Im Whitepaper gehen wir im Detail auf die folgenden Bereiche ein:

• Leadgenerierung im Marketing
• Kundenservice & Support
• Vertriebsautomatisierung
• Personalwesen (HR)
• Finanz- und Rechnungswesen
• IT-Sicherheitsmanagement
• Wissensmanagement

Whitepaper hier kostenlos herunterladen:

Automatisierung im Unternehmen braucht Klarheit statt Aktionismus

Viele Unternehmen nähern sich dem Thema Automatisierung mit großem Interesse, aber wenig Struktur. Neue Tools werden getestet, Pilotprojekte gestartet, einzelne Workflows automatisiert. Dies geschieht aber häufig isoliert voneinander. Das Ergebnis: punktuelle Effizienzgewinne, aber kein skalierbarer Effekt. Der Grund dafür liegt selten in der Technologie selbst. Viel häufiger fehlt eine klare Antwort auf drei zentrale Fragen: Welche Prozesse sind wiederholbar? Wo entstehen regelmäßig Engpässe? Und an welchen Stellen wirkt sich eine Entlastung direkt auf Umsatz, Liquidität oder Entscheidungsqualität aus?

Automatisierung im Unternehmen funktioniert dann am besten, wenn sie als gezielte Optimierung bestehender Abläufe verstanden wird. Genau deshalb lohnt es sich, mit Bereichen zu starten, die sowohl datengetrieben als auch geschäftskritisch sind.

Warum nicht jeder Prozess sofort automatisiert werden sollte

Der Wunsch, möglichst viele Abläufe gleichzeitig zu automatisieren, ist nachvollziehbar, führt in der Praxis aber selten zum Erfolg. Automatisierung lebt von klaren Regeln, sauberen Daten und definierten Ergebnissen. Prozesse, die stark individuell, selten oder schlecht dokumentiert sind, eignen sich dafür nur bedingt. Erfolgreiche Unternehmen gehen deshalb schrittweise vor. Sie identifizieren Prozesse, die regelmäßig anfallen, gut messbar sind und einen klaren Output haben, so wie die 7 Prozesse im Whitepaper. Dazu gehören auch Marketing und Finance. Beide Bereiche arbeiten mit strukturierten Daten, festen Zeitzyklen und klaren Zielgrößen. Gleichzeitig binden sie in vielen Organisationen überdurchschnittlich viele personelle Ressourcen.

Leadgenerierung im Marketing: Qualität schlägt Quantität

In der Leadgenerierung zeigt sich besonders deutlich, wie sich Automatisierung im Unternehmen verändern kann. Klassische Maßnahmen wie Whitepaper, Checklisten oder Newsletter-Anmeldungen funktionieren weiterhin. Doch immer mehr Leads bedeuten nicht automatisch mehr Umsatz, sondern häufig vor allem mehr manuellen Aufwand. KI-gestützte Automatisierung setzt hier an einem anderen Punkt an. Statt möglichst viele Kontakte zu sammeln, geht es darum, frühzeitig zu qualifizieren. Automatisierte Audits, intelligente Formulare oder dynamische Content-Strecken helfen dabei, Interessent:innen besser einzuordnen, ohne sie mit Standardfragen zu überfrachten.

Besonders wirkungsvoll wird das, wenn Automatisierung entlang der gesamten Customer Journey gedacht wird. Inhalte passen sich an, Scorings laufen im Hintergrund, Übergaben an Sales erfolgen strukturierter. Das Marketing liefert damit nicht nur mehr Leads, sondern vor allem besser vorbereitete Leads. Für Vertriebsteams bedeutet das weniger Reibung, für das Unternehmen eine deutlich höhere Abschlusswahrscheinlichkeit.

Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen: Stabilität und Transparenz gewinnen

Während das Marketing häufig als Innovationsfeld wahrgenommen wird, hat das Finanz- und Rechnungswesen immer noch einen Ruf als veraltet und konservativ. Dabei liegt hier ein enormes Automatisierungspotenzial. Kaum ein Bereich ist so stark von wiederkehrenden Aufgaben geprägt: Belege prüfen, Rechnungen erfassen, Zahlungen zuordnen, Daten für Auswertungen aufbereiten.

Automatisierung im Unternehmen entfaltet in Finance-Prozessen ihre Wirkung besonders schnell. KI kann Belege erkennen, Informationen extrahieren, Plausibilitäten prüfen und Auffälligkeiten markieren. Statt Zeit mit manueller Kontrolle zu verbringen, können sich Teams auf Ausnahmen, Analysen und strategische Fragestellungen konzentrieren.

Ein weiterer Vorteil: Automatisierte Finanzprozesse schaffen Transparenz. Cashflow-Übersichten werden aktueller, Forecasts belastbarer, Entscheidungen fundierter. Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist das ein entscheidender Faktor. Unternehmen gewinnen nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit.

Und was ist mit den anderen Prozessen?

Natürlich endet Automatisierung im Unternehmen nicht bei Marketing und Finance. Kundenservice, Einkauf, HR, Reporting oder interne Administration bieten ebenfalls große Potenziale – darauf gehen wir im Whitepaper konkret ein. Die Erfahrung zeigt: Wer mit gut geeigneten Bereichen startet, schafft Akzeptanz im Unternehmen. Erfolge werden sichtbar, Mitarbeitende entlastet, die Bereitschaft für weitere Schritte steigt. Automatisierung wird so nicht als abstraktes Projekt wahrgenommen, sondern als echtes Asset.

Automatisierung im Unternehmen braucht einen Plan

Einzelne Automatisierungen können kurzfristig helfen, doch nachhaltig wird der Effekt erst mit einer übergeordneten Perspektive. Welche Prozesse zahlen aufeinander ein? Welche Daten werden mehrfach genutzt? Und wie lassen sich Lösungen so integrieren, dass sie mit dem Unternehmen wachsen?

Genau an diesem Punkt wird klar, warum es sinnvoll ist, Automatisierung nicht nur aus dem Bauch heraus zu betreiben, sondern strategisch zu priorisieren. Ein strukturierter Überblick hilft dabei, Chancen realistisch einzuschätzen und die richtigen nächsten Schritte zu gehen.

Whitepaper: Die nächsten Schritte systematisch angehen

Wenn Du wissen möchtest, wie Du diese Schritte sinnvoll priorisierst, lohnt sich ein Blick in das Whitepaper „KI Automatisierung – Die 7 wichtigsten Prozesse, die Du in Deinem Unternehmen automatisieren solltest“.

Darin geht es nicht um Tool-Empfehlungen, sondern um Entscheidungslogik: Welche Prozesse zuerst? Wo entsteht der größte Hebel? Und wie lassen sich Automatisierungsprojekte so aufsetzen, dass sie langfristig wirken und nicht nur kurzfristig entlasten?

Für alle, die Automatisierung im Unternehmen nicht dem Zufall überlassen wollen, sondern strukturiert angehen möchten, ist das Whitepaper der konsequente nächste Schritt.

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Erwartungen und Konkurrenz machen Prozessautomatisierung im E-Commerce zur Pflicht

Im E-Commerce schreiten Digitalisierung und Automatisierung mit enormer Geschwindigkeit voran. Von einer reibungslosen, kanalübergreifenden Kauferfahrung bis zu Personalisierungsmaßnahmen sind die Anforderungen an Händlerinnen und Händler gestiegen – durch den Wettbewerb aber auch durch die Anforderungen der Kundinnen und Kunden. Mehr denn je erwarten sie heute von Produktpräsentation, Personalisierung, Logistik etc. Für viele Online-Händler:innen wird es dadurch zunehmend unmöglich, ihre Prozesse manuell effizient zu steuern – insbesondere, wenn das Sortiment wächst oder Produkte auf mehreren Plattformen gleichzeitig angeboten werden sollen. Wer diese Anforderungen also dauerhaft erfüllen möchte, kommt um die Prozessautomatisierung nicht mehr herum.

Typische Prozesse im E-Commerce-Alltag, die Zeit kosten

Grundsätzlich sollte man am ehesten die Prozesse automatisieren, die im Unternehmensalltag am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Zum Beispiel, weil sie sehr aufwändig sind oder immer wieder durchgeführt werden müssen. Einige der Bereiche, in denen Prozessautomatisierung im E-Commerce am besten umgesetzt werden kann, sind die folgenden:

• Auftragsabwicklung: Vom Eingang der Bestellung über die Zahlungsprüfung bis zur Rechnungserstellung
• Bestandserfassung und -synchronisierung: Automatischer Abgleich von Lagerbeständen über verschiedene Kanäle hinweg
• Datenweitergabe an Logistikdienstleister: Etikettendruck, Sendungsnummern und Tracking-Informationen automatisch übermitteln
• Versandetiketten erstellen: Automatische Erstellung und Druck direkt nach Auftragseingang
• Echtzeit-Reports: Verkaufszahlen, Retouren, Lagerbestände – übersichtlich aufbereitet, statt manuell in Excel geführt
• Datenexport: Regelmäßiger Export von Transaktionsdaten für Buchhaltung, Steuer oder ERP-Systeme
• Marktplatz-Handling: Preisupdates, Produktverfügbarkeiten und Werbekampagnen automatisiert ausspielen

Diese Prozesse fallen nicht nur täglich an, sie sind auch repetitiv, fehleranfällig und binden Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich besser eingesetzt wären, z. B. für Kundenbindung oder strategische Weiterentwicklung. Sie bieten daher großes Potenzial für Automatisierungen. Einfach in das Thema hineinstürzen sollte man sich allerdings nicht – erst gilt es, die eigenen Prozesse wirklich zu kennen und eine Strategie aufzubauen.

Automatisierung mit Plan statt Automatisierungseuphorie

Automatisieren klingt im ersten Moment verlockend: mehr Effizienz, weniger Aufwand, bessere Skalierung. Doch: Viele Unternehmen erleben nach der anfänglichen Begeisterung eine regelrechte Automatisierungsdepression. Die Realität zeigt, dass unstrukturierte Automatisierungsversuche oft zu fragmentierten Systemen führen, die schwer wartbar und noch schwerer skalierbar sind. Nur wer seine Prozesse im Vorfeld sauber analysiert und plant, schafft die Voraussetzungen für eine tragfähige und skalierbare Automatisierung.

Eine nachhaltige Prozessautomatisierung im E-Commerce beginnt also nicht mit dem Tool, sondern mit der Strategie und den folgenden Fragen:

• Welche Prozesse verursachen den größten Aufwand?
• Welche Systeme sollen miteinander sprechen?
• Wer im Team ist betroffen?
• Welche Anforderungen müssen für eine Automatisierung erfüllt sein?

Nur mit dieser Vorbereitung lassen sich Insellösungen vermeiden – und Automatisierung wird zum echten Effizienztreiber statt zum neuen Problemherd.

Woran erkennst Du Prozesse, die sich automatisieren lassen?

Hat man seine Strategie parat, ist der erste Schritt getan. Jetzt können die Prozesse ausgewählt werden, auf die diese Strategie im Rahmen der Automatisierung angewendet wird. Nicht jeder Prozess im Unternehmen ist dabei ein Kandidat für die Automatisierung. 

Es gibt aber einige klare Kriterien, die dir helfen zu erkennen, wo Automatisierung sinnvoll ist:

• Wiederkehrende Abläufe: Aufgaben, die regelmäßig in gleichbleibender Form ausgeführt werden (z. B. täglicher Bestandsabgleich)
• Regelbasierte Logik: Entscheidungen lassen sich anhand fester Regeln treffen (z. B. Rabatt gewähren ab X Stückzahl)
• Hoher manueller Aufwand: Prozesse, die viel Zeit kosten und regelmäßig zu Fehlern führen
• Digitale Daten als Grundlage: Der Prozess basiert auf strukturierten, digitalen Informationen (z. B. Produktdaten, Bestellinformationen)
• Keine kreative Entscheidung notwendig: Der Ablauf erfordert keine individuelle Einschätzung oder menschliches Urteilsvermögen

Trifft ein Prozess mehrere dieser Kriterien, ist er mit hoher Wahrscheinlichkeit automatisierbar. Mit der Checkliste, die Du in diesem Artikel herunterladen kannst, kannst Du das für deine Geschäftsprozesse konkret überprüfen.

Praxisbeispiel: Hanskruchen digitalisiert mit T4DT traditionelle Prozesse

Ein anschauliches Beispiel für erfolgreiche Automatisierung liefert das Traditionsunternehmen Hanskruchen, das gemeinsam mit T4DT seine internen Prozesse digitalisiert hat. Als Hersteller hochwertiger Bettwaren musste Hanskruchen Lösungen für das wachsende Sortiment sowie neue Vertriebskanäle finden.

Manuell gepflegte Excel-Listen, keine konsistente Datenstruktur und ein hoher Aufwand für die Listung auf verschiedenen Marktplätzen stellten eine enorme Herausforderung dar. T4DT setzte daher gemeinsam mit dem Unternehmen auf eine ganzheitliche Prozessanalyse und entwickelte eine passgenaue Datenstrategie.

Das Ergebnis:

• Zentral gepflegte Produktdaten
• Automatisierte Datenverteilung an Marktplätze
• Deutliche Zeitersparnis in der Produktpflege
• Weniger Fehler und mehr Transparenz

Der Schlüssel zum Erfolg: Die Prozesse wurden zuerst vollständig durchdacht und strukturiert, bevor neue Tools zu ihrer Automatisierung eingeführt wurden.

Fazit: Mit Strategie zur erfolgreichen Prozessautomatisierung

Prozesse automatisieren im E-Commerce. Was zunächst vor allem nach einer technischen Herausforderung klingt, ist zunächst vor allem eine strategische Aufgabe. Denn die erfolgreiche Automatisierung beginnt mit der Analyse und Priorisierung. Wer einfach nur Tools einführt, ohne die zugrundeliegenden Prozesse zu verstehen, riskiert Chaos statt Effizienz.

Starte daher mit einem klaren Plan, analysiere deine Prozesse strukturiert und automatisiere dort, wo es Sinn macht – das spart dir langfristig Zeit, Kosten und Nerven. Und als praktische Hilfestellung auf diesem Weg kannst Du die Checkliste zum Download nutzen.

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Die Basis: Das Digital Asset Management System

Bevor wir über die Werbemittel Produktion sprechen können, muss die Basis gelegt werden. Falls Du bereits ein DAM System im Einsatz hast, kannst Du in diesem Whitepaper erfahren, wie Du visuelle Inhalte verwalten kannst. Falls Du noch auf der Suche bist, kann Dir unser Marktüberblick helfen. Anhand von 180 Kriterien wurden 36 Anbieter gegenübergestellt. So kannst Du eine informierte Entscheidung bei der Auswahl treffen. Lade Dir direkt unseren DAM Marktüberblick herunter:

Die Werbemittel-Erstellung

Wer als Marketing Manager tätig ist, kennt eine alltägliche Situation: Es müssen neue Werbemittel erstellt werden. Für eine bald anlaufende Kampagne steht die Planung und Umsetzung eines neuen Flyers auf dem Plan. Außerdem müssen eine dazugehörige Landingpage, Google Banner und Social Media Ads für Facebook, Instagram und LinkedIn erstellt werden. Das Werbemittel-Set soll aber nicht nur für den deutschen Markt produziert werden. Vier weitere Märkte, in denen das Unternehmen Kundinnen und Kunden erreichen möchte, werden auch angesprochen. Und schon braucht es in der Marketing Produktion nicht nur ein Set aus vier Werbemitteln, sondern aus 16. Kommen dann noch verschiedene Visualisierungen in jedem Set hinzu, steigt die Anzahl an Werbemittel-Versionen weiter.

Die Lösung: Zusammenarbeit

Für den Marketing Manager bedeutet das vor allem eines: Erheblicher Aufwand und hohe Kosten für die Produktion der in Summe (mindestens) 16 Werbemittel. Und auch der Zeitfaktor ist nicht zu unterschätzen. Für jedes Format und jede Version des Werbemittels, müssen er und sein Marketing-Team mit internen oder externen Partner:innen Inhalte abstimmen, Materialien austauschen, Freigaben einholen. Der Weg zu den fertigen Werbemitteln ist lang. Und eines ist fast immer der Fall: Die Zeit drängt. Kommt Dir in einer solchen Situation dann auch manchmal der Gedanke, wie viel einfacher es wäre, Werbemittel automatisiert erstellen zu können?

Unser Marketing Manager hat sich daher an einen seiner IT-Kollegen gewandt, um gemeinsam mit ihm eine Lösung für eine einfachere Erstellung und Verwaltung von Werbemitteln zu finden. Was der Marketing Manager bereits wusste: Das Unternehmen nutzt bereits ein Digital Asset Management System (DAM), um Daten und digitale Materialien im Unternehmen zentral zu verwalten. Die Idee des IT-Kollegen bestand nun darin, das DAM System für den Aufbau eines Marketing Production Automation Stacks zu nutzen. Ziel dieses MarTech Stacks ist es dann, die Produktion von Standard-Werbemitteln zu automatisieren – und damit das Marketing Team zu entlasten.

Basis für die Marketing Production Automation: Das Digital Asset Management System

Das bestehende Digital Asset Management System hat unseren Marketing Manager sowie sein Team bereits dabei unterstützt, notwendige Materialien und Inhalte für die Produktion von Werbemitteln zentral zu bündeln. Statt wie zuvor Dateien auf unterschiedlichen Servern und in verschiedenen Ordnerstrukturen zu speichern, werden beispielsweise Fotos und Videos professionell mit dem DAM-System verwaltet. Dafür stellt das DAM-System unter anderem Funktionen bereit, um:

• Dateien automatisch aus angeschlossenen Tools und Systemen zu importieren
• Fotos und Videos nach Bedarf für verschiedene Ausgabekanäle zu konvertieren
• Dateien kanalspezifisch zu exportieren und
• Dateien zwischen verschiedenen Beteiligten im Marketing Production Workflow auszutauschen

Kurzum lieferte das Digital Asset Management den IT-Verantwortlichen die Basis, um Marketing Production Automation (MPA) zu realisieren. Als Single Source of Truth stellt das DAM einheitliche, aktuelle Materialien bereit. Das ist essenziell, um automatisiert Werbemittel erstellen zu können, die korrekte Informationen beinhalten. Damit Du und Deine IT aber mehr aus einem Digital Asset Management System herausholen können, braucht es technische Ergänzungen.

KI und Templates ergänzen das DAM-System

Damit Marketing Production Automation funktioniert und Marketing Manager:innen standardisierte Werbemittel nur noch per Knopfdruck in Sekundenschnelle erstellen können, muss ein bestehendes DAM-System durch weitere Tools des MarTech-Stacks ergänzt werden. Zentral für MPA sind dabei eine KI-Engine und vorgefertigte Templates. Diese müssen mit den Materialien und Inhalten aus dem DAM-System lediglich befüllt werden. Die KI sorgt dabei dafür, dass Inhalte etwa semantisch und grammatikalisch korrekt in die Templates gefügt werden. Bilder für Flyer, Plakate, Google-Banner, Social Media Ads und andere Werbemittel können teilweise bereits durch die integrierten Funktionen des DAM-Systems für die jeweiligen Werbemittel in das richtige Format konvertiert werden. Ist das nicht für alle Formate möglich, muss das DAM mit weiteren Tools für Layouting und Konvertierung erweitert werden.

Am Ende erhalten Marketing Manager mit MPA auf Basis eines DAM-Systems fertige Werbemittel, die wieder in das DAM gespiegelt werden. Und das in kürzester Zeit. Aus einem reinen, zentralen Speicherort holst Du so in Kombination mit KI und Templates sowie gegebenenfalls zusätzlichen Layouting-Funktionen mehr aus Deinem DAM-System heraus.

Zeit und Kosten durch ein intelligentes Digital Asset Management System sparen

Ein DAM-System bringt Deinem Unternehmen bereits viele Vorteile durch die zentrale Verwaltung von Marketing-Materialien. Für sich genommen kannst Du mit einem Digital Asset Management nicht nur zeitliche Ressourcen für andere Aufgaben freisetzen. Mit DAM reduzierst Du das Risiko unberechtigter Zugriffe auf Dateien und möglicher Abmahnungen. Erweiterst Du Dein DAM-System mit passenden Tools, kannst Du das Einsparpotenzial sogar noch erhöhen. Und Du und Dein Team haben den Kopf wieder frei für andere Marketing-Aufgaben.

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Die Themen: KI-Anwendungen für jede Unternehmensfunktion

Die KI-Konferenz 2024 behandelte eine breite Palette von KI-Anwendungen, die den Einsatz künstlicher Intelligenz für das tägliche Geschäft optimieren. Die Sessions umfassten unter anderem:

1. Content-Management und KI: Hier beleuchteten die Sprecher:innen, wie KI das Content-Management verändert, Inhalte optimiert und damit kreative Arbeitsprozesse ergänzt, ohne menschliche Kreativität zu ersetzen.
2. Marketing und Personalisierung: Einige der Vorträge konzentrierten sich auf die Möglichkeiten von Marketing-Automatisierungen durch KI und zeigten, wie maßgeschneiderte Kundenerlebnisse durch Automatisierungskonzepte entstehen und dabei die Effizienz signifikant steigern können.
3. SEO und KI: Spannende Einblicke gab es im Bereich SEO, in dem intelligente Tools heute bereits komplexe Datenanalysen und -optimierungen für die Sichtbarkeit von Websites übernehmen.
4. Kundenmanagement und Chatbots: Ob Kundeninteraktion über Chatbots oder Review-Management. KI als Schnittstelle im Kundenservice ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil für Unternehmen geworden, wie Expert:innen in verschiedenen Panels aufzeigten.

KI als zweischneidiges Schwert

Die Einsatzfelder für KI in der Unternehmenspraxis sind also breit. Und doch darf bei aller Effizienzsteigerung in keinem Fall der Datenschutz aus dem Auge verloren werden. In diesen Bereich gab zu Beginn der KI-Konferenz 2024 Christian Solmecke, LL.M. (WBS.LEGAL Rechtsanwaltsgesellschaft mbH & Co. KG) Einblicke. Die Eröffnungs-Keynote:
„Muss ChatGPT zurück in den Kindergarten? Rechtliche Hürden bei der Anwendung von Künstlicher Intelligenz“ machte auf die andere Seite des KI-Einsatzes aufmerksam. Hier erfuhren die Teilnehmer:innen, welche Gefahren von KI ausgehen können, wenn sie in die falschen Hände gerät, und wie der neue AI Act der Europäischen Union hier Schutz bieten soll. Möchtest Du mehr über KI und Ethik erfahren oder darüber, wie Du Deine Bilder vor KI-Manipulation schützen kannst, haben wir weitere passende Beiträge für Dich.

Keynotes und spannende Speaker:innen – die Highlights der Konferenz

Eröffnet wurde die Veranstaltung von Mario Jung, Christos Pipsos (OMT) und Frank Mühlenbeck (contentmanager.de), die den Konferenztag mit einem Vortrag über „KI in der Unternehmenspraxis“ einleiteten. Auch in den weiteren Sessions kamen hochkarätige Speaker:innen zu Wort: Nicolai Kuban, Co-Founder der contentbird GmbH, sprach etwa darüber, wie mehr qualitative Ergebnisse mit weniger Zeit- und Ressourcenaufwand im Content Marketing erreicht werden können. Matthias Canisius und Felix Motzko (salesforce.com Germany GmbH) zeigten auf, wie sich mit Hilfe von KI ganze Marketingkampagnen automatisieren lassen. Olaf Brandt (etracker GmbH) erklärte, wie ChatGPT als Data Analyst Unternehmen unterstützen kann und Iryna Kyselova-Marchenko (Beinf.ai) führte aus, wie sich mit KI eine Hyperpersonalisierung umsetzen lässt.

Alle Themen und Referent:innen findest Du außerdem noch einmal in diesem Beitrag aufgelistet.

Verpasste Vorträge online anschauen

Du hast die KI-Konferenz 2024 verpasst oder musstest dich zwischen zwei interessanten Vorträgen zur selben Zeit entscheiden? Kein Problem! Alle Panels kannst Du Dir hier anschauen.

Mehr als nur Theorie bei der KI-Konferenz 2024

Teilnehmer:innen erhielten direkte Anwendungstipps und Branchenwissen

Die KI-Konferenz 2024 hat gezeigt, dass KI nicht nur eine Zukunftsvision ist. Sie bietet bereits in vielen Unternehmensbereichen einen messbaren Mehrwert. Besonders der Mix aus praxisorientierten Use Cases, innovativen Toolvorstellungen und interaktiven Diskussionen machte die Konferenz zu einer spannenden Möglichkeit für Unternehmer:innen, die bereits in der Welt der KI unterwegs sind oder sich Inspiration für ihre ersten Schritte dorthin holen wollten. Die Teilnehmer:innen erhielten dabei nicht nur Denkanstöße. Außerdem gab es konkrete Umsetzungstipps und einen umfassenden Einblick in das Potenzial und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von KI. Aufgrund des Erfolgs der ersten Online-Veranstaltung freuen wir uns schon jetzt ankündigen zu können, dass die Veranstaltung im nächsten Jahr in Präsenz stattfinden wird und damit weitere Möglichkeiten zum fachlichen Austausch und zum Networking bieten wird.

Der Beitrag Recap der KI-Konferenz 2024: KI im Unternehmensalltag erschien zuerst auf contentmanager.de.

Um künstliche Intelligenz kommt man heutzutage nicht mehr herum. Egal ob im Privaten oder beim Arbeiten, KI unterstützt uns auf Rat und Tat. Ein Bereich, der wohl das bekannteste Anwendungsfeld ist, ist die Content-Erstellung und das Copy-Texting – Text Automation. Doch wie funktioniert das Ganze konkret? Welche Möglichkeiten bieten sich Unternehmen im täglichen Geschäft? Wir werfen einen genaueren Blick auf das Thema Text Automation und seine Potenziale.

Content erstellen ist zeitaufwändig und oft eine Herausforderung. Sowohl, was die personellen und zeitlichen Ressourcen anbelangt, als auch das textliche Feingefühl. Zumal Content gleichzeitig natürlich weiterhin auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt sein muss. Digitale Unterstützung kommt da gerade recht. Und sie ist zum Glück auch keine Zukunftsmusik mehr, sondern bereits Realität: Inzwischen gibt eine Vielzahl von Tools, um Content Creator bei der Erstellung ihrer Texte zu unterstützen. Die Rede ist von Software, die Künstliche Intelligenz für die Content Erstellung einsetzt und Texte so beispielsweise automatisch anhand vorliegender Daten generiert – Text Automation. Oder wie man sie auch besser kennt: ChatGPT, Gemini, etc.

Definition Text Automation – was ist Text Automation?

Text Automation meint nichts anderes als die Erstellung von Texten durch digitale Tools ohne, dass ein Content Creator den eigentlichen Text schreibt. Es muss allerdings nicht mal zwingend Inhalt für Content Marketing-Formate sein. Text Automation ist nicht an eine bestimmte Textgattung gekoppelt, sondern kann für verschiedene textbasierte Inhalte eingesetzt werden. Zum Beispiel für standardisierte Formate wie Geschäftsberichte. Oder für Postings auf sozialen Netzwerken. Die Möglichkeiten sind vielfältig und richten sich nach dem Funktionsumfang der eingesetzten Software.

Neben Text Automation gibt es eine ganze Reihe weiterer Prozesse, die Unternehmen automatisieren können. Marketing Automation gewinnt zunehmend an Bedeutung. In unserem Beitrag erfährst Du, was Marketing Automation ist und welche Tools für einen Marketing Automation Stack nötig sind. In unserem Marktüberblick erhältst Du zudem eine Übersicht aus 23 Marketing Automation Software Anbietern im Vergleich.

Wie funktioniert Text Automation?

Text Automation ist ein zweistufiger Workflow. Bevor die Software einen Text ausgeben kann, braucht sie Informationen. Die Grundlage bildet also die Analyse von Daten. Die zweite Stufe des Workflows ist dann die eigentliche Textgenerierung.

Die Basis: Eine Datenanalyse

Daten liegen in Unternehmen in hohem Maße vor. Und sie eignen sich hervorragend, um für gute, zielgruppengenaue Inhalte ausgewertet zu werden. Bei der Masse an Daten ist das allerdings keine Aufgabe, die händisch zu bewältigen ist. Die Zusammenhänge und die Analyse von Big Data braucht daher Tools, die mit Künstlicher Intelligenz ausgestattet sind. Denn nur strukturierte Daten können auch für eine automatische Texterstellung herangezogen werden. Zudem bietet KI die Möglichkeit, flexibel Inhalte auf sich ändernde Daten (z.B. von Kundenbedürfnissen) anzupassen. KI unterstützt so gerade auch dabei, Inhalte anhand vorliegender Daten zu personalisieren – welche Einsatzfelder sich daraus unter anderem ergeben, gibt es weiter unten in diesem Beitrag noch einmal genauer.

Textgenerierung mit KI

Im zweiten Schritt des Text Automation Workflows erstellt das eingesetzte KI-Tool anhand der analysierten Daten einen passenden Textinhalt. Je nach Tool ist es nötig, noch ein paar Angaben vor der eigentlichen Texterstellung vorzunehmen. So zum Beispiel, um welche Textgattung es sich handeln soll: Berichte zu Best Practices, andere Geschäftsberichte, E-Mail-Marketing-Inhalte, Produktbeschreibungen, etc.

Einsatzgebiete und Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen ergeben sich verschiedene Einsatzgebiete und Vorteile für Text Automation. Zu den wichtigsten Einsatzgebieten zählen:

• Automatisch erstellte Standard-Berichte: z.B. Geschäftsberichte im Finanzbereich.
• Content Augmentation im Marketing: Darunter ist die inhaltliche Erweiterung von bestehenden oder vorgearbeiteten Inhalten auf Grundlage einer semantischen Analyse gemeint. Ein Text wird hier mit passenden Ergänzungen angereichert.
• Content Creation im Marketing: z.B. Produkttexte, Werbetexte, Landingpages, Social Media Posts, Aufbereitung bestehender Texte für verschiedene Zielgruppen und -kanäle mithilfe der KI sowie deren Optimierung.
• Suchmaschinenoptimierung: Text Automation kann – vor allem bei Produktbeschreibungen und anderen standardisierten Inhalten – zu einem besseren SEO-Ranking beitragen. Die KI zieht dazu Data-Quellen für die Suchmaschinenoptimierung mit heran, die wichtige Informationen für relevante Keywords liefern.

Text Automation Tools lassen sich also in vielerlei Hinsicht im Unternehmen einsetzen. Die Vorteile davon liegen an der Hand. Der Content Creation Prozess wird deutlich vereinfacht und die Effizienz erhöht. Es gibt aber auch Vorteile, die weniger mit Effizienz, dafür aber viel mehr mit Effektivität zu tun haben: Über Text (oder Content) Automation können Unternehmen dank KI-basierten Analysen Inhalte wesentlich besser personalisieren und so ihre Kund:innen effektiver ansprechen. Die Conversion Rate lässt sich durch gute Text Automation erhöhen. Darüber hinaus bietet sich Unternehmen die Möglichkeit, ihr Suchmaschinenranking zu verbessern und so wieder oder noch mehr an Reichweite zu gewinnen.

Fazit

Text Automation entwickelt sich stetig weiter und kann heute bereits um ein Vielfaches bessere Texte automatisch anhand von Daten erstellen, als noch vor wenigen Jahren. Unternehmen sollten die Automatisierung von Content Creation in jedem Fall für sich evaluieren: Gibt es Einsatzbereiche im eigenen Marketing, in denen Text Automation sinnvoll wäre? Wie kann ein entsprechendes Tool dabei helfen, Inhalte und Prozesse zu optimieren? Und welche Funktionen braucht eine Software dafür konkret? Das sind nur wenige der relevanten Fragen. Eines lässt sich jedoch bereits jetzt sagen: Automation wird im Marketing und anderen Geschäftsbereichen in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Und dazu zählt letzten Endes auch die Content Creation.

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Ein Unternehmen verfügt in der Regel über eine Softwareinfrastruktur, in der diverse Software Systeme integriert sind. Dies macht End-2-End-Prozesse oft aufwändig, da diverse Schnittstellen bedient werden müssen.  Zeitgemäße ERP Cloud Lösungen besitzen meist Schnittstellen, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Softwares einfach machen und in der IT zentralisieren. Doch welche Vorteile bietet das Automatisieren der Prozesse im Detail? Einen Auszug findest Du bereits in diesem Artikel – detaillierte Informationen kannst Du dann direkt im Whitepaper nachlesen:

Vorteile der Automatisierung von Standardprozessen in KMU

Die Automatisierung von Standardprozessen bringt mit sich, dass Fehler reduziert, Zeit gewonnen und Kosten gespart werden. Menschliche Fehler werden umgangen, da automatisierte Prozesse weniger fehleranfällig sind. So werden im Folgeschluss Kosten gespart, die bei einer möglichen Behebung von menschengemachten Problemen entstehen würden. Außerdem wird die Effizienz des Unternehmens gesteigert, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit zum Positiven beeinflusst. Vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt sich deswegen eine Automatisierung, um mit der Konkurrenz mithalten zu können.

Welche Bereiche kann man automatisieren?

Die Standardprozesse, die man automatisieren kann, sind vielfältig. Dadurch lässt sich der Aufwand manueller Aufgaben in vielen Bereichen reduzieren. Allerdings sollte man als Unternehmensentscheider wissen, dass bei Standardprozessen die bisher im Unternehmen bestehenden Prozesse angepasst werden müssen. Hier existieren zwei immer noch gängige Philosophien der Implementierung von ERP Lösungen: Die eine besteht darin, die im Unternehmen bestehenden Prozesse in die ERP Software zu übersetzen. Dies bedingt einige Aufwände, da die Lösung angepasst werden muss. Die Folge: Hohe Kosten durch Customizing der Software. Die zweite Option geht davon aus, dass das Unternehmen sich an die Software anpasst. Die Standardprozesse sind bereits in der Software hinterlegt. Jetzt muss sich nur das Unternehmen an diese Prozesse anpassen. Der Vorteil: Es entstehen keine Kosten durch Customizing der Software – allerdings müssen sich die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse einstellen.

Hier ein Überblick der häufigsten Anwendungsbereiche, die zumindest in Teilen automatisiert werden können:

• Buchhaltung
• Personalverwaltung
• Lagerverwaltung
• Kundenbeziehungen
• Vertrieb
• E-Mail-Marketing
• Auftragsabwicklung
• Support
• Marketinganalyse

Insbesondere in der Finanzbuchhaltung ergeben sich eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Prozesse zu automatisieren und damit auch zu optimieren. Die Workflow-Automatisierung ermöglicht beispielsweise, dass hunderte Rechnungen automatisch gelesen und die wichtigsten Daten extrahiert werden können. Auch die Erstellung und der Versand von Rechnungen lassen sich durch Automatisierung optimieren.  Welche weiteren Effekte sich im Anwendungsbeispiel der Buchhaltung ergeben, kannst Du im Whitepaper nachlesen.

Pace Layered Architecture Strategy

Wenn sich ein Unternehmen für eine Automatisierung von Standardprozessen entscheidet, lohnt sich ein vertiefender Blick auf die so genannte Pace Layered Architecture Strategy. Nach dieser Strategie lässt sich ein ERP-System in drei System-Ebenen übersetzen, auf denen die Transformation durchgeführt werden kann.

1. System of Records: Die Ebene der fundamentalen Geschäftsprozesse
2. System of Differentiation: Die Ebene des USP (Unique Selling Point) des Unternehmens
3. System of Innovation: Die Experimentier-Ebene inkl. Trends und Neuheiten

Während die erste Ebene langfristig sehr stabil ist, da sich die Basis-Geschäftsprozesse nur minimal mit der Zeit ändern, sind die beiden anderen Ebenen darauf angewiesen, anpassungsfähig zu bleiben. Vor allem die dritte Ebene, die Innovation fördern sollte und so neue Strategien erproben kann, muss flexibel und reaktionär sein. Auch die Ebene des USP muss adaptiv bleiben, da wir in einer Zeit der ständigen Veränderung leben und ein Unternehmen am Zahn der Zeit agieren sollte.

Wichtige Aspekte für die Umsetzung bei der Automatisierung von Standardprozessen

Wer sich für eine Implementierung von Standardprozessen interessiert, sollte auf folgende Aspekte achten:

Prozessverständnis:

Zunächst einmal sollte man den zu automatisierenden Prozess gründlich verstehen. Identifiziere alle Schritte, Beteiligten und Abhängigkeiten. Dies ermöglicht es Dir, effektiv zu planen und sicherzustellen, dass die Automatisierung den Prozess nicht beeinträchtigt.

Definiere bei Deinen Prozessen klare Ziele und messbare Metriken, um den Erfolg der Automatisierung zu bewerten. Dies kann die Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung oder Qualitätsverbesserung umfassen.

Datenverfügbarkeit und Qualität:

Stelle sicher, dass die für die Automatisierung erforderlichen Daten verfügbar sind und von hoher Qualität sind. Ungenauigkeiten in den Daten können die Automatisierung behindern.

Skalierbarkeit und Flexibilität:

Planen die Automatisierung mit Blick auf die zukünftige Skalierbarkeit und Flexibilität. Der Prozess kann sich im Laufe der Zeit ändern, und die Automatisierung sollte anpassbar sein.

Sicherheit und Datenschutz:

Sicherheitsaspekte und Datenschutz müssen berücksichtigt werden, insbesondere wenn es um sensible Daten geht. Implementiere entsprechende Sicherheitsmaßnahmen und sorge für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Change Management:

Berücksichtige die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und deren Akzeptanz. Schule die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die automatisierten Prozesse effektiv nutzen können.

Monitoring und Optimierung:

Implementiere ein System zur Überwachung der automatisierten Prozesse. Dies ermöglicht es, Leistungsprobleme frühzeitig zu erkennen und die Automatisierung kontinuierlich zu optimieren.

Fazit

Die Automatisierung von Standardprozessen in KMU ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen beschäftigen sollte. Die Vorteile allein überzeugen, da ein durchgängiger, automatisierter Prozess den Arbeitsalltag in so vielen Bereichen vereinfacht.

Wer sich als KMU noch unschlüssig ist, welche ERP-Systeme notwendig sind, kann hier mehr erfahren oder sich hier eine praktische Checkliste herunterladen.

Der Beitrag Whitepaper: Die Automatisierung von Standardprozessen in KMU erschien zuerst auf contentmanager.de.

Die Marketing Lokalisierung ist in vielen Unternehmen eine Schwachstelle, die die Produktion und den Rollout von Marketingmaterialien und Content Marketing-Kampagnen verlangsamt. Lokalisierungs-Workflows helfen dabei, alle internen und externen Beteiligten einfach und transparent in einem durchgängigen Prozess zusammenzubringen und die Auslieferung in zig Sprachen und Formaten deutlich zu beschleunigen. 

Eine große Studie zum Content Marketing prognostizierte „für die nächsten Jahre in Deutschland eine Erhöhung der Investitionen in Content Marketing“. Insbesondere Aufmerksamkeit bei Kunden im Ausland ist für die hiesigen Hidden Champions und Konzerne wichtig. Und Content ist in diversen Ausführungen und Sprachen dafür die Basis.

Lokalisierung: ein erheblicher Zeit- und Budgetfresser

Allerdings ist es teuer und aufwendig diesen Content bereitzustellen. Die Gründe:

1. Die Vielzahl der Kommunikationsmittel und Kanäle: Neben Digital-/Web-/Social-Media-Content ist auch Print bedeutend, um Kunden zu überzeugen. 53 Prozent der deutschen Unternehmen investieren nach wie vor in eine Vielzahl gedruckter Medien und Marketingmaterialien, so die ICMF-Studie.
2. Marketingmaterialien werden von vielen internen und externen Beteiligten erstellt, überprüft, angepasst, lokalisiert, verbreitet, produziert, wiederverwendet. Da diese mit unterschiedlichen Tools arbeiten kommt es zu erheblichem Übergabeaufwand.
3. Lokalisierung ist mehr als einfach nur eine inhaltlich korrekte Textübersetzung. Es gibt zig Elemente, die in der internationalen Kommunikation angepasst werden müssen:
   1. Absender: Unternehmen agieren mit unterschiedlichen regionalen Marken, die aber das gleiche Produkt vertreiben.
   2. Vermittlung von Inhalten: Sind beispielsweise in Europa eher tiefergehende technische und praxisnahe Produkttexte gefragt, hat die Ansprache in Nordamerika eher lockeren, behauptenden Charakter und geht nicht in die Tiefe.
   3. Rechtliche Aspekte, Codes, No-Gos: In verschiedenen Regionen sind unterschiedliche Anforderungen zu beachten, man denke allein im DACH-Raum an die Verwendung des Genderns.
   4. Angepasste Bildsprache: Produktfotos unterscheiden sich teils je nach Region. Und grundsätzlich sollten Image- bzw. People-Fotos der Region entsprechen: In Nordamerika sollten alle Ethnien vertreten sein, in Europa eher Menschen aus dem Umfeld. Im arabischen Raum ist freie Haut auf Fotos tabu etc.
   5. Strukturierte Daten: Zu Produkten und Services gehören auch strukturierte Daten wie Größen, Gewichte, Formen etc. Sie sind zwar fix, dennoch gibt es regional unterschiedliches Pricing mit Landeswährungen, unterschiedliche Messmetriken und Produkthinweise, beispielsweise zu Gewährleistungen.

(Unnötige) Show-Stopper der Lokalisierung

Für die Markenführung und das Marketing resultieren daraus signifikante Adaptions- und Lokalisierungsaufwände. Der Prozess von der Entstehung der Inhalte bis zum regionalen Rollout ist von vielen System- und Medienbrüchen gekennzeichnet. Gut bezahlte Kommunikatoren, Produktexperten und Designer verbringen viel wertvolle Zeit mit stumpfem Copy-and-paste, dem Hin- und Herschicken von Texten, Korrekturen etc. und dem Abgleich von Zwischenständen. Das Grundproblem dabei: Ohne Grafiker geht’s nicht. Sie allein können das komplexe Programm InDesign bedienen und sind damit die Hüter über alle gestalteten Inhalte. Von ihrer manuellen Tätigkeit, ihrer Zeit und häufig auch ihrer Motivation hängt ab, wie schnell und zuverlässig Kampagnen und Kommunikation international in den Markt gebracht werden können. Oder eben von der Budgethöhe für den Agenturpartner.

Merke: Wenn CMOs ihre Marketingprozesse schlank und schnell machen, und dann die Übersetzung und Anpassung der Kommunikationsmittel lange dauert, sind sie trotzdem langsam.

Automatisierte Workflows statt Medienbruch und Copy-and-paste

Ohne strukturierte Marketing-Abläufe hat man als Verantwortlicher wenig Einblick in den aktuellen Stand und kann kaum etwas optimieren. Mit einer Enterprise-fähigen Publishing-Lösung geht es besser, denn sie bringt die drei essenziellen Zutaten für Marketing-Workflows zusammen: Prozesse, Aufgaben und Menschen. Die Lokalisierung von Marketingmaterialien in 5, 50 oder mehr Sprachen ist heute bestens als flexibler Prozess abbildbar und durchführbar. Das belegen die Erfolge bei Unternehmen wie Henkel, Liebherr, Porsche, Siemens, Sto oder Voith.

Eine gute Publishing Software bringt verschiedene Content-Owner wie Produktmanager, aber auch das zentrale und lokale Marketing- sowie externe Agenturpartner, Übersetzer und Freelancer workflowbasiert zusammen. Alle Beteiligten arbeiten in einer originalgetreuen Vorschau immer mit Kontext am gestalteten Dokument (WYSIWYG-Vorschau). Sie sehen direkt, ob zum Beispiel ein übersetzter Text oder eine Ergänzung in das InDesign-Layout passt. Wenn diese Funktion freigegeben ist, können die Texte auch durch Schriftgröße, Laufweite oder Zeilenabstand gleich im Browser angepasst werden. Zentrale und lokale Marketer gewinnen mehr Flexibilität und können Marketingmaterialien auch ohne Corporate-Design-Kenntnisse inhaltlich mit der regional erforderlichen Inhaltstiefe, Ansprache, Bildsprache etc. fertigstellen – und zwar immer im Einklang mit den hinterlegten Markenrichtlinien. Weil alle Beteiligten online auf den gleichen Datenbestand zugreifen, beschleunigt sich die Zusammenarbeit intern sowie mit Dienstleistern.

Der Automation sind kaum Grenzen gesetzt

Texte lassen sich auf Knopfdruck durch KI-Tools etwa von Google, Microsoft oder DeepL übersetzen. Sie fließen dann quasi in Echtzeit in hoher sprachlicher Qualität direkt in Dokumente und Vorlagen ein. Sie können dort überprüft und ggf. angepasst werden. Gleiches gilt für die Arbeit mit Übersetzungssystemen wie SDL|Trados, MemoQ oder Across bzw. Übersetzungsbüros.

Strukturierte Produktdaten können in den gestalteten Dokumenten als Verknüpfungen hinterlegt werden. Sie fließen dann automatisiert aus Excel, PIM oder anderen Quellen ein und müssen nicht von Hand kopiert und eingefügt werden.

Und auch Abformate von Bannern, Grafiken etc. können automatisiert erstellt werden. Von einem Ausgangsdokument (InDesign-Vorlage) werden sekundenschnell beliebige fertige (= markenkonforme) Abformate erstellt.

Tipp: Fundierte Analyse steht am Anfang eines Marketing-Workflows

Wenn Sie die richtige Enterprise-fähige Publishing Software haben, starten Sie zunächst mit einer tiefgehenden Analyse: Wer hat welche Aufgaben im Content-Prozess? Wer macht Layout und Design-Adaptionen, wer lektoriert und wer gibt den Content frei? Ist auch die Rechtsabteilung involviert? Es ist wichtig diesen Überblick zu haben denn jetzt beginnt der interessante Teil der Arbeit: Sie können anfangen, einen Marketing-Workflow zu kreieren und die Interaktionen zwischen Beteiligten zu optimieren. Typische, stets zeitfressende und komplizierte Prozessschritte sind vor allem die Freigabe- und Abstimmungsrunden. Sie bergen viel Optimierungspotential.

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Noch nie zuvor gab es so viele Touchpoints zwischen Kund:innen und Unternehmen. Längst ist es nicht nur die Webseite oder das Ladengeschäft. Social-Media-Kanäle, E-Mail-Kampagnen, E-Commerce-Marktplätze, Online-Magazine und Blogs – die Liste der möglichen Touchpoints ist lang. Die Anforderungen an die Kommunikation des Unternehmens sind damit gestiegen. Laut der Twilio-Studie „Bericht zum Stand der Kundeninteraktion 2022″ erwarten Kund:innen eine digitale Kommunikation von Unternehmen. Unternehmen berichten dort etwa, dass mehr als die Hälfte der Kundeninteraktion digital stattfindet. 88 Prozent der in der Studie befragten Unternehmen geben dabei an, dass die Personalisierung ein wichtiger Aspekt der Kundeninteraktion und Kundenbindung ist.

Die gute Nachricht: Durch die Vielzahl an Touchpoints erhalten Unternehmen auch Unmengen an Daten zu Kundengruppen. Die Herausforderung besteht allerdings darin, diese Daten nutzbar zu machen. Doch wie können Unternehmen die Daten ordnen? Und welche Erkenntnisse lassen sich aus diesen gewinnen? Mit einer 360-Grad-Kundenanalyse können Sie genau feststellen, was sich Ihre Zielgruppe in der Kundeninteraktion wirklich wünscht. Was aber macht eine solche Kundenanalyse aus?

So funktioniert eine 360-Grad-Kundenanalyse

1. Daten sammeln und zentral speichern

In Ihrem Unternehmen sammeln Sie automatisch zahlreiche Daten zu Ihren Kund:innen. Sie stammen von Ihrer Website, Social-Media-Auftritten, Transaktionen, vom Shopping-Verhalten der Kund:innen und nahezu jeder Interaktion, die zwischen Ihnen und Ihren Kundengruppen stattfindet. Im B2B-Umfeld erhalten Sie Informationen zu Ihren Kund:innen natürlich auch aus dem persönlichen Kontakt mit dem Vertrieb oder Customer Service. Für eine 360-Grad-Kundenanalyse sind aber nicht nur viele Daten wichtig, sondern auch deren Speicherung. Daten werden erst dann nutzbar, wenn sie auch zentral abgerufen werden können. Daher ist der erste Schritt für eine Rundum-Kundensicht, die vorhandenen Informationen zu konsolidieren und über einen zentralen Datenpunkt für alle beteiligten Mitarbeiter:innen und Systeme zugänglich zu machen. Klassisch werden Kundendaten in einem Customer Relationship Management (CRM)-System gespeichert, angereichert und verwaltet.

2. Kundenanalyse mit verknüpften Tools ermöglichen – DXP aufbauen

Damit Sie Kund:innen und Kundengruppen auf deren Bedürfnisse hin analysieren können, muss das CRM-System idealerweise mit anderen Tools verknüpft werden, die eine Analyse und anschließende Personalisierung der Kommunikation ermöglichen. Eine Digital Experience Platform (DXP) bietet dabei die beste Voraussetzung, eine Kundenanalyse mit den gesammelten Daten im CRM-System vorzunehmen. Der Grund: In einer DXP können Sie verschiedene Tools und Systeme nach dem Best-of-Breed-Ansatz miteinander verbinden und so die Systemumgebung schaffen, die Sie für Ihr Marketing benötigen. Wichtig dabei ist aber, dass die DXP-Lösung auch die kanalübergreifende Content-Ausspielung unterstützen sollte. So werden Kund:innen genau da abgeholt, wo sie gerade stehen. Erst dann können Sie voll und ganz von der 360-Grad-Kundenanalyse profitieren und Marketing-Inhalte personalisiert sowie passgenau für den Kunden oder die Kundin bereitstellen.

Warum Sie eine 360-Grad-Kundenanalyse nutzen sollten

Mehr Umsatz durch Personalisierung

Nutzen und analysieren Sie die Kundendaten zentral, können Sie Ihr Marketing optimal personalisieren. Wiederkehrende Nutzer:innen können so etwa Angebote erhalten, die auf ihre Einkaufshistorie oder letzte Suche abgestimmt sind. Gleiches gilt auch für bereitgestellten Content, der über ein CMS mit Personalisierungsfeature ausgespielt wird. Eine 360-Grad-Kundenanalyse unterstützt Sie darüber hinaus bei der einheitlichen Ansprache eines Kunden oder einer Kundin und ermöglicht Ihnen „Vorhersagen“ zum künftigen (Einkaufs-)Verhalten Ihrer Kund:innen. Kurzum: Der Rundum-Blick auf Ihre Kund:innen ermöglicht ein besser auf deren Bedürfnisse abgestimmtes Marketing und kann damit den Umsatz ankurbeln.

Vereinfachte Arbeitsabläufe und Automatisierung

Eine DXP mit entsprechend verknüpften Tools bietet Ihnen aber nicht nur die Chance, Ihren Umsatz durch ein optimal personalisiertes Marketing zu erhöhen und die Kundenbindung zu stärken. Darüber hinaus vereinfacht eine DXP auch elementare Arbeitsprozesse im Marketing. Angefangen mit einer automatisierten Kundenanalyse bis hin zum automatischen Ausspielen von Content. Die DXP ist somit letztlich ein entscheidender Schritt Richtung Marketing-Automation. Ihr Marketing Team muss weniger Zeit und Aufwand in die Analyse von Kund:innen investieren und sie sparen Ressourcen bei der Content-Abstimmung zwischen Abteilungen. Unterm Strich bedeutet das für Sie geringere Kosten im Marketing bei idealerweise gleichzeitig gesteigertem Umsatz.

Fazit: Rundum-Kundenanalyse ermöglicht flexibles Marketing

Unternehmen, die ihren Kund:innen die beste Customer Experience bieten möchten, müssen heute auf personalisierte Inhalte achten. Da sich Kundenwünsche aber dynamisch verändern, ändert sich auch der benötigte Content. Das Marketing Team Ihres Unternehmens muss somit schnell auf neue Kundenbedürfnisse eingehen können. Eine 360-Grad-Kundenanaylse, die in einer DXP in Echtzeit erfolgt, kann diese Herausforderung meistern und ermöglicht Ihnen und Ihrem Marketing Team, immer zur richtigen Zeit und über den passenden Touchpoint Inhalte für Ihren Kunden oder Ihre Kundin bereitzustellen.

Mehr erfahren Sie hier.

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Marketing Production Automation: Lösung für den Flaschenhals im Marketing

Die Zeiten im Marketing werden zunehmend dynamisch. Materialien müssen regelmäßig, oft sogar im Wochentakt, neugestaltet werden. Das gilt vor allem für Online-Werbemittel. Aber auch so sind die Lebenszyklen von Marketing-Inhalten kürzer geworden. In den letzten Jahren ist der Bedarf an Marketing Content daher rasant gewachsen. Mit dem zunehmenden Bedarf sind gleichzeitig auch die Prozesse komplexer geworden. Interne Abstimmungen und Freigaben sind langwieriger, die Sicherstellung der CD-Vorgaben schwerer. Und nicht zuletzt ist der Workload für das Marketing-Team enorm gestiegen.

Gleichzeitig müssen Personal- und Agenturausgaben im Blick behalten werden. Für das Unternehmen bleibt wenig Spielraum für kurzfristig notwendigen Content. Doch genau diesen Spielraum brauchen Unternehmen, um den Anforderungen heutiger Kundinnen und Kunden gerecht zu werden und ihnen eine optimale Customer Experience zu bieten. Marketing-Verantwortliche stehen damit vor der Herausforderung, begrenzte personelle und monetäre Ressourcen mit den heutigen Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden im Marketing in Einklang zu bringen.

Quelle: DI Unternehmer - Digitalagentur GmbH

Eine Lösung für diese Herausforderung ist die automatisierte Produktion – Marketing Production Automation – von standardisierten Marketing-Materialien. Wie wichtig Marketing Automation im heutigen Marketing ist, zeigen verschiedene Studien und Erhebungen. So etwa die Studie “B2B-Marketing-Budgets 2021″ des Bundesverband Industrie Kommunikation (bvik). Demnach rückt Marketing Automation in mehr als jedem dritten Unternehmen in den Fokus, um die heutigen Anforderungen im Marketing zu meistern. Und das sowohl im B2C- als auch im B2B-Umfeld. Denn während die Kosten für die manuelle Produktion von Content mit wachsendem Bedarf an Inhalten dauerhaft steigen, reduzieren sich die Ausgaben durch MPA ab einem gewissen Punkt drastisch. Die Frage ist nur: Welche Tools braucht ein Unternehmen im MarTech-Stack, um Marketing Production Automation zu realisieren?

Aufbau des MarTech-Stacks für MPA in 5 Schritten

Für MPA brauchen Unternehmen einige Tools, die aufeinander abgestimmt sind. Doch bevor der MarTech-Stack für MPA aufgebaut werden kann, muss die Umsetzung genau geplant werden. Dazu gehört es, wie so oft, einige To-Do’s nacheinander anzugehen:

1. Anforderungskatalog erstellen: Um einen Überblick zu den benötigten Tools zu erhalten, müssen zuerst Anforderungen an den MarTech-Stack im Hinblick auf MPA definiert werden. Welche Aufgaben müssen mit MPA abgebildet werden können? Welche Prozesse sind zu berücksichtigen? Welche Funktionen braucht es, um die anfallenden Aufgaben und Prozesse umzusetzen? Wie hoch ist das Budget für Software-Ergänzungen und Implementierung? Der Anforderungskatalog ist die Basis, um die passenden Tools überhaupt erst zu identifizieren.
2. Bestandsaufnahme durchführen: In den meisten Unternehmen sind bereits verschiedene MarTech-Tools und -Systeme implementiert. Daher lohnt ein Blick auf den bestehenden MarTech-Stack. Welche Systeme und Tools liegen bereits vor und welche Funktionen decken diese ab? Je nach Ergebnis der Bestandsaufnahme entscheidet sich im dritten Schritt, welche Tools und Systeme noch benötigt werden.
3. Soll-Ist-Vergleich vornehmen: Der dritte Schritt ist quasi die Zusammenfassung aus dem ersten und zweiten To-Do. Die zentralen Fragen: Welche Aufgaben können bereits für MPA abgebildet werden? Und welche Tools und Systeme sind noch notwendig, um einen voll funktionsfähigen MarTech-Stack für MPA aufzubauen?
4. Kompatibilität klären: Eine nicht minder wichtige Frage stellt sich im Hinblick auf die Kompatibilität. Haben Unternehmen schon einige Tools und Systeme im MarTech-Stack, die grundsätzlich nur ergänzt werden müssten, müssen die zusätzlichen Tools natürlich reibungslos mit den bestehenden verknüpft werden können. Nur so lässt sich ein einwandfrei funktionierender MPA-MarTech-Stack realisieren. Unternehmen sollten sich daher im vierten Schritt fragen: Welche Tools und Systeme, die ergänzt werden müssen, harmonieren mit den bestehenden Tools und Systemen? Gegebenenfalls müssen bestehende IT-Komponenten ausgetauscht werden, um einen harmonischen MarTech-Stack zu schaffen.
5. Software auswählen und implementieren: Auf Basis des Anforderungskatalogs, der Bestandsaufnahme, des Soll-Ist-Vergleichs und der Kompatibilität zwischen Tools und Systemen wird am Ende eine geeignete Software identifiziert und von der IT im Unternehmen implementiert.

Soweit das Vorgehen beim Aufbau eines MarTech-Stacks für Marketing Production Automation. Was jedoch noch nicht geklärt ist: Welche Tools und Systeme sind in jedem Fall notwendig, um Marketing-Materialien automatisiert zu erstellen. Wir haben insgesamt sechs Module identifiziert, die in jeden MPA MarTech-Stack gehören.

Sechs Module für den MPA MarTech-Stack

Jede Content-Produktion hat im Idealfall einen klaren Workflow aus Briefing, Produktion, Abstimmung und Veröffentlichung. Diesen Workflow gilt es durch verschiedene Tools und Systeme im MarTech-Stack abzubilden und zu automatisieren. Dabei sind diese sechs Module zentral für eine funktionierende Marketing Production Automation:

1. Aufträge und Briefings standardisiert erstellen.
2. Inhalte anhand dieser Briefings umsetzen.
3. Eine KI-Integration, um Corporate Design- und Identity-Vorgaben automatisch zu sichern.
4. Abstimmungsprozesse mit allen Beteiligten nahtlos zu automatisieren.
5. Einen Überblick über alle Content Produktionen mit allen Teilprozessen zu behalten.
6. Export Management, um Content und Werbemittel automatisch an angeschlossene Systeme zu übergeben.

Was ebenfalls wichtig ist: Um MPA umzusetzen, braucht ein Unternehmen auf jeden Fall eine einheitliche, zentrale Datenbasis. Marketing-Materialien müssen gebündelt über ein System abrufbar sein, damit weitere Tools und Systeme nahtlos mit diesen Materialien arbeiten können. Data Asset Management Systeme sind daher eine solide Basis für MPA. Mit einem Data Asset Management System (DAM), können Marketing-Teams alle vorhandenen Materialien und Inhalte für die Marketing-Produktion über eine Systemumgebung bereitstellen und pflegen.

Ein weiterer, wichtiger Baustein eines MPA MarTech-Stacks ist eine Lösung, welche die komplexen Prozesse bei der Produktion von Marketingmaterialien transparent macht und orchestriert. Dafür eignen sich Marketing Production Management-Lösungen wie MPP.360. Die SaaS-Plattform steuert end-to-end alle Workflow-Schritte mit allen Beteiligten und insbesondere allen technischen, eingebundenen MarTech-Systemen vom Start, über alle Kreationsschritte, Prüfungen und Freigaben bis zum fertigen Werbemittel. Zusätzlich sollte ein zukunftsfähiger MPA MarTech-Stack sicher und skalierbar in einer modernen Cloud-Umgebung wie zum Beispiel AWS betrieben werden.

Mehr über das Potenzial von Marketing Production Automation und konkrete Szenarien der Anwendung insbesondere für mittelständische Unternehmen und Konzerne, erfahren Sie im Whitepaper des MarTech-Integrator DIU.

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Unternehmen erstellen heute immer mehr Content im Marketing. Der Aufwand steigt – ebenso wie die Kosten. Eine automatisierte Content Produktion hilft, das Marketing-Budget zu schonen, ohne auf essenziellen Content zu verzichten. In einem Whitepaper befasst sich der MarTech Integrator DIU mit den Potenzialen der automatisierten Content Produktion. Zudem erfahren Sie im Whitepaper, welche Module Marketing Production Automation Lösungen abbilden müssen, um Ihre Content Produktion effizient zu gestalten. Das Whitepaper steht im Beitrag zum Download zur Verfügung.

Die Content Produktion frisst heute viel Zeit und Ressourcen, denn die Anforderung an Marketing-Inhalte sind höher denn je: Unternehmen brauchen starken und dazu konsistenten Content auf allen digitalen und analogen Kundentouchpoints. Und das schnell und flexibel. Immer mehr Marketing-Inhalte in immer kürzerer Zeit und immer schneller wechselnden Kanälen. Das treibt die Organisation der Marketing-Teams an ihre Grenzen, genauso wie manches Marketing-Budget. Dabei bieten sich heute Möglichkeiten, die Content Produktion zu automatisieren und verschiedene Marketing-Inhalte schnell, einfach und natürlich kosteneffizient zu erstellen.

Automatisierte Content Produktion gewinnt an Bedeutung

Ein Blick in die Statistik genügt, um die explodierenden Investitionen im Content Marketing zu veranschaulichen: Lagen die Investitionen vor zehn Jahren in DACH bei 5,8 Milliarden Euro, haben sie sich bis 2020 um mehr als 60 Prozent erhöht. 2020 lagen die Content Marketing Investitionen in DACH bei 9,4 Milliarden Euro, wie der Statista Content Marketing Compass 2021 zeigt. In Deutschland liegen die durchschnittlichen Investitionen 7,83 Milliarden Euro. Im Schnitt investiert dabei ein Unternehmen pro Jahr 640.000 Euro ins Content Marketing. Die Tendenz ist steigend. Investitionen werden dabei vor allem für die Content-Kreation eingeplant. Die Produktion von Inhalten ist und bleibt damit ein treibender Kostenfaktor, der die notwendigen Budgets nach oben treibt.

Befeuert wird diese Entwicklung zusätzlich durch die hohe Dynamik der Touchpoints. Kunden sind heute auf zahlreichen digitalen und analogen Kanälen unterwegs. Und das entlang der gesamten Customer Journey. Kampagnen und Inhalte müssen auf die unterschiedlichen Touchpoints der Kunden hin angepasst werden. Geschieht das manuell, ist der Aufwand enorm. Hinzu kommt die steigende Bedeutung der personalisierten Kundenansprache. Mit Inhalten, die nicht den aktuellen Bedürfnissen der Kunden in der Customer Journey entsprechen, erreichen Unternehmen potenzielle Kundschaft kaum.

Doch so sehr Content Marketing Investitionen und Budgets steigen, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden: Das alles hat selbstverständlich seine Grenzen. Die Produktionskosten von Marketing-Content können nicht unendlich aufgefangen werden. Schon allein aufgrund ökonomischer Aspekte. Schnell sind die Kapazitäten sind ausgeschöpft, der Return on Investment nicht mehr gegeben bzw. in Negative laufend. Zudem ist der Bedarf in der Content Produktion nicht vollkommen im Voraus planbar. Der Bedarf entwickelt sich oft ad hoc. Dann ist guter Rat gefragt, wie die notwendigen Ressourcen im Unternehmen zügig freigesetzt werden können. Inhalte produzieren sich nun einmal nicht von allein – oder doch? Der rasante Bedeutungszuwachs und Bedarf von Content Marketing hat das Thema Automatisierung vorangetrieben.

Welcher Content eignet sich dafür, automatisch produziert zu werden?

Vielleicht haben auch Sie schon einmal gedacht: „Kann dieser Banner nicht schneller gestaltet werden – wir hatten doch schon mal einen ähnlichen?“ Möglicherweise hatten Sie diesen Gedanken aber auch bei der Erstellung einer Broschüre oder einer Landingpage? Dann sind Sie bereits auf dem richtigen Weg, die Potenziale von Marketing Production Automation zu erfassen. Denn das größte Automatisierungspotenzial bietet derzeit – noch – sogenannter Fast Moving Content. Ein Blog-Text, Whitepaper, Podcast oder eine Brand-Kampagne ist zu komplex und individuell, um sie nach jetzigem Stand der Technik zufriedenstellend vollkommen automatisiert erstellen zu lassen. Die Erstellung von Online-Bannern, E-Mail-Newsletter, Social Ads oder auch Flyern und Broschüren ist dagegen gut automatisierbar. Der Grund: Sie alle basieren auf Templates und standardisierbaren Prozessen. Im Banner wiederholen sich ebenso Elemente (etwa das Logo, ein CTA-Button, etc), wie in Broschüren, auf Landingpages und Co.

Die Daten für die Automatisierung liegen in Unternehmen grundsätzlich vor. In der Regel in verschiedenen MarTech-Tools und -Systemen. Genau das macht – neben der eigentlichen Erstellung – die manuelle Produktion auch so aufwändig und zeitraubend. Elementen müssen zusammengesucht und -geführt werden, bevor das neue Banner, die Broschüre oder ein anderer Fast Moving Content produziert werden kann. Und weil es sich um schnelllebige Inhalte handelt, fängt der Produktionsprozess schneller wieder von vorne an, als manchen Mitarbeitern und Management lieb ist. Daher ist es gerade für Fast Moving Content wichtig, ihn automatisiert produzieren zu lassen.

Darum sollten Unternehmen auf Marketing Production Automation setzen

Die Vorteile liegen nahezu auf der Hand: Unternehmen setzen Ressourcen frei. Ihre Mitarbeiter können sich wieder mehr anderen Kernaufgaben im Marketing widmen. Darüber hinaus spart das Marketing-Management natürlich Budget ein, das an anderer Stelle sinnvoller investiert werden kann. Darüber hinaus:

• sorgt Marketing Production Automation für konsistente und aktuelle Inhalte
• reduziert die automatisierte Content Produktion Fehler bei der Erstellung
• erhalten Management-Verantwortliche übersichtliche Informationen zum Status der Content Produktion

Sie wollen noch mehr zu den Potenzialen und Vorteilen der automatisierten Produktion von Marketing Content erfahren? Dann laden Sie sich hier das DIU-Whitepaper herunter:

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