Datenverwaltung – ein Dauerthema für Unternehmen. Viele setzten bereits verschiedene Systeme für das Datenmanagement ein. Oder aber sie verwalten Dateien noch über klassische Ordnerstrukturen. Gerade Letzteres wird in Unternehmen jedoch schnell zur Herausforderung und bringt Probleme mit sich. DAM Systeme sind allerdings noch lange nicht in allen Unternehmen bekannt, geschweige denn implementiert. Dabei bieten DAM Systeme die Möglichkeit, universell digitale Assets und damit eine Vielzahl Dateien zu verwalten. Warum auch Du ein DAM System für Dein Unternehmen in Betracht ziehen solltest? Wir haben 10 Gründe, die für DAM Systeme sprechen, zusammengefasst.

Der Digital Asset Management Software Marktüberblick

Du suchst bereits nach einer geeigneten Digital Asset Management Lösung für Dein Unternehmen? In unserem Marktüberblick DAM haben wir 42 Digital Asset Management Anbieter mit ihrer jeweiligen Lösung gegenübergestellt. Anhand von 181 Kriterien kannst Du Dir ein genaues Bild der verschiedenen Anbieter machen. Diesen Marktüberblick kannst Du Dir direkt hier kostenlos herunterladen:

Für alle, die noch mehr zum Thema DAM und zu Auswahlkriterien für eine geeignete Software-Lösung wissen wollen: Unser Leitfaden zum DAM-System bietet einen Rundum-Überblick!

Zentralisierung der Datenhaltung

Einer der wohl wichtigsten Gründe für DAM Systeme ist die zentrale Datenspeicherung. Dateien befinden sich in Form digitaler Assets in genau einem System, anstatt an X-verschiedenen Speicherorten. DAM Lösungen sorgen damit nicht zuletzt dafür, dass wichtige Dateien auffindbar bleiben. Im Marketing, aber auch in anderen Abteilungen, ein wichtiger Aspekt. Die Suche nach digitalen Assets ist in vielen Unternehmen durch eine fehlende Single Source of Truth erschwert.

Datenaktualität und Reduzierung von Dubletten

Die zentrale Verwaltung von Dateien durch DAM Lösungen bringt direkt einen weiteren Grund für DAM Systeme hervor: Durch die Zentralisierung können Dateien wesentlich einfacher aktuell gehalten werden. Überarbeiten Mitarbeiter:innen Inhalte und Daten, so sind diese Änderungen sofort verfügbar. Das Risiko, veraltete Dateien zu verwenden, wird damit quasi komplett ausgehebelt. Dafür verfügen Digital Asset Management Software Lösungen über die Möglichkeit, digitale Assets zu versionieren. DAM Systeme helfen darüber hinaus, Dubletten von Assets zu vermeiden. Das Resultat: Eine DAM Lösung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dateien zu bereinigen und qualitativ hochwertig zu erhalten.

Aufbau von Rich-Media Assets

Ebenso wichtig: Unternehmen brauchen zunehmend Rich-Media Assets, also Inhalte, die nicht nur Texte und Bilder berücksichtigen, sondern auch Videos, Audio und interaktive Elemente. Gerade Videos sind beliebter denn je, wie etwa der Erfolg der Kurz-Video-Plattform TikTok zeigt. Mehr zum richtigen SEO bei Videos findest Du in unserem Wissens-Beitrag. Eine DAM Software hilft Dir dabei, digitale Assets mit vielen verschiedenen Datei-Formaten zu verwalten, sodass Du Dein Content Marketing mit neuen Inhalten füllen kannst. Übrigens sind Rich Media Assets auch für klassische Werbung von Vorteil: Durch sie können Werbeagenturen auch komplexe Anzeigen konzipieren, die Kunden zu Interaktionen anregen. Ein Beispiel sind etwa Expandable- oder Floating-Anzeigen.

Sicherstellung von Markenkonsistenz

Aktuelle Daten, reduzierte Dubletten und eine zentrale Verwaltung unternehmensrelevanter Inhalte sichern die Markenkonsistenz. Das gilt insbesondere beim Data Sharing. Viele Unternehmen haben externe Dienstleister wie PR Agenturen, die Inhalte wie Logos, Wording-Kataloge, Bilder, Videos oder dergleichen von ihren Auftraggebern nutzen. Wer kein DAM System nutzt, steht hier oft vor mehreren Problemen gleichzeitig: Zum einen können Dateien oft nur über Umwege (z.B. wegen der Dateigröße) weitergeleitet werden. Hinzu kommen dann auch ggf. Abweichungen in der Kompatibilität. Mitunter liegen Inhalte im falschen Format vor und müssen erst konvertiert werden, um sie dann erneut zu versenden. Zum anderen kann es vorkommen, dass veraltete Inhalte geteilt werden. All diese Problematiken lassen sich durch DAM Software lösen.

Automatisierung von Prozessen

Import, Anreicherung und Export laufen beim Digital Asset Management automatisiert. Das unterstützt Unternehmen mehrfach beim Data Management. Beim Import werden Metadaten der digitalen Assets automatisch ausgelesen. Diese Metadaten werden mit weiteren Informationen ergänzt. Eine Verschlagwortung – Tagging –, Klassifizierung und viele weitere Arbeitsschritte übernimmt das DAM System. Beim Export von Inhalten in Form digitaler Assets konvertiert DAM Software, wenn nötig, die Dateien in das benötigte Format.

Entlastung von Mitarbeiter:innen und Steigerung der Effizienz

Automatisierte Prozesse sind ein Aspekt von Digital Asset Management Systemen, die zur Entlastung von Mitarbeiter:innen und zur Effizienzsteigerung in der Verwaltung von Daten beitragen. Darüber hinaus unterstützen DAM Lösungen Mitarbeiter:innen aber auch durch ihre Suchfunktion und die Anbindung an andere Systeme des Unternehmens. Eine DAM Lösung unterstützt Mitarbeiter:innen im gesamten Datenmanagement: von der Asset Creation über das eigentliche Asset Management bis hin zur Asset-Distribution. Und zwar auch aufgrund der medienneutralen Datenspeicherung – unserem Grund X für DAM Systeme.

Medienneutrale Datenspeicherung vereinfacht Ausspielung

Die medienneutrale Datenspeicherung ist ein zentrales Merkmal von Digital Asset Management Software. Die digitalen Inhalte werden beim Export abhängig vom Ausgabekanal konvertiert. Die meisten DAM Anbieter stellen dazu eine Vielzahl Funktionen bereit, die beispielsweise die Format- und Farbraumkonvertierung übernehmen. So können zum Beispiel Bilder und Videos immer in der Auflösung publiziert werden, die der ausgewählte Ausgabekanal benötigt. Im Content Marketing ist das ein essenzieller Vorteil, denn die digitalen Touchpoints der Kund:innen zum Unternehmen hin sind vielfältig geworden. Damit ist es gleichzeitig komplexer, Inhalte zu erstellen, die Formatvorgaben an jedem Touchpoint optimal erfüllen.

Einfaches Zugriffs- und Rechte-Management

Zugriffs- und Nutzungsrechte sind ein zentraler Bestandteil, wenn es um die Verwaltung von Daten geht. Das ist auch bei Media Data keine Ausnahme. Eine Digital Asset Management Lösung bietet Unternehmen hier verschiedene Funktionen, um Zugriffe und Nutzung durch verschiedene Beteiligte zu managen. So kannst Du beispielsweise unterschiedliche Zugriffs- und Nutzungsrechte für Interne und Externe festlegen. Mitarbeiter:innen verschiedener Abteilungen können darüber hinaus unterschiedliche Benutzerrechte erhalten. So lässt sich effektiv steuern, wer beispielsweise Media Assets verändern darf und wer nur „Leserechte“ innehat.

Erhöhung der Datensicherheit

Insgesamt erhöhen DAM Systeme auch die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen. Einerseits durch die Funktionen zur Rechteverwaltung. Andererseits aber auch durch die zuvor erwähnte Datenzentralität. Je zentraler die Daten gespeichert werden, desto mehr verringerst Du das Risiko, dass einzelne Inhalte auf unterschiedlichen Speicherorten verloren gehen. Wichtig bei der Auswahl eines DAM-Anbieters: Prüfe, wie sich dieser in puncto Datensicherheit absichert. Welche Vorkehrungen werden etwa gegen Cyberkriminalität getroffen?

DAM Systeme als Teil einer MarTech-Plattform

DAM Systeme bieten Dir aber nicht nur Vorteile hinsichtlich Datenzentralität, Effizienz und Datensicherheit. Sie sind in der Regel auch Bestandteil einer MarTech-Plattform, wie beispielsweise einer Digital Experience Platform. DAM Systeme bilden hier die Datenbasis, um Dateien wie Videos, Bilder und dergleichen zu verwalten. Durch ihre Funktionen zur Konvertierung von Inhalten ermöglichen sie in Kombination mit anderen MarTech-Tools wie einem CMS eine einfache Bespielung verschiedener Kanäle.

Fazit

Auch wenn ein Digital Asset Management System bisher noch nicht auf der Agenda Deines Unternehmens steht, lohnt es sich zu prüfen, ob ein solches nicht die Produktivität weiter erhöhen kann. Eine DAM Software kann Dich hier unterstützen und Abhilfe bieten. Welcher DAM Software Anbieter sich am besten für Dein Unternehmen eignet, ergibt sich dann wiederum aus einer Vielzahl von Anforderungen. Sicher ist aber: Bereits die Basis-Funktionen von DAM Systemen bietet hohes Potenzial, Prozesse in Deinem Unternehmen weiter zu optimieren und damit letztlich auch Deinen Kund:innen eine noch bessere digitale Erfahrung zu ermöglichen.

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Bilder, Videos, Audio-Dateien, Text-Dokumente, 3D-Dateien. In Unternehmen kommen unzählige Dateien zusammen. Viele verfügen bereits über eine Vielzahl digitaler Assets. Das Problem: Oft lassen sich Dateien nur mit großer Mühe finden und auf unterschiedlichen Kanälen verbreiten. Digital Asset Management Systeme bieten Abhilfe. In diesem Beitrag erfährst Du, was ein DAM-System auszeichnet und wann eine DAM-Lösung für Unternehmen sinnvoll ist. Außerdem zeigen wir Dir, in welchen Unternehmensbereichen DAM-Systeme zum Einsatz kommen. Für alle, die mehr zum Thema DAM-System erfahren wollen, bieten wir unser kostenloses Whitepaper zum Download an.

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• klären wir die Frage, wann ein DAM-System für Dich sinnvoll ist
• zeigen wir Dir die wichtigsten Vorteile auf
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DAM-System Definition

In Unternehmen sind eine Reihe verschiedener Systeme für die Verwaltung von Daten und Medien im Einsatz. Zu bekannten Systemen gehören etwa Media Asset Management (MAM) Systeme, Product Information Management (PIM) Systeme oder auch das Content Management System (CMS). Wie also reiht sich ein DAM-System in diese Lösungen ein?

Digital Asset Management Systeme sind in erster Linie wie auch MAM und PIM Datenbanken. Allerdings übernehmen DAM-Systeme mehr, als nur Daten und Medien-Inhalte zu speichern. Sie zentralisieren, strukturieren und standardisieren digitale Assets. Außerdem ermöglichen sie es, digitale Inhalte kanalspezifisch zu exportieren.

Klingt ein wenig nach der Definition eines PIM bzw. MAM-Systems? Im Grunde genommen funktionieren alle drei Managment Systeme auch gleich. Aber: Sie fokussieren sich auf unterschiedliche Daten-Formate. Du möchtest mehr zu den Unterschieden erfahren? Unserem Beitrag zur PIM Definition klärt auf.

Digital Asset Management: Diese Aufgaben übernemen DAM-Systeme

DAM-Lösungen berücksichtigen eine Vielzahl Dateien und Inhalte, die im Marketing relevant sind. Statt sich nur auf Media-Dateien zu beschränken, übernehmen sie die Verwaltung von 3D-Inhalten, PDFs und andere Text-Dokumente und vielen mehr. Damit reichen DAM-Lösungen bei der Verwaltung von Dateien wesentlich weiter, als etwa ein CMS. Zudem übernimmt ein DAM-System mehrere Aufgabenbereiche. Es ist für die Erstellung digitaler Assets zuständig, das Management der digitalen Assets und die kanalspezifische Verteilung der digitalen Inhalte.

Ein DAM-System übernimmt dabei Funktionen wie:

• Import digitaler Assets
• Auslesen der Metadaten und Konvertierung von Dateien
• Anreicherung vorhandener Metadaten mit weiteren Informationen
• Strukturierung der digitalen Assets
• Tagging der digitalen Assets
• Rechte- und Lizenzverwaltung
• Such- und Vorschau-Funktionen
• Erstellung von Asset-Kollektionen
• Anbindung an andere Systeme für den Daten-Export
• Download-Bereitstellung von digitalen Assets

Wie ein DAM-System aufgebaut ist, unterscheidet sich dabei je nach Anforderung des Unternehmens. Grob unterschieden werden horizontale und vertikale DAM-Systeme, die jeweils einen anderen Schwerpunkt aufweisen. Vor allem horizontale DAM-Systeme sind für das Marketing eine wichtige Unterstützung. Denn sie ermöglichen vor allem die Verteilung digitaler Inhalte in der Breite. Unternehmen, die ihre Kund:innen auf einer Vielzahl von Kanälen erreichen wollen, sollten daher beispielsweise auf ein horizontales DAM-System setzen.

Doch ab wann ist eine DAM-Lösung überhaupt sinnvoll? Lohnt sich DAM-Software bereits für kleine Unternehmen? Oder erst für Großunternehmen?

Wann lohnt sich DAM-Software?

Eine pauschale Aussage zum sinnvollen Einsatz von DAM-Software ist, wie üblich, nicht möglich. Allerdings zeigt sich allgemein, dass der Bedarf an DAM-Lösungen wächst. Denn die Suche und Veröffentlichung von digitalen Assets hemmt die Produktivität der Mitarbeiter:innen. Der Grund: Es fehlt eine Single Source of Truth, die digitale Assets smart verwalten kann. Die Frage, wann sich DAM-Software für Dein Unternehmen lohnt, solltest Du individuell evaluieren. Einige Aspekte sprechen aber für den Einsatz einer Digital Asset Management Lösung:

1. Das Datenaufkommen und das Volumen digitaler Assets nimmt deutlich zu oder ist bereits sehr umfangreich.
2. Du arbeitest mit vielen verschiedenen Dienstleistern zusammen, die auf digitale Inhalte zugreifen müssen.
3. Die Suche nach digitalen Inhalten ist ressourcenintensiv.
4. Du arbeitest global, an verschiedenen Standorten. Mitarbeitende brauchen standortübergreifenden Zugriff auf digitale Assets.
5. Du willst die Aktualität und Qualität Deiner digitalen Assets erhöhen.
6. Du willst die Datensicherheit weiter ausbauen.

Vor allem wenn mehrere Faktoren in Deinem Unternehmen zusammentreffen, ist die Implementierung einer DAM-Software sinnvoll. Tendenziell sind es natürlich größere Unternehmen, auf die das zutrifft. Aber: Auch ein schnell wachsendes Unternehmen sollte nach Möglichkeit von Anfang an über ein DAM-System nachdenken. Wenn Du Deine Assets bereits zu Beginn des Wachstums intelligent speicherst, schaffst Du Möglichkeiten, schneller auf sich ausweitende Kunden-Touchpoints zu reagieren. Und Du arbeitest breites effizient, wo Wettbewerber:innen mitunter noch ihre Assets aufwändig suchen.

DAM-Software im Unternehmenseinsatz

Wofür eignen sich Digital Asset Management Tools? Wer eine Software in die Systemlandschaft seines Unternehmens integriert, möchte selbstverständlich wissen, in welchen Bereichen die Software effektiv zum Einsatz kommt. DAM-Systeme sind mit ihren umfangreichen Funktionen hier sehr vielseitig. Die Haupteinsatzbereiche finden sich aber grundsätzlich im Marketing und – durch die Datenzentralisierung – in der IT. Im Marketing hilft ein Digital Asset Management System sowohl beim Brandmanagement, als auch in der Produktkommunikation und Medienproduktion. Genauso vereinfacht es Abstimmungsprozesse und Medien-Bereitstellung im Marketing und der Kommunikation. Nicht zuletzt kannst Du durch DAM-Software die Nutzungsrechte für Bilder, Videos und andere Digital-Medien zentral steuern. Damit minimierst Du das Risiko veralteter oder falscher Lizenzen.

Implementierung bedarf Change Management

Egal, ob Du dich für eine On-Premise- oder Cloud-DAM-Lösung entscheidest: Damit DAM in Deinem Unternehmen effizient genutzt wird, solltest Du die Implementierung auf jeden Fall begleiten. Ziel ist es, durch ein aktives Change Management alle Mitarbeiter:innen im Unternehmen abzuholen. Letztlich müssen diese nicht nur die Veränderung akzeptieren, sondern Prozesse adaptieren und langfristig aufrecht erhalten. Verliere dich daher nicht nur in Anforderungskataloge und Kostenvergleiche. Beziehe Deine Mitarbeiter aktiv in die Implementierung ein.

Übrigens: Damit diese Kommunikation gut funktioniert, kann es sich lohnen externe Hilfe zu Rate zu ziehen. Manche PR-Agenturen begleiten auch die interne Kommunikation eines Change Prozesses. So vergisst Du keinen wichtigen Schritt.

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