Software für virtuelle Events: 13 Lösungen im Vergleich

Events finden zunehmend virtuell statt. Grundlage für ein erfolgreiches virtuelles Event ist die Software. In unserem Marktüberblick haben wir 13 Lösungen miteinander verglichen. Eine Summary des Vergleichs gibt es zum Download.

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Virtuelle Events stehen bei vielen Unternehmen 2021 hoch oben auf der Agenda. Dabei geht es einerseits klassisch um die Teilnahme an Messen, Konferenzen und Webinaren – als Aussteller oder als Besucher. Aber nicht nur, denn andererseits sind auch eigene Events wieder stärker im Kommen. Gerade weil bei virtuellen Veranstaltungen der Firmenstandort keine Rolle mehr spielt und die Teilnahmehürde zum Beispiel für Kunden-Events bei möglicherweise sehr langen Anreisewegen deutlich geringer wird. Klassische Messen als zentrale Präsentationsplattformen für Produktneuheiten verlieren dadurch an Attraktivität. In vielen Branchen stellt man zudem fest, dass die Produktinnovationszyklen sich stark verkürzt haben und sich nicht mehr wie früher stark am Messekalender orientieren.

Not macht erfinderisch – auch bei virtuellen Events

Seit einigen Jahren gab es in der Eventbranche immer wieder Bemühungen, Events zu virtualisieren bzw. bestehende Präsenzveranstaltungen digital anzureichern. Diese Versuche waren jedoch nur mäßig erfolgreich. Zu sehr war man an Altbekanntes gewöhnt, zu gering der Innovationsdruck, weil die Besucher Präsenzveranstaltungen fest in ihrem Jahresplan verankert hatten. Die Corona-Pandemie hat jedoch als starker Beschleuniger gewirkt. Ab Mitte März 2020 wurden nahezu alle Präsenzveranstaltungen abgesagt. Neue Konzepte mussten her. Nun, ein Jahr später ist immer noch nicht abzusehen, wann Messen und Events wieder vor Ort stattfinden können.

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Es gibt einen großen Bedarf, Events virtuell stattfinden zu lassen. Und wo ein Bedarf ist, dort entwickelt sich auch ein Angebot. Denn neben der Frage des smarten Konzepts (-> lesen Sie hier unser Whitepaper „Virtuelle Events organisieren“) ist vor allem die Frage der Software wichtig. Zwar gab es bereits vor der Pandemie bereits einige etablierte Anbieter von Software für virtuelle Events am Markt, in den vergangenen 14 Monaten hat sich aber noch einiges getan.

1:1 Übersetzung in virtuelle Events reicht nicht

Wer die 1:1 Kopie eines Präsenz-Events ins Digitale übertragen will, lässt große Potenziale ungenutzt und wird wenig bis keinen Erfolg haben. Denn die persönliche Begegnung, das Gespräch auf einer Messe und das berühmte Networking auf der After-Show-Party fehlen natürlich – und damit wichtige Elemente einer Veranstaltung. Dies sollte mit zusätzlichen neuen Features und Services ausgeglichen werden. So erhalten virtuelle Events einen eigenen Charakter und können eigene Stärken ausspielen. Die Softwarelösungen bieten eine gute Grundlage dafür. In unserem Marktüberblick kannst Du Dich orientieren und vielleicht auch Inspiration finden, welche Features für Dein virtuelles Event die Teilnehmer begeistert zurücklässt.

Software für virtuelle Events im Vergleich

In unserem Marktüberblick findest Du 13 Anbieter, deren Software für virtuelle Events wir gegenübergestellt haben. Dies soll Dir als Entscheidungsgrundlage dienen, um eine mögliche Auswahl zu treffen. Darüber hinaus kannst Du anhand der zahlreichen Kriterien für Deine Entscheidung ableiten, welche Eigenschaften einer Lösung für Dein Unternehmen besonders wichtig sind.

Die Kategorien des Marktüberblicks

Die Analyse basiert auf mehr als 150 Kriterien, die wir 15 unterschiedlichen Kategorien zugeordnet haben. Die Kategorien stellen die verschiedenen Lösungen im Einzelnen vor, untersuchen die unterschiedlichen Kompetenzen und Angebote und beschreiben weitere relevante Kriterien. Der umfangreiche Kriterienkatalog wurde im Vorhinein mit Branchenexperten und Redakteuren gemeinsam erarbeitet und reflektiert. In diesen Kriterienkategorien wurden die Lösungen für virtuelle Events verglichen:

• Allgemeine Informationen: Bei der Auswahl einer geeigneten Software dienen die folgenden Basisinformationen dazu, die Unternehmen kennenzulernen. Seit wann ist es am Markt? Wo hat es seinen Standort? Wie viele Mitarbeiter beschäftigt das Unternehmen und wieviel Umsatz hat es im vergangenen Jahr erzielt?
• Unique Selling Propositions: Unsere Kriterienliste ist lang. Dies bietet den Softwareherstellern Gelegenheit, die unterschiedlichen Vorzüge ihrer Lösungen detailliert für Sie darzustellen. Die Unique Selling Proposition hat im Gegensatz zu diesem Detaillierungsgrad den Anspruch, das Leistungsangebot auf wenige Worte zu kondensieren. Dieses Kondensat findest Du in Form des Pitches auf den kommenden Seiten. Wir haben die Anbieter gebeten, ihn auf den Punkt in wenigen Worten zu formulieren. Was macht das Angebot so besonders?
• Die Referenzen: Viele Lösungen sind bereits bei unterschiedlichsten Gelegenheiten zum Einsatz gekommen und konnten ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen. Die folgende Übersicht benennt konkrete Firmenkunden der teilnehmenden Unternehmen als Referenzen.
• Die Branchenexpertise der Anbieter: In dieser Kategorie wurde die Expertise der Anbieter hinsichtlich verschiedener Branchen erfragt. Eine Vorgabe für die Beantwortung dieser Fragen bestand auch darin, sich auf hervorzuhebende Branchen festzulegen, damit Anbieter nicht für jede Branche eine besonders starke Expertise festlegen können.
• Das Angebot an Sprachen: Für international ausgerichtete Events ist das Angebot der Sprachen wichtig. Aus diesem Grund stellt die folgende Ansicht dar, welche Sprachen von den Lösungen im Frontend abgedeckt werden.
• Grundlegende Features: Wir haben bei den Software-Anbietern abgefragt, welche grundlegenden Features die Lösungen beinhalten. Handelt es sich um eine SaaS-Lösung? Gibt es zu der Software auch eine Mobile App? Bietet die Software eine Virtual Reality-Umgebung?
• Mögliche Messeformate: Virtuelle Messen und Veranstaltungen bilden viele bewährte Elemente von klassischen Präsenzveranstaltungen digital ab. Darüber hinaus eröffnen sich digital neue Formate, von denen Aussteller und Teilnehmer profitieren und die die Qualität eines Events erhöhen.
• Kommunikations- und Kanalmöglichkeiten: Events leben von Ihrer Möglichkeit des Austauschs und der Vernetzung, also der Kommunikation. Wir haben die Softwarelösungen für virtuelle Events daraufhin geprüft, welche Kommunikationsmöglichkeiten und -kanäle sie im virtuellen Raum bieten.
• Besuchermanagement: Virtuelle Events bieten deutlich mehr Möglichkeiten für das Besuchermanagement als Präsenzveranstaltungen. Teilnehmer können mehr Informationen erhalten und bekommen zudem einen besseren Überblick über andere Teilnehmer und Aussteller. Gleichzeitig bieten sich für Aussteller und Veranstalter deutlich mehr Möglichkeiten, Informationen über die Teilnehmer und ihre Interessen zu sammeln sowie die Kommunikation im Nachgang der Messe aufrecht zu erhalten. Welche Möglichkeiten des Besuchermanagements die Softwarelösungen in unserem Marktüberblick bieten, haben wir in dieser Kategorie abgefragt.
• Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen: Wer eine Software für den Unternehmenseinsatz auswählt, der achtet darauf, wie kompatibel sie mit anderen Softwarelösungen im Technology Stack ist. In diesem Kapitel des Marktüberblicks erfährst Du, zu welchen Tools und Programmen Schnittstellen oder zumindest die Möglichkeit zur Verknüpfung besteht.
• Reporting-Funktionen: Der Vorteil bei virtuellen Events gegenüber Präsenzveranstaltungen ist, dass man über mehr und bessere Daten verfügt. Welcher Vortrag wurde wie oft angesehen, welche Fragen wurden am häufigsten gestellt und wie oft wurde welcher Content heruntergeladen? Reporting-Funktionen aggregieren diese Informationen und machen sie nutzbar. Daher bilden sie eine wichtigen Bestandteil von Softwarelösungen für virtuelle Events.
• Erlös-Komponenten: Bei vielen Events werden Umsätze durch den Verkauf von Tickets generiert. Welche Möglichkeiten bieten die Softwarelösungen in puncto Erlöskomponenten?
• Rechtliche Kriterien: Der Einsatz von Software beinhaltet auch immer rechtliche Fragestellungen. Ist das Unternehmen ausreichend gegen Cybercrime gewappnet? Gibt es eine Hinterlegungsvereinbarung? Und wie sieht es eigentlich in Sachen DSVGO aus?
• Zusätzliche Services der Anbieter: In dieser Kategorie haben wir den Serviceumfang der Anbieter hinterfragt. Gibt es zusätzliche Events und Weiterbildungsmöglichkeiten, die den Kunden angeboten werden? Wie ist die Reaktionszeit im Problemfall?
• Preisansatz der Anbieter: Neben dem Funktionsumfang spielen natürlich auch die Kosten für eine Software eine große Rolle bei der Auswahl. Dies ist auch bei der Software für virtuelle Events nicht anders. Interessierte sollten sich die unterschiedlichen Preismodelle ansehen und prüfen, welche Anbieter für den eigenen Budgetrahmen und die eigenen Ambitionen geeignet sind.

Referenzen und Unique Selling Propositions der Anbieter

Die Anbieter haben ihre Softwares für virtuelle Events mit vielen Features und Funktionen ausgestattet. Manchmal braucht man jedoch auf den Punkt genau den Grund, warum nun genau diese Lösung die beste sein soll und wo sie bereits erfolgreich eingesetzt wurde. Wir haben die Anbieter nach ihrem USP und nach einigen Referenzen gefragt.