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Wer tiefer in das Thema einsteigen möchte, findet im Whitepaper „Erfolgsfaktor Scheitern: Learnings aus den häufigsten Fehlern bei ERP-Projekten“ eine strukturierte Orientierung für die Praxis. Es zeigt Schritt für Schritt, wie Unternehmen ERP-Projekte ganzheitlich aufsetzen – von der Vorbereitung über die Projektorganisation bis hin zu Kommunikation, Schulung und Change Management. Besonders hilfreich: Das Whitepaper macht deutlich, an welchen Stellen Mitarbeitende frühzeitig eingebunden werden sollten, um Akzeptanz zu schaffen und typische Fehler im Projektverlauf zu vermeiden.

ERP verändert den Arbeitsalltag – oft mehr als erwartet

Ein ERP-System ersetzt selten nur einzelne Tools. Es strukturiert Abläufe neu, verknüpft Abteilungen enger miteinander und macht Prozesse transparenter. Für Mitarbeitende bedeutet das: andere Masken, neue Zuständigkeiten, veränderte Prioritäten. Aufgaben, die früher „nebenbei“ erledigt wurden, sind plötzlich klar definiert, dokumentiert und nachvollziehbar.

Was aus Unternehmenssicht sinnvoll ist, wird im Alltag nicht automatisch als Verbesserung empfunden. Viele Mitarbeitende erleben ERP-Einführungen zunächst als zusätzliche Belastung. Sie müssen lernen, anders zu arbeiten, während der operative Betrieb weiterläuft. Wird dieser Perspektivwechsel nicht ernst genommen, entsteht schnell Frust – selbst dann, wenn das System technisch sauber umgesetzt ist.

Nutzerfehler entstehen selten aus Unwillen

Wenn nach dem Go-live Fehler auftreten, wird der Grund oft vorschnell bei den Nutzer:innen gesucht. Falsche Buchungen, unvollständige Datensätze oder Umgehungslösungen gelten dann als mangelnde Disziplin. Tatsächlich liegt die Ursache meist tiefer.

Nutzerfehler entstehen vor allem dann, wenn:

• der Zweck des Systems nicht klar vermittelt wurde

• Mitarbeitende nicht verstehen, warum Prozesse sich ändern

• Schulungen zu spät, zu oberflächlich oder zu technisch stattfinden

Wer nicht weiß, welche Auswirkungen ein falscher Eintrag hat oder warum bestimmte Pflichtfelder existieren, handelt nicht fahrlässig, sondern unsicher. Diese Unsicherheit führt dazu, dass alte Gewohnheiten beibehalten oder neue Prozesse bewusst umgangen werden. Das ERP wird dann nicht als Unterstützung wahrgenommen, sondern als Hindernis.

Fehlende Kommunikation der ERP-Implementierung schafft schlechte Stimmung

ERP-Projekte bringen zwangsläufig Veränderungen mit sich. Wenn diese Veränderungen nicht transparent kommuniziert werden, entstehen Interpretationsspielräume. Mitarbeitende fragen sich, was das neue System für sie bedeutet: Wird meine Arbeit stärker kontrolliert? Werden Stellen abgebaut? Steigt der Leistungsdruck? Bleiben solche Fragen unbeantwortet, füllen Gerüchte die Lücken. Entscheidungen „von oben“ werden kritisch hinterfragt, die Akzeptanz sinkt. Besonders problematisch wird es, wenn Mitarbeitende erst sehr spät von konkreten Änderungen erfahren oder sich nicht ernsthaft einbezogen fühlen. Dann wird das ERP-Projekt schnell zum Symbol für mangelnde Wertschätzung.

Change Management wird häufig unterschätzt

Change Management wird in ERP-Projekten gern als weiches Thema betrachtet. Wichtig, aber nicht kritisch. Entsprechend knapp fallen Zeit, Budget und Aufmerksamkeit aus. Dabei entscheidet gerade dieser Faktor darüber, ob ein neues System angenommen oder blockiert wird. Veränderungen erzeugen Widerstand, auch wenn sie objektiv sinnvoll sind. Mitarbeitende haben Angst vor Kontrollverlust, vor zusätzlicher Arbeit oder davor, Fehler zu machen. Wird dieser emotionale Aspekt ignoriert, äußert sich der Widerstand nicht offen, sondern subtil: durch Verzögerungen, geringe Nutzung oder passives Abwarten.

Ein ERP-System kann technisch perfekt sein – ohne begleitendes Change Management bleibt sein Potenzial ungenutzt.

Frühzeitige Einbindung als echter Erfolgsfaktor

Erfolgreiche ERP-Implementierungen haben eines gemeinsam: Sie binden Mitarbeitende frühzeitig ein. Nicht erst kurz vor dem Go-live, sondern bereits in der Planungsphase. Dabei geht es nicht darum, jede Entscheidung zu demokratisieren, sondern Transparenz zu schaffen und Perspektiven einzubeziehen.

Frühe Einbindung bedeutet:

• offen über Ziele, Nutzen und Auswirkungen zu sprechen

• Key User:innen gezielt einzubinden und ernst zu nehmen

• Schulung und Kommunikation als kontinuierlichen Prozess zu verstehen

Mitarbeitende, die den Sinn hinter Veränderungen verstehen, entwickeln eher Akzeptanz. Sie bringen wertvolles Prozesswissen ein, erkennen Schwachstellen frühzeitig und tragen neue Abläufe mit. Das reduziert Fehler, verkürzt Projektlaufzeiten und sorgt für ein stabileres System im Alltag.

Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ERP-Projekte den Arbeitsalltag beeinflussen. Aussagen wie „Das erklären wir später“ oder „Das lernen sie schon im Alltag“ sind weit verbreitet und riskant. Denn fehlende Vorbereitung lässt sich im laufenden Betrieb nur schwer aufholen.

Ein weiteres Missverständnis: ERP wird als Werkzeug betrachtet, nicht als Veränderung. Doch jedes neue System verändert Zusammenarbeit, Verantwortung und Transparenz. Wer diesen Aspekt ausklammert, gefährdet den Projekterfolg – unabhängig von Budget oder Softwarequalität.

Planung der ERP-Implementierung schafft Orientierung für Technik und Menschen: Das Whitepaper

Die Lösung ist eine strukturierte Planung der ERP-Implementierung: Sie hilft nicht nur dabei, technische Anforderungen zu klären, sondern auch kommunikative und organisatorische Fragen zu beantworten. Welche Mitarbeitenden sind betroffen? Welche Informationen brauchen sie wann? Wie werden Veränderungen begleitet?

Das Whitepaper „Erfolgsfaktor Scheitern: Learnings aus den häufigsten Fehlern bei ERP-Projekten“ greift diese Fragen praxisnah auf. Es unterstützt Unternehmen dabei, ERP-Projekte ganzheitlich zu denken, inklusive Kommunikation, Schulung und Change Management. Damit wird Planung nicht zum Selbstzweck, sondern zum Werkzeug, um Mitarbeitende mitzunehmen und Projekte nachhaltig erfolgreich umzusetzen.

Die ERP-Implementierung scheitert selten an der Software. Sie scheitert daran, dass Menschen nicht ausreichend vorbereitet, informiert oder einbezogen werden. Mitarbeitende sind der entscheidende Erfolgsfaktor. Wer ERP als Veränderung begreift und Mitarbeitende frühzeitig ins Boot holt, schafft die Grundlage für Akzeptanz, saubere Nutzung und langfristigen Nutzen. Denn erst wenn Menschen das System tragen, kann ein ERP seine Wirkung entfalten.

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Ein Unternehmen verfügt in der Regel über eine Softwareinfrastruktur, in der diverse Software Systeme integriert sind. Dies macht End-2-End-Prozesse oft aufwändig, da diverse Schnittstellen bedient werden müssen.  Zeitgemäße ERP Cloud Lösungen besitzen meist Schnittstellen, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Softwares einfach machen und in der IT zentralisieren. Doch welche Vorteile bietet das Automatisieren der Prozesse im Detail? Einen Auszug findest Du bereits in diesem Artikel – detaillierte Informationen kannst Du dann direkt im Whitepaper nachlesen:

Vorteile der Automatisierung von Standardprozessen in KMU

Die Automatisierung von Standardprozessen bringt mit sich, dass Fehler reduziert, Zeit gewonnen und Kosten gespart werden. Menschliche Fehler werden umgangen, da automatisierte Prozesse weniger fehleranfällig sind. So werden im Folgeschluss Kosten gespart, die bei einer möglichen Behebung von menschengemachten Problemen entstehen würden. Außerdem wird die Effizienz des Unternehmens gesteigert, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit zum Positiven beeinflusst. Vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt sich deswegen eine Automatisierung, um mit der Konkurrenz mithalten zu können.

Welche Bereiche kann man automatisieren?

Die Standardprozesse, die man automatisieren kann, sind vielfältig. Dadurch lässt sich der Aufwand manueller Aufgaben in vielen Bereichen reduzieren. Allerdings sollte man als Unternehmensentscheider wissen, dass bei Standardprozessen die bisher im Unternehmen bestehenden Prozesse angepasst werden müssen. Hier existieren zwei immer noch gängige Philosophien der Implementierung von ERP Lösungen: Die eine besteht darin, die im Unternehmen bestehenden Prozesse in die ERP Software zu übersetzen. Dies bedingt einige Aufwände, da die Lösung angepasst werden muss. Die Folge: Hohe Kosten durch Customizing der Software. Die zweite Option geht davon aus, dass das Unternehmen sich an die Software anpasst. Die Standardprozesse sind bereits in der Software hinterlegt. Jetzt muss sich nur das Unternehmen an diese Prozesse anpassen. Der Vorteil: Es entstehen keine Kosten durch Customizing der Software – allerdings müssen sich die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse einstellen.

Hier ein Überblick der häufigsten Anwendungsbereiche, die zumindest in Teilen automatisiert werden können:

• Buchhaltung
• Personalverwaltung
• Lagerverwaltung
• Kundenbeziehungen
• Vertrieb
• E-Mail-Marketing
• Auftragsabwicklung
• Support
• Marketinganalyse

Insbesondere in der Finanzbuchhaltung ergeben sich eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Prozesse zu automatisieren und damit auch zu optimieren. Die Workflow-Automatisierung ermöglicht beispielsweise, dass hunderte Rechnungen automatisch gelesen und die wichtigsten Daten extrahiert werden können. Auch die Erstellung und der Versand von Rechnungen lassen sich durch Automatisierung optimieren.  Welche weiteren Effekte sich im Anwendungsbeispiel der Buchhaltung ergeben, kannst Du im Whitepaper nachlesen.

Pace Layered Architecture Strategy

Wenn sich ein Unternehmen für eine Automatisierung von Standardprozessen entscheidet, lohnt sich ein vertiefender Blick auf die so genannte Pace Layered Architecture Strategy. Nach dieser Strategie lässt sich ein ERP-System in drei System-Ebenen übersetzen, auf denen die Transformation durchgeführt werden kann.

1. System of Records: Die Ebene der fundamentalen Geschäftsprozesse
2. System of Differentiation: Die Ebene des USP (Unique Selling Point) des Unternehmens
3. System of Innovation: Die Experimentier-Ebene inkl. Trends und Neuheiten

Während die erste Ebene langfristig sehr stabil ist, da sich die Basis-Geschäftsprozesse nur minimal mit der Zeit ändern, sind die beiden anderen Ebenen darauf angewiesen, anpassungsfähig zu bleiben. Vor allem die dritte Ebene, die Innovation fördern sollte und so neue Strategien erproben kann, muss flexibel und reaktionär sein. Auch die Ebene des USP muss adaptiv bleiben, da wir in einer Zeit der ständigen Veränderung leben und ein Unternehmen am Zahn der Zeit agieren sollte.

Wichtige Aspekte für die Umsetzung bei der Automatisierung von Standardprozessen

Wer sich für eine Implementierung von Standardprozessen interessiert, sollte auf folgende Aspekte achten:

Prozessverständnis:

Zunächst einmal sollte man den zu automatisierenden Prozess gründlich verstehen. Identifiziere alle Schritte, Beteiligten und Abhängigkeiten. Dies ermöglicht es Dir, effektiv zu planen und sicherzustellen, dass die Automatisierung den Prozess nicht beeinträchtigt.

Definiere bei Deinen Prozessen klare Ziele und messbare Metriken, um den Erfolg der Automatisierung zu bewerten. Dies kann die Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung oder Qualitätsverbesserung umfassen.

Datenverfügbarkeit und Qualität:

Stelle sicher, dass die für die Automatisierung erforderlichen Daten verfügbar sind und von hoher Qualität sind. Ungenauigkeiten in den Daten können die Automatisierung behindern.

Skalierbarkeit und Flexibilität:

Planen die Automatisierung mit Blick auf die zukünftige Skalierbarkeit und Flexibilität. Der Prozess kann sich im Laufe der Zeit ändern, und die Automatisierung sollte anpassbar sein.

Sicherheit und Datenschutz:

Sicherheitsaspekte und Datenschutz müssen berücksichtigt werden, insbesondere wenn es um sensible Daten geht. Implementiere entsprechende Sicherheitsmaßnahmen und sorge für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Change Management:

Berücksichtige die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und deren Akzeptanz. Schule die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die automatisierten Prozesse effektiv nutzen können.

Monitoring und Optimierung:

Implementiere ein System zur Überwachung der automatisierten Prozesse. Dies ermöglicht es, Leistungsprobleme frühzeitig zu erkennen und die Automatisierung kontinuierlich zu optimieren.

Fazit

Die Automatisierung von Standardprozessen in KMU ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen beschäftigen sollte. Die Vorteile allein überzeugen, da ein durchgängiger, automatisierter Prozess den Arbeitsalltag in so vielen Bereichen vereinfacht.

Wer sich als KMU noch unschlüssig ist, welche ERP-Systeme notwendig sind, kann hier mehr erfahren oder sich hier eine praktische Checkliste herunterladen.

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ERP-Systeme bündeln die maßgeblichen Abteilungen eines Unternehmens – auch von kleinen und mittleren Betrieben. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, betriebliche Abläufe stetig zu optimieren und unternehmerisches Wachstum auch tragen zu können, ist der Einsatz eines ERPs sinnvoll. Welche Kosten bei dem Wechsel in Betracht gezogen werden müssen und welche Schritte bei der Softwareauswahl wichtig sind, erklären wir Dir in unserem Whitepaper.

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Diese Vorteile haben ERP-Systeme für KMU

Mit einem Enterprise Resource Planning (ERP-) System haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu koordinieren und zu kontrollieren. Hier werden verschiedene Abteilungen an einem Ort und auf einer zentralen Plattform organisiert und können miteinander interagieren – von Finanzwesen über Einkauf und Produktion bis hin zu Vertrieb und Personalwesen. Vergangen sind die Zeiten von Inselwissen und Excel-Tabellen, über deren Inhalte und Handhabung nur wenige EDV-Mitarbeiter:innen Bescheid wussten. Transparenz, effizientere Arbeitsprozesse und eine verbesserte Datenkonsistenz sprechen für die Verwendung eines ERP-Systems, auch schon bei kleineren und mittleren Unternehmen. Theoretisch lässt sich sogar für Einpersonengesellschaften eine vergleichsweise kostengünstige Lösung einsetzen, angeboten etwa von SAP. Für KMU ist vor allem auch die Skalierbarkeit der ERP-Systeme bedeutsam, denn so können diese sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen und Wachstum unterstützen.

Gibt es ein passgenaues ERP-System für mein Unternehmen?

Sicher ist der Einsatz eines ERP-Systems für Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen und verschiedenen, interagierenden Abteilungen ein klarer Vorteil. Der Wechsel von der analogen Organisation zu einer ERP-Lösung ist jedoch kein trivialer Schritt und sollte im Voraus gut geplant werden. Zudem muss unter den verschiedenen Anbietern und Systemen die passende Lösung für das eigene Unternehmen gefunden werden. Und zunächst einmal die wichtige Frage geklärt werden: Soll es ein Cloud-ERP oder eine On-Premise-Lösung sein? Möchtest Du das ERP-System auf den hauseigenen Servern und mit den eigenen IT-Mitarbeiter:innen betreiben oder auf den Support und die abgesicherte Cloud eines ERP-Anbieters setzen?

Für letzteres spricht wohl vor allem die schnelle Anbindung neuer Schnittstellen sowie deren regelmäßige Aktualisierung durch Updates. Unternehmen, die mobiles Arbeiten ermöglichen, profitieren auch von der Mobilität der Cloud. Um herauszufinden, welche Variante für Dein Unternehmen die bessere ist, gilt es zunächst, dessen Ansprüche und Ziele zu analysieren.

Was muss ich bei der Auswahl eines ERP-Systems beachten?

Cloud oder On-Premise? Welche Schnittstellen oder zusätzlichen Systeme werden benötigt? Welcher Anbieter ist der richtige? Was dürfen Implementierung, Betrieb und Wartung kosten? Fragen über Fragen begegnen einem Unternehmen auf der Suche nach dem passenden ERP-System und können schnell überfordern. In unserem Whitepaper zum Download findest Du daher eine Erklärung der wichtigsten Schritte, die Du bei der Auswahl des passenden ERP-Systems für Dein Unternehmen beachten solltest. Und Schritt eins beginnt nicht bei der Lösung, sondern bei der Problematik. Analysiere zunächst einmal, welche Anforderungen Dein Unternehmen an ein ERP stellt. Erfasse Schwachstellen in bestehenden Prozessen, ermittle die Ziele, die Du für die ERP-Implementierung hast und binde die verschiedenen, an den Geschäftsprozessen beteiligten Abteilungen ein. Erst dann kann es mit dem eigentlichen ERP-Auswahlprozess losgehen. Eine Marktübersicht potenzieller Anbieter findest Du in unserem großen ERP-Vergleich.

Fazit

ERP-Systeme sind nicht nur für Konzerne eine sinnvolle und effizienzsteigernde Lösung – auch KMU profitieren von zentralisierten Geschäftsprozessen und leichterer Kommunikation zwischen den Abteilungen. Die Skalierbarkeit einer Cloud-Software unterstützt zudem künftiges Wachstum und sorgt dafür, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Dabei muss weder die Implementierung noch der Betrieb der Lösung teuer, kompliziert oder mit aufwendiger Entwicklung verbunden sein. Für jedes Unternehmen und jedes Anforderungsset findet sich die passende ERP-Software – unser Whitepaper hilft Dir beim Start des Auswahlprozesses.

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