Melde Dich hier zum Friday Insights „Digitaler Flow statt Datensilos – So verbindest du ERP und DMS zu einem durchgängigen Informationsfluss“ an:

Im Folgenden erfährst Du, warum die Verbindung von ERP und DMS ein echter Gamechanger ist – und warum Du das Webinar nicht verpassen solltest.

Wenn Systeme nicht miteinander sprechen – das Problem der Datensilos

Datensilos entstehen, wenn Informationen zwar digital vorhanden, aber nur innerhalb eines bestimmten Systems zugänglich sind. In der Praxis bedeutet das: Eine Abteilung arbeitet mit dem ERP-System, die andere pflegt Daten im DMS, und beide haben keinen vollständigen Überblick. Jeder sucht sich die relevanten Infos mühsam zusammen, statt auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen zu können.

Gerade im Zusammenspiel von ERP und DMS ist das besonders kritisch. Während das ERP-System z. B. für Warenwirtschaft, Rechnungsstellung und Produktionsplanung zuständig ist, kümmert sich das DMS um die strukturierte Ablage von Dokumenten wie Verträgen, E-Mails oder Lieferscheinen. Ohne eine intelligente Verbindung werden diese Daten jedoch nicht automatisch synchronisiert, was zu Informationslücken und Fehlerquellen führt.

Verlorene Marge durch ineffiziente Informationsflüsse

Was auf den ersten Blick nach einem rein technischen Problem klingt, hat knallharte betriebswirtschaftliche Folgen. Denn wenn Mitarbeitende viel Zeit damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen, Daten doppelt einzugeben oder Prozesse manuell zu prüfen, steigt der Aufwand und die Produktivität sinkt.

Ein typisches Beispiel: Eine eingehende Rechnung wird im DMS erfasst, muss aber manuell im ERP-System freigegeben werden. Der Abgleich der Daten erfolgt nicht automatisch. Kommt es hier zu Verzögerungen oder Fehlern, kann das nicht nur die Buchhaltung durcheinanderbringen, sondern auch zu Skontoverlusten führen. Solche Prozessineffizienzen summieren sich und schlagen sich direkt in der Marge nieder.

ERP und DMS verbinden: Der Weg zum durchgängigen Informationssystem

Die Lösung liegt in der Integration: Wenn ERP und DMS zu einem vernetzten Informationssystem verschmelzen, entsteht ein durchgängiger Datenfluss – vom Auftrag über die Dokumentation bis hin zur Abrechnung. Und das hat gleich mehrere Vorteile:

• Dokumente sind direkt im jeweiligen Geschäftsprozess auffindbar.

• Alle Abteilungen arbeiten mit denselben, aktuellen Informationen.

• Freigaben und Prüfungen können automatisiert werden.

• Die Einhaltung von Compliance- und Archivierungspflichten wird einfacher.

Für eine erfolgreiche Integration braucht es jedoch mehr als nur eine technische Schnittstelle. Entscheidend ist ein durchdachtes Konzept, das die Prozesse im Unternehmen berücksichtigt und eine Softwarelösung, die ERP und DMS tatsächlich nahtlos verbindet. Das Webinar gibt hier praxisnahe Einblicke, wie Unternehmen diese Herausforderung meistern können.

Webinar-Tipp: So geht digitaler Flow statt Datenchaos

Am 28. November 2025 ab 13:30 Uhr zeigt Sascha Bippus, DMS-Experte bei KUMAVISION, im kostenlosen FRIDAY Insights Webinar konkret, wie ERP und DMS miteinander verbunden werden können. Unter dem Motto „Digitaler Flow statt Datensilos“ erhältst Du Einblicke in:

• die häufigsten Integrationsfehler und wie Du sie vermeidest

• den Aufbau eines durchgängigen Informationssystems

• konkrete Use Cases aus der Praxis

• messbare Erfolgskennzahlen durch verbesserte Prozesse

Das Webinar richtet sich an Entscheider:innen aus IT, Organisation, Buchhaltung und Geschäftsführung, die mehr aus ihrer Systemlandschaft herausholen wollen, ohne gleich alles neu aufzusetzen. Es zeigt: Die Verbindung von ERP und DMS ist kein Mammutprojekt, sondern ein echter Effizienz-Turbo.

Fazit: Integration ist kein IT-Thema – sondern eine Frage der Wettbewerbsfähigkeit

Die Trennung von ERP und DMS ist in vielen Unternehmen historisch gewachsen und sorgt heute für vermeidbare Reibungsverluste. Wer sich dem Thema Integration stellt, kann nicht nur Prozesse verschlanken, sondern auch Kosten senken, Fehler vermeiden und die Marge steigern. Das Webinar bietet den perfekten Einstieg in die Praxis der Systemvernetzung. Es zeigt, warum die Verbindung von ERP und DMS ein strategischer Schritt in Richtung Zukunft ist und warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um Datensilos den Stecker zu ziehen.

Der Beitrag FRIDAY Insights: Wie ERP und DMS zum Effizienz-Booster werden erschien zuerst auf contentmanager.de.

Die Tischlerei hat mit der Enterprise-Version der Software die Lösung für große Datenbestände im Einsatz. Seitdem laufen sämtliche bürokratischen Prozesse digital. „Was heutzutage nicht ohnehin schon digital abgewickelt wird, wie Angebots- oder Rechnungsstellung, wird dank des schnellen und innovativen Stapelscans digitalisiert. Somit können wir lückenlos alle Schriftstücke einem Auftrag zuordnen“, ist Holst begeistert. Dank Volltextindexierung lassen sich sämtliche Dokumente binnen Sekunden wiederfinden und bei Bedarf bearbeiten.

Der „Office Manager“ ermöglicht per Drag&Drop auch der Buchhaltung des Tischlermeisters die einfache und dabei manipulationssichere, steuerrechtlich korrekte Archivierung. „Und das betrifft nicht nur die eigenen digitalen Rechnungen der Tischlerei. Auch eingehende, digitale Rechnungen werden samt E-Mail komplett in den Office Manager importiert. Hierfür klicken die Mitarbeiter lediglich die betreffende E-Mail in ihrem E-Mail-Programm an, halten die Maustaste gedrückt und schieben die E-Mail auf die Office Manager-Dokumententabelle“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Ein Wartungsvertrag stellt zusätzlich sicher, dass die Tischlerei Holst sowohl sämtliche kleinere wie auch größere Softwareupgrades, wie beispielsweise die im November erschienene Version 14.0 in 32 und 64-Bit-Ausgabe mit vielen interessanten Verbesserungen, erhält.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de sowie www.tischlereiholst.de

Der Beitrag DMS im Handwerk: Tischlerei Holst archiviert mit Office Manager elektronisch erschien zuerst auf contentmanager.de.

SAP ist ein de-facto-Standard für ERP. Die Software-Module des Walldorfer Marktführers decken fast alle Geschäftsbereiche ab. Aber trotz des allumfassenden Charakters von SAP liegen viele Unternehmensdaten und Informationen außerhalb der SAP-Welt. Anwendungen für Bürokommunikation (E-Mail, Geschäftsbriefe), Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Qualitätsmanagement etc. werden meistens nicht mit SAP abgedeckt, sondern mit Drittprodukten. Dennoch enthalten sie viele Informationen, die wichtig für den korrekten Ablauf der Geschäftsprozesse sind – genauso wie die Daten, die in den SAP-Systemen liegen.

Was das im Geschäftsalltag heißt, kennt jeder: Der Weg zur Information führt meistens über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche hinweg. Das ist mühsam, kostet Zeit und Motivation. Wie werden Daten, Informationen und Dokumente „transparent“, sprich für jeden Mitarbeiter als Vorgang zugänglich? Lässt sich die berüchtigte Kluft zwischen dem SAP-Universum und den anderen Anwendungen überwinden? Die Antwort lautet ja, wenn SAP und Dokumentenmanagement miteinander verbunden werden. Und das ist sogar relativ einfach möglich, wenn ein offenes System wie die Open Source Enterprise Content Management-Software von Alfresco eingesetzt wird. Mit solch einer Integration lassen sich Informationen und Dokumente unabhängig von der verwendeten Software machen. Die Verknüpfung ermöglicht es, Belege, die in SAP erzeugt wurden, in Alfresco zu automatisieren und strukturiert abzulegen. Dadurch können sie von jedem aufgerufen und zur Weiterverarbeitung genutzt werden (unabhängig von einem SAP-Zugang). Außerdem lassen sich weiterführende Informationen, die zu dem Vorgang gehören, in den Strukturen als Vorgangsmappe anzeigen. Umgekehrt ist es möglich, SAP-Funktionen aus Alfresco heraus aufzurufen. Die Vorteile liegen damit auf der Hand: Informationen werden anwendungsunabhängig. Aufgrund des Open Source Subskriptionsmodells von Alfresco fallen keine Lizenzkosten an, sondern nur eine jährliche Subskriptionsgebühr. Die grafische, webbasierte Oberfläche von Alfresco ist übersichtlich gestaltet und lässt sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit bedienen. Durch die Web-Architektur ist es nicht nur möglich, innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Standorten gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Wenn gewünscht, können auch Kunden oder Lieferanten standortübergreifend über das System auf gemeinsame Informationen zugreifen, die für sie relevant sind, z.B. wenn sie Rechnungen oder Bestellungen mitsamt des Geschäftsvorfalls einsehen möchten. Um die Erreichbarkeit noch zu verbessern, kann das System zusätzlich in Unternehmensportale eingebunden werden.

Zusammenhänge zwischen Geschäftsvorfällen identifizieren

Werden wir nun konkret: Wo im Geschäftsalltag kann es sinnvoll sein, SAP und DMS zu integrieren? Betrachten wir den klassischen Praxisfall des Ausgangsbelegs: ERP-Systeme wie SAP besitzen einen sehr geordneten Belegaufbau, der für sich betrachtet aus einer Vielfalt von Informationen und Buchungssätzen, den Metadaten, besteht. Wird ein Beleg innerhalb eines Geschäftsvorfalls, z.B. eine Ausgangsrechnung benötigt, wird in SAP der erforderliche Beleg zunächst erzeugt und einem dahinterliegenden elektronischen oder nichtelektronischen Archivsystem übergeben. Üblicherweise ist dieses Archivsystem in der Lage, neben dem normalen Dokumentenzugriff aus SAP dem archivierten Beleg zusätzliche Buchungssätze (eben die Metadaten) mitzugeben. Nach diesen Metadaten kann der Anwender dann im Archivsystem suchen. Sollen darüber hinaus Dokumente, die zu dem betroffenen Geschäftsvorfall gehören, aus anderen Anwendungssystemen mit dem Vorgang verbunden werden, braucht man eine Logik, die in der Lage ist, am Prozess beteiligte Dokumente und Informationen zu erkennen und in einer übersichtlichen Ansicht bzw. einer Vorgangsakte abzubilden. Durch eine Verknüpfung von SAP und Alfresco ist es möglich, Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen zu identifizieren und sie über logische Verknüpfungen miteinander zu verbinden. Ändern sich die Prozesse, werden Systemänderungen an der Schnittstelle über Konfigurationen parametrisiert und die Abläufe so angepasst.

Automatisierte Verschlagwortung

Weiteres Beispiel: Der Eingangsbeleg. Geht ein Dokument im Unternehmen ein, z.B. eine Rechnung, wird sie normalerweise zunächst einem Geschäftsvorfall zugeordnet. Um diese Zuordnung eindeutig vorzunehmen, wird zuerst der Geschäftsvorfall gesucht, welcher der Rechnung vorgelagert war. In der Praxis wird meist die eingehende Rechnung vorerfasst und zur fachlichen sowie sachlichen Prüfung im Unternehmen weitergeleitet. Die Zuordnungen zu dem Beleg werden häufig manuell gesucht. Daher ist die Vollständigkeit dieser Zuordnungen auch eher von der Pfiffigkeit der Mitarbeiter als von im Vorfeld fest definierten Prozessen und Strukturen abhängig. Auch für eine automatisierte Verschlagwortung bietet sich die Schnittstelle an. Beziehungen zwischen den Dokumenten und den Geschäftsvorfällen lassen sich herstellen, indem über die Schnittstelle eine eindeutige Nummer vergeben wird. Über diese Nummer findet sie die Metadaten der vorgelagerten Prozesse und macht sie dem aktuellen Beleg verfügbar. Auf ähnliche Weise lassen sich alle Informationen finden, die Bezug auf die vorgelagerten Prozesse besitzen.

Für die Realisierung dieses Szenarios gibt es bereits eine Schnittstelle, den ITN Connector DMS. Der Connector ist als eigenständige Komponente konzipiert und entwickelt und lässt sich je nach Bedarf auf einem unabhängigen Webserver wie z.B. Apache Tomcat betreiben. Technisch betrachtet, ist der ITN Connector DMS zweigeteilt. Während der ITN Content Server hauptsächlich Dateien von Alfresco in SAP bekannt macht und sie in Alfresco ablegt, übernimmt der Konnektor den Austausch von allen anderen Informationen wie beispielsweise der Metadaten. Bei manchen Funktionen überschneiden sich die Komponenten, um keine dritte Komponente einführen zu müssen.

Der Vorteil dieser modularen Architektur ist, dass sich die Schnittstelle leichter in eine IT-Landschaft integrieren lässt. Zum Beispiel können beide Module direkt auf dem Alfresco-Server eingesetzt werden. Sie können jedoch auch einzeln auf einem eigenen Server oder aber auf dem SAP-Server laufen. Ein weiterer Vorteil: Durch den modularen Aufbau ist der ITN Connector DMS weitgehend von SAP entkoppelt. Bei anderen SAP-Schnittstellen (ArchiveLink-Modulen) muss man viele Funktionalitäten durch Eingriffe in SAP oder durch ABAP-Programmierung schaffen. Bei der unserer Schnittstelle werden die Funktionalitäten durch die Konfiguration des Connektors aktiviert. Dadurch können zum einen SAP-Belege automatisiert, strukturiert und vorsortiert als Dokumente in Alfresco abgelegt werden. Zum anderen lassen sich Vorgangsmappen übersichtlich in Form von Anlagelisten in SAP darstellen. Über die Metadaten können alle Belege und Dokumente über Suchfilter gefunden werden, die in Alfresco eingestellt werden – auch in der Kombination.

Schlankere Unternehmensprozesse

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Nehmen wir das eingangs erwähnte Beispiel eines SAP-Eingangsbelegs: Hier handelt es sich um eine Aktivität, die in Alfresco beginnt und SAP-Aktivitäten anstößt. Eingangsbelege, die in Alfresco abgelegt wurden und in SAP verarbeitet werden, können auf verschiedene Art und Weise mit SAP verknüpft werden. Der ITN Connector DMS bietet die Möglichkeit, die Verknüpfung nach der eigentlichen Buchung automatisch über SAP Workitems vorzunehmen. Dabei wird die Erfassung des Eingangsbelegs aus Alfresco heraus angestoßen, sodass alle zur Verknüpfung benötigten Daten mit Hilfe eines Workitems nach SAP übertragen werden.  Durch die Schnittstelle lassen sich auch nachträglich Verknüpfungen herstellen. Dabei muss die SAP-Buchungsnummer, die vom ITN Connector DMS überprüft wird, in Alfresco eingegeben werden. Sobald ein Eingangsbeleg mit SAP verknüpft wurde, kann der Beleg über die Schnittstelle mit den in SAP erfassten Daten in den vordefinierten Ablagestrukturen abgelegt werden. Beim Erzeugen eines Ausgangsbelegs in SAP läuft der Prozess andersherum ab: Das Dokument wird über die Schnittstelle als digitale Version in Alfresco abgelegt. Die Schnittstelle berücksichtigt dabei alle Ablagestrukturen und mit dem Beleg verbundenen organisatorischen Abläufe. Der Zugriff auf das Dokument ist sowohl aus SAP als auch aus Alfresco möglich. Dafür reichert die Schnittstelle den abgelegten Beleg mit Metadaten an. Alfresco bietet die Möglichkeit einer Volltextsuche, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert, für die keine Metadaten zur Verfügung stehen oder zu denen man keine Metadateninformationen besitzt.

Der ITN Connector DMS ist also eine Methode, um den Graben zwischen SAP und Alfresco zu schließen. Eine Integration der beiden Systeme bietet dem Anwender viele Vorteile und dem Unternehmen schlankere und effizientere Unternehmensprozesse.

Der Beitrag Integratives Dokumentenmanagement erschien zuerst auf contentmanager.de.

So werden wiederkehrende Eingangsbelege automatisch erkannt und nach vom Nutzer vorgegebenen Regeln im ELO-Archiv abgelegt. Selbsterzeugte Ausgangsbelege aus anderen Programmen wie der Warenwirtschaft lassen sich direkt in das ELO-Archiv übertragen und z.B. per E-Mail versenden. Zudem stellt das neue Release eine intuitive und umfangreiche Suchfunktion zur Verfügung. Damit finden Anwender die gewünschten Belege, Dateien, Bilder oder Verträge blitzschnell wieder.

Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick:

Nachhaltiger dank ELO Print&Archive

In nur einem Arbeitsschritt können Dokumente wie beispielsweise Rechnungen gedruckt, archiviert und per E-Mail versandt werden – und zwar auch direkt aus Dritt-Applikationen wie z. B. einer Warenwirtschaft heraus. Dabei definieren die Nutzer die Belegarten und individuellen Ablageregeln selbst. Für gängige Warenwirtschaftsanwendungen liefert ELO Standardvoreinstellungen.

Mobiler dank ELO MobileConnector

Um auch von unterwegs zu jeder Zeit Zugriff auf ausgewählte Archivdokumente zu haben, ermöglicht das Feature deren Übertragung an gängige Backup-Speicher-Dienste, aber auch an mobile Endgeräte. Ebenso können damit neue Dokumente und Dateien wie bspw. von einem Tablet-PC aufgenommene Fotos im ELO-Archiv ablegt werden.

Schneller dank ELO Click&Find

Informationen, die beispielsweise per E-Mail eingehen oder im Internet recherchiert wurden, lassen sich per Mausklick oder Fingertipp markieren – und dann über eine Tastenkombination als Suchanfrage an ELOoffice übergeben. Das Suchergebnis wird direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Die Tastenkombination bestimmt der Anwender im Vorfeld selbst.

Effektiver dank ELO DropZone

ELO DropZone arbeitet übersichtlich in einem separaten Fenster. Hiermit legen Nutzer Dokumente und Dateien noch schneller und komfortabler im ELO-Archiv ab. Dafür ziehen sie diese einfach per Drag&Drop auf eine zuvor selbst definierte Ablagekachel und weisen sie so einer bestimmten Kategorie und Verschlagwortungsmaske zu. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt ELOoffice dann automatisch nach vordefinierten Regeln.

Es integriert sich zudem voll und ganz in die Microsoft Office- und Outlook-Umgebung und vereinfacht so die Teamarbeit. Änderungen können auf diese Weise dokumentiert und nachverfolgt werden. Außerdem lässt sich per Zugriffs- und Rechteverwaltung festlegen, wer zu Änderungen berechtigt ist und wer beispielsweise nur lesend zugreifen kann.

Neue Website für ELOoffice

Alle Informationen zu ELOoffice 10 finden sich auf der neu gestalteten Homepage www.elooffice.com.

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