Im Gegensatz dazu steht der Handelsverkauf, bei dem die Leistung entlang einer Handelskette vertrieben wird. Der Direktvertrieb von Kosmetik-, Schmuck-, Haushalts- und Küchenartikel über Verkaufspartys hat eine Renaissance erlebt und ist beliebter denn je. Woran liegt das? Und welche – entscheidende – Rolle spielt das Wissensmanagement in diesem Zusammenhang?

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Flexible Arbeitszeiten, neue Freizeitverhalten und verändertes Rollenverständnis tragen dazu bei, dass die Menschen zu Hause schwer erreichbar sind oder ihre Freizeit nicht mit Besuchen von Handelsvertretern verbringen möchten. Trotzdem hat das Interesse an der Produktberatung und dem Verkaufsgespräch in privater Atmosphäre beim Kunden in den letzten Jahren stark zugenommen. Was zählt, ist ein Verkaufserlebnis, bei dem der Kunde persönlich beraten wird, die oft hochwertige Ware testen kann und ein langfristiges Rückgaberecht eingeräumt bekommt.

Warum Wissensmanagement im Direktvertrieb notwendig wird?

Das Internet ist für den Direktvertrieb ein wichtiger ergänzender Vertriebskanal geworden. Der Online-Verkauf hat im Jahr 2015 zirka 42 Milliarden Umsatz erreicht. Ob mobile oder gemütlich vom Sofa, das Internet bietet den Kunden eine größere Auswahl an Produkten und niedrigere Preise, die bewertet und verglichen werden. Die Kaufentscheidung wird somit in idealer Form unterstützt.

Der Direktvertrieb agiert in einem Käufermarkt, der es ihm schwerer macht, seine Produkte zu verkaufen. Kundenbeziehungen und Informationen über den einzelnen Kunden werden somit zu einem Gradmesser für den Unternehmenswert. Neue Kunden zu gewinnen, ist erheblich aufwendiger geworden. Dabei geraten insbesondere Direktvertriebsunternehmen zunehmend unter Handlungsdruck. Zum einen müssen sie in verschiedene Vertriebskanäle investieren und zum anderen werden die Gewinnmargen dafür nicht größer.

Informierte Verkäufer sind gute Verkäufer

Ist der Außendienst ein umsatzstarker Vertriebskanal, sind die Erfolgserwartungen an die Verkäufer groß. Gute Verkaufszahlen können aber nur erbracht werden, wenn das Umfeld für die Außendienstmitarbeiter stimmt. Der Handelsvertreter ist für Direktvertriebsunternehmen der direkte Draht zum Kunden. Umso wichtiger ist die umfassende und effiziente Kommunikation. Die Vertriebsmitarbeiter benötigen Informationen zu Preisen, Produkten, Kundenbeziehungsdaten und Marketingaktivitäten aktuell vor Ort.

Dabei muss sichergestellt werden, dass die Informationen auch beim letzten Glied der Vertriebsstruktur ankommen. Idealerweise sind die Verkäufer mit mobilen Endgeräten ausgestattet und können jederzeit auf die relevanten Daten zugreifen, wie die Verfügbarkeit der Ware oder gestartete Marketingaktionen. Immer wieder entsteht großer Frust, wenn die Informationen zu Verkaufswettbewerben nicht zeitnah alle Ebenen der Vertriebsorganisation erreichen.

Die Wissensbausteine gelten auch hier

Die allgemein anerkannten Wissensbausteine nach Gilbert Probst gelten in unterschiedlicher Intensität auch im Direktvertrieb. Das Wissen zu identifizieren, zu erwerben, weiter zu entwickeln und an die Außendienstmitarbeiter zu verteilen, ist das heroische Ziel. Doch haben die Verkäufer die Chance, ihren Bedarf an Informationen und deren Aufbereitung an die Verwaltung bzw. IT zu kommunizieren? Werden Erfahrungen, die mit Produkten und Kundenerwartungen gemacht werden, gespeichert, aufbereitet und allen zur Verfügung gestellt?

Verkäufer stehen oft im direkten Vergleich mit den Kollegen. Marketingaktivitäten, die die Gebietsleiter in Wettbewerben zu Konkurrenten machen, fördern eher das Abschotten, statt das Teilen der Erfahrungen. Erfahrungen gelten häufig als eigenes Kapital und nicht als Unternehmensgut. Sie werden nur ungern weitergegeben. Wichtig ist es daher, einen Nutzen aus dem Aufwand auch für den Verkäufer aufzuzeigen. Das Marketing könnte diese Aufgabe mit Erfolgsgeschichten unterstützen. Um Erfahrungen niederzuschreiben, Projekte zu reflektieren, sich in Netzwerken zusammenzuschließen, muss ein zeitlicher Rahmen einkalkuliert werden.

Eine Lösung, die die Umsetzung unterstützt, kann ein Wissensportal wie Liferay, eine Open-Source-Software, sein. Sie bietet eine große Anzahl an Funktionen zum interaktiven Zusammenarbeiten, Vernetzen und Dokumentieren von Wissen, Informationen und Daten. Die IT bleibt aber immer nur ein Werkzeug.

Mitarbeiterfluktuation – Wissen adieu?

Wissen ist das Humankapital auch im Direktvertrieb. Somit trifft es das Unternehmen hart, wenn Verkaufsprofis das Unternehmen verlassen. Damit geht produktspezifisches Wissen, Informationen über die Kundenbeziehung und Erfahrungen zur Umsetzung von gesetzlichen Grundlagen mit durch die Tür. Es entstehen Wissenslücken, die der Arbeitsmarkt nicht so schnell schließen kann. Gute Verkäufer, die mit Leib und Seele dabei sind, gibt es nicht wie Sand am Meer.

Aber wie bindet man erfahrene und gut ausgebildete Verkäufer ans Unternehmen? Eine Patentlösung gibt es nicht. Doch sind seine Erwartungen erfüllt, z.B. einen Zugriff auf aktuelle Daten zu haben oder bei der Entwicklung neuer Produkte mitwirken zu dürfen, dann bestehen gute Chancen, den guten Verkäufer zu halten. Auch möchte er früh über strategische Entscheidungen im Unternehmen informiert sein und dass eine Preispolitik vorgeben wird, mit der er im Verkauf auch Erfolge erzielt. Erfährt er regelmäßig Lob und Anerkennung, wird er eher bleiben. Eine einfühlsame Führung und ein vertriebsorientiertes Management sind zwei weitere wichtige Voraussetzungen, die Mitarbeiterfluktuation niedrig zu halten.

Doch an einer Nutzung moderner Informationstechnologie kommt man nicht vorbei.

Kommunikationsportale, die Wissen einsammeln, Informationen digital verteilen, Wissen in Wikis bewahren und eine Suche, die eine relevante Trefferliste anzeigt, helfen dem Verkäufer, erfolgreich beim Kunden zu agieren. Tools, die das interaktive Zusammenarbeiten ermöglichen, sind Chancen, die den Außendienst beflügeln.

Auch Kunden werden in ihrem Kaufprozess unterstützt. In den Wohnzimmern, in denen die Verkaufspartys stattfinden, stehen die Informationen online und auf mobilen Endgeräten zur Verfügung. Mobile Apps bereichern das Verkaufserlebnis der Kunden emotional und stellen zusätzliche Produktinformationen, z.B. als Videos und Bilder, am Point of Sales bereit. Sie unterstützen auch den After-Sales-Prozess.

Der vernetzte Außendienst

Ein Spirit der interaktiven Zusammenarbeit und des Teilens von Wissen muss vom Management ausgehen. Das Wissensmanagement kann methodisch und softwaretechnisch unterstützt werden, doch eine Kultur des Vernetzens und Austauschs muss das Unternehmen vorleben.

Mitarbeiter im Außendienst, die keine räumliche Nähe zur Hauptverwaltung haben, möchten Erfahrungen mit ihren Kollegen austauschen und vom Wissen ihrer Kollegen profitieren. Wissen soll auch dort fließen – und dies gelingt nur, wenn ihnen entsprechende Tools an die Hand gegeben werden.

Wissensmanagement ist in der Chefetage angekommen

Die ISO 9001, dem weltweit am meisten verbreiteten Managementsystem, legt die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) fest, denen eine Organisation zu genügen hat. Sie sind die Voraussetzungen, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, welche die Kundenerwartungen sowie behördliche Anforderungen erfüllen.

Wissen ist in der heutigen Wirtschaft ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Revision der ISO 9001 trägt diesem Umstand Rechnung und fordert einen systematischen Umgang mit Wissen. Die Basis dazu wird geschaffen, indem das oberste Management bezüglich Verpflichtung und Mitwirkung stärker als bisher einbezogen wird. Dazu gehört, das notwendige Wissen zur Durchführung der Prozesse festzuhalten, aufrechtzuerhalten und für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen.

Das Unternehmen muss das notwendige Wissen ermitteln, das es benötigt, um seinen Aufgaben gerecht zu werden und um die Prozesse umzusetzen. Im zweiten Schritt muss dieses Wissen bewahrt und auch an die Mitarbeiter verbreitet werden. Des Weiteren ist zu dokumentieren, wie das notwendige Wissen erlangt werden soll. Die Zielsetzung besteht darin, zukünftige Trends und Erfordernisse zu erkennen.

Die neue ISO 9001 macht keine Vorschriften zur Umsetzung. Es kommt vielmehr darauf an, ein für das jeweilige Unternehmen passendes Wissensmanagement aufzubauen. Wissen wird in der Norm so definiert: dass Informationen nicht ohne Daten, Wissen nicht ohne Information und Kompetenz nicht ohne Wissen auskommen können. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen, die ihr Wissen organisieren, auch Daten und Informationen mit bearbeiten müssen.

Revision 2015

Die in Deutsch veröffentliche neue Norm ISO 9001:2015 gilt seit dem 15.09.2015. Die Übergangsfrist für Qualitätsmanagement-Zertifikate endet nach drei Jahren am 14.09.2018.

Quelle: comundus GmbH

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Liferay, die Open Source Lösung für Enterprise Collaboration, ermöglicht quasi out-of-the-box eine Gleichstellung von redaktionellen Unternehmensinhalten und User Generated Content (UGC). Die Trennung von intern / extern, Redakteur / User kann nach Belieben aufgehoben werden. Dabei von Content Management der nächsten Generation zu sprechen, ist nicht übertrieben. Die Vielfalt der Anwendungsmöglichkeiten begeistern Unternehmen und Organisationen aller Art gleichermaßen..

Business-Nutzen durch User Generated Content

Unternehmen müssen ihre Zielgruppe zu Handlungen bewegen, um erfolgreich zu sein. Früher reichten dafür gute Produkte und vertriebliche Aktivitäten plus top-down-Werbung. Heute ist es schwieriger. Die Konsumenten haben sich daran gewöhnt, aus ihrer passiven Rolle zu schlüpfen und sich im Web frei zu äußern. Sie möchten involviert werden oder zumindest die Möglichkeit haben, direkt und frei mit Unternehmen zu interagieren. Ausdruck findet diese neue Mitmachambition unter anderem in den zig Millionen von Posts auf Company Fanpages. Dieses gesteigerte Interesse ist per se gut und Unternehmen versuchen es für sich zu nutzen.

Sie suchen nach Wegen, um Aufmerksamkeit und Kundenbindung zu erzeugen. Oder um Verbesserungen und neue Ideen für ihre Produkt- oder Dienstleistungspalette herauszukitzeln. Das geht vom einfachen Ideenwettbewerb bis hin zur gemeinsamen Entwicklung neuer Produkte mit der Zielgruppe auf Co-Creation-Plattformen. Doch technische Restriktionen machen es schwer, innovative Mitmachkonzepte mit Leben zu füllen. Denn das für die Website oder Intranet eingesetzte Content Management System (CMS) ist für Kollaboration mit externen Nutzern selten geeignet.

Die meisten Content Management Systeme sind darauf ausgelegt, Inhalte von Autoren im Unternehmen zu publizieren, und nicht, dass beliebige externe Nutzer Inhalte generieren können, die dann im internen Freigabeworkflow zur Verfügung stehen. Zwar lassen sich Kollaborations-Features an das CMS zumindest andocken, dies ist jedoch in der Regel aufwendig. Selbst einen einfachen Fotowettbewerb einzurichten (Fotos über die Website einreichen, Fotos intern prüfen und live-schalten, bewerten und kommentieren durch die User …), erfordert hier einiges an Konzeptions- und Programmierarbeit. Nicht so bei Liferay Portal!

Im Folgenden werden die technischen Hintergründe erläutert und mit konkreten Anwendungsbeispielen unterlegt. Doch zuerst ein kurzer Einblick in das System:

Liferay Portal im Überblick

Liferay Portal ist eine Java-basierte Open-Source-Portal-Software und mit rund 3 Millionen Downloads und 250.000 installierten Anwendungen weltweit stark verbreitet. Funktionell ist es im Vergleich zu den kommerziellen Portalsystemen mindestens ebenbürtig, wenn nicht in Teilen sogar besser. Laut Gartners „Magic Quadrant for Horizontal Portals“ zählt Liferay weltweit zu den führenden Portalanbietern. Zudem ist selbst die Enterprise Edition angesichts der geringen Subscription- oder Lizenzkosten eine enorm budgetschonende und sehr flexible Alternative zu kommerziellen CMS und Portaltechnologien.

Die CandadaLife Website auf Basis von Liferay in der Live…

…und in der Staging-Version

Vielfältige Kollaborationsfunktionen out-of-the-box

Unternehmen unterschiedlicher Größe nutzen bereits Liferay als Mitarbeiter- und Geschäftsprozess-orientiertes Enterprise Portal. Für komplexe, internationale Projekte ist die Software ebenfalls bestens geeignet. Vor allem die Kollaborationsfunktionen, die Möglichkeiten, Wissen auszutauschen, begeistern (dazu später mehr). Das schnelle Auffinden gesuchter Informationen ist dafür unabdingbar.

Liferay 6 bietet eine Kategorie- und Tag-Navigation über alle Portalinhalte hinweg. Die integrierte federated und facetted Search sucht nach allen Inhaltstypen und führt diese in einem Suchergebnis zusammen. Nutzer müssen demnach nicht einzelne Suchanfragen auf der Unternehmens-Website, dem Company Blog und einer Fach-Community starten; ein einziger Suchklick im Portal genügt, und der Anwender erhält alle Treffer aus den verschiedenen Content-Quellen. Liferay baut auf dem mächtigen Open Source Java-Search-Framework Apache Lucene auf und bietet eine funktionstüchtige Integration des Apache Solr-Such-Engine.

Mittels serviceorientierter Architektur ist es möglich, sowohl die Liferay-Standard-Module, als auch eigenentwickelte Komponenten über Portlets einzubinden. Es stehen Dutzende Portlets (Foren, Kalender, Blog, Tagging, Wörterbuch etc. aber auch E-Commerce-Anwendungen wie ein Shop) out-of-the-box zur Verfügung. Hinzu kommen die vielen Portlets im Marketplace (ähnlich eines App Stores für Smartphones). Was nicht bereits vorgefertigt ist, kann als Portlet selbst entwickelt werden. Liferay bietet zudem verschiedene, leicht integrierbare Arten des Single Sign-on.

Der Maßanzug für Ihre Kunden und Mitarbeiter

Customizing wird bei Liferay großgeschrieben. Die Benutzeroberfläche lässt sich per Drag & Drop maßschneidern. Portlets können mit wenigen Klicks hinzufügt, neu angeordnet und wieder entfernt werden. Wie weit die Berechtigungen der Nutzergruppen zur Individualisierung gehen, kann zentral gesteuert werden. Dadurch gewinnen gerade Mitarbeiterportale an Attraktivität und Effizienz, denn jeder Mitarbeiter kann sich seine digitale Arbeitsumgebung einfach zusammenklicken – alles nach den Vorgaben und Freiräumen, die vom Portaladministrator konfiguriert sind.

Anwendungen und Funktionen, die nicht gebraucht werden, werden nicht angezeigt. Ähnliches gilt auch für Content-Seiten: Diese müssen nicht statisch angelegt, sondern können dynamisch in-time (abhängig von verschiedenen Parametern wie Userkonfiguration, Berechtigung, Ausgabekanal) generiert werden.

Benutzeroberfläche lässt sich leicht mit AppPage anpassen

Einfaches Customizing durch Drag & Drop Funktionen

Versionen von Liferay: Community versus Enterprise Edition

Aktuell ist Liferay Portal 6.1 in zwei Varianten am Markt (Stand: April 2013):

Die Liferay Portal Community Edition ist kostenlos und richtet sich an Einsteiger. Support bietet hier die Liferay-Community, die zur Selbstorganisation die Team-Kollaborationsfunktionen wie z. B. Wiki, Forum, Blog von Liferay Portal verwendet.

Die Liferay Portal Enterprise Edition ist die kommerzielle Variante – zu der wir unseren Kunden raten. Liferay Portal EE bietet bei vergleichsweise geringen Subscription- oder Lizenzkosten ein großes Plus an Sicherheit und Performance. Der Hersteller garantiert über ein Service-Level-Agreement (SLA) Langzeitunterstützung mit regelmäßigen, qualitätsgetesteten Security Hotfixes und Service Packs. Die EE wurde zudem auf alle größeren Anwendungsserver und Datenbanken hinsichtlich optimaler Leistung – auch unter Last – abgestimmt.

Weitere detaillierte Ausführungen zu Liferay, finden Sie in unserer Systemvorstellung.

User im Portal zu Wort kommen lassen

Sie haben sich für Liferay entschieden, ein Projekt aufgesetzt und möchten nun der Öffentlichkeit, Geschäftspartnern und Kunden gezielt die Möglichkeit bieten, eigene Inhalte beizusteuern. Die dafür benötigten Social Features wie Comments, Rating, Blogs, Messageboard sind out-of-the-box in Liferay vorhanden. Immens wichtig ist der zentrale Server-Kern für alle Inhalte. Damit ist der fließende Übergang von User Generated Content und Author Generated Content möglich. Sie können jeden Nutzer, ob intern oder extern, als Portal-User deklarieren. Die Nutzer unterscheiden sich einzig in ihren Lese-, Schreib- und Zugriffs-Rechten. Rechte (und Workflows) können auf folgenden Ebenen vergeben werden:

• auf Asset-Ebene (z.B. Berechtigungen auf Artikelebene)
• auf Portlet-Ebene (Berechtigungen wer welche Portlets sehen / nutzen darf)
• auf Site-Ebene (vollumfänglich für Websites)

Haben Sie die Berechtigungen vergeben, können Sie zusätzlich Workflows definieren. Komfortabel geht das mit dem Kaleo Workflowdesigner in Liferay. Viele unterschiedliche Workflow-Varianten können so implementiert werden: Vom einfachen 4-Augen-Check bis zu komplexen Prüf-, Freigabe- und Übersetzungsprozessen. Über das Liferay Control Panel lassen sich die Workflows den unterschiedlichen Typen von Assets (Artikel, Dokumente, Media, etc.) einfach zuordnen.

Ein weiteres nützliches Feature ist in Zusammenhang mit User Generated Content der „Bericht Missbrauch„. Über diese Funktion können Nutzer anstößige oder falsche Inhalte in sämtlichen Foren, Blogs, Seiten des Portals an den Portal-Administrator melden. Diese übergeordnete Kontrolle durch die Crowd reduziert den Kontrollaufwand für den Portalbetreiber und steigert zugleich die Qualität der Inhalte.

Sie sehen: Liferay ist systematisch und funktional so angelegt, dass Sie Nutzerinhalte restriktiv oder auch sehr frei in Ihre Portale, Websites und das Intranet einbinden können.

Beispiele für die Nutzung von User Generated Content

Open Source CMS für die Kollaboration mit externen Nutzern

Fotowettbewerb

Angenommen, Sie betreiben mit Liferay ein Reiseportal und möchten die Kundenbindung über einen Fotowettbewerb steigern. Aktivieren Sie dafür einfach ein bereits vorhandenes Portlet. Nutzer können ihre Fotos direkt in die zentrale Media Galerie hochladen (welches Repository dahinter liegt, können Sie bei Liferay frei wählen: Das interne von Liferay, Ihr bestehendes über die CMIS-Schnittstelle oder auch die Cloud). Anschließend werden die Bilder nach Prüfung durch das Marketing freigeschaltet (evtl. getaggt) und automatisiert zur Bewertung im Reiseportal publiziert.

User Generated Content fließt automatisch in interne Workflows ein

Vorstellbar ist auch eine Bewertung durch die Mitarbeiter im Intranet oder durch registrierte Partner (wie Reisebüros) im Extranet. Mit Liferay haben Sie die volle Flexibilität. Die Gewinnerfotos stehen anschließend für die weitere Verwendung im gesamten Portal zur Verfügung. Die Architektur hinter diesem Fotowettbewerb ist denkbar einfach und erfüllt alle Qualitäts- und Sicherheitskriterien. Die Performance ist auch bei großen Mengen an Assets (hochauflösende Bilder, Videos etc.) sehr gut.

Internes Vorschlagswesen

Geschäftlich interessant wird es bei einem internen Ideenwettbewerb, auch betriebliches / internes Vorschlagswesen genannt. Dies wird seit Jahren in Konzernen praktiziert. Bei Volkswagen führten die 60.000 Tipps von Mitarbeitern im Jahr 2011 beispielsweise zu Einsparungen von 100 Millionen Euro. Daimler erhielt über 77.000 Vorschläge und sparte mit den Verbesserungen 68 Millionen Euro. Umgesetzt wird dieses Vorschlagwesen klassischerweise über Spezialsysteme oder sogar noch papierbasiert. Warum nicht im Intranet? Auch hier unterliegt u.U. das eingesetzte CMS Restriktionen in Bezug auf Workflows, Bewertungsmöglichkeiten (auch durch externe Fachleute) oder schlicht der Performance. Selbst mit den führenden, kommerziellen CMS ist es nur sehr aufwendig möglich, ein solches Ideenwettbewerb-Konzept umzusetzen. Mit Liferay können Sie – ähnlich dem Fotowettbewerb-Beispiel – das Intranet Portlet- und Workflow-basiert um ein solches Vorschlagwesen ausbauen und Externe (z.B. Berater, Juristen, Kunden, Partner etc.) mit einbeziehen.

Innovationen benötigen meist Ideen vieler Beteiligter

Open Innovation

Mit Open Innovation, also der Öffnung des Innovationsprozesses nach außen, gehen einige Unternehmen noch einen Schritt weiter. Paradebeispiel dieser Bewegung ist Liferay selbst: Der Hersteller setzt bei seiner Produktentwicklung voll auf die Ideen und Wünsche der Community. Unter www.liferay.com/community/ideas können Ideen offen vorgebracht und von der Community bewertet und kommentiert werden. Alles vollintegriert in die Liferay-Website und auf dem eigenen Portal betrieben.

Liferay setzt bei der eigenen Produktentwicklung stark auf die Wünsche der Community

Wer auf liferay.com nach einem bestimmten Feature sucht, findet den Textteil auf der offiziellen Produktseite, den Eintrag im Wiki und die Diskussion um dessen Weiterentwicklung durch die Community sowie die Reaktion des Produktherstellers.

Co-Creation im Web wird sicher eines der Innovationsthemen der nächsten Jahre und Jahrzehnte sein. Automobilkonzerne wie Volkswagen testen in China bereits die Weiterentwicklung von Autos in der Crowd (siehe: „People’s Car Project“ von Volkswagen und die „Clever Together Plattform“ von SKODA). Der Trend geht dahin, digitale Brücken zwischen dem Wir (Unternehmen) und dem Ihr (Zielgruppen) zu bauen. Der fließende Übergang von Company- und User Generated Content wird dabei eine wesentliche Rolle spielen. Auch deshalb sollten sich Unternehmen Liferay bei strategischen Software-Entscheidungen genauer ansehen. Wir beraten Sie gerne dazu.

Support und weiterführende Informationen

Unterstützung von einem erfahrenen Liferay-Partner für den Aufbau, das Customizing und auch den Betrieb von Liferay ist wichtig. Viele Fragen lassen sich auch selber lösen. Im Vergleich zu anderen Open Source Systemen verfügt Liferay über eine sehr umfangreiche Dokumentation sowie eine gute, integrierte Suchmaschine. Hilfe erhält man auch über das Liferay-Forum mit angeschlossener großer und aktiver Community sowie als Mitglied der Usergroup. Kompakte Informationen gibt es zudem beim Liferay Symposium (schauen Sie gerne an unserem Stand vorbei).

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Systeme für komplexe Aufgaben müssen den Spagat aus Funktionsvielfalt und Nutzerfreundlichkeit bewältigen. Der Nutzer sollte individuell mit möglichst wenigen Klicks zum Ziel kommen und die bestmögliche Übersicht zu seinem Arbeitsbereich haben. Dies sollte für Anwender gelten, die nur einen Bruchteil der Funktionen eines Content Management Systems nutzen (z.B. für Freigaben) aber auch für solche, die komplexere Zugriffe benötigen. Und genau hier macht eine individuell gestaltbare Oberfläche Sinn. Unternehmen können die CMS-Oberfläche für ihre Redaktion maßschneidern. Dadurch geht die tägliche Arbeit deutlich schneller von der Hand; lange Klickwege entfallen und jeder Anwender erhält mehr Übersicht. Führende CMS- und Portal-Anbieter wie OpenText und Liferay bieten zwar ein übersichtliches User Interface, folgen der Idee der Individualisierung aber nicht konsequent genug.

Wir haben unsere Erfahrung aus Projekten bei über 100 Unternehmen genutzt, um ein vollintegriertes User Interface zu erstellen, das wie ein Turbo im Redaktions- und Administratoren-Arbeitsalltag wirkt. Mit einem kleinen Zusatzinvest werden die Effizienz des CMS und der Spaß an der täglichen Arbeit deutlich gesteigert.

Das edicos UserInterface (eUI) ist bereits für Liferay Portal und OpenText Web Site Management verfügbar. Eine Version für FirstSpirit ist in Vorbereitung. Grundsätzlich kann das eUI ins Frontend eines jeden Systems eingebaut werden.

Da das eUI als alternative Oberfläche flexibel aufgesetzt werden kann, ist eine Aktivierung jederzeit (bei bestehenden und neuen Installationen) möglich.

Kurzvorstellung Liferay Portal

Die Open Source Software Liferay Portal (Vers. 6.1) ist unter den weltweit führenden Portal-Technologien. Das bestätigt z.B. Gartner im „Magic Quadrant für horizontale Enterprise-Portale“. Vor allem die Collaboration-Funktionen und die Möglichkeiten, Wissen auszutauschen, begeistern. Liferay ist weltweit mit rund 3 Millionen Downloads und 250.000 installierten Anwendungen in verschiedensten Industriebereichen im Einsatz.

Liferay ist einfacher als IBM WebSphere: Dazu der Hersteller: „Implementieren Sie Liferay in nur einer Woche und erhalten Sie eine allumfassende Lösung für Portale, Content Management und Kollaboration zu Kosten, die unter denen einer einzigen WebSphere®-CPU liegen.“ Und „flexibler als Microsoft SharePoint®: Im Gegensatz zu SharePoint®, läuft Liferay auch in Nicht-Microsoft-Umgebungen, lässt sich leicht adaptieren und integriert sich in Ihre bestehenden Anwendungen.“

Weitere Informationen zum Portal: http://www.liferay.com/de/products/liferay-portal/benefits/user-friendly

Kurzvorstellung OpenText Web Site Management

OpenText Web Site Management (Vers. 11) ist unter den weltweit führenden Web Content Management Systemen. Das bestätigt z.B. Gartner im „Magic Quadrant for Web Content Management“. Über 2.600 Unternehmen setzen auf die bewährten OpenText Web Site Management-Module (vormals RedDot WCMS und RedDot LiveServer), um ihre Zielgruppen kostengünstig und schnell mit den Informationen zu versorgen, die Sie suchen. Es ist eines der solidesten und am weitesten verbreiteten WCM-Systeme am Markt und lässt in Bezug auf Corporate Websites, Mehrsprachigkeit, Content Syndication etc. kaum Wünsche offen.

OpenText bietet zahlreiche innovative Lösungen, welche:

• dem Anwender ermöglichen, Web-Content ohne Unterstützung der IT-Abteilung zu verwalten.
• die dynamische Bereitstellung des richtigen Contents für die richtige Person im richtigen Kontext ermöglichen.
• Risiken reduzieren (Compliance).

Weitere Stärken sind die einfache Bedienung sowie die Integrationen in andere Lösungen von OpenText, SAP und Microsoft. Informationen zum System finden Sie hier: http://www.opentext.de/3/global/products/products-web-content-management.htm

Liferay und OpenText: generisches, starres User Interface

Kein Hersteller kann mit seinem Produkt allen individuellen Anforderungen sämtlicher Anwender gerecht werden. Denn jedes Projekt hat sein ganz eigenes Design, und jeder Anwender seine ganz eigene Vorstellung davon, wie das System ihn im Arbeitsalltag bestmöglich unterstützen soll – und diese Vorstellung wird sogar innerhalb eines Unternehmens in den meisten Fällen noch stark variieren.

Gerade bei Systemen, die über viele Jahre weiterentwickelt wurden, ist die Platzierung wichtiger Bedienelemente nicht immer intuitiv. Oftmals haben Redakteure zudem wiederkehrende Aufgaben, deren Steuerung über Menüeinträge erfolgt, die in verschachtelten Untermenüs versteckt sind, oder sogar in Dialogen, zu deren Erreichung man den Editiermodus der eigentlichen Website verlassen muss. Das kostet viel Zeit und stört den Arbeitsfluss.

Leichteres Arbeiten mit dem edicos UserInterface (eUI)

Das edicos UserInterface (eUI) hilft, schneller und komfortabler Content in Websites zu editieren. Dem Redakteur werden im Redaktionsprozess häufig gebrauchte Funktionen übersichtlich bereitgestellt. Funktionen für Gelegenheitsbenutzer (z. B. Flyoutmenüs mit einzelnen Bearbeitungspunkten) und für Poweruser (z. B. erweiterte Liferay-Portletbearbeitung oder Zugriff auf Workflow- oder Serverkonfiguration) werden in flexibel definierbaren Menüs zusammengefasst.

edicos analysiert die spezifischen Erfordernisse und Arbeitsweisen mit den Redakteuren und Administratoren, um die optimale und individuelle Ausprägung des eUI zu definieren.

Das eUI ist bereits erfolgreich im Unternehmenseinsatz, beispielsweise bei der GIZ:

„Wir setzen OpenText Web Site Management als technische Basis für www.giz.de und unser Intranet ein. Mit dem edicos User Interface für OpenText WCMS beschleunigen wir unsere Redaktionsprozesse deutlich. Die Pflege von Web-Content wie auch die Administration geht damit etwa doppelt so schnell. Effizienz ist angesichts unserer komplexen Content-Infrastruktur, den weltweit verteilten Redakteuren und drei Berechtigungsstufen enorm wichtig für uns“, erklärt Dr. Lutz Spielberger, verantwortlich für die Web-Systeme bei der Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.

Wie funktioniert das UserInterface?

Kernstück ist das eUI Hauptmenü. Dieses Flyout-Menü wird als Symbol an prominenter Stelle – stets im Blickfeld des Redakteurs – auf der Seite positioniert. Bei Mouseover sieht der Redakteur seine benutzerspezifisch gewünschten Funktionen: Zum Beispiel in Liferay den Schnellzugriff auf die Profilverwaltung oder auf die Liferay-Administrationsdialoge oder im SmartEdit des OpenText Management Servers häufig benötigte und wichtige Kontrollelemente. Die Anzahl der Klicks verkürzt sich erheblich.

Die Ansicht des eUI im jeweiligen System ist vielseitig konfigurierbar: Auf Knopfdruck wechselt die Seite auf Redakteursansicht, Ansicht mit erweiterten Optionen oder auf die Useransicht ohne Kontrollelemente (WYSIWYG). Das Seitenlayout ist nicht verzerrt, sodass der Redakteur immer die Benutzeransicht nach der Bearbeitung vor Augen hat.

Die Hauptleiste enthält (Meta-)Informationen und Funktionen zur Seite:

• Metainformationen über das aktuelle Objekt: Titel, ID, Autor, Suchbarkeit…
• SEO-Bereich: Meta Description, Meta Keywords, Robot-Anweisungen, suchmaschinenspezifische Einstellungen
• Navigationsrelevante Informationen: alle Kind-Elemente (auch unsichtbare etc.)
• Editorial Status: Seitenstatus, Ampelstatus, Beschreibung, Übernahme-URL der Inhalte
• System-Standardfunktionen wie: Publizierung, Verlinkung, Erscheinungszeitraum
• Zusätzliche Leisten möglich; z.B. für Navigationspflege, Toolboxen, komplexere Informationsstrukturen, Formulare etc.

Das eUI trennt Oberfläche und Funktionen und ist damit zukunftssicher und updatefähig. Die Systeme werden bevorzugt über die vorgegebenen Schnittstellen angesprochen (zumeist REST, Webservices etc., bei OpenText zusätzlich RQL), ein Eingreifen in System-Masken oder System-Kern-Funktionen wird aus Gründen der Updatesicherheit und Produkthaftung vermieden. Für spezielle Anforderungen ist es jedoch möglich, weitere Funktionalitäten mit produkteigenen Mitteln zu erstellen oder über offene Schnittstellen mit dem System zu kommunizieren. Bei Bedarf kann auch ein weiterer Server, z. B. eine lizenzkostenfreie Tomcat (Java), parallel betrieben werden. Mittels dieser hat man flexible Möglichkeiten zur Abbildung von Zusatzanforderungen.

Formulare im Griff

Der FormularEditor ist eine generische Erweiterung für die Redaktionsoberfläche, mit der auch Mitarbeiter ohne technisches Wissen mühelos Formulare erstellen, konfigurieren und modifizieren können. Die Formularinhalte sowie Metadaten wie Feldwerte und deren Bedeutung werden in einer Datenbank gespeichert und/oder per E-Mail verschickt. Bestätigungsmails, ggf. an mehrere Empfänger (auch CC, BCC) können frei definiert werden, wobei auch hier Text und Betreff über Platzhalter editiert werden können.

Eine Besonderheit ist die integrierte Formularvalidierung im Front- und Backend, die auch ohne JavaScript-Unterstützung gewährleistet ist. Sie unterstützt mehrere Formulare auf einer Seite und bietet Feldvalidierungen wie Pflichtfeld, E-Mail, Datum oder Zahl. Weiterhin ist eine Option für den Fileupload von Dateien innerhalb des Formulars verfügbar.

Eine Auswertung der gespeicherten Formulardaten ist problemlos möglich. Der FormularEditor ist optisch und funktional voll in das eUI des Projektes integriert und harmoniert so mit dem Gesamtbild der Website. Er spart viel Zeit bei Administratoren bzw. Entwicklern, da die Redakteure benötigte Formulare komplett eigenständig implementieren können.

Bislang ist der FormularEditor für OpenText Web Site Management verfügbar.  Es handelt sich wie beim eUI ebenfalls nicht um ein Plug-in, sondern um eine vollwertig integrierte Lösung, die über das eUI gesteuert wird. Sie benötigt den OpenText Delivery Server oder eine Servletengine. Der Editor unterstützt SmartEdit und die OpenText-Kernfunktionalitäten (Workflows, Mehrsprachigkeit etc.).

Selber ausprobieren? Allesmachbar.net klicken!

http://allesmachbar.net/ ist ein fiktives Demoprojekt für das edicos UserInterface (eUI). Informieren Sie sich über das eUI und sehen Sie sich eine beispielhafte Implementierung in Liferay Portal oder OpenText Web Site Management an.

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