Du willst so viele Teilnehmer:innen wie möglich bei Deinen Events haben, egal an welchem Standort sie stattfinden? Ganz gleich ob die Veranstaltung eine Konferenz, Messe, Vorstandssitzung, Produktpräsentation oder Schulung ist – jedes Format bietet seine eigenen Möglichkeiten für die virtuelle Aufarbeitung der physischen Inhalte. Hybride Events vereinen hier die Vorteile beider Veranstaltung und gelten deswegen als das Beste aus zwei Welten.

Vor- und Nachtteile von hybriden Events

Welche Vorteile bringen hybride Veranstaltungen mit sich? Und mit welchen Herausforderungen muss man rechnen? Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile von hybriden Events:

Vorteile:

• Größere Reichweite: Keine Beschränkungen bei Besucher:innen- oder Ausstellerzahlen.
• Gesenkte Reisekosten: Teilnehmer:innen sparen sich Anreise und Verpflegung vor Ort.
• Räumlichkeiten spielen geringere Rolle: Es müssen nicht mehr riesige Hallen gebucht werden, sondern kleinere Veranstaltungsorte werden interessanter.
• Kostensenkung bei Veranstaltern: Kleinere Räume bedeuten auch insgesamt weniger Ausgaben.
• Aufzeichnung wiederverwendbar: Das Material kann auch nach den Messetagen verwendet werden.
• Vorteile im Bezug auf Nachhaltigkeit & Umwelt: Weniger CO2-Emissionen durch kleinere Präsenz-Veranstaltung.

Nachteile:

• Investitionskosten: Zu Beginn müssen Software und Hardware erworben werden.
• Zusätzliches Personal: Damit die Übertragung online funktioniert braucht es geschulte Mitarbeiter:innen.
• Höherer Arbeitsaufwand: Effektiv müssen Veranstalter zwei Events organisieren.

Erste erfolgreiche Umsetzungen

Bei der DMEXCO 2023 wurden virtuelle Elemente in den physischen Messealltag integriert. Noch nicht ganz als hybrides Event klassifizierbar hat sie dennoch Online-Komponenten genutzt, um das Offline-Erlebnis zu bereichern. So konnte z.B. durch die DMEXCO App das Networking neue Dimensionen annehmen. Man wurde schnell vernetzt, hat direkt alle Kontaktdaten ausgetauscht und konnte später dann auf die persönliche Verbindung im Netz aufbauen. Auch wurden die Vorträge online zur Verfügung gestellt, sodass man auch virtuell an den Masterclasses und Präsentationen teilnehmen konnte. Dieses Format ist eine Variante von vielen und muss auf das Event individuell angepasst werden. Die Messe kann definitiv als erster Schritt in Richtung eines hybriden Events klassifiziert werden.

Herausforderungen

Ein hybrides Event ist nicht gleichzusetzen mit einem einfachen Livestream einer physischen Messe. Man muss Anreize für die Teilnehmer:innen zuhause schaffen, um die ungeteilte Aufmerksamkeit zu bekommen. In der heutigen Zeit sind wir schnell abgelenkt, deswegen sollten die Zuschauer:innen aktiv eingebunden werden. Trotzdem muss man als Veranstalter auch darauf achten, dass der virtuelle Teil das physische Event nicht einschränkt. Die Besucher:innen vor Ort sollten sich auf keinen Fall von den Kameras gestört fühlen. Hierfür ist es notwendig schon im Voraus Hardware und Software zu testen, damit mögliche Störfaktoren beseitig werden können. Die Planung ist bei hybriden Events, mehr noch als schon bei normalen Messen, das A und O.

Fazit

Hybride Events bieten großartige neue Möglichkeiten. Da diese Art von Veranstaltung noch ganz am Anfang steht, können Unternehmen ihren eigenen Touch einbringen. Die unbegrenzte Anzahl an Teilnehmer:innen und Innovationen im technischen Bereich ermöglichen es, dass man ein spannendes Erlebnis offline wie online schaffen kann. Die Bedeutung von hybriden Events wird in Zukunft nur zunehmen, deswegen ist es ratsam sich so früh wie möglich mit diesem Themenbereich zu beschäftigen.

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Das Homeoffice ist mittlerweile fest im Arbeitsalltag von Unternehmen verankert. Das statistische Bundesamt sagt, dass 24% aller Erwerbstätigen in Deutschland zumindest teilweise von Zuhause aus arbeiten. In der IT-Dienstleistungsbranche sind es sogar noch mehr. Bis zu 76% arbeiten hier regelmäßig in ihren eigenen vier Wänden. Auch wenn einige (vor allem us-amerikanische) große Tech-Firmen ihre Mitarbeiter wieder stärker ins Büro zurückbeordern, zeigen diese Zahlen, dass das Homeoffice sich nicht als flüchtiger Trend in Krisenzeiten darstellt, sondern sich als valides Arbeitsmodell durchsetzt. Auf diese Entwicklung müssen nun nicht nur Arbeitgeber reagieren, sondern auch die Veranstalter von Geschäftsevents.

Zurück zu den alten Messen?

Was ganz klar für das alte System solcher Veranstaltungen spricht, ist der Faktor des Networkings. Man kennt sich, man will sich sehen und die Messetage über von Angesicht zu Angesicht sprechen und nicht via Bildschirm. Ist doch klar, dass der persönliche Kontakt dem Networking das gewisse Etwas gibt. Die Geschäfte werden an den Messeständen bei Kaffee und Snacks oder abends bei den Standparties besprochen und finalisiert. Dieses Phänomen lässt sich online nicht wirklich replizieren.

Gegen die on-site Events spricht jedoch, dass sich die Zeiten ganz einfach verändert haben. Die Flexibilität, an die sich Arbeitnehmer:innen durch das Homeoffice gewöhnt haben, wollen sie nun auch nicht mehr missen. Das Reisen für Events wird mittlerweile nicht mehr als angenehmer kleiner Ausbruch aus dem Arbeitsalltag angesehen, sondern als Störfaktor, der viel Zeit beansprucht. Auch die Kosten, die mit Präsenz-Veranstaltungen einher gehen, sind ein Minuspunkt für viele Firmen und ihre Mitarbeiter:innen. Die Pandemie und alle virtuellen Events der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass man sich diesen Mühen entziehen kann. Diese nun wieder auf dem Vor-Pandemie-Niveau auf sich zu nehmen ist für viele keine Option.

Rein virtuelle Events: Nur ein schnelllebiger Trend?

Virtuelle Events waren die Antwort, die jeder Messeveranstalter 2020 gesucht und gebraucht hat. Für die erfolgreiche Umsetzung bedarf es einigen Faktoren, die Veranstalter beachten mussten. Trotz Anfangsschwierigkeiten haben diese Messen stattgefunden und fanden meist positive Resonanz. Dass virtuelle Events viele Vorteile, vor allem bei den Faktoren Zeit und Geld, mit sich bringen, steht außer Frage. Jedoch zeigt sich auch durch den Eventkalender 2023, dass rein virtuelle Messen eher ein kurzfristiges Phänomen waren. In diesem Jahr sind viele Veranstaltungen zumindest zum Teil wieder auf ihre Vor-Pandemie-Systeme zurück gegangen. Sobald es wieder möglich war, sich persönlich zu treffen, wurde diese Option auch genutzt.

Die zwei Extreme von Vor-Ort-Events und rein virtuellen Messen glänzen in verschiedenen Bereichen. Der Vorteil des einen ist gleichzeitig der Nachteil des anderen. Das Networking, das bei den virtuellen Events fehlt, ist der Aufhänger der persönlichen Veranstaltungen. Eine Mischung der beiden könnte diese Disparitäten begleichen. Hybride Messen kristallisieren sich daher als neue Lösung heraus.

Hybride Events: Was muss man beachten?

Wie bei virtuellen Events, bedarf es auch bei der Planung von hybriden Veranstaltungen einer Software, die das Event nicht nur ermöglicht, sondern auch zum Erfolg werden lässt. In unserem Marktüberblick zum Download kannst Du Dich über 17 Anbieter informieren.

Die Möglichkeiten, wie man ein hybrides Event umsetzen kann, sind zahlreich. Einen Livestream, der mehr Menschen an den Vorträgen von Speaker:innen teilnehmen lässt, nutzen bereits einige Veranstaltungen. Die Aufbereitung der Inhalte in Echtzeit ist eine gute Option, um es auch Außenstehenden zu ermöglichen an der Veranstaltung, oder zumindest an verschiedenen ausgewählten Elementen, Teil zu nehmen. Aber es wird hier auch klar, dass sich nicht alle Beiträge so einfach aus der Realität ins Virtuelle umsetzen lassen. Einfaches Kopieren und Einfügen wirkt oftmals uninspiriert und ist auch nicht immer möglich, da gewisse Formate nur persönlich funktionieren. Man muss Anreize schaffen und das virtuelle Angebot interessant gestalten, sodass dies rege angenommen wird. Dies gilt nicht nur für die Veranstalter der hybriden Events, sondern auch für die Aussteller. Die Vorbereitung ist hier entscheidend.

Fazit:

Die Pandemie hat die Messelandschaft nachhaltig verändert. In dieser neuen Umgebung müssen sich Veranstalter, Aussteller und Besucher:innen zurechtfinden und einen neue Wege beschreiten. Hybride Events bieten die Antwort auf die Trendfragen rund um den Messekalender 2024. Als neue Lösung versprechen diese Events die Vorteile beider Extreme zu vereinen. Damit Deine hybride Veranstaltung ein Erfolg wird, benötigst Du die passende Software – eine Übersicht über darauf spezialisierte Anbieter findest Du in unserem Marktüberblick.

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