Software und Tools für Projektmanagement beschleunigen nachweislich den Workflow in Unternehmern. Contentmanager.de hat mit Experten gesprochen, wie zukünftige Projektmanagement Tools aussehen könnten und was sie für wichtig erachten, wenn Unternehmen eine Projektmanagement Software einführen.

Projekte finden sich in Unternehmen in unterschiedlichster Weise: Eine neue Website muss erstellt werden, es steht eine neue Marketing-Kampagne an oder ein Messeauftritt will geplant werden. Längst müssen es nicht immer Großprojekte sein. Auch alltäglich anfallende Aufgaben gehören zum Unternehmensworkflow. Und egal, ob großes oder kleines Projekt: Sie alle müssen gut organisiert sein, damit sie laufen. Wer seine Projekte effizienter bearbeiten will, der setzt auf Projektmanagement Tools. Mit der richtigen Software lassen sich die Tasks im Office besser organisieren. Sie bieten Mitarbeitern einen zentralen, digitalen Workspace. Über diesen werden Projektziele definieren, Einzeltasks sowie Verantwortlichkeiten vergeben und der Projektfortschritt nachverfolgt. Die Methoden-Ansätze sind dabei unterschiedlich. Dazu zählt beispielsweise das agile Projektmanagement. Sie wollen mehr dazu erfahren? Dann lesen Sie unseren Beitrag Agiles Projektmanagement: Tipps aus der Praxis für die Praxis.

Projektmanagement Tools im Vergleich

Neben klassischen Projekt Management Tools wie Asana und Trello gibt es viele verschiedene, die mitunter auf unterschiedliche Aufgabentypen spezialisiert sind. In unserem Marktüberblick Projektmanagement Tools haben wir 19 Lösungen für Sie gegenübergestellt.

In welche Richtung werden sich Projektmanagement Tools in Zukunft eigentlich entwickeln? Was sind die Herausforderungen, denen Unternehmen begegnen, wenn sie ein Projektmanagement einführen? Und wie lange dauert die Implementierung eines Projektmanagement Tools? Wir haben dazu mit Experten gesprochen.

Wie entwickeln sich Projektmanagement Tools in Zukunft weiter?

Quelle: evoloso Organisationssoftware & Consulting GmbHWerner Juwan, Leiter Sales evoloso Organisationssoftware & Consulting GmbH

Der hybride Ansatz – eine intelligente, smarte Kombination von klassischen und agilen Methoden – wird sich durchsetzen. Daneben bleibt das Thema umfassendes aber trotzdem „lebbares“ Ressourcenmanagement wichtig. Als aufstrebendes Thema nehmen wir das standort- bzw. firmenübergreifende Wissensmanagement im Projektmanagement wahr.

Quelle: Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KGNiels Kindl, Marketing & Kommunikation Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG

Mit über 750 Tools ist der Markt an Organisations-Software ein kaum durchschaubarer Dschungel. Ein Ende ist auch 2021 nicht in Sicht! In Zukunft wird es – neben der reinen Produktentwicklung – immer mehr darauf ankommen, Teams und Organisationen beim Einstieg (und darüber hinaus) bestmöglich zu unterstützen. Nur wer Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten eines Tools kennt und leicht anwenden kann, kann sie in seinem Tagesgeschäft auch gewinnbringend einsetzen und spürbare Mehrwerte schaffen. Wenn sich einem der Sinn und Zweck nicht erschließt und die Bedienung nicht intuitiv ist, wird ein Projektmanagement Tool nicht als Entlastung, sondern vielmehr als Belastung empfunden.

Was sind die größten drei Herausforderungen bei der Einführung eines Projektmanagement Tools?

Werner Juwan, evoloso Organisationssoftware & Consulting: 

1. Das “Wollen und nicht nur Müssen“ der zukünftigen User.

2. Ein durchdachter Projektmanagement Prozess und gut ausgebildete Power User, also Projektmanagement Profis.

3. Die Konsequenz bei Entscheidungen gepaart mit Zeit für die Roll-Out-Phase und etwas Support sowie Geduld in der Anlaufphase.

Niels Kindl, Schuchert Managementberatung: 

1. Den richtigen Fokus setzen: Die Einführung eines Projektmanagement Tools ist in erster Linie kein IT-Projekt, bei dem Feature-Anforderungslisten abgehakt werden, sondern Change Management. Dabei kommt es ganz besonders auf den Faktor Mensch an. Ein Tool alleine löst nämlich noch keine Probleme.

2. Das Team frühzeitig beteiligen: Projektmanagement Tools richten sich ans ganze Team und nicht nur an Führungskräfte. Es lohnt sich, bereits in der Testphase und Evaluation Mitarbeiter aus verschiedenen Ebenen einzubeziehen, um ein ganzheitliches Feedback zu erhalten. Das bedeutet auch, für die Stimmungslage der Mitarbeiter empfindsam zu sein und Widerständen offen zu begegnen. Entscheidungen, die top-down forciert werden, enden meist in alten Mustern: Das E-Mail- und Excel-Chaos geht wieder von vorne los.

3. Das richtige Mindset schaffen: Das gesamte Team sollte ein gemeinsames Verständnis von (digitaler) Zusammenarbeit entwickeln. Um ein neues Tool erfolgreich einzuführen und zu etablieren, braucht es vor allem Akzeptanz. Um diese zu fördern, ist es besonders wichtig, das Tool in den Arbeitsalltag zu integrieren, Routinen im Team einzuüben und die aktive Nutzung als Digital Leader vorzuleben. Das schafft ein gemeinsames und überzeugendes Mindset.

Wie viel Zeit sollten Unternehmen einplanen, um ein Projektmanagement Tool einzuführen?

Werner Juwan, evoloso Organisationssoftware & Consulting: Das hängt im Wesentlichen von der Ausprägung des Projektmanagement-Reifegrads und der Projektmanagement-Kultur in der Organisation, dem „Wollen statt Müssen“-Faktor, der Unternehmensgröße und der Zeit für den Key-Player-Roll-Out ab. Im Durchschnitt mit Rückenwind braucht es zwischen 0,5 und 1,5 Jahre.

Niels Kindl, Schuchert Managementberatung: Ein neues Projektmanagement Tool löst zunächst noch keine Probleme, sondern ist erst einmal eine Veränderung. Und Veränderungen sorgen selbst in fortschrittlich eingestellten Unternehmen immer auch für Widerstand, der gebrochen werden muss. Daher sollten Organisationen – je nach “digitalem Reifegrad” – durchaus einige Monate einplanen.

Digitale Zusammenarbeit entsteht nicht auf Knopfdruck. Die Einführung eines Projektmanagement Tools ist keine Hauruck-Aktion, sondern benötigt vor allem eins: Zeit und eine transparente Strategie! Die gesamte Organisation muss sich an die neuen Gegebenheiten gewöhnen und die Nutzung “trainieren”. Nicht-affine Mitarbeiter müssen mitgenommen werden und geben das Tempo vor.

Gerade ein Projektmanagement Tool lebt davon, dass es von der gesamten Mannschaft angenommen wird. Der eigentliche Nutzen zeigt sich nämlich erst dann, wenn sich jeder Mitarbeiter traut, damit zu arbeiten und vor allem auch Spaß beim Umgang hat.

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Projektmanagement-Tool: Gesamtpaket statt “Quick and Dirty”

Um die Zusammenarbeit nachhaltig zu digitalisieren, braucht es mehr als nur eine schnelle Lösung. Laut einer Studie von Campana & Schott waren nur 50% der befragten Unternehmen vor der Pandemie für digitale Collaboration gerüstet. Gleichzeitig ist die aktuelle Lage eine Chance, den Organisationsalltag zukunftstauglich zu gestalten. Der nachfolgende Artikel beleuchtet mit Praxiserfahrung aus dem Software-Markt, worauf Unternehmen bei der Auswahl eines Tools achten sollten, damit sie langfristig profitieren. Schnell wird klar: Nur Feature-Listen abzuhaken reicht nicht aus.

Das liegt zum einen am riesigen Markt mit ganz unterschiedlichen Ansätzen, Funktionen und Tarifstrukturen. Zum anderen zählen bei PM-Tools viele rechtliche und nicht-funktionale Faktoren wie das Thema DSGVO, AVV oder Service und Unterstützung im Bedarfsfall. Die ideale Anlaufstelle für eine Recherche ist der Projektmanagement Software Vergleich von contentmanager.de, der 19 Asana-Alternativen in vielen wichtigen Kategorien gegenübergestellt.

Datenschutz bestimmt die Auswahl mit

Spätestens mit der DSGVO seit Mai 2018 ist das Thema Datenschutz für deutsche Unternehmen relevant. Das trifft insbesondere auf Cloud-Dienste zu, die nicht lokal auf unternehmenseigenen Servern laufen. Aufgrund der DSGVO müssen Organisationen zwecks Rechtssicherheit auf eine konforme Datenhaltung und -verarbeitung achten. Der Wegfall des Privacy Shields hat den Handlungsbedarf weiter vergrößert.

Was bedeutet das Privacy-Shield-Urteil für Ihren Kandidaten?

Die größte Auswirkung hat dies Anbieter mit Standort bzw. Rechenzentren außerhalb der Union. Das schränkt die Auswahl an Projektmanagement-Tools ein, da viele der größten Player – z.B. Asana, Trello oder Jira – darunter fallen. Zwar bietet etwa Asana seinen Enterprise-Kunden die Datenhaltung in Frankfurt an, die Nutzer der gängigen Tarife “Premium” und “Business” können darauf aber nicht zurückgreifen. Quelle: Unsplash

Ein AVV sorgt für Transparenz beim Datenschutz

Spätestens dadurch rücken europäische Alternativen wie das aus Bochum stammende Tool factro in den Vordergrund. Der Anbieter zeigt stellvertretend, dass es geeignete Asana-Alternativen aus der EU gibt. factro setzt komplett auf deutsche Server, ist DSGVO- sowie BDSG-neu-konform und schließt mit seinen Lizenznehmern auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Letzterer regelt die Datenverarbeitung transparent und gibt rechtliche Sicherheit, kann mit vielen US-Anbietern aber nicht geschlossen werden.

Einführung und Betreuung durch Experten

Ein nachhaltiger Wandel der Arbeitskultur ist keine Hauruck-Aktion. Eine Veränderung des operativen Alltags ist für den Menschen als Gewohnheitstier ein Paradigmenwechsel. Zudem ist dies ein Change-Prozess und kein IT-Projekt. Die Redewendung “A fool with a tool is still a fool” trifft hier zu. Um die Teamarbeit zu digitalisieren, braucht es progressive Digital Leader, die zusammen mit “Champions” und “Ambassadors” neue Wege vorleben. Wenn im Unternehmen kein gemeinsames Mindset geschaffen wird, geht nach nur wenigen Wochen wieder das E-Mail- und Excel-Chaos los.

Bedarfsgerechte Coachings machen Sie fit

Um Ihnen und dem Team den Start zu erleichtern, eignen sich Coachings, die manche Anbieter direkt oder über Vertriebspartner ermöglichen. Darin sollten Sie Nutzungsziele formulieren, der Status Quo analysieren und Key-User des Unternehmens rollenspezifisch schulen. Hinzukommen sollte der regelmäßige Austausch zu Fortschritten und Verbesserungspotenzialen. Der Vorteil, den viele Asana-Alternativen aus Deutschland bieten, ist auch das genaue Verständnis für den nationalen Mittelstand. Damit entstehen ein Dialog und eine Unterstützung auf Augenhöhe.

Service hat viele Facetten

Darüber hinaus ist der reguläre, konstante Service für Unternehmen ein entscheidendes Kriterium. Im Tagesgeschäft müssen Nutzer sich darauf konzentrieren können, produktiv und erfolgreich zu sein. Ungeklärte Fragen oder Sorge mit dem Tool helfen dabei nicht. Ein kompetenter Service ist das Back-Up-Team direkt an der Schnittstelle zwischen Software und Nutzer.

Beim Service-Angebot lohnt ein genauer Blick

Zwar bietet jedes Tool einen Kundenservice, dessen Umfang fällt aber meist unterschiedlich aus. Manchmal hängen die Service-Pakete vom gebuchtem Tarif ab, zum Teil gibt es bestimmte Optionen – wie einen telefonischen Kontakt oder schnellere Antwortzeiten – erst gegen Aufpreis. Einige Anbieter bieten in allen Tarifen einen kostenfreien Support per E-Mail, Chat, Telefon und Kontaktformular.

Quelle: Unsplash

Spricht der Service die gleiche Sprache?

Gleichzeitig spielt auch die Sprache eine Rolle. Greifbare Ansprechpartner im Support erreichen Sie – wenn überhaupt verfügbar und im Gegensatz zum Vertrieb – oft nur auf Englisch. Bei meisten Anbietern sind auch Tutorials und Webinare nicht auf Deutsch verfügbar. Immerhin: Die Handbücher vieler Tools liegen übersetzt vor. Schlussendlich ist es daher auch eine Typfrage: Fühlt Ihr Team sich ohne persönliche Betreuung und Support bei Fragen sicher oder wird der direkte Kontakt zu Experten bevorzugt?

Features sind kein Selbstzweck

Natürlich kommt es bei der Suche nach einer Asana-Alternative auch auf Features an. Diese sollten jedoch kein Selbstzweck sein: Achten Sie darauf, dass die Software Ihnen im Alltag echte Mehrwerte liefert. Definieren Sie Ihre Anforderungen und stellen Sie heraus, welcher Bedarf besteht. Brauchen Sie ganz besonders eine Tabelle, ein Gantt-Diagramm oder eine Zeiterfassung? Oder sind eine mobile App und eine offene Schnittstelle zu anderen Tools wichtiger? Alle zusätzlichen Merkmale, die Sie im Daily Business nicht benötigen, sind nice to have, aber sollten Ihre Entscheidung nicht lenken.

Ein oft unterschätzter Punkt ist auch die Bedienung. Gerade in Teams oder Abteilungen, deren digitaler Reifegrad geringer ist, hilft eine intuitive Handhabung. Jeder Mitarbeiter soll sich in der Software wohl fühlen, gerne damit arbeiten und die Nutzung leben können. Wenn das Tool mehr Fragen aufwirft als löst, dann steigen Frust und es wird wieder zu altbewährten Mitteln gegriffen. Hier kommt es wieder auf die Digital Leader an: Eine Top-Down-Entscheidung ohne Dialog mit dem Team versandet schnell und kostet nur Zeit und Geld.

Fazit: Asana-Alternative finden nicht unmöglich

Aus jahrelanger Erfahrung und dem Austausch mit Interessenten, Nutzern und Entscheidern wissen wir: Die Wahl einer Projektmanagement-Software ist kein Selbstläufer. Umso wichtiger ist es, die Kernanforderungen an Funktionen, Datenschutz und Service vorab festzulegen. Daraus lassen sich geeignete Kandidaten ableiten. Hierfür eignet sich der Vergleich von 19 Asana-Alternativen ideal. Darin erfahren Sie sofort, welche Lösungen sich für Ihre Anforderungen eignen. Im Vergleich lernen Sie auch das deutsche Tool factro kennen, das auf Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und persönlichen Support setzt.

Quelle: Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG

Über den Autor:

Mahir Kulalic schreibt im factro Blog mit Leidenschaft für Technik, Tools und Trends. Er berichtet über die neuesten Entwicklungen auf dem Markt und teilt hilfreiche Best Practices für den operativen Alltag rund um professionelle Projektmanagement- & Collaboration-Software, Digitalisierung und virtuelle Zusammenarbeit.

Über factro:

Die professionelle Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro wird von der Schuchert Managementberatung in Bochum entwickelt – mit dem Know-how und der Erfahrung aus über 25 Jahren Projektberatung.

factro kennt die Lebenswirklichkeit von Unternehmen wie kein anderes Tool. Eine Software, die jeder versteht und leicht anwenden kann – und die bereits von über 45.000 Verantwortlichen in mehr als 5.000 Organisationen eingesetzt wird.

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Der Erfolg von Projekten in Unternehmen steht und fällt damit, wie sie gemanagt werden. Dieser Projektmanagement Software Vergleich soll Dir dabei helfen, das richtige Projektmanagement Tool zu finden. Wir haben 19 Softwarelösungen miteinander verglichen. Eine Summary des Vergleichs gibt es zum Download. 

Immer mehr Projekte, immer weniger Überblick?

Die neue Website, die Planung einer Messe oder einfach nur die täglichen Aufgaben. Wir sind umgeben von zahlreichen kleinen und großen Projekten und Tasks. Mal abteilungsübergreifend, mal sind nur wenige Kollegen beteiligt und immer mehr Menschen gehen dazu über auch für sich selbst Projekte zu definieren. Doch egal wie groß oder klein, ein Projekt steht und fällt damit, wie gut es gemanagt wird. Und hier wird es mit zunehmender Projektzahl und der Anzahl der Beteiligten – gerade in Zeiten von zunehmend remote agierenden Teams – komplex. Wer soll wann was liefern, passt die Ressourcenplanung zum realen Aufwand? Welche Teilaufgaben stehen an? Wer auf eine unüberschaubare Zettelwirtschaft und überbordende Abstimmungsmeetings verzichten möchte kommt um ein Projektmanagement Tool nicht herum.

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19 Projektmanagement Software Tools im Vergleich

Wenn man an Projektmanagement Tools denkt, kommen einem zunächst die Klassiker Asana, Trello und Co in den Sinn. So weit, so bekannt. Aber es gibt auch eine erfreulich breite Auswahl an Tools, die zum Teil deutlich spezialisierter sind und je nach Aufgabenstellung besser passen könnten. Wir haben für Dich 19 Projektmanagement Tools gegenübergestellt. Damit wollen wir Dir dabei helfen, dich zu orientieren und über die eigenen Anforderungen und Auswahlkriterien noch besser im Klaren zu werden.

Welche Kriterien gibt es für ein Projektmanagement Tool?

Wir haben über 130 Kriterien identifiziert, die wir 14 unterschiedlichen Kategorien zugeordnet haben. Diese reichen von allgemeinen Funktionen und Features der Software über allgemeine Informationen zum Anbieter bis hin zum Pricing. In diesen Kriterienkategorien wurden die Projektmanagement Tools verglichen:

• Allgemeine Informationen:Bei der Auswahl einer geeigneten Software ist nicht nur der Funktionsumfang für die Entscheidung wichtig, sondern auch, welches Unternehmen dahinter steht. Für den einen ist es wichtig, mit großen Unternehmen mit vielen Standorten zusammenzuarbeiten. Der andere legt Wert auf regionale Nähe zum Anbieter. Wir haben für Dich die wichtigsten Informationen zu den Unternehmen zusammengetragen.
• The Pitch:  Die Liste der Vorteile jeder Lösung ist lang und sie müssen genau abwägen, welche zu Ihrem Team und der Aufgabenstellung am besten passt. Da hilft es, wenn man die Tools auf eine zentrale Aussage kondensiert. Dieses Kondensat finden Sie in Form des Pitches auf den kommenden Seiten. Wir haben die Anbieter gebeten, ihn auf den Punkt in wenigen Worten zu formulieren. Was macht das Tool so besonders?
• Die Branchenexpertise der Anbieter: Jede Branche hat ihre Eigenheiten und so manche spezielle Anforderung an ein Projektmanagement Tool. Daher kann sich ein Blick lohnen, wer bereits erfolgreich in Ihrer Branche unterwegs ist oder dort vielleicht sogar seinen Schwerpunkt ausmacht. Unsere Übersicht gibt Ihnen Aufschluss darüber. Leider konnten nicht alle Anbieter eine Priorisierung vornehmen. Eine Aufstellung, dass eine Software in allen Branchen gleichermaßen spezialisiert ist, hat aber keinen Informationswert. Daher haben wir bei einigen Tools die Angaben weggelassen.
• Sprachen der Bedienoberfläche:Ein Projektmanagement Tool muss innerhalb des ganzen Unternehmens auch über Ländergrenzen hinweg nutzbar sein. Hierbei kann es als Kriterium wichtig sein, in welchen Sprachen die Bediener-Oberfläche verfügbar ist. Dies haben wir in der folgenden Übersicht für Sie zusammengestellt.
• Kernfunktionen der Tools: Was können die Tools? Das ist die zentrale Frage. Mit welchen Features und Funktionen können die einzelnen Lösungen Ihre Projekte besser strukturieren, transparenter und letztlich effizienter und erfolgreicher machen? Wir haben für Sie zusammengestellt, welche Kernfunktionen die Tools beinhalten.
• Zusatzfunktionen der Tools: Neben den Kernfunktionen, die zum Standard gehören gibt es auch eine ganze Reihe von zusätzlichen Features, die die Lösungen mit an Bord haben, um das kollaborative Arbeiten an Projekten noch einfacher und erfolgreicher zu machen.
• Visualisierung & Reporting: Gerade größere Projekte bei denen eine Vielzahl von Team-Mitgliedern beteiligt sind, können schnell unübersichtlich werden. Dies kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Etwa, wenn nicht klar ist, wo das Projekt gerade stockt, wer gerade welche Freigabe zu erteilen hat oder wofür man doch länger benötigen wird als veranschlagt. Daher sind Visualisierungen sehr wichtig, um schnell und für alle transparent das Projekt darstellen und erfassen zu können. Gleiches gilt für Reportingfunktionen.
• Ressourcen, Finanzen und Fragen zur Organisation:Projekte zu managen heißt auch immer, einen Blick auf das Budget zu werfen und es im Blick zu behalten. Auch die Ressourcenplanung ist ein wichtiges Feature bei einem Projektmanagement Tool. In dieser Kriterienkategorie  haben wir zudem noch einige andere Informationen zu den Anbietern zusammengestellt, wie etwa, ob sie ein Ausbildungsbetrieb sind und ob sie über Zertifizierungen verfügen.
• Kommunikation der User: Ein großer Teil von erfolgreichem Projektmanagement ist Kommunikation. Ein geeignetes Projektmanagement Tool sollte die Kommunikation zwischen allen am Projekt beteiligten Personen also so einfach wie möglich machen. Wir haben zusammengefasst, wie die Tools das bewerkstelligen.
• Integrationen & Schnittstellen: Ein Projektmanagement Tool ist die Zentraleinheit für das Projekt, aber natürlich ist es nicht die einzige Software, die für ein Projekt benötigt wird. Vor diesem Hintergrund ist eine möglichst hohe Konnektivitätsfähigkeit wichtig für den Auswahlprozess. Welche Tools und Programme können über API angebunden werden und welche Schnittstellen sind bereits standardmäßig mit an Bord?
• Rechtliche Kriterien: In dieser Kategorie haben wir alles rund um DSGVO und Rechtsfragen in Bezug auf Projektmanagement Tools abgefragt.
• Zusätzliche Services der Anbieter: Mit dem Erwerb bzw. der Miete der Software ist es meist nicht getan. Mitarbeiter müssen geschult werden, Anpassungen vorgenommen werden, vielleicht benötigt man einen schnellen und flexiblen Kundensupport. Wir haben für Dich abgefragt, welche zusätzlichen Services die Anbieter rund um ihre Software leisten können.
• Preisansatz der Lösungen: Leistungsangebot, Service-Level und Software-Setup – das sind alles sehr wichtige Auswahlkriterien. Einen wichtigen Teil der Entscheidungsfindung nimmt aber auch die Budgetplanung ein. Software passt gleichermaßen sowohl zu Ihren Ambitionen und Anforderungen als auch zum finanziellen Rahmen, den Du bereit bist zu investieren? Mit unserer Zusammenstellung erhältst Du einen Überblick.

Diese Projektmanagement Tools sind im Vergleich berücksichtigt:

Der Beitrag Projektmanagement Software Vergleich: Tool-Alternativen zu Asana, Trello & Co. erschien zuerst auf contentmanager.de.