„Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom TT.MM. bis TT.MM. nicht erreichbar.“ – so oder so ähnlich fängt die Abwesenheitsnotiz meistens an. Mal mehr, mal weniger persönlich. Immer auch in Abhängigkeit davon, ob die Mail an Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartner:innen  versendet wird. Je nach Unternehmen gibt es vielleicht auch ganz konkrete Vorlagen, die für Abwesenheitsnotizen und weitergeleitete Mails vorgegeben werden.

Ist das aber nicht der Fall, kann es sich durchaus lohnen, noch einmal einen genauen Blick auf Deine Abwesenheitsnotiz werfen. Denn, auch wenn Du nicht im Büro, sondern im wohlverdienten Urlaub bist, hinterlässt die Abwesenheitsnotiz bleibenden Eindruck – oder eben auch nicht. Gerade im Kundenkontakt kann eine professionelle und doch kreative Abwesenheitsnotiz dafür sorgen, dass Du Deinem Kunden bzw. Deiner Kundin in Erinnerung bleibst. Mitunter bietet eine clevere Abwesenheitsnotiz auch die Möglichkeit, trotz Deiner Abwesenheit mit Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Unsere gesammelten Beispiele liefern Dir daher ein paar Tipps, wie Du in Deiner Abwesenheitsnotiz nicht nur Informationen weitergibst, sondern weiteren Nutzen daraus ziehen kannst.

Abwesenheitsnotiz: Knackpunkt Professionalität

Natürlich soll Deine Abwesenheitsnachricht professionell bei Kund:innen, Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen ankommen. Genau das sorgt aber in den meisten Fällen dafür, dass sie rein für Angaben zu Abwesenheit und alternativen Kontaktmöglichkeiten genutzt wird. Wir schreiben nur „Ich bin bis zum TT.MM. außer Haus. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/ meine Kollegin X. Sie erreichen ihn/ sie unter XX.“ Damit geht Potenzial einer simplen kleinen Nachricht verloren. Denn anstatt Deine Abwesenheitsnotiz nur mit Standard-Informationen zu füllen, könntest Du die Mail auch dazu nutzen, auf andere Angebote aufmerksam zu machen. Dabei wahrst Du die benötigte Professionalität und hilfst Deinen Kund:innen vielleicht sogar schon innerhalb der Nachricht direkt weiter.

Quelle: Generiert mit KI

Abwesenheits-Mail für Content Marketing und Lead-Generierung nutzen

Traffic über Out-of-Office Nachricht generieren

Versuchen Kund:innen Dich persönlich zu erreichen, kannst Du ihnen die Wartezeit positiv gestalten. Betreibst Du einen Corporate Blog? Oder verfügst anderweitig über potenziell interessanten Content für den Kontakt? Dann binde diesen doch in Deine Abwesenheits-Mail ein. So wird die Abwesenheitsnotiz gleichzeitig zum Contenttreiber. Gib dem Kunden oder der Kundin daher in Deiner Abwesenheitsnotiz Anreize, den Unternehmenscontent zu verfolgen. Etwa, indem Du zu oft vorkommenden Anfragen informative Inhalte bereits in Deiner Mail verlinkst. Oder Du nutzt die Abwesenheitsnotiz dazu, frisch veröffentlichten Content zu promoten. Immer mit Blick auf den Mehrwert für denjenigen, der Dich erreichen möchte. Ein Beispiel, wie eine solche Abwesenheits-Mail aussehen könnte:

Newsletter-Recruiting via Abwesenheits-Mails

Ähnlich wie beim Content Driving in der Abwesenheits-Mail kannst Du die automatische Nachricht genauso dafür nutzen, Deinen Newsletter zu promoten. Vor allem, wenn der/ die Schreibende bereits in der Customer Journey weiter vorangeschritten ist, hast Du gute Chancen, eine:n neue:n Newsletter-Abonnent:in zu gewinnen. Bedenke: Die Abwesenheitsnotiz ist eine quasi-persönliche Ansprache – und das hilft, Content sowie Newsletter besser an den Kunden oder die Kundin heranzutragen. Unser Beispiel für die Newsletter-Rekrutierung über die Abwesenheitsnotiz:

Leads generieren mit passender Abwesenheitsnotiz Vorlage

Blog Content und Newsletter sind eine Form, (neue) Kund:innen während der Wartezeit zu unterhalten und ihnen Mehrwerte zu bieten. Eine noch bessere Möglichkeit, Leads während Deiner Abwesenheit im Urlaub oder auf Geschäftsreisen zu generieren: Downloadable Content direkt in der Abwesenheitsnotiz anbieten. Beispiele gibt es hier viele. Daher ist es wichtig, sich eine Strategie zurechtzulegen, welchen Download Du dem/ der Schreibenden zur Verfügung Stellen möchtest. Hilfreich ist es, sich auf Fokus-Themen Deiner Abteilung zu beschränken. Vielleicht bist Du für Software-Vergleiche zuständig und hast einen brandneuen ERP-Tools herausgebracht? Dann verlinke diesen doch als Download. Oder hast Du ein neues Whitepaper zu einem hochaktuellen Thema wie der Digitalen Prävisualisierung verfasst? Auch hier bietet es sich an, über eine direkte Verlinkung in der Abwesenheitsnotiz nachzudenken. Zwei Beispiele für die Lead-Generierung über Abwesenheits-Mails:

Informationen gewinnen über Abwesenheits-Mails

Informationen sind Gold für Unternehmen. Das steht fest. Auch mit einer einfachen Abwesenheits-Mail kann man potenziell Informationen sammeln. Über Deine Kund:innen, aber auch einfach als Feedback zu Angeboten und Services Deines Unternehmens. Bist Du zum Beispiel gerade mit dem Relaunch Deiner Website beschäftigt, kannst Du Deine Abwesenheits-Mail dazu nutzen, User:innen nach ihren gewünschten Kontakt-Funktionen zu befragen. Oder zu Themen, die Deine Kunden interessieren. Diese Angaben kannst Du dann wiederum in Deine Redaktionsplan Vorlage innerhalb des Content Stackings einfließen lassen.

Ein Beispiel:

Eine Abwesenheitsnotiz kann also Content Marketing und Lead-Generierung durchaus nach vorne bringen. Wenn man die richtigen Hebel in Bewegung setzt. Nutze daher Deinen Urlaub oder Deine Geschäftsreise, um ganz nebenbei Inhalte zu promoten und Leads zu gewinnen.

Quelle: Generiert mit KI

Darf es etwas lockerer sein? – Kreative Abwesenheitsnotiz erstellen

Gerade in der Kreativbranche ist die Abwesenheitsnotiz gerne etwas ausgefallener. Neben den klassischen Informationen zur Zeit der Abwesenheit, Weiterleitung der Mail und alternativen Kontaktmöglichkeiten nutzen Kreative Bilder und GIFs. Sie lockern die Abwesenheitsnotiz optisch auf.

GIFs und Bilder

Farbe und Abwechslung sind bei Abwesenheits-Mail Vorlagen sicher eine gute Idee, um in Erinnerung zu bleiben. Ein bisschen Humor hilft, Sympathien zu wecken. Aber auch hier gilt: Das richtige Maß einhalten. Relativ unverfänglich sind Tier-GIFs und -Bilder. Achte bei GIFs und Bildern auf die Inhalte, damit sie Dich nicht im falschen Licht erscheinen lassen. Das Party-GIF mit Alkohol-Absturz sollte in keine Abwesenheits-Mail kommen! Beachte auch, ob Dein Unternehmen und Deine Kund:innen einen eher lockeren Umgang pflegen. Selbiges gilt für die Zielgruppen. Im B2B sind GIFs und Bilder je nach Unternehmensschwerpunkt eher nicht zu empfehlen.

Social Media

Social Media Kanäle werden immer wichtiger. Ausgefeilte Social Media Konzepte gehören daher bestenfalls in jedem Unternehmen zum Marketing dazu. Versuche doch einmal, auch in Deiner Abwesenheitsnotiz Vorlage die unternehmenseigenen Social Media Kanäle einzubinden. Unterhaltsam ist wie immer bei Social Media das beste Stichwort. Ein Beispiel:

Eine solche Abwesenheitsnotiz bedeutet in der Regel ein sehr lockeres Umfeld, mit einer Du-Policy zwischen Unternehmen und Kund:innen, damit es authentisch bleibt. Passt ein solches Vorgehen in Dein Unternehmen, kannst Du die Abwesenheitsnotiz Vorlage zum Social Media Tool umfunktionieren.

Abwesenheitsnotiz Vorlage und Feiertage

Ein Urlaub fällt oftmals in die Zeit von Feiertagen. In unserem Beitrag „Feiertage im Marketing nutzen“, zeigen wir Dir, wie Du die freien Tage im Content Marketing perfekt einsetzen kannst. Aber auch darüber hinaus solltest Du natürlich Feiertage nicht ignorieren. Das gilt insbesondere bei der Korrespondenz mit Kund:innen – und dazu gehört nun einmal auch die Abwesenheitsnotiz. Binde daher auf jeden Fall Feiertagsgrüße in Deine Abwesenheitsnotiz Vorlage ein, sollte sich Dein Urlaub über die Feiertage erstrecken. Übrigens: Gerade bei Feiertagen wie Ostern oder Weihnachten eigenen sich GIFs und Bilder besonders gut, um die Abwesenheitsnotiz optisch aufzuwerten. Und sie sind in aller Regel definitiv unverfänglich.

Dont’s bei der Abwesenheits-Mail

Bei aller Kreativität solltest Du dennoch die Professionalität, wie wir oben geschrieben haben, bewahren. Daher hier fünf Dinge, die Du bei Deiner Abwesenheits-Mail vermeiden solltest.

1. Unpassende Abwesenheitsnotiz zum Unternehmens-Image

Wir haben es bereits angesprochen: Kreative Abwesenheitsnotizen richten sich immer nach dem jeweiligen Unternehmen. Kreativ-Agenturen sind hier tendenziell freier in der Wahl ihrer Vorlagen als traditionellere Unternehmen. Auch können B2C-Unternehmen etwas lockerere Abwesenheits-Mails verfassen als das B2B-Umfeld. Schaue daher vor allem zuerst auf Deinen Kundenstamm und Deine Zielgruppe(n). Genauso solltest Du das Unternehmens-Image bei der Wahl Deiner Mail-Vorlagen berücksichtigen. Es gilt: Je traditioneller das Unternehmen und je „konservativer“ die Zielgruppe, desto klassischer sollte auch die Abwesenheitsnotiz sein. Das wirkt sich aber grundsätzlich nicht auf die Möglichkeiten der Lead-Generierung und der Content Promotion aus. Beides ist sowohl in kreativen als auch traditionelleren Unternehmen durchaus eine gelungene Idee für die Abwesenheits-Mail.

2. Keine Unterscheidung von interner und externer Abwesenheitsnotiz Vorlage

Deine Abwesenheit wirkt sich natürlich nicht nur auf den externen Kontakt aus, sondern auch auf die interne Kommunikation. Die meisten Mail-Programme wie Outlook unterscheiden zwischen internen und externen Abwesenheitsnotiz Vorlagen. Daher solltest Du für die automatische Mail auch verschiedene Vorlagen für Kolleg:innen und Kund:innen erstellen. Bei internen Mails kannst Du zum Beispiel auch etwas lockerer vorgehen – gerade, wenn Du in einem eher kleinen Unternehmen arbeitest.

3. Zu viele Details zur Abwesenheit

Weniger ist mehr. Das gilt bei der Abwesenheitsnotiz Vorlage besonders. Wichtige Informationen sind im Grunde nur folgende Punkte:

• Die Zeit, in der Du nicht erreichbar bist
• Eine Angabe darüber, ob Mails weitergeleitet werden oder nicht
• Ggf. der Kollege/ die Kollegin, an die sich Kund:innen alternativ wenden können

Bist Du im Urlaub, kannst Du das gerne auch kommunizieren. Belasse es aber bei der einfachen Aussage „Urlaub“ und verfalle nicht in detaillierte Beschreibungen. Eine Ausnahme: Du nutzt als Kreativ-Agentur o.ä. den „sonnigen Urlaub am Strand“ für eine Social Media Kampagne, wie wir sie oben beschrieben haben. Die Angabe, dass Du auf Geschäftsreise bist, kann ebenfalls sinnvoll sein, vor allem, wenn Du währenddessen verzögert auf E-Mails reagierst. Das gibt Deinen Kund:innen und Partner:innen einen wichtigen Hinweis zur potenziellen Bearbeitungsdauer.

4. Zu wenige Informationen zur Abwesenheit

„Ich bin nicht im Büro.“ – diese Aussage ist natürlich nicht falsch, aber sie liefert definitiv zu wenig Informationen für Deine Kund:innen und auch die Kolleg:innen. Zu wenige Angaben sind genauso ein Don’t wie zu viele. Achte daher auf die grundsätzlich wichtigen Informationen, wie wir sie unter 3. noch einmal angegeben haben.

5. Sprachbarrieren nicht beachten

Viele Unternehmen agieren international. Zu den wichtigsten Tipps gehört daher auch: Achte auf Sprachbarrieren. Hast Du Kund:innen und Partner:innen im Ausland, solltest Du lieber eine Abwesenheitsnotiz Vorlage in Englisch erstellen. Manche Mail Programme ermöglichen auch verschiedene Abwesenheitsnotizen je nach Region des Absenders oder der Absenderin, sodass Du die Mail automatisiert sprachlich angepasst versenden kannst.

Fazit: Kreativ ja, aber mit Blick für’s richtige Maß

Die Standard-Abwesenheitsnotiz “Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin bis zum TT.MM. nicht erreichbar. Ihre Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XX.“ ist eine verpasste Chance. Du erreichst Kund:innen besser, indem Du auch die Abwesenheitsnotiz Vorlage an Deine Zielgruppe anpasst. Mit Blick für das richtige Maß kannst Du kreativ werden. Biete den Schreibenden Mehrwerte wie Content-Links, aktuelle, interessante Downloads oder binde Kund:innen in die Optimierung Deiner Services ein. Wenn Du dabei die wichtigsten Tipps für die Wahrung von Professionalität beachtest, wird die Abwesenheitsnotiz positiv in Erinnerung bleiben. Denke außerdem daran: Abwesenheitsnotizen gibt es nicht nur für E-Mails. Nutzt Du zum Beispiel WhatsApp Business, solltest Du bei Abwesenheit auch hier eine Notiz einrichten.

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Zur Weihnachtszeit steht oft der letzte Urlaub im Jahr an. Und wie im Sommerurlaub (oder allgemein bei Abwesenheit), stellt sich die Frage nach der passenden Abwesenheitsnotiz für Weihnachten. Zum Fest darf es gerne auch etwas festlicher sein. Wir haben acht Abwesenheitsnotiz-Ideen für die Feiertage für Dich zusammengestellt. 

Was schreibst Du so in Deine Abwesenheitsnotiz? Wahrscheinlich die wichtigsten Daten rund um Deine Abwesenheit, sei es Urlaub oder Geschäftsreise. Bist Du persönlich nicht erreichbar, ist die Abwesenheitsnotiz das Tool der Wahl, um eingehende Mails automatisch zu beantworten und die oder den Absender:in nicht im Dunkeln tappen zu lassen, wenn die Antwort zum Anliegen nicht innerhalb weniger Tage erfolgt. Eine automatische Abwesenheitsnotiz ist für Dich und Dein Unternehmen daher als Kommunikationsmittel von großer Bedeutung. Kundinnen und Kunden möchten immerhin wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können. So ist es auch ein wichtiger Bestandteil der Abwesenheitsnotiz, Informationen dazu zu geben, ob und an wen ggf. die eingehende Mail weitergeleitet wird. Welche Angaben Deine Abwesenheitsnotiz in jedem Fall beinhalten soll, liest Du in unserer Übersicht mit verschiedenen Abwesenheitsnotiz-Vorlagen.

Mehr als ein Urlaub: Die Festtage am Jahresende

Weihnachten nimmt noch einmal eine besondere Rolle für die Abwesenheitsnotiz ein. Grundsätzlich bieten Feiertage wie Weihnachten und Ostern die Gelegenheit, die automatische Nachricht ein wenig persönlicher zu gestalten. Zur Weihnachtszeit sind liebe Worte, vielleicht auch ein kleines Gedicht und andere Ideen ideal, um die Abwesenheitsnotiz-Vorlage aufzupeppen. So wird die Nachricht direkt auch zum netten Gruß an Deine Kundinnen und Kunden. Doch was kannst Du anstatt einer einfachen Abwesenheitsnotiz-Vorlage mit den relevanten Daten zu Deinem Jahresendurlaub in die Nachricht einfließen lassen? Wir haben hier acht kreative Ideen und Vorlagen für Deine Abwesenheitsnotiz zu Weihnachten zusammengestellt, die Du zur Inspiration nutzen und natürlich nach Belieben anpassen kannst.

8 Ideen und Vorlagen: Abwesenheitsnotiz für Weihnachten

Wer an Weihnachten im klassischen Sinne denkt, denkt in der Regel an Familienfeste, das gesellschaftliche Zusammenkommen, Gemütlichkeit und Ruhe. Diese Grundstimmung kannst Du ideal für Deine Nachricht zur Abwesenheit nutzen.

1. Die „Wartezeit“ verkürzen und kreative Media-Empfehlungen geben

Eine Mail-Nachricht mit Informationen zu Deiner Abwesenheit bedeutet für Deine Kundinnen und Kunden in der Regel natürlich Wartezeit, bis das Anliegen bearbeitet wird. Wir empfehlen daher, wenn möglich, immer darauf zu verweisen, wer in dringenden Fällen Kundinnen und Kunden weiterhelfen kann. Sprich Dich ab, ob eine:r Deiner Kolleginnen und Kollegen sich dringender Anliegen annehmen kann. Zu Weihnachten haben gerade kleinere Unternehmen allerdings oft Betriebsferien. Wie kannst Du Deinen Kundinnen und Kunden in diesem Fall (aber auch sonst) die Wartezeit verkürzen? Unser Vorschlag: Empfehle zur Zeit der Ruhe und Besinnlichkeit doch Content, der Deinen Kundinnen und Kunden gefallen könnte. In unseren allgemeinen Abwesenheitsnotiz-Vorlagen haben wir dieses Thema übrigens ausführlich behandelt.

Zu Weihnachten kannst Du nicht nur fachliche Inhalte wie Artikel aus Deinem Blog oder von anderen (Partner-)Magazinen empfehlen. Think outside the box: Ein Buch, das Du weiterempfehlen kannst, ist eine persönliche Note. Auf Social Media eignen sich solche Ideen wie Buchempfehlungen übrigens auch dazu, kleine Team-Kampagnen zu starten – etwa „Mein Lieblingsbuch ist….“ mit einer passenden kurzen Begründung und einem kleinen Teaser zum Buchinhalt. Übertrage diesen Gedanken einfach auf Deine Abwesenheits-Mail. Das geht zudem nicht nur mit Büchern, sondern genauso mit Filmen oder Musik.

„Über die Festtage ist unser Büro vom xx.xx bis xx.xx. geschlossen. Gerne sind wir ab dem xx.xx wieder für Sie da. Wir wünschen Ihnen eine frohe Weihnachtszeit, einen guten Start ins neue Jahr und freuen uns, bald wieder für Sie da zu sein. Damit die Wartezeit nicht allzu lang ist, hat unser Team Ihnen eine Best-of-Liste persönlicher Film-Empfehlungen zu Weihnachten zusammengestellt: Film xxx – kurze Beschreibung in einem Satz, was die Kollegin/ den Kollegen an diesem Film begeistert; Film xxx – …“

Jede Kollegin bzw. jeder Kollege sollte in diesem Beispiel idealerweise eine Film-Empfehlung aussprechen.

2. Urlaub von Social Media – empfehle doch eine App

Wir alle sind viel auf Social Media Plattformen unterwegs. Oft vergeht dabei viel Zeit, gleichzeitig wirkt das Leben schnell hektisch. Zu Weihnachten ist Entschleunigung genau das Richtige. Mittlerweile gibt es zahlreiche Apps, die uns dabei unterstützen, auch einmal Urlaub von Social Media zu nehmen und uns voll und ganz auf uns und unsere Familie zu konzentrieren. Kein schlechter Gedanke für Weihnachten, oder? Statt auf Social Media über die Festtage zu versinken, kannst Du Deinen Kundinnen und Kunden in Deiner Abwesenheitsnotiz doch genau das vorschlagen: besinnliche Zeit, ohne Social Media Stress. Selbstverständlich solltest Du aber schauen, dass dieser Vorschlag nicht im Gegensatz zu den Zielen und dem Auftreten Deines Unternehmens steht. Arbeitest Du beispielsweise in einer Social Media Agentur, kann die Auszeit von Social Media auch falsch verstanden werden. Ein bisschen Fingerspitzengefühl muss daher bei dieser Form der Abwesenheitsnotiz für Weihnachten sein.

„Weihnachten ist das Fest der Geselligkeit, aber auch die Zeit zu entschleunigen. Vom xx.xx. bis xx.xx bin auch ich daher nicht im Büro und werde die Zeit mit meiner Familie/ meinen Freunden genießen. Ab dem xx.xx bin ich dann wie gewohnt wieder für Sie da. Für eine besinnliche, ruhige Weihnachtszeit nutze ich übrigens gerne die App xx, um ganz bewusst eine Auszeit von Social Media zu nehmen. Vielleicht ist das auch etwas für Sie? Ich wünsche Ihnen und Ihren Lieben ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr.“

3. Das Team grüßt zu Weihnachten

Die Weihnachtsgrüße sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Einige Weihnachtsgruß-Ideen von uns findest Du in unserem Inspirations-Beitrag. Die Weihnachtsgrüße kannst Du auch sehr gut für Deine Abwesenheitsnotiz nutzen. Vor allem, wenn Dein Unternehmen Betriebsferien macht. Eine schöne Idee ist es dabei, ein weihnachtliches Foto vom Team aufzunehmen und in die Nachricht zu integrieren. Hier haben wir ein Beispiel für Dich:

„Vom xx.xx. bis xx.xx. feiern wir gemeinsam Weihnachten und das neue Jahr. Wir freuen uns, 2025 wieder für Sie da zu sein und wünschen Ihnen und Ihren Lieben frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins kommende Jahr.“

4. Eigene Media-Inhalte für die automatische Feiertags-Nachricht

Gerade für Unternehmen aus der Kreativ-Branche eignen sich eigene Inhalte für die Mail-Vorlage zu Weihnachten besonders, um Kundinnen und Kunden eine einfallsreiche Abwesenheitsnotiz zu schicken. Neben üblichen Informationen kannst Du beispielsweise ein eigenes kleines Weihnachts-Video drehen, das Du integrierst. Achte aber darauf, dass das Video wirklich kurz ist, um den Rahmen einer Mail nicht zu sprengen. Andernfalls kann der Versand über Outlook oder andere Mail-Provider haken. Im Weihnachts-Video können Du und Dein Team euch zum Beispiel für das vergangene Jahr bedanken und persönlich frohe Weihnachten wünschen. Im Text nennst Du dann nur noch die notwendigen Informationen zur Abwesenheit.

5. GIFs in der Abwesenheitsnotiz zu Weihnachten lockern die Stimmung

Die kleinen, beweglichen Bilder sind vor allem im Kreativbereich schon öfter in Mails zu sehen. Auch zur Weihnachtszeit eignen sich GIFs, um die Mail-Vorlagen für die eigene Abwesenheit etwas aufzuhübschen und ein wenig Weihnachtsstimmung zu verbreiten. GIFs sollten dabei aber genauso sorgfältig ausgewählt werden, wie Gedichte, Bilder oder Videos. Allzu humoristisch in einem eher klassischen Unternehmensumfeld ist weniger angebracht. Ein weihnachtliches GIF mit Santa oder Christkind bzw. Tannenbaum und kleinem Schriftzug ist aber immer eine Möglichkeit, der Abwesenheitsnotiz etwas Persönlichkeit zu verleihen.

6. Humor zu Weihnachten, wenn’s ein wenig flapsig sein darf

Humor ist nicht schlecht – zumindest in Maßen und wenn es zum Unternehmen und zur Branche passt. Das gilt auch, wenn Du die Abwesenheitsnotiz für Weihnachten verfasst. Es gibt viele sehr lockere Weihnachtssprüche, die Du für eine Abwesenheits-Mail nutzen kannst, sofern die Gegebenheiten das zulassen. Wie viel Humor möglich ist, ist auch immer abhängig von der Kundschaft Deines Unternehmens. Eine etwas lockerere Mail während Deiner Abwesenheit könnte zum Beispiel lauten:

„Liege unterm Weihnachtsbaum – zu viel Essen, zu viel Trubel. Ab dem xx.xx. bin ich aber wieder für Sie da und freue mich, Ihnen bei Ihren Anliegen weiterzuhelfen. Ich wünsche frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr.“

Du merkst: Diese Form der weihnachtlichen Abwesenheitsnotiz ist eine Gratwanderung und wohl in den meisten Fällen weniger für Kundinnen und Kunden geeignet. Innerhalb des eigenen Teams kann eine solche Mail allerdings durchaus funktionieren, sofern das Team denselben Humor hat.

7. Immer eine gute Idee: Ein paar festliche Zeilen für besinnliche Feiertage

Wer weniger auf Multimedia-Inhalte setzen will, kann aber auch klassisch ein kleines Gedicht in die Abwesenheits-Mail einbinden. Das muss gar nicht der großen Dichtkunst entsprechen. Ein paar reimende Verse, vielleicht noch mit einem kleinen inhaltlichen Schlenker zu Deinem Unternehmen, reichen.

„Wir wünschen Ihnen – keine Frage – wundervolle Feiertage! Bei Tannenduft und Kerzenschein soll jeder Tag Freude und Zufriedenheit sein.“

Kombiniere das kleine Weihnachtsgedicht doch direkt auch mit einem Team-Bild, sofern Ihr als Betrieb Weihnachtsferien macht und Deine Kundinnen und Kunden über die Festtage generell eine Abwesenheits-Mail erhalten.

Neben dem Gedicht sollten natürlich auch weiterhin die wichtigsten Informationen in der Abwesenheitsnotiz enthalten sein. So auch, ob die Mails weitergeleitet werden oder Kolleginnen und Kollegen in dringenden Fällen erreichbar sind (inklusive deren Mail-Kontakt).

8. Das Jahresende zum Jahresstart nutzen: Liste mit Tipps für die Urlaubsplanung in die Abwesenheitsnotiz für Weihnachten integrieren

Weihnachten und der Jahreswechsel läuten gleichzeitig das neue Jahr ein. Und mit dem neuen Jahr steht oft auch direkt die Urlaubsplanung innerhalb der Teams an. Eine originelle Idee für Deine Abwesenheits-Mail ist daher zum Beispiel eine Liste zu Brückentagen, mit denen der eigene Urlaub „urlaubstagschonend“ geplant werden kann. Im Idealfall hast Du detailliert aufgeschlüsselt, wie viele Urlaubstage im kommenden Jahr an den entsprechenden Tagen um Feier- und Brückentage genommen werden müssen und wie viel Urlaub Kundinnen und Kunden dann erhalten. Ein Beispiel haben wir direkt einmal für 2025 verfasst:

Fazit zur Abwesenheitsnotiz für Weihnachten

Abwesenheitsnotizen können zu Feiertagen für besondere Grüße genutzt werden. Das gilt vor allem für Weihnachten. Probiere doch einmal eine unserer Ideen aus oder wandle diese nach Belieben mit eigenen Ideen ab. So wird aus einer einfachen Mail mit den wichtigsten Informationen zur eigenen Abwesenheit oder zu den Betriebsferien ganz schnell ein persönlicher Gruß an Deine Kundinnen und Kunden.

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Im Gespräch mit vielen Unternehmen zeigt sich: Die Suche nach Mitarbeitern gestaltet sich häufig schwieriger als die Suche nach neuen Kunden. „Was sollen wir mit den Kunden, wenn wir zu wenig Mitarbeiter haben, um den Kunden zu bedienen?“ erklärt ein aufgeregter Unternehmer eines mittelständischen Unternehmens im Schwarzwald. In diesem Artikel zeigen wir Dir sieben innovative Instrumente, um die Bindung bestehender Mitarbeiter zu erhöhen und so eine Abwanderung zum Wettbewerb zu verhindern. Außerdem kannst Du Dir eine Checkliste mit weiteren 25 Ideen für die Mitarbeiterbindung herunterladen, die Deine Mitarbeiterbindung erhöhen können.

Hast Du gemerkt, wie viele Portale ein eigenes Job-Portal gelauncht haben? Der Bedarf an neuen Mitarbeitern ist merklich gestiegen – und das trotz einer aufkommenden Rezession. Neben der Rekrutierung neuer Talente ist es ebenso wichtig, die bestehenden Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, um sie nicht an den Markt und die Wettbewerber zu verlieren. Wir haben recherchiert, welche innovativen Instrumente auf dem Markt existieren, um die Bindung der Mitarbeiter zu erhöhen.

Checkliste herunterladen: 25 Ideen für die Mitarbeitergewinnung – Mitarbeiterbindung erhöhen

Mit Klick auf den Download-Button willigst Du ein, dass Deine Firmen-E-Mail-Adresse und der Firmenname von contentmanager.de (Digital Diamant GmbH), Netigate Deutschland GmbH, MARA Solutions GmbH und der VICO Research & Consulting GmbH zur werblichen Ansprache auch per E-Mail und zur Markt- und Meinungsforschung genutzt werden dürfen. Mit Deiner Einwilligung erhältst Du auch automatisch den contentmanager.de-Newsletter. Die Erklärung ist jederzeit über einen Link in jeder E-Mail widerrufbar.

Der flexible Arbeitsplatz

Die Anforderungen an einen Job sind immer anspruchsvoller. Maximale Flexibilität heißt heute, dass der Mitarbeiter entscheidet, von wo er arbeiten möchte. Eine Viertage-Woche bei vollem Lohnausgleich veranlasst bei einigen Arbeitgebern Würgereize, und doch müssen sich die Unternehmen an die Forderungen der neuen Generationen anpassen. Eine große Versicherung hat jüngst die Home-Office-Regelung so stark flexibilisiert, dass eine Anwesenheit im Unternehmen auf zwei Tage pro Woche ausgelegt wurde, die jedoch jeweils auf ein Quartal flexibel anzurechnen ist. So ist es den Mitarbeitern möglich, die Tage aneinander zu hängen und die so frei werdenden Wochen an einem Wunschplatz ihrer Wahl zu verbringen.

International agierende Unternehmen der Softwareindustrie bieten ihren Mitarbeitern die freie Wahl des Arbeitsortes an. So sprach ich vor kurzem mit einem Marketing Managers eines Unternehmens, der mir erklärte, dass er mit einem Kollegen für zwei Monate nach Thailand geflogen ist und von einem Air-BnB-Apartment aus arbeitet – ihre Freizeit verbringen die Kollegen am Strand.

Damit solche New Work Konzepte umsetzbar sind, müssen Unternehmen in digitale Infrastrukturen investieren, die eine Kollaboration der Teams möglich macht. Aufgrund der Pandemie haben viele Unternehmen notgedrungen erste Schritte gemacht, sind aber inzwischen wieder in die „Normalität“ zurückgerudert, anstatt die gewonnene Flexibilität weiter auszubauen.

Den Puls der Mitarbeiter fühlen

Wer auf virtuelle Arbeitsplätze setzt, muss regelmässig sprichwörtlich den Puls der Mitarbeitenden fühlen. Solche Stimmungsbarometer helfen dabei, frühzeitig zu erkennen, wenn Kollegen in negative Stimmungen verfallen, um rechtzeitig Maßnahmen zu treffen, gegenzusteuern und den Mitarbeiter vor einer Kündigung zu bewahren. Wo früher der Flurfunk verraten hat, wo Probleme entstehen, müssen heute digitale Mitarbeiterbefragungen eingesetzt werden.

Ronja Schulz, Head of Customer Success Management bei Netigate, spricht von der Employee Experience. So wie in der Customer Journey gibt es auch bei Mitarbeitern eine Journey, die mit dem Recruiting beginnt. Daran lässt sich das Onboarding anschließen, schließlich die tägliche Arbeit bis zum Austritt aus dem Unternehmen. Zahlreiche weitere Sub-Touchpoints lassen sich in einer solchen Journey unterbringen, lässt uns Ronja Schulz wissen. Wichtig ist es, an den verschiedenen Touchpoints die Stimmung zu messen. Damit lässt sich nicht nur frühzeitig gegensteuern. Zusätzlich können bei positiven Werten weitere Maßnahmen erfolgen.

Beispielsweise kann der Mitarbeiter bei positiver Stimmung darum gebeten werden, eine Bewertung auf dem Arbeitgeberportal kununu.com abzugeben. In diesem Zusammenhang wird auch von eNPS gesprochen, dem Net Promoter Score der Employees. Dieser Score gibt die Weiterempfehlungsquote der Mitarbeiter in Bezug auf das Unternehmen als Arbeitgeber an. Nach einer Studie von Netigate, die 200.000 eNPS ausgewertet haben, verzeichneten 70 Prozent der Unternehmen, die die Mitarbeiterbindung gemessen haben, von 2019 bis 2021 einen positiven Anstieg ihres eNPS.

Bei Change Prozessen – zum Beispiel im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen – ist der Einsatz solcher Befragungssysteme essenziell. Jeder Schritt der Veränderung wird mithilfe der Mitarbeiterbefragung begleitet, um Probleme und Retention zu erkennen und darauf zu reagieren. Im Übrigen gilt dies für alle Ebenen des Unternehmens vom Junior bis zur Führungskraft. Netigate setzt bei größeren Unternehmen auf 360 Grad Befragungen, die auch die Eigen- und Fremdwahrnehmung von Führungskräften identifizieren. Dazu werden Sozialkompetenzen, Fachkompetenzen und Führungskompetenzen abgefragt.

Cashback-System für Mitarbeiter

Größere Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern ein eigenes Portal, auf dem sie bei dem Online-Einkauf oder der Buchung von Reisen Prozente in Form von Cashback erstattet bekommen. Neuerdings bieten einige Unternehmen auch eigene Apps an, die die Mitarbeiter einsetzen können, um direkt über die App einzukaufen.

Die betriebliche Altersvorsorge

Die Organisation der betrieblichen Altersvorsorge stellt einen klassischen Baustein der Mitarbeiterbindung dar. Bei einem vertiefenden Blick auf das aktuelle Angebot stellen sich neue Dienstleister heraus, die eine Kombination aus betrieblicher Altersvorsorge, Cashback und weiteren Leistungen in einer Mitarbeiter-App bündeln. Das Produkt ist derzeit aber nur für Unternehmen verfügbar, die mindestens 100 Mitarbeiter beschäftigen.

Gesundheit und Fitness im Abo

Die Förderung der Gesundheit geht meist einher mit einem eigenen Fitness-Angebot. In der Vergangenheit bauten größere Unternehmen eigene Fitness-Center im Bürogebäude auf. Inzwischen schließen Firmen wie die Zurich Versicherung ihre betriebseigenen Fitness-Center wieder, um Strom zu sparen und der zunehmenden Home-Office-Nutzung Rechnung zu tragen. Wohl deshalb ist ein globaleres Fitness-Angebot sinnvoll, dass die Mitarbeiter unabhängig vom Büroarbeitsplatz Angebote für Fitness bietet.

Unternehmen, wie qualitrain, bieten ihren Firmenkunden die Möglichkeit, ein besonderes Mitarbeiterangebot im Bereich der Firmenfitness zu schaffen. Eine Partnerschaft sichert den Mitarbeitern den Zugang zu 6.000 Sportanbietern sowie die Nutzung von Sportkursen via App. Dabei legen die Firmen fest, wie hoch der Eigenanteil des Angebots für den Mitarbeiter ist.

Zeit und Geld für Weiterbildung

Der VP Central Europe von Adobe – Christoph Kull – erklärte uns in einem Interview, dass seine Mitarbeiter ein jährliches Weiterbildungsbudget in Höhe von 1000 Dollar frei für Weiterbildung ausgeben dürfen. Darüber hinaus können Sie eine zertifizierte Weiterbildung in Höhe von 10.000 Dollar pro Jahr beanspruchen. Solche Budgets kann sicher nicht jedes Unternehmen für seine Mitarbeiter ausloben. Nichtsdestotrotz ist die Weiterbildung ein wesentlicher Treiber der Mitarbeiterbindung. Schließlich sichert sie die Möglichkeiten eines Karriereaufstiegs. Aus diesem Grund sollten Unternehmen sowohl Budgets als auch die notwendige Zeit für Mitarbeiter bereitstellen, um eine kontinuierliche Weiterbildung zu ermöglichen.

Speziell Unternehmen, die nicht in Großstädten beheimatet sind, haben Schwierigkeiten, neue Mitarbeiter zu finden. Ein Trend, der sich dort beobachten lässt ist die Möglichkeit eines Dualstudiums, so dass schon während des Studiums Mitarbeiter gewonnen werden können, die mithilfe eines Job-Studium-Pakets an das Unternehmen gebunden werden.

Das 20/80 Modell a la Google

Als siebtes Instrument schauen wir noch einmal auf das Unternehmen Alphabet, das für Googles Imperium steht. Seit vielen Jahren bietet das Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Tag pro Woche für ein Projekt an, dass sie selbst treiben können. Anstatt einen freien Tag soll es darum gehen, der eigenen Motivation nachzugehen und etwas zu entwickeln, dass für den Mitarbeiter selbst sinnstiftend ist. Allerdings gehört das Projekt oder das entstehende Produkt am Ende Google, nicht dem Mitarbeiter.

Fazit und weitere Ideen zur Mitarbeiterbindung

Wer sich heute nicht um die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter kümmert, darf sich morgen nicht wundern, wenn sie das Unternehmen verlassen. Die Vielzahl an Instrumenten zu kennen ist die eine Sache. Das Instrumentarium zu managen bedeutet, Ressourcen bereitzustellen. Der Mitarbeiter-Kümmerer hat längst einen Namen – Feel Good Manager. Schon bei einer kleinen Zahl an Mitarbeitern sollte die Geschäftsführung darüber nachdenken, die oben stehenden Aufgaben an eine solche Person zu übertragen. Neben den hier erklärten Maßnahmen gibt es viele weitere Möglichkeiten, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Wir haben einen Katalog bzw. eine Checkliste mit 25 Ideen produziert. Lade Dir die Checkliste einfach herunter.

Viel Erfolg bei der Mitarbeiterbindung.

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