Virtuelle Events erinnern bisher oft mehr an die Anfänge des World Wide Web. Viele Firmen versuchen, die Offline-Veranstaltung 1:1 im Netz zu übernehmen. Die Folge: Virtuelle Messen, Konferenzen & Co. werden mehr schlecht als recht umgesetzt. Denn was offline gut funktioniert, klappt online längst nicht genauso gut. Für das virtuelle Event gelten teils andere Regeln, damit es erfolgreich wird. Dieser Artikel liefert Dir die wichtigsten Erfolgsfaktoren und eine Checkliste zum Download, damit Dein virtuelles Event ein voller Erfolg wird. 

Messen, Konferenzen, Seminare. Sie alle haben eines gemein: Um erfolgreich zu sein, müssen sie wohl überlegt vorbereitet werden. Gleiches gilt für Deine digitalen Formate. Mit der Corona-Pandemie haben Unternehmen 2020 auf Offline-Veranstaltungen größtenteils verzichten müssen. Für 2021 sieht es darüber hinaus nicht besser aus. Das trifft nicht nur die Veranstalter, sondern auch die Teilnehmer – Aussteller und Besucher – gleichermaßen. Kontaktpunkte entfallen und damit auch Möglichkeiten, Kundenbeziehungen zu pflegen und Neukunden zu gewinnen. Viele Unternehmen haben daher auf die Schnelle auf virtuelle Events wie virtuelle Messen oder virtuelle Konferenzen umgesattelt. Oft werden dabei aber Veranstaltungen einfach 1:1 in die digitale Welt übernommen. Das Problem: Die User Experience stellt andere Anforderungen an virtuelle Events, als an Offline-Veranstaltungen. Alle Teilnehmer (Veranstalter, Aussteller und Besucher) erwarten, dass neue Mehrwerte geboten werden, die so in Offline-Veranstaltungen nicht geboten werden können. Eine 1:1-Übersetzung von Offline in Online wird dem kaum gerecht. Doch was müssen Unternehmen beachten, wenn sie virtuelle Events planen? Und was müssen sie Teilnehmern bieten? Wir haben die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Dich zusammengefasst. Eine Checkliste kannst Du Dir hier herunterladen.

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Das richtige Format für das virtuelle Event

Was will ich mit meinem virtuellen Event erreichen? Die Frage nach dem Ziel bestimmt, wie auch bei der Offline-Veranstaltung, die Richtung des digitalen Formats. Jedem virtuellen Event gemein ist die Vermittlung von Informationen an eine bestimmte Zielgruppe. Hinzu können weitere Ziele kommen: Die Generierung neuer Leads, die Pflege von Kundenbeziehungen, die Präsentation neuer Produkte und die Stärkung einer Marke sind nur einige Beispiele. Je nach Zielsetzung haben die potenziellen Interessenten – Veranstalter, Aussteller und Besucher – unterschiedliche Erwartungen an das virtuelle Event. Diese gilt es zu bedienen ohne dass sie einander ausschließen. Veranstalter und Aussteller verfolgen in der Regel monetäre Ziele und wollen daher mindestens Aufmerksamkeit und Reichweite generieren. Selbiges kann natürlich auch für Besucher gelten. Darüber hinaus spielen Vernetzung und Weiterbildung eine große Rolle für alle Beteiligten, sodass Interaktionen ermöglicht werden sollten.

Aus den Erwartungen der Interessenten lässt sich ein Event-Profil erstellen. Mit ihm lassen sich die Anforderungen an das Event visualisiert und das richtige Format besser auswählen. Denn nicht jedes Online-Event brauch beispielsweise Raumgefühl durch 3D-Effekte. Ein Beispiel: Für eine Messe, bei der Produkte im Vordergrund stehen, macht 3D selbige vorstellbarer. Eine Personaler-Messe setzt dagegen den Schwerpunkt auf die Vernetzung. Abhängig von den Anforderungen an das virtuelle Event sind daher die Formate und die technischen Notwendigkeiten. Weitere Erfolgsparameter sind Bedienerfreundlichkeit und das Besucher-Erlebnis. Ein hier nicht zu unterschätzender Faktor ist der WOW-Effekt. Um Besucher zu begeistern, sollten virtuelle Events auch unerwartete Features beinhalten, um sie zu einem echten Erlebnis zu machen. Wie wäre es zum Beispiel Musik-Band, um die virtuelle Atmosphäre zu lockern?

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Budget und Event-Team

Doch das passendste virtuelle Event-Format ist nur so erfolgreich, wie Mitarbeiter und Budget hinter der Veranstaltung stehen. Steht das Format des virtuellen Events fest, ist es wichtig, den Überblick über die Kosten zu behalten. Die weitere Planung sollte auf Basis eines konkreten Budgets aufbauen. Im besten Fall wird eine Budgetspanne vereinbart, damit bei der konkreten Ausgestaltung des virtuellen Events ein gewisser Spielraum vorhanden ist. Oft zeigt sich in der Planungsphase, dass gewisse Tools noch benötigt werden. Eine Budget-Rahmen kann hier helfen, damit die Kosten nicht zu hoch ausfallen, aber trotzdem flexibel auf Anforderungen eingegangen werden kann.

Zum Anderen gilt es, das Event-Team zu begeistern: Denn nur, wer gänzlich hinter seinem virtuellen Event steht, plant dieses mit Hingabe und kann die Begeisterung auf die Besucher übertragen. Neben der Motivation des Event-Teams sollten Unternehmen das technische Know-how berücksichtigen. Die Event-Verantwortlichen müssen für den reibungslosen technischen Ablauf sorgen können und sind für die Teilnehmer erste Ansprechpartner. Entsprechend sollte das Team mit den technischen Funktionen vertraut sein und diese souverän bedienen können, um bei Bedarf anzuleiten. Wichtig ist daher die enge Verzahnung von Marketing- und IT-Abteilung. Gegebenenfalls sind Schulungen für das Event-Team notwendig, abhängig vom virtuellen Veranstaltungsformat, der eingesetzten Event-Lösung und den Vorkenntnissen des Teams.

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Zielgerichtet: Content, Multimedia und Kommunikation

Das Event-Format ist festgelegt, das Budget definiert und die Mitarbeiter motiviert? Dann geht es um den Inhalt und die Kommunikation der Veranstaltung. Beides zählt zu den zentralen Erfolgsfaktoren. Welcher Content ist für die Besucher von Interesse? Wie lassen sich Inhalte spannend benutzerfreundlich präsentieren, welche Informationen muss ich vor, während und nach der Messe mit den Teilnehmern kommunizieren? Und wie lassen sich diese Informationen am besten kommunizieren? Grundsätzlich braucht es genügend Zeit die inhaltliche Gestaltung des virtuellen Events zu planen. 0-8-15-Content bietet keinen Mehrwert und die Gefahr, dass potenzielle Teilnehmer bereits sehr früh von der Event-Teilnahme abspringen ist groß. Daher steht zielgruppenorientierter und digital kommunizierbarer Content zum A und O. Gleichsam sollten die Inhalte uniq sein und das Unternehmen repräsentieren. Eine Content-Strategie für die Messekommunikation ist beispielsweise unumgänglich.

Das Thema Content bringt uns zum nächsten Aspekt: Der Einsatz von Multimedia. Gerade im virtuellen Bereich sind die Möglichkeiten scheinbar unbegrenzt: Live-Streaming, Videos, interaktive Tools. Auch hier gilt es zu schauen, was passt und was nicht. Multimedia sollte ebenso zielgerichtet für die Präsentation eingesetzt werden, wie der Content an sich. Hier noch einmal das Beispiel Möbelmesse: Ein guter Content wäre, Möbel digital „zum Anfassen“ darzustellen. 3D-Grafiken und Produktvideos machen deutlich mehr aus dem virtuellen Event, als reine Textbeschreibungen der Möbelstücke. Welche Form von Multimedia zum Einsatz kommt hängt letztlich vom Event-Format ab. Grundsätzlich sollte Multimedia aber dort genutzt werden, wo es der Zielgruppe Mehrwerte bietet.

Apropos Zielgruppe: Content und Multimedia bringen kaum etwas, wenn potenzielle Besucher des virtuellen Events nichts von diesem wissen. Wie kommuniziert man am besten eine digitale Veranstaltung? Generell sollten alle digitalen Kanäle genutzt werden, um auf das Event aufmerksam zu machen – ähnlich der Werbung für Offline-Live-Events. Auf der eigenen Website, dem Blog, Partner-Webseiten, Fachportalen und Online-Foren können Beiträge auf die neue Veranstaltung hinweisen. Ebenso sind klassische Banner-Werbung, Ads, Social Media Posts, Pressemitteilungen und nicht zuletzt Newsletter dafür geeignet. Ein entscheidender Unterschied zum Live-Event ist: Bei virtuellen Veranstaltungen liegt der Fokus deutlich mehr auf Inhalten. Emotionen spielen zwar auch eine Rolle, stehen aber gegenüber dem Content hinten an. Das sollte bereits beim Einladungsprozess berücksichtigt werden. Besonders achten sollten Unternehmen auf drei Aspekte.

Das Testen verschiedener Themen eignet sich besonders für die notwendigen Folgemailings. Denn mit der ersten Einladung fängt die Kommunikation erst an. Und diese sollte, je näher das Event rückt, deutlich personalisierter ausfallen, um Absprungraten zu verringern. Die weitere Kommunikation beinhaltet dann eine auf den Teilnehmer zugeschnittene Agenda und Reminder zur Veranstaltung. Neben dem Content der Veranstaltung sollte der technischen Ablauf verständlich kommuniziert und Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung gestellt werden.

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Interaktion: Virtuelle Events lebendig machen

Virtuelle Events sollten interaktiv sein, wenn sie Teilnehmern Mehrwerte auf allen Ebenen bieten wollen. Je nach Ziel des Events ist die Art der Interaktion unterschiedlich und damit die Wahl der eingesetzten Tools. Sollen Teilnehmer beispielsweise die Möglichkeit haben, ihre Meinung einzubringen oder Fragen zu stellen, sind nützliche Werkzeuge Abstimmungs-Tools oder Frage-und-Antwort-Runden. Das Wir-Gefühl ist bei virtuellen Events noch einmal wesentlich wichtiger. Interaktion muss nicht immer aufwendig sein. Mitunter sind aufwendigere Bausteine wie Video-Konferenzen und Streaming aber mit einem stärkeren Wir-Gefühl verbunden. Neben Vorträgen lassen sich daher besonders Diskussions- und Austauschrunden über diese Tools abbilden.

Egal bei welcher Art von Interaktion: Das richtige Maß ist entscheidend. Hinzu kommt, dass Interaktionsräume auch begleitet werden müssen. Neben Speakern für Vorträge sollte es an Moderation nicht fehlen. Moderatoren können den Dialog zwischen den Teilnehmern noch interaktiver und spannender gestalten. Das ist besonders wichtig, da Online-Konferenzen mit anderen Ablenkungen zu Hause konkurrieren – sei es das Smartphone oder die Türklingel.

Zusammenfassend sei gesagt: Der Kontakt beim virtuellen Event bleibt neben einem soliden Format und treffend eingesetzten Media-Inhalten einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Interaktionsmöglichkeiten kompensieren einen Teil des des fehlenden physischen Zusammentreffens. Sie sollten mit Bedacht eingesetzt werden, um der Online-Veranstaltung mehr „Wir“ zu geben. Wie wäre es vielleicht mit einer virtuellen After-Party, bei der die Besucher des Events den Kontakt zueinander frei aufnehmen können. Denn auch bei Online-Events gilt: Spaß muss mit dabei sein.

Mit der richtigen Technologie die User Experience stärken

Virtuelle Events sind in ihrem Erfolg nicht nur abhängig vom passenden Format, zielgerichteten Inhalten, einer beständigen Kommunikation und vorhandener Interaktion. Die Wahl der Technik spielt wesentlich in die User Experience mit rein. Klappt es damit nicht, können die besten Inhalte die Veranstaltung nicht mehr retten Teilnehmer wünschen sich ein reibungslos funktionierendes Erlebnis. Hard- und Softwarelösungen sollten vor allem erprobt, stabil und einfach in der Bedienung sein. Die Teilnahme am Online-Event muss ohne technische Hürden möglich sein. Idealerweise sind keine zusätzlichen Apps, Software oder Plugins nötig. Ebenso selbstverständlich ist ein Zugang per Smartphone. Ebenso während des Events ist es wichtig, dass Besucher die verwendeten Tools intuitiv nutzen können. Multimedia-Inhalte sollten schnell aufzufinden sein und ebenso zügig laden, damit Besucher dem Geschehen ohne Verzögerungen folgen können.

Unternehmen stehen beim Einkauf und Einsatz von Technologie vor verschiedenen Ansätzen: Software-as-a-Service-Lösungen bieten die Möglichkeit, ohne eigene Software die Online-Veranstaltung durchführen zu können. Dagegen stehen Lösungen, die in einen bestehenden Technologie Stack integriert werden können. Welche Art von Technologie genutzt wird, hängt von den Anforderungen des Event-Formats und den Gegebenheiten des Unternehmens ab. Natürlich spielt das Budget der Veranstaltung eine Rolle. Entscheidend bleibt aber, welche Performance die eingesetzte Technik bietet. Aspekte, die hier ebenfalls Anklang finden sollten, sind die Möglichkeiten im Automatisierungs-Management (Einladungen, Buchungen etc.) und der Grad der Personalisierung.

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Die Vorbereitung der Messe steht an. Als Aussteller sollte man eine angepasste Messe-Strategie besitzen. Außerdem ist es besonders wichtig, die Leadgenerierung zu perfektionieren, damit der virtuelle Messestand nicht vereinsamen muss. Laden Sie sich mit dem folgenden Formular die Checkliste Virtuelle Messevorbereitung mit 24 Punkten herunter.

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Die Messestrategie bei virtuellen Messen

Bestehende Ziele der Messestrategie müssen hinterfragt werden. Virtuelle Messen besitzen andere Rahmenbedingungen.

Die Positionierung von Marke und virtuellem Messestand funktioniert nach anderen Grundsätzen. Je nach Messeveranstalter bedient man sich an unterschiedlichen Templates. Die Einarbeitungszeit in die jeweiligen Messeformate kann höher ausfallen, da Sie sich mit neuen Angeboten und Preismodellen auseinander setzen müssen. Damit nicht genug. Je nach Format müssen Sie neue IT Infrastruktur beschaffen und neue Grafikformate bedienen. In jedem Fall müssen Sie Ihre bestehenden Messeziele und KPIs überdenken.

Neue Kompetenzen der Mitarbeiter

Haben Sie Ihr Team bereits ausreichend trainiert? Sowohl der Umgang im virtuellen Messe-Chat als auch die digitale Nachbearbeitung der Leads stellt die Mitarbeiter vor neue Herausforderungen. Damit Sie das Beste aus dem virtuellen Messeauftritt herausholen, müssen Sie die Kompetenzen des Messe-Teams überprüfen und erweitern.

Infrastruktur für die virtuelle Messe

Die IT-Infrastruktur für einen Messeauftritt sollte ebenfalls hinterfragt werden. Haben Sie einen Notfallplan, falls Teile der IT ausfallen? Haben Mitarbeiter in den Chats für den Notfall ein zweites Headset, damit sie einen Chat weiterführen können? Haben Sie einen Verantwortlichen festgelegt, der für die Zeit der Messe jederzeit ansprechbar ist? Wir haben in einem weiterführenden Artikel einmal die komplette Hardware betrachtet, die man für die Veranstaltung von Webinaren braucht.

Leadgenerierung vor der Messe

Haben Sie die Leadgenerierung für Messebesucher bedacht? Ist dafür ein zusätzliches Budget eingeplant, oder erwarten Sie die Leads automatisch vom Messeveranstalter? Natürlich setzen Sie Ihre eigenen Kanäle ein, um auf Ihren Messestand aufmerksam zu machen. Denken Sie auch an Social Media Profile. Sinnvoll ist trotzdem, weitere Maßnahmen zu ergreifen, um frühzeitig den Kalender der Messemitarbeiter auszulasten und viele virtuelle Gespräche zu vereinbaren.

Laden Sie sich die komplette Checkliste mit 24 Punkten oben am Anfang des Artikels herunter. Mit dieser Arbeitshilfe sorgen Sie für einen entspannten Start Ihres virtuellen Messe-Auftritts! Viel Erfolg!

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