KI Verordnungsaudit von Digital Diamant: Orientierung für den Einstieg

Viele Unternehmen stehen aktuell vor derselben Frage: Betrifft uns die KI Verordnung überhaupt, und falls ja, an welchen Stellen? Genau hier setzt das KI Verordnungsaudit von Digital Diamant an. Der Audit dient dazu, zu prüfen, inwieweit die KI Verordnung auf Dein Unternehmen zutrifft. Damit kann er ein strukturierter Einstieg sein, um den eigenen KI-Einsatz einzuordnen und erste Handlungsfelder sichtbar zu machen.

Ein solcher Audit ist besonders sinnvoll, wenn im Unternehmen bereits mehrere KI-Tools genutzt werden, aber noch kein zentraler Überblick besteht. Er kann helfen, Anwendungen zu identifizieren, Rollen zu klären und mögliche Risikobereiche zu erkennen. Gerade Marketing-, HR- und IT-Teams profitieren von einer gemeinsamen Bestandsaufnahme, weil KI selten nur in einer Abteilung stattfindet.

Warum der August 2026 so wichtig ist

Die KI Verordnung ist bereits in Kraft, ihre Regeln greifen aber schrittweise. Verbotene KI-Praktiken und Anforderungen an KI-Kompetenz gelten seit Februar 2025. Regeln für Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck gelten seit August 2025. Der nächste große Stichtag ist der 2. August 2026. Ab diesem Zeitpunkt werden vor allem Transparenzpflichten und große Teile der Verordnung praktisch relevant.

Besonders wichtig ist: Der Zeitplan wurde durch den sogenannten AI Omnibus teilweise angepasst. Bestimmte Hochrisiko-Regeln verschieben sich nach aktuellem Stand auf spätere Termine. Systeme in sensiblen Hochrisiko-Bereichen wie Biometrie, kritischer Infrastruktur, Bildung, Beschäftigung, Migration oder Grenzkontrolle sollen nach der politischen Einigung ab dem 2. Dezember 2027 erfasst werden. Hochrisiko-Systeme, die in regulierte Produkte eingebettet sind, sollen ab dem 2. August 2028 unter die entsprechenden Regeln fallen.

Das bedeutet aber keineswegs, dass Unternehmen bis dahin abwarten sollten. Viele vorbereitende Aufgaben brauchen Zeit. Wer heute keine Übersicht über eingesetzte KI-Tools hat, wird im Ernstfall kaum belastbar erklären können, welche Systeme genutzt werden, welche Daten verarbeitet werden und welche Abteilungen verantwortlich sind.

Der risikobasierte Ansatz der KI Verordnung

Die EU-KI-Verordnung arbeitet mit Risikoklassen. KI-Systeme werden danach bewertet, welche Auswirkungen sie auf Sicherheit, Gesundheit, Grundrechte und gesellschaftliche Teilhabe haben können. Systeme mit unannehmbarem Risiko sind verboten. Dazu zählen unter anderem bestimmte Formen von Social Scoring, manipulative KI-Anwendungen oder bestimmte biometrische Praktiken.

Hochrisiko-Systeme sind erlaubt, unterliegen aber strengen Anforderungen. Hier geht es etwa um KI im Recruiting, in der Bildung, in kritischen Infrastrukturen oder bei Entscheidungen über den Zugang zu wesentlichen Dienstleistungen. Anbieter solcher Systeme müssen unter anderem Risikomanagement, Datenqualität, Dokumentation, Protokollierung, menschliche Aufsicht, Robustheit und Cybersicherheit sicherstellen.

Daneben gibt es KI-Systeme mit Transparenzrisiken. Genau diese Kategorie ist für Marketing, Kommunikation und Kreativarbeit besonders interessant. Wenn Nutzer mit einem Chatbot interagieren, sollen sie erkennen können, dass sie es mit einer KI zu tun haben. KI-generierte oder KI-manipulierte Inhalte müssen in bestimmten Fällen gekennzeichnet werden. Das gilt besonders bei Deepfakes oder bei Texten, die über Themen von öffentlichem Interesse informieren.

Transparenzpflichten treffen den Content-Alltag

In vielen Unternehmen entstehen KI-Inhalte heute sehr selbstverständlich. Ein Team erstellt Social-Media-Visuals mit einem Bildgenerator, eine Agentur entwickelt Kampagnenmotive mit KI-Unterstützung, ein Unternehmen lässt Produkttexte automatisch überarbeiten oder nutzt Chatbots im Kundenservice. Die KI Verordnung verlangt hier mehr Transparenz, sobald Menschen in relevanter Weise mit KI-Systemen oder KI-generierten Inhalten in Kontakt kommen.

Das heißt nicht, dass jeder interne Entwurf oder jede sprachliche Korrektur künftig prominent gekennzeichnet werden muss. Entscheidend ist der konkrete Einsatz. Wird ein Bild realistisch verändert? Entsteht ein synthetisches Video? Kommuniziert ein Chatbot direkt mit Kund:innen? Werden Inhalte veröffentlicht, die Menschen über gesellschaftlich relevante Themen informieren sollen? Je stärker KI nach außen wirkt und je realistischer oder einflussreicher der Output ist, desto wichtiger wird eine klare Kennzeichnung.

Marketingteams sollten deshalb früh klären, welche Regeln für ihre Content-Prozesse gelten. Besonders heikel sind realistische Bilder von Personen, KI-generierte Stimmen, Avatare, Videoformate, automatisierte Beratung, politische oder gesellschaftliche Kommunikation und Inhalte, die Vertrauen stark beeinflussen. Markenkommunikation lebt von Glaubwürdigkeit. Eine saubere Kennzeichnung kann deshalb auch ein Vorteil im Umgang mit Kund:innen sein.

Hochrisiko-KI: HR, Scoring und sensible Entscheidungen im Blick behalten

Viele Unternehmen denken bei Hochrisiko-KI zuerst an Industrie, Medizin oder kritische Infrastruktur. Doch auch klassische Unternehmensbereiche können betroffen sein. Besonders aufmerksam sollten Teams bei KI im Recruiting, in der Personalbewertung, bei Weiterbildungssystemen, bei Kredit- oder Bonitätsprüfungen, bei automatisierten Entscheidungen über Leistungen und bei sicherheitsrelevanten Anwendungen sein.

Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Wird KI genutzt, um Bewerbungen vorzusortieren, Mitarbeitende zu bewerten oder Qualifikationen einzuschätzen, kann das in den Bereich Beschäftigung und Personalmanagement fallen. Hier geht es um reale Chancen von Menschen. Fehlerhafte Daten, diskriminierende Muster oder fehlende menschliche Kontrolle können erhebliche Folgen haben.

Auch Marketing und Vertrieb sollten sensibel bleiben. Lead Scoring oder automatisierte Segmentierung sind nicht automatisch Hochrisiko-Systeme. Trotzdem können solche Anwendungen datenschutzrechtlich, ethisch und organisatorisch anspruchsvoll sein. Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Entscheidungen durch KI vorbereitet werden und ob Menschen diese Entscheidungen nachvollziehen und korrigieren können.

KI-Governance statt Tool-Wildwuchs

Die größte praktische Herausforderung liegt häufig nicht in der einzelnen KI-Anwendung. Schwieriger ist der Überblick. In vielen Organisationen nutzen Teams verschiedene Tools parallel: Chatbots, Bildgeneratoren, Transkription, Automatisierung, Analyse-Software, CRM-Funktionen oder KI-Features in bestehenden Plattformen. Oft weiß niemand zentral, welche Systeme im Einsatz sind.

Der erste Schritt ist daher ein KI-Inventar. Es sollte erfassen, welche Tools genutzt werden, in welchen Abteilungen sie eingesetzt werden, welche Daten verarbeitet werden, welcher Zweck verfolgt wird und wer verantwortlich ist. Anschließend können Unternehmen die Anwendungen nach Risiko sortieren. Eine interne KI-Richtlinie hilft, klare Leitplanken zu setzen. Sie sollte verständlich formuliert sein und den Arbeitsalltag abbilden.

Dazu gehören Vorgaben zur Dateneingabe, zur Prüfung von KI-Ergebnissen, zur Kennzeichnung von Inhalten, zur Auswahl von Tools, zur Dokumentation und zur Freigabe sensibler Anwendungen. Schulungen sind ebenfalls wichtig. Mitarbeitende müssen verstehen, wann KI hilfreich ist, wo Risiken entstehen und welche Regeln im Unternehmen gelten.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Der August 2026 kommt schnell näher. Unternehmen sollten deshalb jetzt beginnen, KI-Nutzung systematisch zu erfassen. Ein guter Startpunkt ist ein Workshop mit Marketing, HR, IT, Datenschutz, Recht und Geschäftsführung. Dort lässt sich sammeln, welche KI-Systeme bereits im Einsatz sind und welche Anwendungen geplant sind.

Danach sollten Teams die wichtigsten Risiken bewerten. Besonders relevant sind personenbezogene Daten, automatisierte Entscheidungen, realistische KI-Inhalte, Kund:innen und Anwendungen mit Auswirkungen auf Beschäftigte. Auch Lieferant und Softwareanbieter sollten geprüft werden. Viele KI-Funktionen stecken inzwischen in Tools, die Unternehmen bereits nutzen.

Parallel lohnt sich der Aufbau klarer Kommunikationsregeln. Wer KI-generierte Bilder oder Videos veröffentlicht, sollte Kennzeichnung und Freigabeprozesse definieren. Wer KI in sensiblen Entscheidungen einsetzt, sollte menschliche Kontrolle, Dokumentation und Beschwerdemöglichkeiten einplanen.

Fazit: Die KI Verordnung macht KI professioneller

Die KI Verordnung 2026 ist kein reines Thema für Rechtsabteilungen. Sie verändert, wie Unternehmen KI organisieren, dokumentieren und nach außen sichtbar machen. Marketing und Kreativteams sind besonders betroffen, weil generative KI direkt in Inhalte, Kampagnen und Kund:innen einfließt.

Wer früh startet, kann die neuen Anforderungen pragmatisch in bestehende Prozesse integrieren. Ein KI-Inventar, klare Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Freigaben und transparente Kennzeichnung sind dafür zentrale Bausteine. Das Ziel ist nicht weniger KI im Unternehmen. Das Ziel ist ein professioneller Umgang mit KI, der Kreativität, Effizienz und Vertrauen miteinander verbindet.

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Künstliche Intelligenz ist nützlich, keine Frage. Sie kann Aufgaben automatisieren und so effizienter gestalten und sogar menschliche Fehler vermeiden. Ihre Nutzung ist aber auch risikobehaftet. Nicht umsonst gibt es seit ihrem Einsatz zahlreiche Diskussionen rund um KI und Ethik und auch der Schutz vor Manipulation durch KI ist ein großes Thema. Umso mehr, je weiter die künstliche Intelligenz in unseren Alltag vorrückt. Auch Regierungen nehmen die Risiken des KI-Einsatzes ernst und geben gewisse Regeln im Umgang vor. Der EU AI Act, welcher ab dem 02. Februar 2025 gültig wird, erweitert diese. Was genau das Gesetz aussagt und was Unternehmen ab dem kommenden Jahr im Umgang im KI beachten müssen, erklären wir Dir im Artikel.

KI wurde von Menschen erschaffen, um Aufgaben effizienter zu gestalten und neue Möglichkeiten zu eröffnen. Nicht aber, um Menschen zu schaden. Da Künstliche Intelligenz aber grundsätzlich das Potenzial dazu hat, sei es durch die Verwendung von Daten aus vorurteilsbehafteten Quellen oder zum Beispiel durch die Nutzung oder Manipulation von urheberrechtlich geschützten Inhalten, braucht es Gesetze, die den Umgang mit ihr einschränken. Solche möchte die EU flächendeckend umsetzen und hat dazu schon im Juli dieses Jahres den EU AI Act veröffentlicht. Die darin enthaltenen Bestimmungen werden in verschiedenen Phasen mit unterschiedlichen Deadlines umgesetzt. Die erste Änderung tritt zum 2. Februar 2025 in Kraft. Den vollständigen Gesetzestext zum EU Artificial Intelligence Act findest Du auch auf einer eigenen Website. Hier kannst Du auch direkt in einem kurzen Selbsttest erfahren, inwieweit das Gesetz Dich und Dein Unternehmen betreffen wird.

Für wen gilt der EU AI Act?

Der EU AI Act gilt dabei für alle Unternehmen innerhalb der EU, die mit KI arbeiten. Trifft das auf Dein Unternehmen zu, solltest Du Dir die folgenden Bestimmungen einmal genauer ansehen. Eine gewisse Unterscheidung gibt es jedoch nach Art des Umgangs mit KI, zum Beispiel zwischen Anbieter, Betreiber, Importeur, Händler oder Anwender von Künstlicher Intelligenz. Den meisten Pflichten unterliegt etwa der Provider eines KI-Tools.

Nicht in den Geltungsbereich des Gesetzes fallen etwa KI-Systeme, die zur Forschung dienen und nicht für die kommerzielle oder operative Nutzung freigegeben werden, KI für militärische Zwecke oder KI-Systeme, die nur für persönliche Zwecke genutzt wird. KI-Software, die vor der Verordnung auf den Markt gebracht wurde fällt nur darunter, wenn sie wesentlich verändert wird.

Was besagt der EU AI Act?

Das EU-weite Gesetz folgt einem risikobasierten Ansatz. Es muss also bestimmt werden, welches Risiko einzelne KI-Tools in Zukunft für die Gesellschaft haben könnten. Es wird außerdem zwischen „KI mit spezifischem Verwendungszweck“ und „KI mit allgemeinem Verwendungszweck“ unterschieden. Letztere werden auf Basis ihrer Leistung und Reichweite in zwei Level aufgeteilt. Level 1, das Basismodell, unterliegt Transparenz- und Dokumentationspflichten über Vorgehensweise und Trainingsdaten. Level 2 Systeme, leistungsstarke Basismodelle, müssen strengere Regeln befolgen.

KI mit spezifischem Verwendungszweck lassen sich je nach Anwendung in vier Risikoklassen unterteilen:

Unakzeptables Risiko

In diese Klasse fallen KI-Systeme, die die europäischen Werte verletzen können, zum Beispiel durch die Bevor- oder Benachteiligung von Menschen aufgrund von Sozialverhalten oder anderer Merkmale. KI-Software, die in diese Risikoklasse fällt, ist nach dem EU AI Act verboten.

Hohes Risiko

Systeme, die in diese Klasse fallen, können zum Beispiel solche mit Zugriff auf medizinische Geräte oder biometrische Daten sein. Auch sie können potenziell eine Gefahr darstellen, daher müssen sie nach dem neuen Gesetz strenge Maßnahmen befolgen. Für sie muss es zum Beispiel ein Risikomanagement geben, ebenso wie eine automatische Aufzeichnung von Vorgängen. Diese müssen außerdem Nutzer:innen und Prüfenden transparent gemacht werden. Die Test- und Trainingsdaten für solche Hochrisiko-Systeme müssen außerdem den Qualitätskriterien des EU AI Acts entsprechen.

Mittleres Risiko

In diese Kategorie zählen zum Beispiel Chatbots wie ChatGPT. Hier müssen hauptsächlich umfangreiche Transparenzpflichten gegenüber den Nutzer:innen beachtet werden.

Minimales oder kein Risiko

Für diese Risikoklasse gibt es bisher keine speziellen Anforderungen. In ihr finden sich Systeme, die keine personenbezogenen Daten verarbeiten und auch keinen direkten Einfluss auf Personen haben. Dennoch ist natürlich auch bei diesen KI-Systemen ein verantwortungsvoller Umgang unerlässlich.

Wie sollte ich als Unternehmer:in handeln?

Die Seite Handelskraft bringt die nötigen Schritte mit einer kurzen Checkliste für Unternehmen zum EU AI Act auf den Punkt:

1. Risikoklassifizierung überprüfen
2. Transparenzpflicht einhalten
3. Bewusstsein schärfen
4. Datenschutz beachten
5. Überprüfungen durchführen

Und nicht nur Geschäftsführer:innen sollten sich der Risiken des KI-Einsatzes bewusst sein, auch regelmäßige Mitarbeiterschulungen sind sinnvoll.

EU AI Act beachten und für die Zukunft wappnen

Der Einsatz von KI ist für viele Unternehmen bereits nicht mehr wegzudenken. Fällt eines der verwendeten Systeme in ein verbotene Klasse oder müssen erst neue Strategien entwickelt werden, um dem EU AI Act Folge zu leisten, ist das erst einmal mit Aufwand verbunden. Im Gegensatz zu den empfindlichen Strafen, die Verstöße nach sich ziehen können – bis zu 30 Millionen Euro oder 6 % des weltweiten Vorjahresumsatzes – ist das jedoch ein kleines Übel. Zudem dienen die neuen Regelungen dem Wohle aller. Damit wir mit der KI auch in Zukunft neue Möglichkeiten, keine Hindernisse, schaffen können.

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