Melde Dich hier zum Friday Insights „Digitaler Flow statt Datensilos – So verbindest du ERP und DMS zu einem durchgängigen Informationsfluss“ an:

Im Folgenden erfährst Du, warum die Verbindung von ERP und DMS ein echter Gamechanger ist – und warum Du das Webinar nicht verpassen solltest.

Wenn Systeme nicht miteinander sprechen – das Problem der Datensilos

Datensilos entstehen, wenn Informationen zwar digital vorhanden, aber nur innerhalb eines bestimmten Systems zugänglich sind. In der Praxis bedeutet das: Eine Abteilung arbeitet mit dem ERP-System, die andere pflegt Daten im DMS, und beide haben keinen vollständigen Überblick. Jeder sucht sich die relevanten Infos mühsam zusammen, statt auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen zu können.

Gerade im Zusammenspiel von ERP und DMS ist das besonders kritisch. Während das ERP-System z. B. für Warenwirtschaft, Rechnungsstellung und Produktionsplanung zuständig ist, kümmert sich das DMS um die strukturierte Ablage von Dokumenten wie Verträgen, E-Mails oder Lieferscheinen. Ohne eine intelligente Verbindung werden diese Daten jedoch nicht automatisch synchronisiert, was zu Informationslücken und Fehlerquellen führt.

Verlorene Marge durch ineffiziente Informationsflüsse

Was auf den ersten Blick nach einem rein technischen Problem klingt, hat knallharte betriebswirtschaftliche Folgen. Denn wenn Mitarbeitende viel Zeit damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen, Daten doppelt einzugeben oder Prozesse manuell zu prüfen, steigt der Aufwand und die Produktivität sinkt.

Ein typisches Beispiel: Eine eingehende Rechnung wird im DMS erfasst, muss aber manuell im ERP-System freigegeben werden. Der Abgleich der Daten erfolgt nicht automatisch. Kommt es hier zu Verzögerungen oder Fehlern, kann das nicht nur die Buchhaltung durcheinanderbringen, sondern auch zu Skontoverlusten führen. Solche Prozessineffizienzen summieren sich und schlagen sich direkt in der Marge nieder.

ERP und DMS verbinden: Der Weg zum durchgängigen Informationssystem

Die Lösung liegt in der Integration: Wenn ERP und DMS zu einem vernetzten Informationssystem verschmelzen, entsteht ein durchgängiger Datenfluss – vom Auftrag über die Dokumentation bis hin zur Abrechnung. Und das hat gleich mehrere Vorteile:

• Dokumente sind direkt im jeweiligen Geschäftsprozess auffindbar.

• Alle Abteilungen arbeiten mit denselben, aktuellen Informationen.

• Freigaben und Prüfungen können automatisiert werden.

• Die Einhaltung von Compliance- und Archivierungspflichten wird einfacher.

Für eine erfolgreiche Integration braucht es jedoch mehr als nur eine technische Schnittstelle. Entscheidend ist ein durchdachtes Konzept, das die Prozesse im Unternehmen berücksichtigt und eine Softwarelösung, die ERP und DMS tatsächlich nahtlos verbindet. Das Webinar gibt hier praxisnahe Einblicke, wie Unternehmen diese Herausforderung meistern können.

Webinar-Tipp: So geht digitaler Flow statt Datenchaos

Am 28. November 2025 ab 13:30 Uhr zeigt Sascha Bippus, DMS-Experte bei KUMAVISION, im kostenlosen FRIDAY Insights Webinar konkret, wie ERP und DMS miteinander verbunden werden können. Unter dem Motto „Digitaler Flow statt Datensilos“ erhältst Du Einblicke in:

• die häufigsten Integrationsfehler und wie Du sie vermeidest

• den Aufbau eines durchgängigen Informationssystems

• konkrete Use Cases aus der Praxis

• messbare Erfolgskennzahlen durch verbesserte Prozesse

Das Webinar richtet sich an Entscheider:innen aus IT, Organisation, Buchhaltung und Geschäftsführung, die mehr aus ihrer Systemlandschaft herausholen wollen, ohne gleich alles neu aufzusetzen. Es zeigt: Die Verbindung von ERP und DMS ist kein Mammutprojekt, sondern ein echter Effizienz-Turbo.

Fazit: Integration ist kein IT-Thema – sondern eine Frage der Wettbewerbsfähigkeit

Die Trennung von ERP und DMS ist in vielen Unternehmen historisch gewachsen und sorgt heute für vermeidbare Reibungsverluste. Wer sich dem Thema Integration stellt, kann nicht nur Prozesse verschlanken, sondern auch Kosten senken, Fehler vermeiden und die Marge steigern. Das Webinar bietet den perfekten Einstieg in die Praxis der Systemvernetzung. Es zeigt, warum die Verbindung von ERP und DMS ein strategischer Schritt in Richtung Zukunft ist und warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um Datensilos den Stecker zu ziehen.

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Die Abkürzung CDP steht für Customer Data Platform. Dahinter verbirgt sich eine Technologie, die das Management von First Party Daten möglich macht. Die Zentralisierung und Unifizierung der Kundendaten sind die Grundvoraussetzung, um entlang der Customer Journey personalisiert zu kommunizieren, und das auf allen Kanälen. Wir haben mit Frank Trefzer gesprochen, der als Managing Director im DACH-Raum für den Softwarehersteller Tealium tätig ist. Tealium ist ein amerikanisches Unternehmen mit Hauptsitz in Kalifornien. Bereits seit 6 Jahren hat Trefzer Erfahrung in CDP Projekten gesammelt. 

Die Nachfrage nach CDPs steigt

„Customer Data Platforms erfahren eine steigende Nachfrage“, sagt der Tealium-Manager. Wohl deshalb entwickeln Unternehmen wie Oracle und Salesforce eigene CDP Lösungen, um sie in ihrer Suite einzubinden. Ein Grund für die wachsende Nachfrage ist in dem wachsenden Verständnis für die Digital Customer Experience begründet. Der Kunde soll schließlich auf allen Touchpoints individuell und damit persönlich angesprochen werden können – Stichwort ist hier der Mega-Trend Personalisierung. Ein zugegeben oft gehörtes, aber auch gleichermaßen unkonkretes Schlagwort. Vielleicht hilft ein Beispiel: Nehmen wir an, ein Kunde interessiert sich für einen neuen Satz Sommerreifen für sein Auto. Er informiert sich zu unterschiedlichen Zeitpunkten auf unterschiedlichen Kanälen. Natürlich ist das Ziel, ihm ein konsistentes Nutzererlebnis zu bieten, sei es auf seinem Smartphone, seinem privaten Tablet oder seinem Firmenlaptop. Das fängt bei Corporate Design und UX an und endet bei kundenspezifischen Wünschen. Soweit der Reifenhersteller eine eigene App anbietet, in der die Kundendaten hinterlegt werden, hat der Anbieter auch Kenntnis von den Fahrzeugdaten und Wunschvorstellungen der Radlager. Diese Informationen ermöglichen personalisierte Angebote für den Kunden, die zu seinen Anforderungen passen. Nimmt man nun noch die Saison-Informationen dazu, können dem Kunden bereits rechtzeitig neue Reifensätze angeboten werden. Mit einem Anschluss an ein Werkstattnetz lässt sich zudem ein Termin für das Reifenwechseln vor Ort finden. Mit der wachsenden Anzahl an Kanälen steigt die Komplexität für das Kundendatenmanagement. Apropos Daten, damit kommen wir zur eigentlichen Herausforderung.

Der Tod der Third Party Daten zwingt zum Umdenken

In Zeiten, in denen aufgrund von Datenschutzvorschriften und Cookie-Problematik immer mehr Daten verloren gehen oder schlichtweg nicht gespeichert werden dürfen, sind Unternehmen darauf angewiesen, ihre First Party Daten effektiver zu nutzen. Diese Erkenntnis führt zu einem strategisch notwendigen Wechsel. Frank Trefzer fragt Marketing Manager:innen gern, welche CDP-Strategie sie verfolgen. Damit einher geht die Frage nach einer unternehmensweiten Datenstrategie, die bestenfalls in einer Data Governance festgeschrieben wird. Welche Registrierungsprozesse und Authentifizierungsprozesse sind vorhanden, um eine ausreichende Datenqualität zu erreichen? Und wie kommt das Unternehmen überhaupt an First Party Daten? Erst nach dem Kauf eines Produkts, oder bereits früher? Trefzer nennt das Beispiel eines Online-Fashion-Retailers. Wenn sich ein Kunde mehrfach Anzüge angeschaut hat, sollte spätestens dann ein Angebot auf der Website geschaffen werden, bei dem der Webseitenbesucher:innen die Zusendung spezifischer Angebote offeriert bekommt, wenn er seine E-Mail-Adresse hinterlässt. Gern werden dazu Pop-Ups eingesetzt, um kurzzeitig die maximale Aufmerksamkeit auf das Angebot zu lenken.

In B2B-Branchen müssen in der Regel aufwändigere Angebote geschnürt werden, um Webseitenbesucher:innen zu überzeugen, ihre Daten an das Unternehmen zu geben. Viele Firmen produzieren Whitepaper oder bieten Webinare an. Wissen gegen Daten lautet das Credo. In einer übergreifenden Datenstrategie müssen geeignete Taktiken ausgelotet werden, wie dauerhaft neue First Party Daten generiert werden können, da sie die Grundlage für Neugeschäft bilden. Neben vielen Rückfragen zur CDP Strategie haben vor allem größere Firmen die richtigen Antworten.

CDP für Unternehmen mit vielen Kunden-Touchpoints von Vorteil

Für Unternehmen, die nur ein bis zwei klassische Kanäle bespielen, sind die Schuhe einer CDP sicher noch ein bisschen zu groß. Wenn aber diverse Kunden-Touchpoints gemanagt werden und CRM Teams, Social Teams und Onsite Teams mit Kundendaten arbeiten, ist der Einsatz einer CDP absolut sinnvoll. Auch der Blick auf den Website-Traffic ist laut Trefzer ein guter Indikator, um die Notwendigkeit einer CDP zu prüfen. Viel Traffic ist Umsatzpotential. Mit der richtigen Ansprache des Kunden lassen sich schnell zweistellige Wachstumsraten erzielen.

Der weitere Wissensaufbau rund um das Thema Customer Data Platform ist wichtig. Hierzu zählen verschiedene Initiativen wie zum Beispiel das CDP Institute, lässt uns Trefzer wissen. Gern tragen auch wir mit unserem Magazin zum weiteren Aufbau des CDP Wissens bei. Wenn Sie mehr über CDPs erfahren möchten, finden Sie hier unser einführendes Whitepaper zum Download. Vielen Dank an Frank Trefzer für das spannende Gespräch.

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