Download Übersicht Kommunikations-Funktionen CRM Software Vergleich:

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Eine CRM Lösung verfügt über verschiedene Funktionen, um die anfallenden Aufgaben im Marketing und Vertrieb eines Unternehmens effizient und nachvollziehbar für alle Mitarbeiter zu erledigen. Neben Sales und Automation-Funktionen innerhalb der CRM Software kommt dem Umgang der Kommunikations-Tools eine besondere Bedeutung zu. Immerhin nutzen Kunden heute mehr denn je verschiedene Kontakt-Möglichkeiten.

Service und Support, Marketing und Vertrieb wissen, dass Kunden nicht nur klassisch via Post, Telefon oder Mail erreicht werden wollen. Oder umgekehrt: Selbst in Kontakt zum Unternehmen treten möchten. Mittlerweile sind Service-Systeme wie Chatbots, Online-Meetings oder die Kontaktaufnahme via Social Media zentrale Aspekte einer durchdachten Customer Experience. Entsprechend umfangreich sollten die Kommunikations-Funktionen von CRM Software heute sein. Unser CRM Software Vergleich betrachtet die CRM Systeme von 20 Anbietern dahingehend genauer.

Klassische Kommunikations-Tools bei allen CRM-Anbietern an Bord

Die wohl klassischsten Kommunikations-Tools decken in unserem CRM Software Vergleich alle Anbieter nahezu ausnahmslos ab. E-Mail-Funktion, Erstellung von Briefen aus dem CRM heraus, Newsletter-Kampagnen und Telefon-Historie sind nahezu unabdingbare CRM Tool-Features, damit die Kontakte zum Kunden im Unternehmen über Marketing, Vertrieb, Service und Support hinweg einfach und schnell nachzuvollziehen sind.

E-Mail-Funktion in der CRM Software grundsätzliches Tool

Der meiste Kontakt zum Kunden findet auch heute noch über E-Mail statt, auch wenn neue Kommunikationskanäle gerade bei jungen Kunden beliebter sind. CRM Systeme verfügen daher über E-Mail-Funktionen, um die Korrespondenzen direkt im Customer Management zu hinterlegen. Bei der E-Mail-Funktion fällt in unserem CRM Software Vergleich nur ein Anbieter heraus, der das Feature nicht integriert hat. Ein weiterer berücksichtigt zudem nur ausgehende E-Mails. Die E-Mail-Funktion ist zudem bei fast allen Anbietern standardmäßig in die CRM Software integriert. Nutzer brauchen in der Regel nicht auf Schnittstellen zurückgreifen, um das Feature zu verwenden.

Parallel zur E-Mail-Funktion ist heute die Möglichkeit zur Anbindung verschiedener Mail-Dienstleister sinnvoll. In unserem CRM Software Vergleich haben wir dies für die Anbindung von G-Mail berücksichtigt. Diese unterstützen 80 Prozent der CRM Systeme.

Telefonie direkt aus dem CRM mit anschließender Archivierung

Das Telefonieren direkt aus der CRM-Lösung heraus ermöglicht es Mitarbeitern im Marketing, Vertrieb, Service und Support, schnell und einfach Kunden mit Blick auf anstehende Tasks, bisherigen Kontaktverlauf und dergleichen zu kontaktieren. Die Arbeit innerhalb einer Umgebung ermöglicht dabei auch ein medienbruchfreies Arbeiten. Nicht umsonst haben die von uns befragten CRM Anbieter die Funktion ausnahmslos in ihre Lösung integriert. Bei den meisten CRM Anbietern erfolgt zudem eine direkte Archivierung eines telefonischen Kontakts in der Telefon-Historie. Diese ist bei 80 Prozent der CRM Software direkt in die Lösung integriert. Lediglich drei CRM Anbieter greifen für die Telefon-Historie auf eine Schnittstelle zurück.

Newsletter-Kampagnen: Das Pflichtprogramm im Marketing

Der Newsletter ist für Unternehmen nach wie vor eine der wichtigsten Marketing-Maßnahmen, um Interessenten zu erreichen und aus Leads Conversions zu generieren. Newsletter-Kampagnen, die direkt im CRM System angelegt werden können, erleichtern Marketing Teams deutlich die Arbeit. Fast alle CRM Lösungen der befragten Anbieter ermöglichen Newsletter-Kampagnen innerhalb der CRM Umgebung, sodass Marketeers nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln bzw. unterschiedliche Systeme miteinander verknüpfen müssen.

Briefe und Textvorlagen im CRM System größtenteils möglich

Klassischer geht es kaum: Der Brief-Versand ist gerade für Standard-Korrespondenzen relevant, etwa bei Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, vor allem im B2B-Bereich. CRM Systeme bieten überwiegend die Erstellung und Ablage von Briefen innerhalb des Tools an. Bei den CRM Anbietern hält sich die Integrations-Form nahezu in der Waage: 9 CRM Anbieter haben die Funktion direkt in der CRM Lösung eingebettet. Bei weiteren sieben Anbietern erfolgt die Ablage von Brief-Dokumenten über eine Schnittstellen-Integration. Einige CRM Software Tools liefern darüber hinaus Text-Vorlagen für eine schnellere Bearbeitung.

Moderne Kommunikation via Chatbot und Online-Meeting hält Einzug ins CRM

Zunehmende Chatbot-Integration in CRM Tools

Chatbots halten immer mehr Einzug in Unternehmen und deren Kommunikations-Tools. Kein Wunder, denn sie sind vielseitig einsetzbar. Im Service und Support stellen Sie Kunden beispielsweise eine 24/7-Hilfe bereit. Gleichzeitig entlasten sie Mitarbeiter im Unternehmen. Damit Chatbots aber auch mehr können, als „nur“ Fragen von Kunden zu beantworten, brauchen sie Zugriff auf relevante Daten der Nutzer. Dieser wird in der Regel über Schnittstellen zum CRM System abgebildet. Es gibt aber auch CRM Lösungen, die Chatbots bereits direkt in die Tool-Umgebung integriert haben. Zusätzlich Schnittstellen zur CRM Software entfallen damit. In unserem CRM Software Vergleich stellen insgesamt sechs Anbieter einen integrierten Chatbot zur Verfügung. Weitere fünf Anbieter bilden die Chatbot-Funktion klassisch über Schnittstellen ab.

Online-Meetings bei 14 Anbietern inkludiert

Ähnlich wie mit den Chatbots verhält es sich auch mit Online-Meetings als modernen Kommunikationskanal. Statt des klassischen Telefongesprächs bieten Online-Meetings mehr Persönlichkeit im Kundenkontakt. Und sie sind dennoch höchst flexibel. Die Symbiose aus einem persönlicheren Gespräch und digitaler Flexibilität haben 14 von 20 CRM Anbietern in ihre Lösungen integriert. Meistens erfolgt die Einbindung der Funktion über Schnittstellen zu Online Meeting-Tools im Unternehmen.

Social Media Kommunikation via WhatsApp noch die Ausnahme

Zu den modernen Kommunikationskanälen gehört auch WhatApp als Social Media Messenger. Anders als bei Chatbot und Online-Meeting ist die Integration einer WhatsApp-Kommunikation aber noch die Ausnahme in CRM Software Lösungen. Unternehmen, die WhatApp als Kommunikations-Tool mit Anbindung an ein CRM nutzen wollen, haben in unserem CRM Software Vergleich acht Anbieter zur Auswahl.

Arbeits-Hilfen durch Audio-Notizen

Für Marketing, Vertrieb, Service und Support können Audio-Notizen eine wichtige Unterstützung sein. Etwa, wenn sie Memos und Aufgaben schnell erstellen wollen, ohne dabei eine andere Arbeit zu unterbrechen. Für Nutzer von CRM Systemen kann die Audio-Notiz-Funktion daher eine wertvolle Ergänzung im Arbeitsalltag sein. Mehr als die Hälfte der befragten CRM Anbieter stellen ein solches Feature zur Verfügung. In der Regel sind die Audio-Notizen zudem im CRM transkribierbar.

Variation bei weiteren Kommunikations-Funktionen

Neben den von uns abgefragten Kommunikations-Tools haben einige Anbieter weitere Features in unserem CRM Software Vergleich angegeben. Dazu gehört beispielsweise ein personalisierter E-Mail-Versand. Da heute personalisiertes Marketing in Unternehmen immer wichtiger wird, sind solche Features eine sinnvolle Ergänzung zu klassischen CRM-Funktionen. Ebenfalls wichtig ist die Anbindung von CRM Lösungen an das Lead Management im Unternehmen und die Möglichkeit, das CRM innerhalb eines Marketing Automation Stacks nutzen zu können. Management-Verantwortliche sollten daher je nach Anforderungen im Unternehmen CRM Software im Kommunikationsbereich auf verfügbare Erweiterungen prüfen.

Fazit

Neben der Verwaltung von Adressen und Kontakten dreht sich im CRM alles um die Kommunikation mit Kunden. Die meisten CRM Software Lösungen verfügen über ein breites Spektrum an Funktionen, um den Kontakt zum Kunden über klassische und moderne Kanäle zu ermöglichen. In unserem CRM Software Vergleich sehen wir, dass sich neue Kommunikationsformen mittlerweile deutlich öfter in CRM Systemen wiederfinden, sodass Unternehmen in puncto Kommunikation nahtlos aus dem CRM System heraus auch auf neuen Wegen mit Kunden interagieren können.

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Für Vertrieb und Marketing werden arbeitserleichternde Tools immer wichtiger, um wachsende Kundenströme adäquat zu bedienen. CRM Tools kommt dabei eine enorme Bedeutung zu. Sie sollten mittlerweile einige Features im Sales und der Automatisierung standardmäßig zur Verfügung stellen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche von den CRM Anbietern unseres Marktüberblicks abgedeckt werden.

Customer Relationship Management (CRM) Systeme sind essenzielle Werkzeuge für Unternehmen. Die Zahl der Anbieter von CRM Tools ist groß. Und ebenso vielseitig wie der Markt sind die gebotenen Funktionen. Gerade im Vertrieb und der Automatisierung nehmen einige Features eine bedeutende Rolle ein. In unserem Marktüberblick CRM-Lösungen 2021 haben wir daher aus unserer Sicht besonders zentrale Funktionen im Bereich Sales und Automation näher betrachtet. Den Auszug unseres Marktüberblicks zu Sales- und Automation-Funktionen können Sie sich kostenlos herunterladen.

Download Auszug Marktüberblick CRM-Lösungen 2021: Sales- und Automation-Funktionen

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Zentrale Funktionen von CRM Tools für Sales und Automation

Welche Features im Customer Relationship Management sind für Unternehmen im Sales und Automation eigentlich wichtig? In unserem Marktüberblick haben wir insgesamt neun Software-Features als zentral in diesen Bereichen herausstellen können:

1. Die Erstellung von Angeboten aus der CRM Software heraus
2. Integration von Marketing Automation
3. Die Einbettung von Trigger-Funktionen
4. Die Integration von Digital Signage
5. Die Erstellung von Rechnungen
6. Die Integration von Vertriebsprovisionsrechnungen
7. Die Anbindung von Affiliate Plattformen
8. Die Abdeckung eines Lead Routing
9. Das Hinterlegen von Vertragsunterlagen zu Kunden

Die CRM Anbieter konnten bei der Abfrage zudem die Art der Funktions-Integration angeben. Wir unterscheiden hier zwischen der direkten Integration in der CRM Software oder der Realisierung über Schnittstellen.

Tool-Anbieter bieten mehrheitlich umfangreiche Funktionen

Insgesamt zeigt sich in unserem Marktüberblick, dass die Mehrheit der 20 befragten CRM Anbieter mindesten 50 Prozent der Funktionen zur Verfügung stellt. Bei 90 Prozent der Anbieter-Unternehmen sind damit zwischen fünf und neun Features vorhanden. Lediglich zwei Anbieter fallen aus dem Rahmen. Deren CRM Tools verfügen nur über vier der von uns berücksichtigten Funktionen. Die Abdeckung der neun abgefragten Funktionen haben wir Ihnen hier noch einmal einzeln aufgeführt:

Angebotserstellung aus der Software

Schnell und einfach, so sollte ein CRM Tool das Sales-Team bei der Angebotserstellung unterstützen. Am besten funktioniert das natürlich, wenn die Task direkt über die CRM Software ausgeführt werden kann. Angebote direkt aus den CRM Tools heraus zu erstellen, ist bei 90 Prozent der Anbieter unseres Marktüberblicks möglich. Die Funktion ist dabei in der Regel direkt in die CRM-Lösung integriert. Nur fünf von 18 Anbietern setzen hier auf Schnittstellen.

Marketing Automation

Vor allem für das Marketing-Team sind Automation Tools von wachsender Bedeutung, um Kunden langfristig mit passendem Content und Ansprachen zu bedienen. In der Marketing Automatisierung spielt das CRM System dabei eine zentrale Rolle als Datenbank im Automation Stack. Umso wichtiger ist es natürlich, dass CRM Tools Marketing Automation auch unterstützen. Die Anbieter in unserem Vergleich haben die Bedeutung von Marketing Automation erkannt: Fast alle Anbieter – mit einer Ausnahme – bieten entsprechende Funktionen an. Die Business-Integration erfolgt bei 60 Prozent der CRM Anbieter über Schnittstellen. Das bietet Unternehmen nicht zuletzt auch ein gewisses Plus an Flexibilität.

Trigger-Funktionen

Liest ein Kunde ein Angebot oder klickt beispielsweise auf einen Newsletter-Link, ist es für das Sales-Team hilfreich, direkt eine Info-Mail zu erhalten. So können Mitarbeitende im Vertrieb schnell auf Interessen von Kunden reagieren und in den Kontakt zu diesen treten. Die Akquise wird erleichtert. Bisher bieten 15 unserer 20 vorgestellten Anbieter solche Trigger-Funktionen in ihrer Lösung an. Die Integration erfolgt sowohl über Schnittstellen, als auch durch die direkte Einbindung in der Customer Relationship Management Software – ohne klare Präferenz.

Digital Signage

Digitale Signage gehört bei ebenfalls 15 von 20 Anbietern zum Software-Umfang. Mehrheitlich erfolgt die Einbindung über Schnittstellen. Mit der Funktion können Unternehmen Digitalanzeigen in ihrem Business einfach aus der Ferne verwalten. Das ermöglicht unter anderem eine schnelle Anpassung von Inhalten.

Erstellung von Rechnungen

Ähnlich wie die Erstellung von Angeboten sieht es mit der von Rechnungen bei den CRM Tools unseres Marktüberblicks aus. Bei 90 Prozent der Tool-Anbieter gehört die Funktion zum CRM-Standard dazu. Die Integration erfolgt bei der Hälfte der Anbieter über die Schnittstellen. Die andere Hälfte hat die Erstellung von Rechnungen direkt in die Software eingebunden.

Vertriebsprovisionsrechnungen

Bei der Vertriebsprovisionsrechnung unterstützen 14 unserer 20 Anbieter die Salesforce eines Unternehmens. Auch hier ist die Integration jeweils hälftig direkt in der Software oder über Schnittstellen abgebildet.

Anbindung von Affiliate Plattformen

Affiliate Marketing gehört zu den Grundfesten im Marketing Business. Auffällig in unserem Marktvergleich: Die Anbindung von Affiliate Plattformen gehört nur bei 11 CRM Tools zum Standard-Repertoire der Sales- und Automation-Funktionen. Die meisten – rund 82 Prozent – der CRM Tools integrieren diese Funktion über Schnittstellen.

Integration von Lead Routing

Leads sind bares Geld für Unternehmen. Das ist klar. Doch das Lead Management ist keine leichte Aufgabe. Qualifizierte Leads vom Marketing and die Salesforce zu übergeben, ist zentral für den Unternehmenserfolg. Neben Marketing Automation spielt hier ein durchdachtes Lead Routing eine wichtige Rolle. Und dieses stellen drei Viertel der CRM Tools in unserem Marktüberblick zur Verfügung. Durch die Lead Routing-Funktion wird es Mitarbeitenden der Marketingabteilung erleichtert, möglichst qualifizierte Leads mit entsprechenden Daten zu den Kunden weiterzureichen.

Hinterlegung von Vertragsunterlagen

Kurz und knapp: Die Hinterlegung von Vertragsdaten ist bei allen befragten CRM Anbietern ein Standard-Service. Die Funktion wird fast ausnahmslos direkt in die CRM Tools direkt integriert. Lediglich eine CRM Software setzt auf die Einbindung via Schnittstelle. Mit der Hinterlegung der Vertragsunterlagen können Mitarbeitende zentral auf kundenrelevante Informationen zurückgreifen – ein essenzieller Aspekt von CRM Systemen.

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Customer Relationship Management (CRM) ist essenziell für Vertrieb, Marketing, Kundensupport und alle anderen Abteilungen, die im Kontakt zum Kunden stehen. Unser CRM Vergleich zeigt dabei verschiedene CRM Anbieter und ihre Tools – mit unterschiedlichen Schwerpunkten, umfangreichen Funktionen und Preismodellen. Doch wohin geht allgemein die Reise von CRM Software? Welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Integration von CRM Lösungen gegenüber? Und welche Informationen, Funktionen & Co. sollten Unternehmen bei der Auswahl von CRM Lösungen berücksichtigen? Wir haben mit Vertretern von vier CRM Anbietern gesprochen und sie gefragt, wie sich CRM-Tools in Zukunft weiter entwickeln werden und worauf es bei der Auswahl von CRM Lösungen ankommt.

In unserem CRM Vergleich erhalten Sie eine detaillierte Übersicht zu verschiedenen Lösungen für das Customer Relationship Management. Anhand von über 150 Kriterien in 13 Kategorien haben wir Ihnen darin verschiedene CRM Anbieter und ihre Tools gegenübergestellt. Sie wollen noch mehr zum Thema CRM wissen? Dann legen wir Ihnen unser Whitepaper zur CRM Softwareauswahl in der Praxis nahe. Darin haben wir für Sie Eigenschaften und Vorteile eines CRM Tools sowie Informationen rund um die Auswahl und Implementierung zusammengestellt.

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Wie entwickeln sich CRM-Tools in Zukunft weiter?

Michael Schmidt, Geschäftsführender Gesellschafter der ARANES GmbH & Co. KG:

Quelle: ARANES GmbH & Co. KGDas digitalisierte Arbeiten ist heute in so gut wie keiner vertriebsorientierten Branche mehr wegzudenken. Ohne ein funktionierendes CRM-System zur Verwaltung der Kunden, deren Kontaktdokumentationen, Vertriebsaktivitäten oder zur Auswertung dieser Daten für Controlling-Aufgaben kann schon ein Kleinunternehmen überfordert werden. In meinen Augen geht die Entwicklung in Sachen CRM-Systemen dahin, dass sie als Basis eines jeden kundenorientierten Unternehmens nicht mehr wegzudenken sein werden. Auch für flexibles, ortsunabhängiges oder reaktionsschnelles Arbeiten im Team ist CRM-Software unerlässlich, um ein Unternehmen effizient und effektiv am Laufen halten zu können, wie wir aus der COVID-19-Situation gelernt haben. Darum werden besonders Cloud-basierte und modular aufgebaute Systeme, die vom Funktionsumfang genau an die Bedürfnisse einer Firma angepasst werden können, zukünftig sehr stark auf dem Markt gefragt sein.

Maik Smolen, Marketing Manager der SuperOffice GmbH:

Quelle: SuperOffice GmbHCRM-Tools entwickeln sich grundsätzlich mit den Anforderungen des Marktes und der Endverbraucher. Hinzu kommen technologische Entwicklungen, wie die Cloud-Technologie, Künstliche Intelligenz oder Machine Learning.

Immer mehr Unternehmen erkennen, dass ihre Wachstums-Strategien Hand in Hand mit CRM-Strategien gehen. Kunden möchten heute stärker in Produktentwicklungen einbezogen werden. So rücken die individuellen Bedürfnisse und Interessen der Kunden in den Mittelpunkt aller Unternehmensprozesse – Stichwort: Customer Centricity. Ein CRM-System muss in der Lage sein diese individuellen Erwartungen und Verhaltensmuster zu erkennen und personalisiert auszuspielen.

Potenzielle und bestehende Kunden erwarten heute vielfältige (digitale) Möglichkeiten mit den Unternehmen in Kontakt zu treten. Unabhängig von B2B oder B2C. Und vor allem erwarten sie schnelle, verlässliche und personalisierte Antworten. Dies lässt sich z. B. über Live-Chats und Self-Service-Portale erreichen. Daher liegt die wichtigste Weiterentwicklung in der digitalen und personalisierten Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden. Künstliche Intelligenz und Machine Learning werden hier zu einer wichtigen Grundvoraussetzung für CRM-Tools.

Wir sehen heute, dass Unternehmen bereits viele verschiedene Software-Tools im Marketing, Vertrieb und Kundenservice einsetzen. CRM-Tools können zwar einzelne Funktionalitäten dieser Systeme abdecken, aber der Trend geht vielmehr dahin, die eingesetzten Software-Tools intelligent an das CRM-System an- und einzubinden. Nur so haben Unternehmen in ihrem CRM einen echten 360°-Blick auf ihre Kunden und können die gesammelten Informationen für eine personalisierte Ansprache nutzen.

Markus Grutzeck, Geschäftsführer der Grutzeck-Software GmbH / GF- Die Erfolgslotsen UG:

Quelle: Grutzeck-Software GmbHCRM Software deckt immer weitere Teile der Customer Journey ab. Das beginnt bei der Leadentstehung online. Erstreckt sich über die Leadqualifizierung bis zum persönlichen Kundenkontakt mit dem Kundenberater und führt über den Service schließlich bis zum Ende des Kundenlebenszyklus.

Oliver Baum, Geschäftsführer der Goal Software GmbH:

Quelle: Goal Software GmbHDie Vernetzung der einzelnen internen Abteilungen wird stärker voranschreiten. Vertrieb „ist nicht nur der Außendienst“. Die Arbeitsweise und Anforderungen an den Außendienst hat sich verändert; und wird es auch weiter. Diese Änderungen müssen weiter in CRM-Systeme einfließen. Die organisatorischen Herausforderungen, die einen effektiven Kontakt zum Kunden gewährleisten, sind ständig anzupassen und abzubilden.

Was sind die größten drei Herausforderungen bei der Einführung einer Lösung?

Michael Schmidt, Geschäftsführender Gesellschafter der ARANES GmbH & Co. KG:

Quelle: ARANES GmbH & Co. KGHeute ist eine der größten Herausforderungen für viele Unternehmen immer noch überhaupt den Schritt zu wagen, eine nachhaltige CRM-Lösung anzuschaffen. Vor allem im deutschen Raum werden Prozesse, die sich früher und zum aktuellen Zeitpunkt als absolut ausreichend und praktikabel erwiesen haben und erweisen, ungern mit Blick auf die Zukunft überdacht. Schwung zum Umdenken brachte mitunter nun auch die aktuelle Pandemie, durch die man vielerorts feststelle, dass z. B. flexibles, teamorientiertes Arbeiten mit alten Mitteln, wie Tabellen-Dateien oder der Kontaktverwaltung in stationären E-Mail-Clients, nicht im Homeoffice möglich ist.

Ist die Einführung erst einmal beschlossen und die passende Software gewählt, muss sich diese auch erst einmal reibungslos in die Prozessstrukturen des Unternehmens integrieren lassen, um eine allseits akzeptierte Basis zu bieten. Hierbei helfen vor allem intuitive und leichte Bedienbarkeit und ein guter Support seitens des CRM Anbieters weiter. Am besten entwickeln sich Unternehmen und Software anschließend quasi gegenseitig weiter: Das Unternehmen profitiert von den Anregungen durch Lösungen und Funktionen, die die Software über die bekannten Abläufe hinaus bietet und die Software passt sich den Unternehmensbedürfnissen permanent an, in dem Sie durch zusätzliche Module erweitert oder durch Funktionen aufgrund von Kundenwünschen ergänzt wird.

Eine dritte Herausforderung ist die Frage nach der Sicherheit der vom Unternehmen in der Software abgelegten Daten. Viele Firmen scheuen die Anforderungen an die Datensicherheit, die mit der Einführung einer CRM-Software einhergehen. Für in der EU ansässige Unternehmen gilt hier, einen CRM Anbieter zu finden, der vertraglich garantiert, dass die Daten alle DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet werden können. Bei näherer Betrachtung verliert jedoch auch dieses vermeintliche Gespenst schnell seinen Schrecken, wenn man einen passenden Anbieter gefunden hat.

Maik Smolen, Marketing Manager der SuperOffice GmbH:

Quelle: SuperOffice GmbHEine große Herausforderung bei der Einführung eines CRM-Systems ist, dass Unternehmen und Entscheider zuallererst CRM als Philosophie und Strategie verstehen müssen. Die Entscheidung für ein Customer Relationship Management und somit die Ausrichtung des Unternehmens, der Mitarbeiter, der Prozesse, Dienstleistungen und Produkte an den Kunden, seinen Bedürfnissen und Interessen steht an erster Stelle. Nur so können während der gesamten Customer Journey positive Kundenerlebnisse geschaffen werden. Ein CRM-System ist das Werkzeug zur Umsetzung der CRM-Strategie und Erreichung der Ziele. Es stellt sicher, dass die Prozesse – i. d. R. von Marketing, Vertrieb und Kundenservice – strukturiert und abgestimmt laufen und formulierte Ziele messbar gemacht werden.

Ist die Entscheidung für die Einführung eines CRM-Systems getroffen, haben Unternehmen gelegentlich nur eine ungefähre Vorstellung davon, welche Probleme das CRM-Tool konkret lösen soll oder kann. Das ist die klassische Spitze des Eisbergs. Wurden in der Planungsphase Fehler gemacht und wichtige Prozesse oder anzubindende Tools im Lasten-/ Pflichtenheft vergessen, steht auch die Auswahl für den richtigen CRM-Partner auf wackeligen Beinen und die Unzufriedenheit mit der CRM-Lösung ist vorprogrammiert. Daher sehen wir unsere Aufgabe auch darin, Unternehmen in der Planungsphase an die Hand zu nehmen, damit alle Unternehmensbereiche berücksichtigt werden und unsere CRM-Lösung mit den Unternehmensprozessen und -zielen synchronisiert wird. Erst dann ist sichergestellt, dass die CRM-Lösung alle Anforderungen abbildet und vor allem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Mehrwerte der Lösung erkennen.

Und das bringt uns zur dritten Herausforderung: Die Anwenderakzeptanz. Das Unternehmen muss die Mehrwerte transportieren und erlebbar machen. Es muss klar werden, dass das CRM-Tool nicht zur Kontrolle bzw. zur Messung der individuellen Performance eingesetzt wird, sondern es die Marketing-, Vertriebs- und Serviceteams dabei unterstützt neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden zu binden. Das CRM-Tool soll die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch dabei unterstützen ihre individuellen Ziele zu erreichen.

Markus Grutzeck, Geschäftsführer der Grutzeck-Software GmbH / GF- Die Erfolgslotsen UG:

Quelle: Grutzeck-Software GmbHOft werden alle Wünsche auf das neue CRM-System projiziert ohne eine Analyse der Ist-Situation vorzunehmen. Wenn Prozesse an Abteilungsgrenzen halt machen, Daten in Applikationsinseln verteilt sind oder die Mitarbeiter keine Daten pflegen, ist auch ein neues CRM-System zum Scheitern verurteilt. Es braucht einer klaren Kundengewinnungsstrategie. CRM-Software kann diese Strategie dann als Infrastruktur unterstützen, aber niemals ersetzen.

Oliver Baum, Geschäftsführer der Goal Software GmbH:

Quelle: Goal Software GmbHZunächst ist sich selbst die Frage zu beantworten, was man eigentlich genau benötigt. Bei der Auswahl eines CRM-Systems reicht das Spektrum von sehr umfangreichen Tools, die kaum Wünsche offen lassen bis hin zu Systemen, die einfach und intuitiv zu bedienen sind, sich auf das Wesentliche reduzieren.

Die Größte Herausforderung sehe ich darin, die kontinuierlichen Kapazitäten einzukalkulieren, um Mitarbeiter|innen im Unternehmen von solch einem Tool zu überzeugen und eine dauerhafte Akzeptanz aufzubauen, so dass das Projekt mit der Zeit nicht im Sande verläuft. Jede Veränderung bringt Unsicherheit, Zweifel und Unmut mit sich. Dies zu zerstreuen und ein routiniertes und effektives Arbeiten mit einem CRM-System zu erreichen, bedarf einen hohen Einsatz. Das wird leider häufig unterschätzt.

Was sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung vor allem beachten?

Michael Schmidt, Geschäftsführender Gesellschafter der ARANES GmbH & Co. KG:

Quelle: ARANES GmbH & Co. KGBezogen auf europäische Unternehmen sollte der Anbieter einer CRM-Lösung absolut DSGVO-konform arbeiten und dies auch vertraglich zusichern. Die Zukunft gehört definitiv Cloud-basierter Software, die auch exakt auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann. Sie sollte auch „über den Tellerrand hinausblicken“, indem sie vielleicht noch auf Wunsch weitere Funktionen abseits des klassischen CRM-Bereichs anbietet. So lassen sich auch Optimierungen weiterer Prozesse innerhalb eines Vertriebsunternehmens aus einer Hand und nahtlos umsetzen. Faire und flexible Vertrags- und Servicemodelle zu Konditionen, die auf die Unternehmensgröße angepasst sind, sollten auch gegeben sein. Am besten noch mit Betreuung von einem immer gleichbleibenden Ansprechpartner, um den Support so effizient und einfach wie möglich zu halten.

Maik Smolen, Marketing Manager der SuperOffice GmbH:

Quelle: SuperOffice GmbHNeben einer klaren Strategie- und Zielformulierung sowie der Einbindung relevanter Abteilungen und Mitarbeiter in das CRM-Projekt sollten die folgenden Punkte beachtet werden:

• Entscheidung für eine komplette CRM-Suite oder eine „Best-of-Breed“-Lösung? Soll das CRM-Tool alle Funktionalitäten abdecken oder vorhandene Systeme anbinden können?
• Entscheidung über die Implementierung: Cloud oder On-Premise? Vorteile eines Cloud-basierten CRM-Systems: Nur Cloud-Technologien ermöglichen moderne Arbeitsweisen und die Anbindung weiterer Technologien, wie Künstliche Intelligenz oder weiterer Software-Systeme
• B2C- oder B2B-Tool? Für beide Bereiche gibt es spezialisierte Anbieter. Im B2B-Bereich bereits mit Ausprägungen und Individualisierungen für verschiedene Zielmärkte.
• Bietet der CRM-Anbieter seine Lösung im Direktvertrieb oder über Vertriebspartner an? Anbieter mit Direktvertrieb lieben ihre Lösung und stecken mehr Herzblut und Erfahrung in die CRM-Projekte. Sie kennen i. d. R. die speziellen Herausforderungen der Kunden besser und können sie so enger betreuen und in ihrer CRM-Strategie begleiten.

Markus Grutzeck, Geschäftsführer der Grutzeck-Software GmbH / GF- Die Erfolgslotsen UG:

Quelle: Grutzeck-Software GmbHDie Anzahl angebotener CRM Lösungen ist sehr groß. Für Laien ist schwer einschätzbar, welche Lösung wie gut zum eigenen Unternehmen passt. Deshalb ist eine klare Anforderungsdefinition mit den abzubildenden Prozessen und Schnittstellen für die Software-Auswahl so wichtig. Dabei sollte man vom Kunden-Nutzen (was wird für den Kunden durch das neue CRM System besser) und vom Anwender-Nutzen (Wie profitiert der Anwender durch das neue CRM System) her denken. Nur dann werden die Mitarbeiter auch mit der CRM-Software zukünftig arbeiten.

Oliver Baum, Geschäftsführer der Goal Software GmbH:

Quelle: Goal Software GmbHGrundsätzlich ist die Frage, was ich mit dem Einsatz eines CRM-Systems bezwecken möchte. Möchte ich so viele Daten wie möglich und auch komplexe Zusammenhänge greifen können? Oder möchte ich ein einfach zu bedienendes System für den Vertrieb, mit den wichtigsten Informationen aber ggf. einer höheren Akzeptanz? Soll mit dem System auch die interne Kommunikation vereinfacht werden? Klar, wichtig ist sicherlich auch immer die Frage nach den Kosten. Über welche Endgeräte soll das System zu bedienen sein und was muss ggf. dafür jeweils installiert werden?

Der Beitrag CRM Anbieter im Gespräch: Zukunftsperspektiven, Herausforderungen & Auswahl-Aspekte erschien zuerst auf contentmanager.de.