälfte der befragten CRM Anbieter stellen ein solches Feature zur Verfügung. In der Regel sind die Audio-Notizen zudem im CRM transkribierbar.

Variation bei weiteren Kommunikations-Funktionen

Neben den von uns abgefragten Kommunikations-Tools haben einige Anbieter weitere Features in unserem CRM Software Vergleich angegeben. Dazu gehört beispielsweise ein personalisierter E-Mail-Versand. Da heute personalisiertes Marketing in Unternehmen immer wichtiger wird, sind solche Features eine sinnvolle Ergänzung zu klassischen CRM-Funktionen. Ebenfalls wichtig ist die Anbindung von CRM Lösungen an das Lead Management im Unternehmen und die Möglichkeit, das CRM innerhalb eines Marketing Automation Stacks nutzen zu können. Management-Verantwortliche sollten daher je nach Anforderungen im Unternehmen CRM Software im Kommunikationsbereich auf verfügbare Erweiterungen prüfen.

Fazit

Neben der Verwaltung von Adressen und Kontakten dreht sich im CRM alles um die Kommunikation mit Kunden. Die meisten CRM Software Lösungen verfügen über ein breites Spektrum an Funktionen, um den Kontakt zum Kunden über klassische und moderne Kanäle zu ermöglichen. In unserem CRM Software Vergleich sehen wir, dass sich neue Kommunikationsformen mittlerweile deutlich öfter in CRM Systemen wiederfinden, sodass Unternehmen in puncto Kommunikation nahtlos aus dem CRM System heraus auch auf neuen Wegen mit Kunden interagieren können.

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Jeder spart gerne bei seinem Einkauf, gerade deshalb sind Gutscheine sehr beliebt bei Verbrauchern. Wie gelangen die Gutscheine an die Verbraucher und gibt es eine bevorzugte Art von Gutscheinen?

Beim Gutscheinversand kann zwischen Online- und Print-Gutscheinen unterschieden werden. Laut einer Studie von Deutschland Voucher (DV) erhalten 67% der Befragten Gutscheine als Paketbeilage mit Produktlieferung. Zweitgrößte Art des Gutscheinerhalts ist mit 61% der Newsletter, dicht gefolgt von Brief-Post und digitalen Gutscheinen.

Im Hinblick auf die bevorzugte Art von Gutscheinen müssen sich Print-Gutscheine jedoch geschlagen geben. 37% der Befragten bevorzugen Online-Gutscheine, während nur 27% lieber Print-Gutscheine erhalten. Gerade Voucher in Newslettern sind dabei sehr beliebt.

Gutscheine können online auf der eigenen Webseite, in Portalen, in Bannern aber auch in E-Mails eingesetzt werden. Was sind die Vorteile von Gutscheinen im E-Mail Marketing?

Der größte Vorteil gegenüber anderen Marketing-Kanälen ist die Personalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeit in Newslettern. So können Gutscheine im richtigen Moment an den richtigen Kunden gesendet und gleichzeitig Inhalte für einzelne Kunden angepasst werden. Zum Beispiel ist es so möglich, Warenkorbabbrechern einen 10%-Gutschein zu schicken und die Produkte im Warenkorb direkt im Newsletter anzeigen zu lassen.

Darüber hinaus ist E-Mail Marketing ein verhältnismäßig preisgünstiger Kanal. Das zeigt sich auch in der Performance von E-Commerce Newslettern. Durch die geringen Kosten kann hier ein ROI mit Faktor 38 erreicht werden. Laut unserer Studie haben in den letzten 3 Monaten 38% der Befragten einen im Newsletter beworbenen Artikel gekauft. Ein Großteil davon kaufte sogar mehrmals.

Newsletter performen nicht ohne weiteres gut. Neben interessanten Inhalten und individuellen Zielgruppen braucht es auch ausgeklügelte E-Mail-Strategien für erfolgreiches E-Mail Marketing. Gibt es Tipps und Tricks, die insbesondere fürs Gutschein-Marketing in Newslettern gelten?

Es lohnt sich, Ihre Empfänger kennen zu lernen und diese gezielt auf einzelne Rabattaktionen hinzuweisen. Je mehr Informationen von einzelnen Empfängern verfügbar sind, desto besser funktionieren die Gutscheine. Vor allem die nutzerbasierten Informationen sind relevant: Welche Artikel haben sich Nutzer angesehen, wurde ein Kauf abgebrochen oder wann hat ein regelmäßiger Kunde das letzte mal gekauft?

Profi-Tipp: Wie in anderen Branchen auch sollten im E-Commerce nicht einfach so viele Newsletter wie möglich an etliche Empfänger gesendet werden. Dies gilt auch bei Gutscheinen. Je mehr Gutscheine Ihres Shops im Umlauf sind, desto kleiner ist die Wirkung Ihrer Rabatte.

Bei der Erstellung einer Gutscheinkampagne sollte zuerst immer eine klares Ziel definiert werden, wie zum Beispiel die Reaktivierung von inaktiven Bestandskunden. Um dieses Ziel zu erfüllen, müssen Sie erstmal definieren, welche Kunden Sie als Bestandskunden sehen und was für Sie inaktiv bedeutet. E-Mail Marketing Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, Empfänger nach Merkmalen in einzelne Gruppen zu segmentieren. Die ausgewählten Merkmale der Zielgruppe einer Reaktivierungskampagne könnten zum Beispiel so aussehen:

Wie Ihre individuelle Zielgruppe dabei aussehen sollte, ist natürlich abhängig von Ihrem Geschäftsmodell und Ihren Kunden.

Innerhalb des Newsletters können Sie außerdem einzelne Blöcke personalisieren. Wenn Sie wissen, welche Produktkategorien Empfänger interessieren, können Sie diese Daten für Ihr Mailing nutzen. Sie können zum Beispiel mehrere Produkte in Ihrem Newsletter anlegen und je nach Empfänger ausspielen. Personalisierungen helfen Ihnen so dabei, Kunden mit relevanten Inhalt anzusprechen und so die Performance Ihrer Gutscheinkampagne zu erhöhen.

Sie wollen mehr zum Thema Gutscheinmarketing erfahren? Im Gutschein-Whitepaper  von Newsletter2Go finden Sie neben den aktuellen Kennzahlen viele Beispiele, wie Sie Gutscheine in Newslettern nutzen können. Des Weiteren erhalten Sie Tipps und Tricks zu Betreffzeilen und möglichen Kommunikationsstrecken für Ihr Gutschein-Marketing.

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Newsletter können nach erfolgreichem Versand zu beliebiger Zeit geöffnet werden. Empfänger haben so die Möglichkeit, E-Mails abzurufen, wenn es ihnen am besten passt. Warum ist der Versandzeitpunkt dennoch ein Faktor für die Öffnungsrate? 

Der Einfluss der Versandzeit auf die Öffnungen eines Newsletters hat verschiedene Gründe. Einerseits rutschen E-Mails weiter nach unten, wenn sie schon eine längere Zeit im Postfach liegen. Andererseits nehmen sich Empfänger weniger Zeit für das Lesen von Mailings, wenn das Postfach voll ist. Der ideale Versandzeitpunkt ist somit der Augenblick, in dem Nutzer sich Zeit nehmen, E-Mails zu öffnen und zu lesen. Je nach Zielgruppe kann dies zum Beispiel morgens bei der Arbeit (B2B) oder Abends auf dem Weg nach Hause (B2C) sein. Der ständige Zugriff auf die eigenen E-Mails über das Handy birgt dabei auch eine Gefahr. Werden Empfänger per Push-Nachricht in einem schlechten Moment über eine neue E-Mail benachrichtigt, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Mail kurzerhand gelöscht wird. 

Neben der Öffnungsrate wird auch die Klickrate immer wieder im Zusammenhang mit Versandzeiten erwähnt. Welchen Einfluss hat der Versandzeitpunkt für das Klickverhalten meiner Empfänger?

Wie bereits erwähnt ist der perfekte Versandzeitpunkt ein Moment, in dem Empfänger Zeit für das Lesen von Newslettern haben. Die Bereitschaft, sich auf die Informationen im Mailing einzulassen und gegebenenfalls nach mehr Informationen auf einer verlinkten Zielseite zu suchen, ist essentiell für die Klickrate. Nur wenn Newsletter richtig wahrgenommen werden können, werden Links geklickt. Erreicht Ihr Newsletter einen Empfänger zu einer schlechten Zeit, kann es Ihnen passieren, dass das Mailing noch schnell geöffnet wird, aber der Leser keine Bereitschaft dafür hat, die Informationen in Ihrem Newsletter aufzunehmen und bei Interesse zu klicken. 

Eine gute Versandzeit ist abhängig von der Branche und Zielgruppe. Wie kann ich als Newsletter-Versender den perfekten Versandzeitpunkt finden? 

Gute Versandzeiten können durch ein paar wichtige Fragen gefunden werden. Der perfekte Versandzeitpunkt dagegen kann erst durch Erfahrungswerte mit den eigenen Empfängern ermittelt werden. Zuerst einmal sollten ein paar Fragen der Zielgruppe geklärt werden. Wer ist meine Zielgruppe? Wann ist meine Zielgruppe für gewöhnlich aktiv? Wie gestaltet sich der Tagesablauf meiner Zielgruppe? Des weiteren können Versandzeiten auch von den Inhalten und gewünschten Reaktionen abhängig sein. Wie bei vielen Marketing-Maßnahmen lohnt sich auch hier ein Blick auf die Konkurrenz. Abonnieren Sie den Newsletter von Wettbewerbern und achten Sie auf die Versandzeiten der Mailings. Haben Sie ein paar gute Versandzeiten gefunden, können Sie die Zeitpunkte zum Beispiel in einem A/B-Test gegeneinander testen und so den perfekten Versandzeitpunkt ermitteln. 

Gibt es bestimmte Versandzeiten, an denen besonders viele E-Mails versendet werden und gibt es branchenübergreifende Statistiken, die allgemeine Aussagen über gute Versandzeiten geben können? 

Gute Versandzeiten können an der Öffnungsrate und Klickrate bestimmt werden. Eine Studie von Newsletter2Go hat sich mit den verschiedenen Versandzeiten von ca. 230.000 Newslettern beschäftigt. Die meisten E-Mails werden demnach Mittwochs und Donnerstags zwischen 09:00 und 11:00 Uhr versendet. Die besten Öffnungsraten dagegen haben Newsletter, die gegen 20:00 Uhr versendet werden. Die schlechteste Öffnungsrate erreichen Newsletter, die Freitag Nachmittags verschickt werden. Auch die Klickraten sind bei Mailings, die Abends versendet werden, überdurchschnittlich gut. Mehr Informationen zu den perfekten Versandzeiten und ausführliche Statistiken zu einzelnen Branchen finden Sie im Versandzeiten-Whitepaper von Newsletter2Go.

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Die wichtigsten KPI-Definitionen für erfolgreiches Newsletter-Marketing

Aus den gängigsten E-Mail-Marketing-Kennzahlen lassen sich zahlreiche wichtige Schlussfolgerungen ableiten, die Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mail Marketing Performance stetig zu überwachen und optimieren. Eine professionelle Newsletter Software wie das E-Mail Marketing Tool von Newsletter2Go beinhaltet das Tracking und die Analyse aller wichtigen Kennzahlen. Für einen Laien erscheint die Anzahl der Kennzahlen oft fast endlos. Welche KPIs wirklich nützlich sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

1. Die Zustellrate

Die Zustellrate gibt in Prozentsätzen an, wie viele Empfänger aus der ausgewählten Empfängerliste Ihr Mailing tatsächlich erhalten haben. Sie berechnet sich aus der Gesamtmenge aller Empfänger, die in der genutzten Adressliste stehen, abgezogen der Anzahl derer, denen der Newsletter nicht zugestellt werden konnte. Aus diesem Anteil ergibt sich die Bouncerate.

Tipp: Nutzen Sie eine Newsletter Software mit gewhitelisteten Servern, um eine hohe Zustellrate zu gewährleisten. Wird der Newsletter von einem Server mit Whitelisting versendet, so wird der Newsletter direkt in das Postfach der Empfänger zugestellt, ohne als Spam markiert zu werden.

2. Die Bouncerate

Die Bouncerate beschreibt die Zustellungen, die zum Beispiel aufgrund fehlerhafter E-Mail-Adressen fehlgeschlagen sind. Die Bouncerate ist eine wichtige Kennzahl, die einen großen Einfluss auf Ihren Newsletter-Versand haben kann. Eine erhöhte Anzahl an Bounces kann außerdem dazu führen, dass Sie als Versender als Spam eingeordnet werden.

Tipp: Unterscheiden Sie unbedingt zwischen Hard Bounces und Soft Bounces. Während Hard Bounces bedeuten, dass eine E-Mail-Adresse permanent nicht (mehr) erreichbar ist, sind Soft Bounces vorübergehend nicht erreichbare Adressen. Diese lassen sich zum Beispiel auf ein volles Postfach des Empfängers zurückführen. Die Newsletter Software von Newsletter2Go entfernt automatisch alle Hard Bounces aus der Empfängerliste und sorgt somit für eine Verringerung der Bouncerate.

3. Die Öffnungsrate

Die Öffnungsrate gibt an, wie viele der Empfänger das Mailing auch tatsächlich geöffnet haben. Hierbei kann weiterhin zwischen Gesamtöffnungen und eindeutigen Öffnungen unterschieden werden. Während bei der Gesamtöffnungsrate alle Öffnungen gezählt werden, misst die eindeutige Öffnungsrate lediglich ein einmaliges Öffnen pro Empfänger. Mehrfachöffnungen werden bei dieser Kennzahl ignoriert. Die Öffnungsrate kann sich weiterhin auf alle Empfänger beziehen oder auf die, die das Mailing auch tatsächlich erhalten haben.

Tipp: Erwarten Sie von Ihrer Öffnungsrate nicht zu viel. Eine gute Öffnungsrate liegt zwischen 20% und 25%.

4. Die Klickrate

Die Klickrate gibt Aufschluss darüber, wie viele Empfänger auf einen Link in der E-Mail geklickt haben. Ähnlich wie bei der Öffnungsrate können hier alle Klicks, also auch die Mehrfachklicks oder nur ein Klick pro Empfänger gerechnet werden. Die Klickrate mit einem Klick pro Empfänger wird als eindeutige Klickrate bezeichnet und am häufigsten im E-Mail Marketing genutzt. Bringen Sie die Klickrate stets in einen Kontext mit Ihren Zielen und dem Wettbewerb. Haben Sie beispielsweise einen Sales Newsletter mit einer attraktiven Verkaufsaktion versendet, so ist eine andere Relation der Klickrate zu erwarten, als bei einer Terminankündigung für ein Event.

Tipp: Eindeutige Klickraten liegen im Durchschnitt zwischen 3% und 6%, über 6% ist sogar als gut einzustufen. Erwarten Sie auch hier keine zu hohen Zahlen!

5. Die Click-Through-Rate (CTR):

Diese Kennzahl schließt sich in gewissem Maße an die Klickrate an. Sie zeigt, wie viele Empfänger, die das Mailing geöffnet haben, direkt nach der Öffnung durch den Newsletter geklickt haben. Eine niedrige Öffnungsrate kann trotzdem eine hohe Click-Through-Rate mit sich bringen, während eine hohe Öffnungsrate nicht automatisch auch eine hohe Click-Through-Rate bedeutet.

6. Die Abmelderate:

Die Abmelderate zeigt Ihnen den Anteil an Empfängern, die sich nach einem Newsletter abgemeldet haben. Jedes Mailing muss aus rechtlicher Sicht einen Abmeldelink enthalten, über welchen im Anschluss Rückschlüsse zur Abmelderate gezogen werden können.

Tipp: Geben Sie Ihren Empfängern die Möglichkeit, im Abmeldeprozess anzugeben, wieso sie sich vom Newsletter abmelden möchten. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihre Mailing Performance zu optimieren. Achtung: Die Abmeldung muss laut aktuellem DSGVO-Standard mit nur einem Klick erfolgen. Die Angabe eines Abmeldegrundes kann im Anschluss erfolgen und muss absolut freiwillig sein.

Fazit – Kennzahlen im E-Mail Marketing sind maßgebend für die Performance

Wenn sie erfolgreiche Newsletter aufsetzen und versenden möchten, ist die Basis, die wesentlichen Kennzahlen zu kennen und verstehen. Sie geben nicht nur detaillierten Aufschluss über die aktuelle Performance, sondern helfen auch dabei, Fehler in Zukunft zu vermeiden. KPIs tragen somit maßgeblich zum E-Mail-Erfolg bei. Die Anzahl der KPIs ist vielfältig, jedoch können Sie mit einem Basisverständnis der gängigsten Kennzahlen Ihre Newsletter bereits erfolgreich optimieren.

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