Unser Experte Marko Lorenz

Marko Lorenz ist Senior Sales Executive bei der All for One Group SE. Die All for One Group ist ein führendes IT- und Beratungsunternehmen, das sich auf die Bereitstellung von ganzheitlichen Lösungen für Unternehmen spezialisiert hat. Ihr Schwerpunkt liegt auf der digitalen Transformation und der Integration von Geschäftsprozessen. Die All for One Group bietet ein breites Spektrum an Dienstleistungen, darunter SAP-Beratung, Cloud-Lösungen, IT-Infrastruktur und Managed Services. Mit ihrem Fachwissen und ihrer langjährigen Erfahrung unterstützt die All for One Group Unternehmen dabei, ihr Business effizient aufzubauen und es auf die Anforderungen der Zukunft vorzubereiten.

Die Auswahl der ERP-Lösung: Darauf sollten Unternehmen achten

In unserem ERP Webinar haben wir unseren Experten Marko Lorenz gefragt, was Unternehmen beachten sollten, bevor sie sich für eine ERP-Lösung entscheiden.

„ Aus unserer Erfahrung [ist es] ganz, ganz wichtig, auf die Skalierbarkeit des Systems zu achten. Das heißt, dass die Software-Lösung, die ein Unternehmen einführt, wirklich auch für die nächsten Jahre diese Wachstumsstrategie oder die Entwicklung des Unternehmens mitmachen kann. Und da sprechen wir in der Regel von mindestens fünf bis zehn Jahren.“

Ein wesentlicher Aspekt bei ERP-Systemen ist ihre Fähigkeit, mit dem Wachstum und der Skalierung von Prozessen Schritt zu halten. Das ist besonders wichtig, wenn Unternehmen international agieren wollen. Die Herausforderung bei der Internationalisierung besteht darin, dass unterschiedliche Geschäftsprozesse und Businessmodelle existieren, die nicht alle ERP-Systeme gleichermaßen unterstützen. Das bedeutet wiederum, dass unterschiedliche Systeme an unterschiedlichen Orten im Einsatz sind, um die Unternehmensprozesse zu steuern. Problem dabei ist: Die Transparenz der Daten geht verloren.

Daher ist es entscheidend, ein ERP-System zu wählen, das nicht nur in der Lage ist, mit dem Unternehmen zu wachsen, sondern auch gleichzeitig den Anforderungen der Internationalisierung gerecht zu werden. Durch die Integration von Geschäftsprozessen in einem zentralen ERP-System kann die Transparenz der Daten verbessert werden, da alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sind. Dadurch sind effiziente Datenanalysen, bessere Entscheidungsfindung und ein nachhaltiges Wachstum möglich.

Natürlich ist neben der Skalierbarkeit ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl von ERP-Systemen, das der Schnittstellen. Über welche ein ERP-System verfügen sollte, haben wir dir in unserem Beitrag „ERP-Systeme: Die wichtigsten Schnittstellen“ zusammengefasst.

ERP-Lösungen: Es braucht Flexibilität bei den Businessmodellen

„Nichts ist so beständig wie der Wandel.“ Diese Aussage gilt laut Marko Lorenz auch für ERP-Systeme. Denn Fakt ist: ERP-Systeme müssen sich an verschiedene Businessmodelle anpassen können. Die Entwicklung von ERP-Systemen geht zunehmend in Richtung Vertragsmanagement, wobei Aspekte wie Laufzeiten und Konditionen im Fokus stehen. Traditionelle ERP-Systeme waren oft darauf ausgelegt, den Verkaufsprozess abzubilden und hatten begrenzte Funktionen für das Vertragsmanagement. Moderne Systeme bieten hier deutlich mehr Spielraum. Durch Vertragsmanagement-Funktionen können Unternehmen Vertragslaufzeiten, Änderungen und Anpassungen einfach im Blick behalten. Gerade wenn sich Geschäftsmodelle mit der Zeit weiterentwickeln oder gar komplett ändern, ist es deswegen sinnvoll auf eine leistungsstarke und zukunftsorientierte ERP-Lösung zu setzen.

Du fragst Dich, welche weiteren Gründe für den Einsatz eines ERP-Systems in Deinem Unternehmen sprechen? Dann lies unseren Beitrag zum Thema: „ERP: Was ist das und brauchen wir so etwas?“

Cloud-Systeme bei ERPs: public oder private?

Ein wesentlicher Unterschied zwischen privaten und öffentlichen Cloud-Systemen liegt in der Verwaltung und dem Zugriff auf die IT-Ressourcen. Eine private Cloud ist exklusiv für eine einzelne Organisation oder ein Unternehmen reserviert. Sie wird in der Regel intern betrieben und bietet eine bestimmte Infrastruktur sowie Kontrolle und Sicherheit auf höchstem Niveau. Unternehmen können ihre private Cloud nach ihren spezifischen Anforderungen anpassen und haben die volle Kontrolle über ihre Daten. Wenn Individualität also ein wichtiges Kriterium für Unternehmen ist, lohnt sich durchaus die private Cloud.

Im Gegensatz dazu basieren öffentliche Cloud-Systeme auf einer geteilten Infrastruktur, die ein Cloud-Anbieter bereitstellt und verwaltet. Diese Art von Cloud ist für eine breite Öffentlichkeit zugänglich, und die Ressourcen werden über das Internet angeboten. Die Verantwortung für die Wartung, Sicherheit und Aktualisierung der Infrastruktur liegt beim Cloud-Anbieter. Auf diese Weise können Unternehmen also deutlich Ressourcen einsparen – sowohl zeitlich als auch finanziell. Unternehmen können mit dieser Art von Cloudsystem flexibel auf die Ressourcen der öffentlichen Cloud zugreifen und nach ihrem Bedarf skalieren.

ERP-Lösung by SAP

Mit über 50 Jahren Erfahrung in Bezug auf ERP-Systeme ist SAP ein führender Anbieter in diesem Bereich. Die ERP-Lösung bietet bewährte Best-Practice-Standards für alle Unternehmensbereiche. Im Gegensatz zu spezialisierten Lösungen ist das SAP-ERP-System nicht nur auf einen bestimmten Bereich zugeschnitten, sondern bietet umfassende Lösungen, die verschiedene Geschäftsprozesse integrieren können. Dieser Ansatz zielt darauf ab, das Silodenken zu überwinden und eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen zu fördern.

Ein weiterer Vorteil der SAP-ERP-Lösung besteht darin, dass sie flexibel erweiterbar ist, um neuen Prozessen und Funktionalitäten gerecht zu werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihr ERP-System kontinuierlich zu optimieren und an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Durch die Implementierung einer SAP-ERP-Lösung können Unternehmen künftig Herausforderungen besser bewältigen und eine zukunftssichere Infrastruktur des Unternehmens sichern.

Die S/4HANA Cloud

Viele Funktionalitäten, die die S/4HANA Cloud von SAP bietet, sind individuell anpassbar. Von designtechnischen Änderungen bis hin zur Sprachauswahl können sich die Nutzer:innen ihre Benutzeroberfläche nach ihren Bedürfnissen gestalten.

Nutzer:innen, der SAP-ERP-Lösung können, außerdem jederzeit den Support aufrufen, sofern sie eine Frage haben oder an einem bestimmten Punkt nicht weiter kommen. Der Support ist so konzipiert, dass Informationen – beispielsweise in Videoform –, den Nutzer:innen bereitgestellt werden, um das Problem zu lösen. Und das vereinfacht natürlich auch das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Alle Informationen und Erklärungen zu bestimmten Funktionen sind direkt im System hinterlegt und sind per Knopfdruck von den Nutzer:innen aufrufbar.

Welche Besonderheiten die SAP ERP-Lösung bietet, welche Rolle dabei das sogenannte „Digital Discovery Assessment Tool“ spielt und wie die konkrete Anwendung des ERP-Systems aussieht, erfahrt ihr in unserer Webinaraufzeichnung.

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Steve Tzikakis wird neuer Sitecore-CEO. Als Experte für digitale Transformation-Technologien und strategische Markteinführungen kann er auf eine lange Liste an Erfolgen bei der Förderung unternehmerischen Wachstums zurückblicken. Tzikakis war 13 Jahre für SAP tätig – die letzten fünf davon als Präsident der SAP-Region Südeuropa, Naher Osten und Afrika. Für Sitecore wird er in der Londoner Niederlassung tätig sein.

»Ich freue mich sehr, Teil von Sitecore zu werden, dem Marktführer im Bereich Digital Experience. Insbesondere in einer Zeit, die von so tief greifenden Veränderungen geprägt ist«, so Tzikakis. »Unsere Kunden und Partner können erwarten, dass wir unsere globalen Expansionspläne und die Einführung von weiteren marktführenden Cloud- und SaaS-Lösungen beschleunigen und unsere kundenorientierte DNA weiter stärken.«

Steve Tzikakis besetzt seine neue Position zu einem besonderen Zeitpunkt. Im Rahmen der Corona-Pandemie finden Kundeninteraktionen und der Aufbau menschlicher Beziehungen für Unternehmen mehr denn je über digitale Wege statt. Derzeit ist dies oft die einzige Option mit Kunden zu kommunizieren. Sitecore ist unter anderem in den Bereichen Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Einzelhandel und der Automobilindustrie tätig. In diesen Branchen ist die »Digital Experience« essentiell.

»Sitecore tritt einen neuen Weg des Wachstums an. Die Erfahrungen von Steve Tzikakis bei der Führung von Teams zum Erreichen eines signifikanten Wachstums passt perfekt zu unseren Zielen für Sitecore«, sagte Jonas Persson, Vorstandsvorsitzender von Sitecore. »Bei SAP verdoppelte Tzikakis das Geschäftsvolumen und beschleunigte die Marktexpansion. Er arbeitet leidenschaftlich daran, Kunden dabei zu helfen, die digitale Transformation voranzutreiben. Zudem bringt er eine kundenorientierte Denkweise ins Unternehmen ein, wodurch er die ideale Wahl für den neuen CEO von Sitecore darstellt.«

Tzikakis wird Mark Frost beerben. Dieser hatte in den letzten drei Jahren die Unternehmens-Geschicke geleitet und den Übergang zu »Managed Cloud und SaaS« vorangetrieben. In den vergangenen drei Monaten arbeitete Frost gemeinsam mit dem Sitecore-Vorstand an einem Übergangsplan.

»Im Namen des Vorstands möchte ich Mark Frost für seine Führung während einer kritischen Zeit des Wandels und der Expansion für Sitecore danken«, fügte Persson hinzu. »Während seiner Zeit haben wir unser Produktportfolio erweitert, unser Geschäftsmodell auf Cloud umgestellt und bedeutende Fortschritte auf unserem Weg zu SaaS gemacht. Wir freuen uns darauf, weiterhin mit Mark Frost zusammenzuarbeiten, der von nun an als Berater fungieren wird.«

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SAP ist ein de-facto-Standard für ERP. Die Software-Module des Walldorfer Marktführers decken fast alle Geschäftsbereiche ab. Aber trotz des allumfassenden Charakters von SAP liegen viele Unternehmensdaten und Informationen außerhalb der SAP-Welt. Anwendungen für Bürokommunikation (E-Mail, Geschäftsbriefe), Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Qualitätsmanagement etc. werden meistens nicht mit SAP abgedeckt, sondern mit Drittprodukten. Dennoch enthalten sie viele Informationen, die wichtig für den korrekten Ablauf der Geschäftsprozesse sind – genauso wie die Daten, die in den SAP-Systemen liegen.

Was das im Geschäftsalltag heißt, kennt jeder: Der Weg zur Information führt meistens über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche hinweg. Das ist mühsam, kostet Zeit und Motivation. Wie werden Daten, Informationen und Dokumente „transparent“, sprich für jeden Mitarbeiter als Vorgang zugänglich? Lässt sich die berüchtigte Kluft zwischen dem SAP-Universum und den anderen Anwendungen überwinden? Die Antwort lautet ja, wenn SAP und Dokumentenmanagement miteinander verbunden werden. Und das ist sogar relativ einfach möglich, wenn ein offenes System wie die Open Source Enterprise Content Management-Software von Alfresco eingesetzt wird. Mit solch einer Integration lassen sich Informationen und Dokumente unabhängig von der verwendeten Software machen. Die Verknüpfung ermöglicht es, Belege, die in SAP erzeugt wurden, in Alfresco zu automatisieren und strukturiert abzulegen. Dadurch können sie von jedem aufgerufen und zur Weiterverarbeitung genutzt werden (unabhängig von einem SAP-Zugang). Außerdem lassen sich weiterführende Informationen, die zu dem Vorgang gehören, in den Strukturen als Vorgangsmappe anzeigen. Umgekehrt ist es möglich, SAP-Funktionen aus Alfresco heraus aufzurufen. Die Vorteile liegen damit auf der Hand: Informationen werden anwendungsunabhängig. Aufgrund des Open Source Subskriptionsmodells von Alfresco fallen keine Lizenzkosten an, sondern nur eine jährliche Subskriptionsgebühr. Die grafische, webbasierte Oberfläche von Alfresco ist übersichtlich gestaltet und lässt sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit bedienen. Durch die Web-Architektur ist es nicht nur möglich, innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Standorten gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Wenn gewünscht, können auch Kunden oder Lieferanten standortübergreifend über das System auf gemeinsame Informationen zugreifen, die für sie relevant sind, z.B. wenn sie Rechnungen oder Bestellungen mitsamt des Geschäftsvorfalls einsehen möchten. Um die Erreichbarkeit noch zu verbessern, kann das System zusätzlich in Unternehmensportale eingebunden werden.

Zusammenhänge zwischen Geschäftsvorfällen identifizieren

Werden wir nun konkret: Wo im Geschäftsalltag kann es sinnvoll sein, SAP und DMS zu integrieren? Betrachten wir den klassischen Praxisfall des Ausgangsbelegs: ERP-Systeme wie SAP besitzen einen sehr geordneten Belegaufbau, der für sich betrachtet aus einer Vielfalt von Informationen und Buchungssätzen, den Metadaten, besteht. Wird ein Beleg innerhalb eines Geschäftsvorfalls, z.B. eine Ausgangsrechnung benötigt, wird in SAP der erforderliche Beleg zunächst erzeugt und einem dahinterliegenden elektronischen oder nichtelektronischen Archivsystem übergeben. Üblicherweise ist dieses Archivsystem in der Lage, neben dem normalen Dokumentenzugriff aus SAP dem archivierten Beleg zusätzliche Buchungssätze (eben die Metadaten) mitzugeben. Nach diesen Metadaten kann der Anwender dann im Archivsystem suchen. Sollen darüber hinaus Dokumente, die zu dem betroffenen Geschäftsvorfall gehören, aus anderen Anwendungssystemen mit dem Vorgang verbunden werden, braucht man eine Logik, die in der Lage ist, am Prozess beteiligte Dokumente und Informationen zu erkennen und in einer übersichtlichen Ansicht bzw. einer Vorgangsakte abzubilden. Durch eine Verknüpfung von SAP und Alfresco ist es möglich, Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen zu identifizieren und sie über logische Verknüpfungen miteinander zu verbinden. Ändern sich die Prozesse, werden Systemänderungen an der Schnittstelle über Konfigurationen parametrisiert und die Abläufe so angepasst.

Automatisierte Verschlagwortung

Weiteres Beispiel: Der Eingangsbeleg. Geht ein Dokument im Unternehmen ein, z.B. eine Rechnung, wird sie normalerweise zunächst einem Geschäftsvorfall zugeordnet. Um diese Zuordnung eindeutig vorzunehmen, wird zuerst der Geschäftsvorfall gesucht, welcher der Rechnung vorgelagert war. In der Praxis wird meist die eingehende Rechnung vorerfasst und zur fachlichen sowie sachlichen Prüfung im Unternehmen weitergeleitet. Die Zuordnungen zu dem Beleg werden häufig manuell gesucht. Daher ist die Vollständigkeit dieser Zuordnungen auch eher von der Pfiffigkeit der Mitarbeiter als von im Vorfeld fest definierten Prozessen und Strukturen abhängig. Auch für eine automatisierte Verschlagwortung bietet sich die Schnittstelle an. Beziehungen zwischen den Dokumenten und den Geschäftsvorfällen lassen sich herstellen, indem über die Schnittstelle eine eindeutige Nummer vergeben wird. Über diese Nummer findet sie die Metadaten der vorgelagerten Prozesse und macht sie dem aktuellen Beleg verfügbar. Auf ähnliche Weise lassen sich alle Informationen finden, die Bezug auf die vorgelagerten Prozesse besitzen.

Für die Realisierung dieses Szenarios gibt es bereits eine Schnittstelle, den ITN Connector DMS. Der Connector ist als eigenständige Komponente konzipiert und entwickelt und lässt sich je nach Bedarf auf einem unabhängigen Webserver wie z.B. Apache Tomcat betreiben. Technisch betrachtet, ist der ITN Connector DMS zweigeteilt. Während der ITN Content Server hauptsächlich Dateien von Alfresco in SAP bekannt macht und sie in Alfresco ablegt, übernimmt der Konnektor den Austausch von allen anderen Informationen wie beispielsweise der Metadaten. Bei manchen Funktionen überschneiden sich die Komponenten, um keine dritte Komponente einführen zu müssen.

Der Vorteil dieser modularen Architektur ist, dass sich die Schnittstelle leichter in eine IT-Landschaft integrieren lässt. Zum Beispiel können beide Module direkt auf dem Alfresco-Server eingesetzt werden. Sie können jedoch auch einzeln auf einem eigenen Server oder aber auf dem SAP-Server laufen. Ein weiterer Vorteil: Durch den modularen Aufbau ist der ITN Connector DMS weitgehend von SAP entkoppelt. Bei anderen SAP-Schnittstellen (ArchiveLink-Modulen) muss man viele Funktionalitäten durch Eingriffe in SAP oder durch ABAP-Programmierung schaffen. Bei der unserer Schnittstelle werden die Funktionalitäten durch die Konfiguration des Connektors aktiviert. Dadurch können zum einen SAP-Belege automatisiert, strukturiert und vorsortiert als Dokumente in Alfresco abgelegt werden. Zum anderen lassen sich Vorgangsmappen übersichtlich in Form von Anlagelisten in SAP darstellen. Über die Metadaten können alle Belege und Dokumente über Suchfilter gefunden werden, die in Alfresco eingestellt werden – auch in der Kombination.

Schlankere Unternehmensprozesse

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Nehmen wir das eingangs erwähnte Beispiel eines SAP-Eingangsbelegs: Hier handelt es sich um eine Aktivität, die in Alfresco beginnt und SAP-Aktivitäten anstößt. Eingangsbelege, die in Alfresco abgelegt wurden und in SAP verarbeitet werden, können auf verschiedene Art und Weise mit SAP verknüpft werden. Der ITN Connector DMS bietet die Möglichkeit, die Verknüpfung nach der eigentlichen Buchung automatisch über SAP Workitems vorzunehmen. Dabei wird die Erfassung des Eingangsbelegs aus Alfresco heraus angestoßen, sodass alle zur Verknüpfung benötigten Daten mit Hilfe eines Workitems nach SAP übertragen werden.  Durch die Schnittstelle lassen sich auch nachträglich Verknüpfungen herstellen. Dabei muss die SAP-Buchungsnummer, die vom ITN Connector DMS überprüft wird, in Alfresco eingegeben werden. Sobald ein Eingangsbeleg mit SAP verknüpft wurde, kann der Beleg über die Schnittstelle mit den in SAP erfassten Daten in den vordefinierten Ablagestrukturen abgelegt werden. Beim Erzeugen eines Ausgangsbelegs in SAP läuft der Prozess andersherum ab: Das Dokument wird über die Schnittstelle als digitale Version in Alfresco abgelegt. Die Schnittstelle berücksichtigt dabei alle Ablagestrukturen und mit dem Beleg verbundenen organisatorischen Abläufe. Der Zugriff auf das Dokument ist sowohl aus SAP als auch aus Alfresco möglich. Dafür reichert die Schnittstelle den abgelegten Beleg mit Metadaten an. Alfresco bietet die Möglichkeit einer Volltextsuche, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert, für die keine Metadaten zur Verfügung stehen oder zu denen man keine Metadateninformationen besitzt.

Der ITN Connector DMS ist also eine Methode, um den Graben zwischen SAP und Alfresco zu schließen. Eine Integration der beiden Systeme bietet dem Anwender viele Vorteile und dem Unternehmen schlankere und effizientere Unternehmensprozesse.

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