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	<description>Digital Marketing &#38; eCommerce. Seit 1999.</description>
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		<title>Der Mittelstand setzt verstärkt auf Enterprise Content Management</title>
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		<dc:creator><![CDATA[contentmanager.de Redaktion]]></dc:creator>
		<pubDate>Mon, 03 Nov 2025 10:52:26 +0000</pubDate>
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					<description><![CDATA[<p>Der deutsche Mittelstand fährt seine Digitalstrategie merklich hoch: Laut der aktuellen Studie des Bitkom e.V. gewinnt das Thema „Enterprise Content Management“ (ECM) zunehmend an Bedeutung. Unternehmen setzen verstärkt auf ganzheitliche Systeme zur Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und Mediendaten. Wir haben die wichtigsten Erkenntnisse der Studie für Dich zusammengefasst. Auf das macht sich der ...</p>
<p>Der Beitrag <a href="https://www.contentmanager.de/nachrichten/der-mittelstand-setzt-verstaerkt-auf-enterprise-content-management/">Der Mittelstand setzt verstärkt auf Enterprise Content Management</a> erschien zuerst auf <a href="https://www.contentmanager.de">contentmanager.de</a>.</p>
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										<content:encoded><![CDATA[<p><strong>Der deutsche Mittelstand fährt seine Digitalstrategie merklich hoch: Laut der aktuellen Studie des Bitkom e.V. gewinnt das Thema „Enterprise Content Management“ (ECM) zunehmend an Bedeutung. Unternehmen setzen verstärkt auf ganzheitliche Systeme zur Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und Mediendaten. Wir haben die wichtigsten Erkenntnisse der Studie für Dich zusammengefasst. Auf das macht sich der deutsche Mittelstand in den nächsten Jahren gefasst.</strong></p>
<p data-start="299" data-end="684">Der deutsche Mittelstand ist auf Digital-Kurs. Das zeigt die aktuelle <a href="https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Digital-Office-Index" target="_blank" rel="nofollow noopener">Bitkom-Studie</a> <em data-start="383" data-end="410">Digital Office Index</em> eindrücklich: Immer mehr Unternehmen setzen auf Enterprise Content Management, Automatisierung und papierarme Prozesse. Der Wandel ist deutlich spürbar und zeigt, dass ECM-Systeme inzwischen zu den zentralen Wachstumstreibern der digitalen Transformation geworden sind. Für die Studie befragte Bitkom Research 1.103 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Mitarbeitenden.</p>
<h2 data-start="686" data-end="736">Digitalisierung im Mittelstand nimmt Fahrt auf</h2>
<p data-start="738" data-end="1091">Die Bereitschaft zur Digitalisierung ist in der Wirtschaft so hoch wie nie zuvor. 96 Prozent der befragten Unternehmen zeigen sich aufgeschlossen gegenüber digitalen Lösungen, 83 Prozent verfolgen bereits eine Digitalstrategie. Damit ist klar: Digitalisierung wird zunehmend strategisch gedacht und nicht mehr als Einzelprojekt verstanden.</p>
<p data-start="1093" data-end="1509">Doch trotz dieser Aufbruchsstimmung bleiben Herausforderungen bestehen. 76 Prozent der Unternehmen nennen den Investitionsbedarf als größte Hürde. 75 Prozent kämpfen mit Fachkräftemangel, und 66 Prozent beklagen Zeitmangel für Digitalisierungsprojekte. Dennoch überwiegt die Dynamik: 35 Prozent wollen stärker investieren, weitere 40 Prozent planen für 2025 höhere Budgets ein.</p>
<h2 data-start="1511" data-end="1577">Enterprise Content Management als Herzstück digitaler Prozesse</h2>
<p data-start="1579" data-end="1901">Lange galt Enterprise Content Management (ECM) als netter Zusatz, heute ist es unverzichtbar. Laut Bitkom setzen 84 Prozent der Unternehmen inzwischen auf eine ECM-Lösung, ein Plus von acht Prozentpunkten gegenüber 2022. Damit ist ECM neben <a href="https://www.contentmanager.de/nachrichten/enterprise-ressource-planning-systeme-erp-anbieter-im-vergleich/" target="_blank" rel="noopener">ERP</a> und <a href="https://www.contentmanager.de/nachrichten/crm-software-vergleich-kommunikations-funktionen/" target="_blank" rel="noopener">CRM</a> zum festen Bestandteil moderner Unternehmens-IT geworden.</p>
<p data-start="1903" data-end="2306">Das ECM-System bildet die zentrale Drehscheibe für Dokumente, Workflows und Wissen. Es sorgt dafür, dass Informationen über Abteilungen hinweg verfügbar, sicher archiviert und regelkonform verwaltet werden. Gerade im Mittelstand spielt diese Struktur eine entscheidende Rolle: Wer Inhalte effizient managt, reduziert Suchzeiten, verbessert die Compliance und schafft die Basis für Automatisierung.</p>
<p data-start="2308" data-end="2470">Vor allem im Maschinen- und Anlagenbau sowie in der Automobilbranche ist der ECM-Einsatz besonders stark verbreitet. Hier liegt der Anteil bei über 90 Prozent.</p>
<p class="p1"></p>
<h2 data-start="2472" data-end="2520">Automatisierung, KI und papierarmes Arbeiten</h2>
<p data-start="2522" data-end="2942">Neben dem Dokumentenmanagement rücken zunehmend Automatisierung und Künstliche Intelligenz in den Fokus. Sieben von zehn Unternehmen setzen laut Bitkom bereits Lösungen zur Prozessautomatisierung ein. 16 Prozent nutzen KI-basierte Anwendungen, etwa für die automatische Klassifizierung von Dokumenten, das Routing von Anfragen oder das Erkennen von Inhalten – ein Plus von 13 Prozentpunkten gegenüber 2022.</p>
<p data-start="2944" data-end="3370">Parallel dazu verabschieden sich viele Unternehmen von der Papierflut: Jedes siebte Unternehmen arbeitet vollständig papierlos, die Hälfte hat die Zahl der Papierakten deutlich reduziert. Neun von zehn Unternehmen wollen klassische Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen. ECM-Systeme bilden hier das Rückgrat. Sie speichern, verarbeiten und sichern digitale Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg.</p>
<p class="p1"></p>
<h2 data-start="4119" data-end="4177">Blick nach vorn: Wo der Mittelstand noch aufholen muss</h2>
<p data-start="4179" data-end="4503">Trotz dieser Fortschritte bleibt Luft nach oben. Kleine und mittlere Unternehmen erreichen im <em data-start="4273" data-end="4295">Digital Office Index</em> einen Wert von 61 Punkten, während Großunternehmen bereits bei 72 Punkten liegen. Der Abstand schrumpft zwar, doch viele Mittelständler kämpfen weiter mit fehlendem Personal und begrenzten Budgets.</p>
<p data-start="4505" data-end="4813">Hinzu kommt: Digitale Projekte sind häufig noch abteilungsgetrieben statt unternehmensweit integriert. Wer jedoch ein zentrales Enterprise Content Management etabliert, kann Silos aufbrechen und Workflows end-to-end digitalisieren: vom Dokumenteneingang über die Freigabe bis zur revisionssicheren Ablage.</p>
<h2 data-start="4815" data-end="4879">Fazit: ECM als Wachstumstreiber der digitalen Transformation</h2>
<p data-start="4881" data-end="5228">Enterprise Content Management ist ein strategisches Fundament für Effizienz, Compliance und Innovation. Die Zahlen des <em data-start="5061" data-end="5088">Digital Office Index</em> zeigen deutlich: Unternehmen, die frühzeitig in ECM und Prozessautomatisierung investieren, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile.</p>
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		<item>
		<title>Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud</title>
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		<dc:creator><![CDATA[Sebastian Wenzky]]></dc:creator>
		<pubDate>Fri, 11 Sep 2020 15:55:49 +0000</pubDate>
				<category><![CDATA[Enterprise CMS]]></category>
		<category><![CDATA[Cloud]]></category>
		<category><![CDATA[ECM]]></category>
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					<description><![CDATA[<p>Warum die Cloud eine Notwendigkeit für den ECM-Markt darstellt Die Cloud gab es eigentlich schon immer &#8211; Dienste welche in dunklen Kellern betrieben und für unzählige Personen zur Verfügung gestellt werden. Angefangen von ERP-Anwendungen wie bspw. SAP über Vertriebssteuerungssysteme wie SugarCRM bis hin zu klassischen Netzlaufwerkspeichern, können wir schnell feststellen, dass die Cloud im Kern ...</p>
<p>Der Beitrag <a href="https://www.contentmanager.de/cms/enterprise-cms/enterprise-content-management-in-der-cloud/">Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud</a> erschien zuerst auf <a href="https://www.contentmanager.de">contentmanager.de</a>.</p>
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										<content:encoded><![CDATA[<h2>Warum die Cloud eine Notwendigkeit für den ECM-Markt darstellt</h2>
<p>Die <a href="https://www.contentmanager.de/marketing/die-cloud-ist-der-clou-auch-fuer-customer-experience/" target="_blank" rel="noopener">Cloud</a> gab es eigentlich schon immer &#8211; Dienste welche in dunklen Kellern betrieben und für unzählige Personen zur Verfügung gestellt werden. Angefangen von ERP-Anwendungen wie bspw. SAP über Vertriebssteuerungssysteme wie SugarCRM bis hin zu klassischen Netzlaufwerkspeichern, können wir schnell feststellen, dass die Cloud im Kern nichts Neues für unsere tägliche Arbeit darstellt. Doch die Cloud zementiert neben der klassischen &#8222;SaaS&#8220; (Software as a Service) auch noch weitere Eigenschaften, welche dem heutigen und zukünftigen Geschäftsleben deutlich mehr Dynamik verschaffen können. Denn die Eigenschaften der Cloud, wie die ständige Verfügbarkeit, die uneingeschränkte Erreichbarkeit und die Integration in bestehende interne Prozesse können sehr schnell deutliche Mehrwerte für das eigene Unternehmen schaffen im ECM-Markt.</p>
<h2>ECM mit Cloud-Services</h2>
<p>Schauen wir uns das Thema Enterprise Content Management in Bezug auf die Cloud-Services genauer an. <a href="https://www.contentmanager.de/cms/enterprise-cms/ecm-potentiale-nutzen-6-tipps/" target="_blank" rel="noopener">ECM</a> steht klassisch für das Erfassen, Speichern, Verarbeiten und Verwahren von kritischen Unternehmensinformationen. Bevor ECM-Systeme überhaupt Einzug gehalten haben, wurden Keller mit Aktenschränken aufgebaut, welche sich Jahr um Jahr füllten. Die Idee, diese Dokumente nicht in einem analogen Archiv sondern stattdessen in einer elektronischen Akte aufzubewahren galt lange Zeit bis in das heutige Jahrtausend als nicht überzeugend. Die Transformation des Prozesses der Suche nach Inhalten, weg von Aktenschränken, hin zu einer (vielleicht sogar) Web-basierenden Suche kann durch aus als revolutionär betrachtet werden.</p>
<p>Die Umsetzung von digitalen Archivlösungen, welche auch das Thema Rechtssicherheit bedenken, ist heute bei weitem keine Seltenheit mehr. Die Mehrwerte für Unternehmen sind schnell gesagt: hohe Verfügbarkeit, schneller Zugriff, geringer Verwaltungsaufwand, wenig Unterhaltskosten für die Aufbewahrung der Dokumente, Automatisierte Aktenvernichtung.</p>
<p>Der Schritt vom analogen zum digitalen Zeitalter war sicherlich ein großer Schritt für viele Unternehmen im Dokumentenbereich gewesen. Doch auch nach der Umstellung ein digitales Archiv, ist zumindest ein Aspekt immer klar gewesen: die Daten (auch wenn sie Digital in &#8222;Nullen&#8220; und &#8222;Einsen&#8220; gespeichert werden) liegen dennoch im eigenen Unternehmen. Nur eigene Mitarbeiter hatten in der Regel die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen.</p>
<p>Doch heutzutage genügt ein reines digitales Archiv oft schon nicht mehr aus. Mitarbeiter, Personengruppen ja sogar ganze Abteilungen nutzen im Zuge der Erhöhung der Komplexität neue innovative Anwendungen um bspw. mit externen Mitarbeitern, Partnern oder Kunden zusammenzuarbeiten. Das eigene digitale Archiv ist diesen neue Ansturm an Anforderungen im Bereich Dokumenten-Sharing, Collaboration nicht gewachsen. Die eigene Datenhoheit ist stark gefährdet, da Abteilungen wie Marketing, Presse bereits begonnen haben, Applikationen wie Dropbox für das Verteilen und der Zusammenarbeit zu verwenden – meistens gegen die Richtlinien der eigenen Compliance. Mehr zum Thema im Artikel: <a href="https://www.contentmanager.de/cms/ryve/was-die-dsgvo-von-unternehmenswebseiten-verlangt-datenschutzkonforme-umsetzung-unter-technischen-aspekten/" target="_blank" rel="noopener">Was die DSGVO von Unternehmenswebseiten verlangt</a></p>
<h2>Herausforderung Filesharing</h2>
<p>Filesharing-Dienste wie Dropbox haben seit einiger Zeit auch den Siegeszug in Unternehmen angetreten – obwohl kritische Geschäftsdaten eigentlich nicht außerhalb der eigenen IT ausgelagert werden dürfen. Verschiedene Abteilungen in Unternehmen müssen mit externen Dienstleistern und Partner zusammenarbeiten. Der Zugriff auf interne Systeme wie File-Server ist oft nicht möglich. Die Kommunikation via Mail ist schwierig und kompliziert wenn Dokumente in größeren Mengen ausgetauscht werden sollen. Durch die Verfügbarkeit von einfach zu bedienenden Dienste wie bspw. Dropbox, gibt es für die betroffenen Abteilungen bzw. Personen eine erste vernünftige Lösung.</p>
<p>Zugriff via Web-Browser, Offline-Zugang, Integration in Smartphones und Tables überzeugen einfach. Leider sind diese Daten auf externen Systeme gespeichert und unterliegen nicht der Hoheit des eigenen Unternehmens. Datenmissbrauch, Datendiebstahl und unkontrollierter Datenwirrwarr ist langfristig vorprogrammiert. Außerdem: sind erst einmal tausende Dokumente in die Cloud abgespeichert, sind Möglichkeiten wie Prozessunterstützung, Abbildung von Geschäftsinformationen an Dokumente nicht mehr möglich.</p>
<h2>Anforderungen an heutige ECM-Systeme</h2>
<p>Genau hier muss der ECM Markt sich bewegen und neue Möglichkeiten anbieten und neue Anreize schaffen, eine zentrale und moderne Dokumentenablage bieten zu können. <a href="https://www.contentmanager.de/wissen/e-commerce/von-mobile-first-bis-zu-kleinen-kniffen-fuenf-e-commerce-seo-tipps/" target="_blank" rel="noopener">Mobiles Arbeiten</a> via Tablets und Smartphones, Offline Bearbeiten von Dokumenten und die Netzübergreifende Zusammenarbeit sind nur einige wesentliche Anforderungen an ECM-Systeme der heutigen und zukünftigen Zeit.</p>
<p>Die Cloud kann hier ein wesentliches Medium darstellen, um die zukünftigen Anforderungen besser abzubilden und die Kluft zwischen kritischen Unternehmensdaten und externer Zusammenarbeit zu schließen. Dabei dient die Cloud im Wesentlichen dafür, nicht kritische Unternehmensdokumente mit verschiedenen Dienstleistern, Partner, Kunden oder externen Mitarbeitern auszutauschen und diese zusammen bearbeiten zu können. Der Zugriff auf den Cloud-Dienst auf die eigene interne ECM-Lösung erfolgt dann via Bidirektionaler Synchronisation. Dadurch bleiben wichtige kritische Unternehmensdokumente im <a href="https://www.contentmanager.de/nachrichten/studien-und-prognosen/fuenf-grundsaetze-fuer-ein-sicheres-unternehmensnetzwerk/" target="_blank" rel="noopener">Unternehmensnetzwerk</a> gespeichert und stehen externen Personen nicht zur Verfügung. Nur ausgewählte Akten können für bestimmte Bearbeitungsprozesse in die Cloud synchronisiert und somit geteilt werden. Die Cloud sollte darüber hinaus verschiedene Schnittstellen bieten um bspw. via Tablet zugreifen zu können.</p>
<p>Als ein führendes Beispiel (auch nach Gartner entsprechend danach beurteilt) in diesem Bereich kann Alfresco angesehen werden. Mit Alfresco lässt sich dieses immer größere werdende Problem lösen. Alfresco stellt die notwendigen Schnittstellen und Integrationen zur Verfügung, damit ein Unternehmen eine private Unternehmens Cloud (Private Cloud) aufbauen kann. Zugriff auf Dokumente über den Web-Browser, Offline-Zugang sowie Smartphone und Tablet-Zugriff sind ebenfalls problemlos möglich. Doch Alfresco stellt viel mehr dar, als eine reine Dropbox-Alternative. Prozessunterstützung, Versionierung und &#8222;echte&#8220; Zusammenarbeit sind mit Alfresco als führendes Open Source ECM problemlos möglich.</p>
<p>Egal welche ECM-Lösung es am Ende wird – sicher ist, dass der Weg in die Cloud ein strategisch wichtiger ist. Dadurch lassen sich zukünftig Geschäftsvorfälle (welche immer komplexer werden) vor allem im Bereich Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen, Lieferanten, Partnern oder sogar Endkunden stark vereinfachen – die Zukunft kann also ruhig ein wenig &#8222;Cloudy&#8220; sein!</p>
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		<title>Der kleinste Baustein der Digitalisierung</title>
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		<dc:creator><![CDATA[contentmanager.de Redaktion]]></dc:creator>
		<pubDate>Tue, 29 Nov 2016 12:44:07 +0000</pubDate>
				<category><![CDATA[Enterprise CMS]]></category>
		<category><![CDATA[ECM]]></category>
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					<description><![CDATA[<p>Das Ziel der Digitalisierung ist die Neugestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Diese beruhen meist auf Dokumenten, deren umständliche papierbasierte Verwaltung sich durch ein digitales Enterprise Content Management-System vereinfachen lässt. Die Vorteile liegen für viele Unternehmen inzwischen auf der Hand: effizientere Abläufe, zentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie automatisierte Workflows führen zu einem effektiveren Arbeiten. ...</p>
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										<content:encoded><![CDATA[<p><strong>Das Ziel der Digitalisierung ist die Neugestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Diese beruhen meist auf Dokumenten, deren umständliche papierbasierte Verwaltung sich durch ein digitales Enterprise Content Management-System vereinfachen lässt. Die Vorteile liegen für viele Unternehmen inzwischen auf der Hand: effizientere Abläufe, zentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie automatisierte Workflows führen zu einem effektiveren Arbeiten. Statt zu viel Zeit für Routineaufgaben aufzuwenden, können Mitarbeiter sich ihren wertschöpfenden Kernkompetenzen zuwenden. </strong></p>
<p>Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen jedoch die wenigsten Unternehmen. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt umfassende Projekte anzugehen, lohnt es sich deswegen, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der Unternehmensprozesse zu richten: das Dokument.</p>
<p>%CAD2%</p>
<p>Die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich: Kunden verlangen eine schnelle und konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg, Mitarbeiter fordern flexible Arbeitsmodelle und die Unternehmensführung erwartet effiziente, kostensparende Prozesse. Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Eine konsequente Digitalisierungsstrategie verfolgen vor allem Mittelständler jedoch selten – um diese auszuarbeiten, fehlen sowohl die personellen Ressourcen als auch die fachliche Erfahrung. Vor allem für mittelständische Unternehmen lohnt es sich daher, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden können und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davon tragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen – von der Poststelle über die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papierstapel bestimmten hier noch den Arbeitsalltag. Die Administration dieser Papier-Dokumente ist besonders zeitraubend: Korrespondenzen müssen abgelegt, Kopien erstellt, Informationen weitergegeben werden. Die umständliche Suche und der komplizierte Austausch zwischen Abteilungen blockieren zusätzlich zentrale Ressourcen mit Routineaufgaben und erschweren die Arbeit unnötig. Fast immer lässt sich sagen: Je dokumentenbasierter die Arbeitsabläufe, umso größer ist das Optimierungspotenzial durch ein effizientes, digitales Enterprise Content Management-System (ECM).</p>
<h2>Das ECM als Türöffner der Digitalisierung</h2>
<p>Trotzdem fällt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen – aus Angst, wichtige Informationen könnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM ermöglicht es, unstrukturierte Geschäftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und dann an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen dadurch enorm. Über die digitale Verwaltung hinaus können Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und diesen dann wiederum in das System zu laden, können sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentenerstellungs-Tool sparen. Auch Aktenablagen und Archivierungen entfallen gänzlich, Mitarbeiter pflegen Daten stattdessen einmalig und an einem zentralen Punkt ein. Dokumente sind mit einer automatisierten Texterkennung auch bedeutend leichter durchsuchbar. Zudem bietet das richtige ECM einen besseren Datenschutz als ein abschließbarer Aktenschrank, da Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sind: Während Mitarbeiter der HR-Abteilung beispielsweise alle Personal-Akten einsehen können, erhalten Führungskräfte nur Zugriff auf bestimmte Aktenbereiche ihrer Mitarbeiter. Die digitalisierte Dokumentenverwaltung fördert so in einem erheblichen Maße die Mobilität von Mitarbeitern und die in der Arbeitswelt immer häufiger werdende asynchrone Kommunikation.</p>
<p>Haben die Abteilungen diese Vorteile erkannt – und gerade für verwaltende Abteilungen liegen sie auf der Hand –, tragen sie Veränderungen meist aufgeschlossen mit und haben eine große Strahlkraft im Unternehmen. Sie können dadurch Vorurteile gezielt abbauen und mit dem Pilotprojekt beispielhaft den Weg in die Digitalisierung ebnen. Folgende drei Bereiche eignen sich erfahrungsgemäß für diesen Einstieg am besten:</p>
<ol>
<li>
<h3>Bessere Vertragsqualität durch digitales Vertragsmanagement</h3>
</li>
</ol>
<p>Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer in analogen Aktenordnern und halten die Stammdaten in SAP – seien es Kundenverträge oder Abschlüsse mit Zulieferern und externen Dienstleistern. Da jedoch Fristen zu beachten sind, um rechtzeitig zu kündigen, zu verlängern oder Konditionen neu auszuhandeln, ist es bei jahrelang laufenden Verträgen für die Sachbearbeiter schwierig, den Überblick zu behalten. Werden diese Termine nicht mit größter Sorgfalt wahrgenommen und folgen keine entsprechenden Handlungsschritte, kann dies zu Verzugskosten und ungewollten Verlängerungen führen. Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System können Mitarbeiter Verträge hingegen langfristig prüfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. In der Poststelle wird dafür der Vertrag gescannt, indiziert und eindeutig dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeteilt. Eine Schnittstelle zu SAP ermöglicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Über den aktuellen Dokumentenstatus lässt sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abläuft oder bereits gekündigt wurde. Das System stellt zusätzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zuständigkeiten zur Verfügung, die die Administration erleichtern und sicherer machen. So können sich die betroffenen Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: bessere Vertragskonditionen zu verhandeln und diese in einem schlanken System umzusetzen.</p>
<ol start="2">
<li>
<h3>Transparenter, digitaler Postkorb</h3>
</li>
</ol>
<p>Die Notwendigkeit und den Nutzen eines digitalen Posteingangs haben viele Unternehmen bereits erkannt: Eine aktuelle Bitkom Research-Studie zeigt, dass fast jedes zweite deutsche Unternehmen Papierpost gänzlich abschaffen will. Um der steigenden Anzahl an E-Mails gerecht zu werden, hat bereits ein Viertel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland seinen Posteingang digitalisiert. Die eingehende Post wird dafür bei Erhalt gescannt, dabei durch eine automatisierte OCR-Texterkennung festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schließlich in einem digitalen Postkorb abgelegt, von wo aus die Mitarbeiter die Dokumente ziehen und weiterverarbeiten können. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten. Durch eine revisionssichere Protokollierung aller Bearbeitungsschritte erhöhen sich die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter. Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert und unnötige Kosten vermieden. Ein solches zentrales „Postbuch“ unterstützt damit letztlich auch die termingerechte Abarbeitung der eingehenden Unterlagen und Anfragen.</p>
<ol start="3">
<li>
<h3>Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten</h3>
</li>
</ol>
<p>Während viele Unternehmen heute bereits ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, dort ihre Daten erfassen und auch archivieren, fehlt es doch an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dazu sind beispielsweise eine aktenübergreifende Volltextsuche in digitalen Akten und die Möglichkeit, Termine und Wiedervorlagen anzulegen, erforderlich. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Anstellungsverträge automatisiert im ECM erstellen und speichern, der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt. So lässt sich die Personalarbeit übersichtlich und standortunabhängig organisieren. Um auch solche digitalen Dokumente, die keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können oder dürfen, sicher zu speichern, lohnt sich außerdem eine zusätzliche Arbeitgeberakte.</p>
<p>Neben den hier genannten Beispielen für erste Digitalisierungsprojekte bieten sich auch weitere Unternehmensbereiche für den Einstieg in die digitale Transformation an, wie etwa die Buchhaltung oder auch die Einführung (abteilungs-)übergreifender Collaboration-Tools. Gerade Mittelständler sollten sich dabei immer die Frage stellen: Welcher Bereich profitiert – gemessen an den notwendigen Investitionen – am meisten von digitalisierten Prozessen und wie gut lassen sich Folgeprojekte daran anknüpfen?</p>
<h2>Die wichtigste Entscheidung bei der technischen Umsetzung: Cloud vs. On-Premise</h2>
<p>Hat sich ein Unternehmen für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems entschieden, so steht es häufig vor der Entscheidung, ob es diesen Dienst online aus der Cloud nutzen oder die Lösung auf den eigenen Servern im Haus installieren will. Während beide Modelle ihre Vor- und Nachteile haben, spricht vor allem für Digitalisierungs-Anfänger vieles für die Cloud. Sie ermöglicht einen einfacheren, kostengünstigeren Einstieg: Die IT-Abteilung muss kein neues System auf den Servern implementieren, sondern die Lösung steht schnell und unkompliziert über eine Internetverbindung bereit – eine große Kostenersparnis. Zudem kann die Lösung auch außerhalb des Büros jederzeit genutzt werden und kommt so flexiblen Arbeitsmodellen entgegen. Es hat sich auch gezeigt, dass mehrere Cloud-Anwendungen sich leichter zu neuen Lösungen verknüpfen lassen als On-Premise-Anwendungen. Beispielsweise kann aus einer Lösung zur Dokumentenerkennung und einem Workflowsystem kosteneffizient ein Rechnungseingangsworkflow kreiert werden – wovon vor allem mittelständische Unternehmen profitieren, die nicht in eine gänzlich neue Lösung investieren wollen. Bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung sollten Unternehmen jedoch stets auf die notwendige Datensicherheit achten und prüfen, dass der Cloud-Provider den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist.</p>
<h2>Papierloses Büro dank ECM?</h2>
<p>Auch wenn das papierlose Büro immer wieder beschworen wird, dauert es wohl noch lange, bis es sich tatsächlich durchsetzt. Die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten ist bisher noch nicht befriedigend geklärt, was heutzutage teils noch eine doppelte Aktenführung verlangt. Um vor Gericht notfalls die entsprechenden Beweise vorlegen zu können, sollten die wichtigsten Dokumente, die beispielsweise notariell beglaubigt sind, zusätzlich auch in Papierform aufbewahrt werden. So bleibt ein gänzlich papierloses Büro mittelfristig nicht zuletzt auch aufgrund des gewohnten Umgangs mit Papier und der Angst, die Kontrolle zu verlieren, eine Wunschvorstellung. Da der Gesetzgeber sich dieser Problematik aber inzwischen angenommen hat, ist zu hoffen, dass sich das Verständnis dessen, welche Bedeutung die Digitalisierung für Unternehmen hat, in naher Zukunft ändern wird. Unabhängig davon beschleunigt ein ECM bereits heute die operativen Prozesse und Arbeitsabläufe nachhaltig und bestimmt als ein Teil der Digitalisierung immer mehr die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.</p>
<p>Für viele Unternehmen ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems daher der erste Schritt auf diesem Weg. Aufgrund der vergleichsweise unkomplizierten Umsetzung und der trotzdem maßgeblichen Effizienzgewinne entwickeln diese Projekte eine große Zugkraft, sodass Unternehmen häufig und schnell andere Lösungen folgen lassen. Einem digitalisierten Unternehmen steht dann nichts mehr im Wege.</p>
<p>Autor: Matthias Kunisch, Geschäftsführer, <a href="http://www.forcont.de" target="_blank">forcont business technology gmbh</a></p>
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