Events finden zunehmend virtuell statt. Grundlage für ein erfolgreiches virtuelles Event ist die Software. In unserem Marktüberblick haben wir 13 Lösungen miteinander verglichen. Eine Summary des Vergleichs gibt es zum Download.

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Virtuelle Events stehen bei vielen Unternehmen 2021 hoch oben auf der Agenda. Dabei geht es einerseits klassisch um die Teilnahme an Messen, Konferenzen und Webinaren – als Aussteller oder als Besucher. Aber nicht nur, denn andererseits sind auch eigene Events wieder stärker im Kommen. Gerade weil bei virtuellen Veranstaltungen der Firmenstandort keine Rolle mehr spielt und die Teilnahmehürde zum Beispiel für Kunden-Events bei möglicherweise sehr langen Anreisewegen deutlich geringer wird. Klassische Messen als zentrale Präsentationsplattformen für Produktneuheiten verlieren dadurch an Attraktivität. In vielen Branchen stellt man zudem fest, dass die Produktinnovationszyklen sich stark verkürzt haben und sich nicht mehr wie früher stark am Messekalender orientieren.
Not macht erfinderisch – auch bei virtuellen Events
Seit einigen Jahren gab es in der Eventbranche immer wieder Bemühungen, Events zu virtualisieren bzw. bestehende Präsenzveranstaltungen digital anzureichern. Diese Versuche waren jedoch nur mäßig erfolgreich. Zu sehr war man an Altbekanntes gewöhnt, zu gering der Innovationsdruck, weil die Besucher Präsenzveranstaltungen fest in ihrem Jahresplan verankert hatten. Die Corona-Pandemie hat jedoch als starker Beschleuniger gewirkt. Ab Mitte März 2020 wurden nahezu alle Präsenzveranstaltungen abgesagt. Neue Konzepte mussten her. Nun, ein Jahr später ist immer noch nicht abzusehen, wann Messen und Events wieder vor Ort stattfinden können.

Es gibt einen großen Bedarf, Events virtuell stattfinden zu lassen. Und wo ein Bedarf ist, dort entwickelt sich auch ein Angebot. Denn neben der Frage des smarten Konzepts (-> lesen Sie hier unser Whitepaper „Virtuelle Events organisieren“) ist vor allem die Frage der Software wichtig. Zwar gab es bereits vor der Pandemie bereits einige etablierte Anbieter von Software für virtuelle Events am Markt, in den vergangenen 14 Monaten hat sich aber noch einiges getan.
1:1 Übersetzung in virtuelle Events reicht nicht
Wer die 1:1 Kopie eines Präsenz-Events ins Digitale übertragen will, lässt große Potenziale ungenutzt und wird wenig bis keinen Erfolg haben. Denn die persönliche Begegnung, das Gespräch auf einer Messe und das berühmte Networking auf der After-Show-Party fehlen natürlich – und damit wichtige Elemente einer Veranstaltung. Dies sollte mit zusätzlichen neuen Features und Services ausgeglichen werden. So erhalten virtuelle Events einen eigenen Charakter und können eigene Stärken ausspielen. Die Softwarelösungen bieten eine gute Grundlage dafür. In unserem Marktüberblick kannst Du Dich orientieren und vielleicht auch Inspiration finden, welche Features für Dein virtuelles Event die Teilnehmer begeistert zurücklässt.
Software für virtuelle Events im Vergleich
In unserem Marktüberblick findest Du 13 Anbieter, deren Software für virtuelle Events wir gegenübergestellt haben. Dies soll Dir als Entscheidungsgrundlage dienen, um eine mögliche Auswahl zu treffen. Darüber hinaus kannst Du anhand der zahlreichen Kriterien für Deine Entscheidung ableiten, welche Eigenschaften einer Lösung für Dein Unternehmen besonders wichtig sind.
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Die Kategorien des Marktüberblicks
Die Analyse basiert auf mehr als 150 Kriterien, die wir 15 unterschiedlichen Kategorien zugeordnet haben. Die Kategorien stellen die verschiedenen Lösungen im Einzelnen vor, untersuchen die unterschiedlichen Kompetenzen und Angebote und beschreiben weitere relevante Kriterien. Der umfangreiche Kriterienkatalog wurde im Vorhinein mit Branchenexperten und Redakteuren gemeinsam erarbeitet und reflektiert. In diesen Kriterienkategorien wurden die Lösungen für virtuelle Events verglichen:
- Allgemeine Informationen: Bei der Auswahl einer geeigneten Software dienen die folgenden Basisinformationen dazu, die Unternehmen kennenzulernen. Seit wann ist es am Markt? Wo hat es seinen Standort? Wie viele Mitarbeiter beschäftigt das Unternehmen und wieviel Umsatz hat es im vergangenen Jahr erzielt?
- Unique Selling Propositions: Unsere Kriterienliste ist lang. Dies bietet den Softwareherstellern Gelegenheit, die unterschiedlichen Vorzüge ihrer Lösungen detailliert für Sie darzustellen. Die Unique Selling Proposition hat im Gegensatz zu diesem Detaillierungsgrad den Anspruch, das Leistungsangebot auf wenige Worte zu kondensieren. Dieses Kondensat findest Du in Form des Pitches auf den kommenden Seiten. Wir haben die Anbieter gebeten, ihn auf den Punkt in wenigen Worten zu formulieren. Was macht das Angebot so besonders?
- Die Referenzen: Viele Lösungen sind bereits bei unterschiedlichsten Gelegenheiten zum Einsatz gekommen und konnten ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen. Die folgende Übersicht benennt konkrete Firmenkunden der teilnehmenden Unternehmen als Referenzen.
- Die Branchenexpertise der Anbieter: In dieser Kategorie wurde die Expertise der Anbieter hinsichtlich verschiedener Branchen erfragt. Eine Vorgabe für die Beantwortung dieser Fragen bestand auch darin, sich auf hervorzuhebende Branchen festzulegen, damit Anbieter nicht für jede Branche eine besonders starke Expertise festlegen können.
- Das Angebot an Sprachen: Für international ausgerichtete Events ist das Angebot der Sprachen wichtig. Aus diesem Grund stellt die folgende Ansicht dar, welche Sprachen von den Lösungen im Frontend abgedeckt werden.
- Grundlegende Features: Wir haben bei den Software-Anbietern abgefragt, welche grundlegenden Features die Lösungen beinhalten. Handelt es sich um eine SaaS-Lösung? Gibt es zu der Software auch eine Mobile App? Bietet die Software eine Virtual Reality-Umgebung?
- Mögliche Messeformate: Virtuelle Messen und Veranstaltungen bilden viele bewährte Elemente von klassischen Präsenzveranstaltungen digital ab. Darüber hinaus eröffnen sich digital neue Formate, von denen Aussteller und Teilnehmer profitieren und die die Qualität eines Events erhöhen.
- Kommunikations- und Kanalmöglichkeiten: Events leben von Ihrer Möglichkeit des Austauschs und der Vernetzung, also der Kommunikation. Wir haben die Softwarelösungen für virtuelle Events daraufhin geprüft, welche Kommunikationsmöglichkeiten und -kanäle sie im virtuellen Raum bieten.
- Besuchermanagement: Virtuelle Events bieten deutlich mehr Möglichkeiten für das Besuchermanagement als Präsenzveranstaltungen. Teilnehmer können mehr Informationen erhalten und bekommen zudem einen besseren Überblick über andere Teilnehmer und Aussteller. Gleichzeitig bieten sich für Aussteller und Veranstalter deutlich mehr Möglichkeiten, Informationen über die Teilnehmer und ihre Interessen zu sammeln sowie die Kommunikation im Nachgang der Messe aufrecht zu erhalten. Welche Möglichkeiten des Besuchermanagements die Softwarelösungen in unserem Marktüberblick bieten, haben wir in dieser Kategorie abgefragt.
- Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen: Wer eine Software für den Unternehmenseinsatz auswählt, der achtet darauf, wie kompatibel sie mit anderen Softwarelösungen im Technology Stack ist. In diesem Kapitel des Marktüberblicks erfährst Du, zu welchen Tools und Programmen Schnittstellen oder zumindest die Möglichkeit zur Verknüpfung besteht.
- Reporting-Funktionen: Der Vorteil bei virtuellen Events gegenüber Präsenzveranstaltungen ist, dass man über mehr und bessere Daten verfügt. Welcher Vortrag wurde wie oft angesehen, welche Fragen wurden am häufigsten gestellt und wie oft wurde welcher Content heruntergeladen? Reporting-Funktionen aggregieren diese Informationen und machen sie nutzbar. Daher bilden sie eine wichtigen Bestandteil von Softwarelösungen für virtuelle Events.
- Erlös-Komponenten: Bei vielen Events werden Umsätze durch den Verkauf von Tickets generiert. Welche Möglichkeiten bieten die Softwarelösungen in puncto Erlöskomponenten?
- Rechtliche Kriterien: Der Einsatz von Software beinhaltet auch immer rechtliche Fragestellungen. Ist das Unternehmen ausreichend gegen Cybercrime gewappnet? Gibt es eine Hinterlegungsvereinbarung? Und wie sieht es eigentlich in Sachen DSVGO aus?
- Zusätzliche Services der Anbieter: In dieser Kategorie haben wir den Serviceumfang der Anbieter hinterfragt. Gibt es zusätzliche Events und Weiterbildungsmöglichkeiten, die den Kunden angeboten werden? Wie ist die Reaktionszeit im Problemfall?
- Preisansatz der Anbieter: Neben dem Funktionsumfang spielen natürlich auch die Kosten für eine Software eine große Rolle bei der Auswahl. Dies ist auch bei der Software für virtuelle Events nicht anders. Interessierte sollten sich die unterschiedlichen Preismodelle ansehen und prüfen, welche Anbieter für den eigenen Budgetrahmen und die eigenen Ambitionen geeignet sind.

Referenzen und Unique Selling Propositions der Anbieter
Die Anbieter haben ihre Softwares für virtuelle Events mit vielen Features und Funktionen ausgestattet. Manchmal braucht man jedoch auf den Punkt genau den Grund, warum nun genau diese Lösung die beste sein soll und wo sie bereits erfolgreich eingesetzt wurde. Wir haben die Anbieter nach ihrem USP und nach einigen Referenzen gefragt.
6Connex
Was macht die Lösung besonders? Transparente live Besucheranzeige, viele Interaktions-Möglichkeiten, Jahreslizenz für beliebig viele online Events, API Schnittstelle, 29 Landessprachen, vielfältiges Tracking Metrics, Gamifikation, Besucher Profilcard, Hochverfügbarkeit, Backend Zugang für Kunden, große Template Library und vieles mehr.
AirLST
Was macht die Lösung besonders? AirLST ist eine All-in-one-Lösung für Teilnehmermanagement und virtuelle Events: Einladungen, Gästelisten und virtuelle Events in einer Plattform managen. Intuitive Bedienung im Self-Service oder Nutzung der managed Services durch das AirLST Team. Maßgeschneiderte Templates mit großer Widget-Auswahl verwenden. Customized Lösungen sind jederzeit verfügbar. Alles in Kunden CI anpassbar.
Event Guide
Was macht die Lösung besonders? Der Event Guide ist eine Komplettlösung für virtuelle Messen und Veranstaltungen. Der Kunde/Veranstalter kann diese Plattform 365 Tage nutzen und mit Content befüllen. Der Event Guide wird in Branding und CI sowie allen Features wie z.B. Virtuel Café, Showroom, etc. im Look&Feel des Kunden gestaltet. Das Communication Center ist Dreh-und Angelpunkt für das Networking und Leadtracking.
expo-IP
Was macht die Lösung besonders? expo-IP ist eine Self-Service-Lösung mit einem eigenen, einfach zu bedienenden CMS, die flexibel und beliebig über Add-On Tools erweitert werden kann. Aus diesem Grund wird expo-IP bei nahezu jedem Event-Format sowie als firmeneigener digitaler Showroom eingesetzt. Über das EXPO-IP GmbH Partner-Netzwerk kann expo-IP auch als Full-Service-Dienst genutzt werden.
Fairsnext
Was macht die Lösung besonders? Browserbasierte Echtzeit-3D-Umgebung inkl. ausgeklügeltem Matchmaking und selbst individualisierbaren 3D-Stand-Templates
Go.Control
Was macht die Lösung besonders? Go.Control bietet mit einer Plattform vielfältige Möglichkeiten: Vom Teilnehmer- und Lead-Management, über die Akkreditierung bis hin zu hybriden und virtuellen Event- und Messeformaten. Für jede Idee bieten wir das passende Modul mit dem Fokus auf den Kundenwunsch und begleiten die Projekte von der ersten Konzeption, über die Umsetzung bis hin zur Nachbereitung.
mockup messe
Was macht die Lösung besonders? Klare Visualisierung von Messe-Ständen
Streavent
Was macht die Lösung besonders? Streavent bietet individuelle, flexible und einfach zu navigierende digitale Veranstaltungsorte, die datenschutzsicher und nach unserem Baukastenprinzip erstellt werden können.
talque
Was macht die Lösung besonders? Ready für hybride, virtuelle, Präsenz-Events | verfügbar mobile und desktop | Multi-Event-fähig | kollaboratives CMS | intelligente Terminvereinbarung | erfolgreiche Monetarisierung über Aussteller und Sponsoren | wird seit 2015 beständig weiterentwickelt | beliebig skalierbar für Teilnehmer- und Ausstellerzahl | Europäisches Datenhosting
ubivent
Was macht die Lösung besonders? All-in-One Event Plattform. Managed Service. Individuelle 3D Umgebung. IT Sicherheit ( TÜV-zertifiziert – Zertifikat ISO/IEC 27001:2013)
Veertly
Was macht die Lösung besonders? 1) Modularer Aufbau ermöglicht Vielzahl von Use Cases, 2) Hohe Individualisierbarkeit und Integration von anderen Anwendungen, 3) Datensicherheit mit Servern in Deutschland
Virtual Event Space
Was macht die Lösung besonders? Unser Virtual Event Space ist mehr als nur eine Event Software. Unsere Plattform ist die weltweit einzige ganzheitliche Virtual Conference Lösung, die auf einer 3D WebGL Umgebung basiert. Ob man in fantastische Welten eintaucht, Produkt-Showrooms besucht oder einfach nur andere Teilnehmer trifft – mit unserer Lösung kommen Menschen in echten digitalen Räumen zusammen.
Vuframe Plattform
Was macht die Lösung besonders? Mit Hilfe unserer Vuframe® Plattform können Veranstaltungen aller Art im Browser zugänglich gemacht werden. SmartVenew™ bietet eine virtuelle 3D-Umgebung die anders als bei gängigen, digitalen Veranstaltungen auch eine 3D-Produktansicht ermöglicht und den Austausch zwischen Besuchern, Veranstaltern und Ausstellern erleichtert.
Bildquellen
- Marktüberblick Software für virtuelle Events zum Download: Bildrechte beim Autor
- whitepaper-virtuelle-events-details: Bildrechte beim Autor
- Software Virtuelle Events Titelbild: Pexels
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