KI ist auch ohne klare Strategie längst Teil des Arbeitsalltags

In vielen Organisationen ist KI kein offiziell eingeführtes Arbeitsmittel, sondern ein persönliches Werkzeug. Mitarbeitende experimentieren eigenständig mit Text-, Analyse- oder Recherchetools, weil sie merken, dass sich Aufgaben schneller oder strukturierter erledigen lassen. Meist wird jedoch schon ein Premium-Account für ChatGPT oder Co. vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.

Manchmal werden auch vage Nutzungsregeln kommuniziert, in vielen Fällen aber herrscht Unsicherheit: Darf KI genutzt werden? Für welche Aufgaben? Mit welchen Daten? Die Studie von Gallup zeigt sehr deutlich, dass KI zwar genutzt wird, aber häufig ohne klaren organisatorischen Rahmen. Hier beginnt die eigentliche Herausforderung.

Was die Gallup-Studie zur KI-Nutzung am Arbeitsplatz zeigt

Die zentralen Ergebnisse lassen sich auf einen Punkt bringen: KI-Nutzung wird intensiver, aber nicht breiter. Was das genau bedeutet? Die Menschen, die KI bereits einsetzen, tun das immer häufiger. Es kommen aber nur wenige neue Nutzer:innen hinzu.

Konkret zeigen die Zahlen:

• Rund 12 % der Beschäftigten nutzen KI täglich im Job.

• Etwa 26 % greifen mehrmals pro Woche darauf zurück.

• Ein großer Teil der Mitarbeitenden gibt an, gar keine KI im Arbeitsalltag zu nutzen.

Diese Verteilung macht klar: Von einer flächendeckenden Durchdringung kann keine Rede sein. Stattdessen etabliert sich KI in bestimmten Rollen und Kontexten, während andere Bereiche kaum Berührungspunkte haben.

Wie Mitarbeitende KI konkret einsetzen

Dort, wo KI genutzt wird, ist sie längst mehr als ein Spielzeug. Besonders in wissensintensiven Tätigkeiten unterstützt sie typische Aufgaben des Arbeitsalltags. Dazu zählen unter anderem das Strukturieren von Texten, das Zusammenfassen längerer Inhalte, die Vorbereitung von Präsentationen oder die Recherche komplexer Themen.

Auffällig ist: Führungskräfte und Mitarbeitende in strategischen oder konzeptionellen Rollen nutzen KI deutlich häufiger als solche in operativen Funktionen. Das liegt weniger an technischer Affinität, sondern an der Art der Arbeit. Überall dort, wo Informationen bewertet, Entscheidungen vorbereitet oder Inhalte entwickelt werden, entfaltet KI ihren unmittelbaren Nutzen. Gleichzeitig zeigt sich auch, dass KI nicht als Arbeitnehmerersatz, sondern als Unterstützung genutzt wird. Sie übernimmt Vorarbeit, liefert Impulse oder beschleunigt Routinen. Die eigentliche Entscheidung bleibt aber immer noch beim Menschen.

KI-Nutzung ist kein Tool-Thema, sondern eine Arbeitsweise

Die Studie macht deutlich, dass es nicht an Tools mangelt. Vielmehr entscheidet die Arbeitsweise, ob KI genutzt wird oder nicht. Wer KI regelmäßig einsetzt, hat sie in Denkprozesse integriert: als Sparringspartner, als Strukturhilfe, als Beschleuniger. Wer hingegen keine Orientierung bekommt, bleibt außen vor – selbst wenn Tools verfügbar wären. KI-Nutzung ist damit weniger eine Frage der Technologie als eine der Befähigung. Es geht um Klarheit, Vertrauen und die Erlaubnis, neue Wege zu gehen.

An dieser Stelle trennt sich der reine Zugang zu künstlicher Intelligenz von echter Nutzung. KI wird nicht dadurch relevant, dass sie vorhanden ist, sondern dadurch, dass sie sinnvoll in den Arbeitsalltag eingebettet wird.

Fazit: Der KI-Arbeitsplatz entsteht gerade – oft ungeplant

Es überrascht nicht, dass die Gallup-Studie kein Bild von einem abgeschlossenen Wandel, sondern von einer Übergangsphase zeichnet. KI ist im Arbeitsalltag angekommen, aber noch nicht überall verankert. Sie wird intensiv genutzt, wo sie verstanden wird, und ignoriert, wo Orientierung fehlt.

Für Unternehmen bedeutet das: Der KI-Arbeitsplatz entsteht bereits, ob geplant oder nicht. Die entscheidende Frage ist, ob Organisationen diese Realität bewusst aufgreifen, sichtbar machen und gestalten.

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Rechnungen korrekt schreiben

Um bei der Steuererklärung keine Probleme zu bekommen, ist es wichtig, Rechnungen ordnungsgemäß aufzusetzen. Folgende Pflichtangaben sollten berücksichtigt werden:

• Name und Adresse von Absender und Empfänger
• Das Rechnungsdatum
• Eine eindeutige Rechnungsnummer, idealerweise automatisch generiert, mithilfe von Tools wie invoiz
• Die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Eine möglichst nachvollziehbare Beschreibung von Menge und Art der Dienstleistung. Wichtig sind auch Angaben zur Berechnung der Honorare, beispielsweise Pauschale, Tagessatz oder Stundenhonorar.
• Lieferzeitpunkt oder Lieferzeitraum, also beispielsweise »17. Mai. 2018« oder »Mai-Juli 2018«.
• Das Entgelt für die Dienstleistung (Nettobetrag), die Mehrwertsteuersumme und der Bruttobetrag (Rechnungssumme).
• Den Mehrwertsteuersatz, in der Regel für Dienstleistungen 19 Prozent. Bei Auftraggebern aus der EU oder dem Nicht-EU-Ausland gibt es Sonderregeln, hier kann ein Steuerberater Auskunft geben.

Thema Umsatzsteuer

Freelancer, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen sie vierteljährlich oder ab 7.500 Euro Steuerschuld monatlich melden und abführen – gezahlte Umsatzteuern, die so genannte Vorsteuer, dürfen sie dabei aber abziehen. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist mittlerweile auch online verfügbar. Wem auch das zu umständlich ist, kann auf einen Steuerberater zurückgreifen.

Quelle: invoiz

Kleinunternehmer mit geringen Umsätzen haben die Möglichkeit, eine Umsatzsteuerbefreiung zu beantragen. Nach Genehmigung können sie nun Rechnungen mit reinen Bruttobeträgen schreiben. Dabei gilt es zu beachten, dass auf allen Rechnungen klar vermerkt sein muss, dass gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer erhoben wird. So wird sichergestellt, dass der Empfänger sie nicht irrtümlich herausrechnet. Um Umsatzsteuerbefreiung nutzen zu können, dürfen die Umsätze von Freelancern im Vorjahr 17.500 Euro nicht überschritten haben und zudem 50.000 Euro im derzeitigen Jahr voraussichtlich nicht überschreiten. Wer gerade erst den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt hat, darf den bisherigen Jahresumsatz für das erste Jahr hochrechnen. Die Grenze beträgt hier ebenfalls 17.500 Euro.

Thema Arbeitsplatz

Sollten sich Freelancer dazu entscheiden, Gewerberäume zu mieten, können sämtliche anfallenden Kosten inklusive Strom, Wasser, Internet und Telefon als Betriebskosten geltend gemacht werden. Wer auf die eigenen vier Wände als Working Space zurückgreifen will, sollte beachten, dass alle Kosten nur anteilig berechnet werden. Ein Beispiel: Wer in einer 100m2-Wohnung ein 25m2 großes Arbeitszimmer nutzt, kann nur 25 Prozent der Miete sowie der Nebenkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei gilt: Das Zimmer sollte ausschließlich für die Arbeit genutzt werden, abschließbar und klar getrennt von anderen Räumen der Wohnung sein.

Für Internet und Telefon verhält sich die Regelung ähnlich – nur die beruflichen Kosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Da die Berechnung in Zeiten von Flatrates nicht ganz einfach ist, akzeptiert das Finanzamt einen Abzug von 20 bis 30 Prozent Privatnutzung bei allen Kosten, die für Telekommunikation anfallen.

Geringfügige Wirtschaftsgüter – das sind beispielsweise Bürogeräte, Laptops oder Smartphones, die maximal 800 Euro netto Wert sind – lassen sich im Jahr des Erwerbs einmalig und vollständig als Betriebsausgabe geltend machen.

Um einige der genannten Punkte zu vereinfachen, lohnt sich der Einsatz von cloud-basierten Finanz- und Rechnungsprogrammen. Aufträge können in invoiz mithilfe der Zeiterfassungsfunktion nach Stunden- oder Tagessätzen abgerechnet und relevante Daten per Knopfdruck für den Steuerberater exportiert werden. Der integrierte Steuerschätzer ermittelt darüber hinaus in Echtzeit die anfallende Steuerlast.

Über den Autor

Quelle: invoiz

Moritz Buhl ist Head of Business Unit invoiz bei der Buhl-Gruppe. Er machte seinen Bachelor of Science in General Management an der EBS Business School sowie seinen Master of Science in International Management an der Università Commerciale Luigi Bocconi in Mailand. Anschließend sammelte er Erfahrungen als Sales Performance Manager bei der Vodafone Group. Schließlich stieg Moritz Buhl im Jahr 2014 als CEO bei dem Softwareunternehmen cobra computer´s brainware AG ein.

Seit Mai 2017 ist Moritz Buhl Head of Business Unit invoiz bei der Buhl-Gruppe. invoiz ist das führende Finanz- und Rechnungsprogramm, mit dem Selbstständige und Kleinunternehmen ihre Angebote, Rechnungen und Mahnungen direkt in der Cloud erstellen können – einfach, intuitiv und in wenigen Sekunden.

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