Produktinformationen müssen immer aktuell und auf die verschiedenen Vertriebskanäle abgestimmt sein. Die Daten sind allerdings häufig in verschiedenen Datenbanken hinterlegt. Das erschwert nahezu alle Prozesse, die Produktdaten benötigen. Ein PIM System ermöglicht das unkomplizierte und zentrale Management von Produktinformationen – und bietet darüber hinaus weitere Vorteile. Doch die Auswahl einer geeigneten PIM Software-Lösung und deren Implementierung sind herausfordernd. In unserem Whitepaper haben wir daher für Dich einen Leitfaden für PIM Software zusammengestellt.

Im Onlineshop, auf Websites, Marktplätzen und selbst auf Social Media Kanälen: Produktinformationen spielen für (E-Commerce-)Unternehmen und Kund:innen überall eine Rolle. Allerdings ist das Management der Daten mit viel Aufwand verbunden – und das selbst dann noch, wenn Datenmanagement-Systeme bereits zum Einsatz kommen. Das Problem: Viele Systeme greifen nicht ineinander und Produktinformationen werden von unterschiedlichen Lösungen separat verwaltet und ausgespielt. Das sorgt schnell für dafür, dass die Übersicht fehlt. Im schlimmsten Fall leidet die Qualität der Produktdaten. Und damit am Ende auch die Kundenzufriedenheit – sowohl im B2C, als auch im B2B. Denn gerade Kund:innen wünschen sich auf allen Vertriebskanälen die richtigen und aktuellen Produktinformationen.

PIM Systeme bekommen in diesem Zuge eine enorme Bedeutung für die Verwaltung von Product Data. Unternehmen stehen allerdings schnell vor der Herausforderung, die richtige Enterprise-Software zu finden und diese dann auch zu implementieren. Wir haben daher für Dich die wichtigsten Eckpunkte zum Thema PIM in einem Whitepaper zusammengefasst. Das Whitepaper „Product Information Management – Leitfaden für PIM Software“ kannst Du Dir kostenlos herunterladen.

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In unserem Whitepaper erfährst Du:

• was PIM Systeme sind und welche Ziele mit PIM Systemen verfolgt werden
• welche Eigenschaften und Funktionen ein PIM System aufweist bzw. erfüllen sollte
• warum Du eher auf ein PIM System, statt auf DAM und MAM Systeme setzen solltest
• für welche Aufgaben PIM Systeme in der Praxis genutzt werden
• die Vorteile von PIM Systemen
• welche Lösungsansätze es für PIM Software gibt und
• auf was Du bei der PIM Software Auswahl und Implementierung achten solltest

Warum sollte es ein PIM System sein?

Das Management von Daten erfolgt in vielen Unternehmen bereits durch andere Systeme wie Data Asset Management oder Media Asset Management Systemen. Das gilt sowohl für Produktdaten als auch für Informationen, die keinen Bezug zu Produkten haben. DAM und MAM verwalten entweder wesentlich universeller Informationen oder aber deutlich spezifizierter als das Product Information Management. Während DAM Systeme beispielsweise einfach alle verfügbaren Daten in einem Unternehmen verwalten – unabhängig vom Produktbezug –, managen MAM Systeme ausschließlich Media-Dateien. Also Bilder, Videos und Audio-Spuren. Und das ebenfalls ohne spezifischen Bezug zu einem Produkt.

Eine Herausforderung in Unternehmen ist es aber, gerade Produktdaten so zu verwalten, dass diese zentriert für verschiedene Marketing- und Vertriebskanäle aufbereitet werden. DAM und MAM können diesen Fokus nicht leisten, da einerseits kein Produktbezug besteht und andererseits nicht alle Datenformate, die bei Produktinformationen eine Rolle spielen, berücksichtigt werden. PIM Systeme gleichen diese beiden Schwächen aus. Sie bieten Marketing, Vertrieb und auch Warenwirtschaft ein fokussiertes Management-Tool für alle relevanten Produktinformationen.

Einsatzbereiche von PIM im ganzen Unternehmen

Daten zu einem Produkt bzw. mehreren Produkten sind in verschiedenen Abteilungen für tägliche Aufgaben relevant. Sei es in der Warenwirtschaft, im Marketing oder im Vertrieb. Entsprechend vielfältig sind die Tasks, die ein PIM System übernimmt. Diese sind zwar operativer Natur, nehmen unter anderem aber auch Einfluss auf Strategien im (E-)Commerce. Das gilt zum Beispiel für die Anpassung von Sortimentsstrategien. Darüber hinaus übernimmt ein PIM System Funktionen zur Dokumentation von Produktinformationen. Ebenso wird PIM Software eingesetzt, um elektronische Kataloge für die Warenwirtschaft zu erstellen oder Produktkataloge in Print- und Online-Versionen für Kund:innen. Nicht zuletzt ist das PIM System für die Ausspielung relevanter Produktdaten auf verschiedenen Vertriebskanälen zuständig und unterstützt damit die Content-Bereitstellung.

PIM Vorteile von mehr Effizienz bis zur optimierten Customer Experience

Für Unternehmen bietet die Implementierung einer Product Information Management Lösung eine Vielzahl an Vorteilen. Die wohl offensichtlichste ist die Steigerung der Prozess-Effizienz. Ein PIM System ermöglicht hier die Entlastung von Mitarbeiter:innen verschiedener Abteilungen in der Datenpflege und im Publishing der Produktinformationen. Außerdem kann die Time-to-Market deutlich verkürzt werden. Darüber hinaus bietet die Zentralität des Systems aber auch eine Möglichkeit, die Datenqualität nachhaltig zu verbessern. Damit ermöglicht es PIM auch, Multichannel- und Omnichannel-Strategien im (E-)Commerce durch konsistente, aktuelle und kanalspezifische Informationen auf ein neues Level zu heben. Produktbeschreibungen lassen sich optimiert, Produkte für Kund:innen insgesamt besser dargestellt. Das hilft einerseits, die Retourenquoten zu senken. Andererseits steigt auch die Customer Experience und damit die Kundenbindung. PIM liefert dazu eine optimale Datenbasis, auf die Marketeers im Content Management zurückgreifen können.

Auswahl und Implementierung von PIM Software braucht Zeit

Am Markt gibt es eine Vielzahl PIM Software Anbieter. Welche PIM Lösung die richtige für Dein Unternehmen ist, richtet sich nach mehreren Faktoren. In der Regel sind Enterprise PIM Lösungen alternativlos, da sie unabdingbare Funktionen abdecken, die bei Open Source Software oft nicht inkludiert ist. Wer die vorhandenen Produktinformationen im Unternehmen über eine PIM Lösung verwalten möchte, sollte sich aber auch nicht nur von Funktionen bei der Auswahl leiten lassen.

Genauso spielen Usability und die Bedürfnisse von Mitarbeitenden eine Rolle. Und die bestehende Systemlandschaft. Eingangssysteme wie ERP, CMS und CRM müssen nahtlos in das Product Information Management System integriert werden können. Und auch Ausgabekanäle sind reibungslos einzubinden. Erst dann kann ein PIM System effektiv Daten zu Produkten verwalten. Die Auswahl und Implementierung von PIM Lösungen brauchen daher vor allem Zeit. Worauf Du noch bei der Auswahl und Implementierung von PIM Software achten solltest, erfährst Du in unserem Whitepaper.

Der Beitrag PIM Software Leitfaden – Eigenschaften, Funktionen, Auswahl und Implementierung erschien zuerst auf contentmanager.de.

Ein PIM System per Definition hilft, Produktinformationen aus verschiedenen Systemen auf einer zentrale Plattform zu bündeln und diese auf verschiedenen Kanälen auszuspielen. Die eingesetzte Software muss dazu Zugriff auf die notwendigen untergeordneten Systeme erhalten und zudem einen detaillierten Anforderungskatalog bedienen. Wer ein PIM Projekt umsetzen und ein entsprechendes System verwenden möchte, hat viele Aspekte abzudecken: Welche Produktinformationen liegen im Unternehmen vor? Wo liegen sie? Welche Systeme müssen daher angebunden werden? Wie lässt sich das PIM System am besten in die vorhanden IT-Infrastruktur integrieren? Die Liste an Fragen ist lang. Wir haben mit Thorsten Frank, Geschäftsführer der myview systems GmbH, gesprochen und ihn gefragt, wie Unternehmen ein PIM Projekt richtig angehen. Sie möchten noch mehr zu PIM Systemen erfahren? Dann lesen Sie dazu unseren Beitrag PIM Systeme im Vergleich mit Download unseres Marktüberblicks PIM Lösungen. In unserem Whitepaper erhalten Sie zudem einen Leitfaden zur PIM Software mit Informationen zu Vorteilen von PIM, Softwareauswahl und Implementierung.

contentmanager.de: Als Softwarehersteller des PIM Systems xmedia und Anbieter der API-First-Plattform xom haben Sie bereits einige PIM Projekte umgesetzt. Ihre Expertise liegt vor allem in der Industrie und im Handel, mit Kunden wie Precitool, Hazet und Weidmüller. Was ist Ihnen bei PIM Projekten bisher am meisten aufgefallen?

Quelle: myview systems GmbHThorsten Frank: PIM ist erwachsen geworden. PIM Systeme stellen heute eine eigene anerkannte Systemklasse mit hoher strategischer Bedeutung dar und stehen gleichberechtigt neben anderen wichtigen Unternehmensanwendungen wie ERP, CRM oder PLM. Durch die zunehmende Digitalisierung der Verkaufsprozesse (E-Commerce) sind PIM Systeme mit ihren Produktdaten aus einer modernen Systemlandschaft nicht mehr weg zu denken. Dies spiegelt sich in der Art und Weise wie heute PIM Projekte umgesetzt und PIM Systeme ausgewählt werden wider. Heute steht die Prozessabdeckung und nicht mehr die Einzelfunktion eines PIM Systems im Mittelpunkt des Interesses. Dabei integrieren sich PIM Systeme in nahezu alle Unternehmensprozesse, in denen Produktdaten benötigt werden.

Mit welchen Auswirkungen ist diese weitläufige Integration für PIM Projekte verbunden?

Dies hat dazu geführt, dass PIM Projekte heute deutlich vielfältiger und strategischer geworden sind. Durch diese interne Aufwertung von PIM können auch wir als Anbieter eines PIM Systems das gesamte Leistungs- und Nutzenpotenzial unserer Produkte bei unseren Kunden zunehmend zum Einsatz bringen.

Was ist das Wichtigste, um ein PIM-Projekt erfolgreich anzugehen?

Die Einführung eines PIM Systems unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der Einführung anderer IT-Systeme. Von daher ist aus unserer Sicht die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung eines PIM Systems, dass das Projekt mit klar definierten Zielen und Meilensteinen für die erste Projektphase von maximal einem Jahr gestartet wird und seitens des Kunden ausreichend Ressourcen und „Management-Attention“ gegeben sind. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, stellen sich aus unserer Erfahrung schnell die gewünschten und von allen wahrgenommen Projekterfolge ein. Der Projektfortführung und Ausweitung auf weitere PIM Prozesse und Nutzungsszenarien steht dann meist nichts mehr im Wege und das PIM System kann sein volles Leistungspotential für das Unternehmen entfalten.

Kernaufgabe und damit wichtigster Baustein der initialen Einführungsphase ist dabei der Aufbau der PIM-Produktdatenorganisation. Diese gilt es konzeptionell gut zu durchdenken, da sie die Grundlage für alle weiteren Ausbaustufen darstellt.

Was sollte bei einem PIM Projekt weiter beachtet werden?

PIM ist nicht mehr allein das Thema einer einzelnen Fachabteilung wie dem Marketing- oder dem E-Commerce-Bereich, die das Ganze mal so eben nebenbei umsetzt. Ein PIM Projekt ist vielmehr ein wichtiges Plattformthema für das gesamte Unternehmen.

Dementsprechend wichtig ist es, bereits frühzeitig, d.h. in die Systemauswahl, die Anforderungsdefinition und die Umsetzung, Mitarbeiter aus allen später betroffenen Bereichen aktiv mit einzubinden. Dies gilt umso mehr, da PIM Systeme in der Regel bestehende Prozesse verändern und daher jeder einzelne Mitarbeiter bei diesem Veränderungsprozess mitgenommen werden muss. Nur auf diese Weise kann es gelingen, spezifische Anforderungen angemessen zu berücksichtigen und ggf. vorhandene Widerstände frühzeitig zu erkennen und ihnen zu begegnen.

Und was bedeutet das für das IT-Team, das letztlich für die technische Umsetzung verantwortlich ist?

Selbstverständlich kommt am Ende auch der IT eine entsprechend wichtige Rolle zu. Oftmals ist es dann doch auch gerade die Technik, die für die reibungslose Integration in die Systemlandschaft des Kunden sorgt. Die effiziente Versorgung von Kanälen erfordert effiziente technische Datenlieferungsketten und Schnittstellen. In Zuge der Betriebsumgebung gilt es seitens der IT auch frühzeitig darüber Klarheit zu gewinnen, ob man einen Inhouse-Betrieb bevorzugt oder eine Cloud-Strategie anstrebt, in die sich das PIM System eingliedern muss.

Welche Vorarbeit müssen Unternehmen leisten?

Die wichtigsten Vorarbeiten für ein Unternehmen, das plant ein PIM System einzuführen, orientieren sich selbstverständlich an den wichtigsten Punkten, damit ein PIM Projekt auch erfolgreich sein kann. Dazu gehören in erster Linie die bereits genannten Punkte einer klaren Zieldefinition und Projektplanung, der frühzeitigen Einbindung aller Betroffenen und der Freistellung ausreichender Mitarbeiterkapazitäten für die Systemeinführung. Über all diese Punkte sollte ein Unternehmen vor Projektstart Klarheit gewonnen und Entscheidungen getroffen haben.

Zudem sollten Unternehmen ihre Anforderungen in Form von Use Cases bereits im Vorfeld dokumentieren, um besser und schneller eine gemeinsame Vorstellung mit dem PIM Anbieter darüber entwickeln zu können, was benötigt wird. Abschließend hat es sich häufig als sehr hilfreich erwiesen, wenn Unternehmen bereits im Vorfeld des Projektstarts ein Verständnis über ihre Datenquellen und deren Datenqualität entwickelt haben, die initial oder zyklisch an das PIM System angebunden werden sollen.

Welche Ressourcen sind notwendig?

Die zur Einführung eines PIM Systems benötigten zeitlichen, kapazitiven und finanziellen Ressourcen werden durch eine ganze Reihe unterschiedlicher Aspekte bestimmt und können daher nicht pauschal beziffert werden. So spielen u.a. die Größe und Internationalität des Unternehmens, die Anzahl einzubindender Unternehmensbereiche, die Größe, Komplexität und Varianz des Produktportfolios und die Anzahl erforderlicher Ausgabekanäle eine maßgebliche Rolle für die letztendlich einzusetzenden Ressourcen.

Unabhängig von diesen Einflussfaktoren erweist sich jedoch auch hier eine schrittweise Vorgehensweise mit klar definierten Teilprojekten und Zielen als wichtiges Steuerungselement. Auf diese Weise kann ein permanent verfügbares PIM Kernprojektteam fachbezogen und zeitlich begrenzt um zusätzliche Projektmitarbeiter erweitert sowie die Termin- und Budgeteinhaltung und -kontrolle deutlich verbessert werden.

Welche Expertise sollten Teams für ein PIM-Projekt mitbringen? Und wann sollten Unternehmen sich Unterstützung holen?

Wie alle anderen Unternehmensanwendungen besitzt auch ein PIM System eine Komplexität, die sich auch bei dessen Einführung widerspiegelt. Darüber hinaus ist das Erfahrungswissen in den Unternehmen über PIM Systeme oft noch nicht so groß und verbreitet wie beispielsweise über die Einführung eines ERP-Systems. Daher empfiehlt es sich für Unternehmen häufig bereits während der Anforderungsspezifikation und Anbieterevaluierung eine entsprechende Beratung einzubinden. Dies erhöht insbesondere bei größeren Vorhaben in der Regel von Beginn an das Verständnis, was von einem PIM-System erwartet werden kann und verbessert die Qualität des gesamten folgenden PIM Projektes.

Was heißt das für das involvierte Team?

Das PIM-Team selbst sollte zu Beginn sicherlich interdisziplinär, aber mit einem klaren Fokus auf das Thema Datenmanagement und -organisation sowie IT und IT-Schnittstellen ausgerichtet sein. Es zeigt sich häufig, dass erst nach diesem ersten Schritt das Hinzuziehen weiterer für einzelne Prozesse oder Ausgabekanäle verantwortliche Experten erforderlich wird. Aufgrund der Wichtigkeit der Datenorganisation für eine erfolgreiche PIM-Einführung hat sich aus unserer Sicht an dieser Stelle durchaus bewährt, dass Unternehmen sich auch an dieser Stelle extern beraten lassen.

Abschließend sei an dieser Stelle daraufhin gewiesen, dass viele PIM Systeme, so wie auch unser eigenes, im Wesentlichen Standardsysteme sind, die für ihren Einsatz lediglich kundenspezifisch konfiguriert werden. Diese Konfigurationsaufgaben können von geschulten Endanwendern durchaus selbst erledigt werden. Kundenspezifische Implementierungen sind in unseren Projekten in der Regel nicht erforderlich und wenn doch einmal, sind diese sicherlich durch externe Dienstleister bzw. durch uns als PIM Anbieter zu erbringen.

Und zum Schluss: Wovon raten Sie Unternehmen bei einem PIM-Projekt ab? Welche Fehler gibt es, die sie unbedingt vermeiden sollten?

Anspruch und Erfolgsfaktor eines PIM-Systems ist das Erreichen und Sicherstellen einer hohen Produktdatenqualität im Sinne einer „Single-Source-of-Truth“. Dies zu einem Zeitpunkt zu 100 Prozent erreichen zu können, bleibt jedoch ein nicht einzufangendes Ziel. Produktdaten sind lebendig und ändern sich täglich, es gilt diesen Änderungsprozess zu beherrschen und eine größtmögliche Transparenz über seinen Zustand für alle Beteiligten zu schaffen.

Das gilt auch für ein PIM-Einführungsprojekt. Versuchen Sie nicht ihre Daten stets weiter zu optimieren, bis Sie die vermeintlichen 100 Prozent erreicht haben. Starten Sie möglichst frühzeitig, auch mit einer vielleicht erst 60-prozentigen Datenqualität auf Basis der Initialimporte, mit der Einführung dedizierter Ausgabe- und Nutzungskanäle der Produktdaten. Darüber verbessern Sie implizit und stetig Ihre Datenqualität und schaffen die für die Akzeptanz so wichtigen und sichtbaren Teilprojekterfolge.

Über den Interviewpartner

Quelle: myview systems GmbH

Thorsten Frank studierte Maschinenbau an der TU Karlsruhe. Im Anschluss war er als Assistent und Teamleiter am Heinz Nixdorf Institut der Universität Paderborn tätig. Von dort wechselte er 1995 als Mitgründer und Verantwortlicher für die Geschäftsbereiche PDM-, VR- und Internetanwendungen in den Vorstand der UNITY AG. 1999 übernahm er zusätzlich die Geschäftsführung des neu gegründeten Tochterunternehmens myview technologies GmbH. Seit 2004 führt er diese Geschäftsaktivitäten als geschäftsführender Gesellschafter in der myview systems GmbH fort.

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