Abwesenheitsnotiz Vorlage: Ideen für Ihre Out-of-Office-Messages 

Feiertage, Brückentage, und jetzt die Urlaubszeit – wenn die Abwesenheit im Büro bevorsteht, heißt es wieder: Abwesenheitsnotiz verfassen, automatische Antworten aktivieren und dafür sorgen, dass Anliegen von Kund:innen und Geschäftspartner:innen an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden. Abwesenheitsnotizen sind dabei in der Regel wenig kreativ. Dabei bietet sie eine Möglichkeit, bei Ihren Kund:innen positiv bis zu Ihrer Rückkehr in Erinnerung zu bleiben. Es wird Zeit, der sonst so drögen Out-of-Office Nachricht ein wenig mehr Leben einzuhauchen. Wir haben verschiedene Ideen für eine Abwesenheitsnotiz Vorlage gesammelt, die wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.

„Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom TT.MM. bis TT.MM. nicht erreichbar.“ – so oder so ähnlich fängt die Abwesenheitsnotiz meisten an. Mal mehr, mal weniger persönlich. Immer auch in Abhängigkeit davon, ob die Mail an Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner versendet wird. Je nach Unternehmen, gibt es vielleicht auch ganz konkrete Vorlagen, die für die Abwesenheitsnotizen und weitergeleitete Mail gelten. Ist das nicht der Fall, sollten Sie durchaus noch einmal einen genauen Blick auf Ihre Abwesenheitsnotiz werfen. Denn, auch wenn Sie nicht im Büro, sondern im wohlverdienten Urlaub sind, hinterlässt die Abwesenheitsnotiz bleibenden Eindruck – oder auch nicht. Gerade im Kundenkontakt kann eine professionelle und doch kreative Abwesenheitsnotiz dafür sorgen, dass Sie Ihrem Kunden bzw. Ihrer Kundin in Erinnerung bleiben. Mitunter bietet eine pfiffige Abwesenheitsnotiz auch die Möglichkeit, trotz Ihrer Abwesenheit mit Ihren Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Unsere gesammelten Beispiele liefern Ihnen ein paar Tipps, wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nicht nur für die Weitergabe von Informationen nutzen können.

Abwesenheitsnotiz: Knackpunkt Professionalität

Natürlich soll Ihre Abwesenheitsnachricht professionell bei Kund:innen, Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen ankommen. Genau das sorgt aber in den meisten Fällen dafür, dass sie rein für Angaben zu Ihrer Abwesenheit und alternativen Kontaktmöglichkeiten genutzt werden. Wir schreiben nur „Ich bin bis zum TT.MM. außer Haus. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/ meine Kollegin X. Sie erreichen ihn/ sie unter XX.“ Damit geht Potenzial einer simplen kleinen Nachricht verloren. Denn anstatt Ihre Abwesenheitsnotiz nur mit Standard-Informationen zu füllen, könnten Sie die Mail dazu nutzen, auf andere Angebote aufmerksam zu machen. Dabei wahren Sie sowohl die Professionalität und helfen Ihren Kund:innen vielleicht sogar schon innerhalb Ihrer Nachricht direkt weiter.

Abwesenheits-Mail für Content Marketing und Lead-Generierung nutzen

Traffic über Out-of-Office Nachricht generieren

Wollen Kund:innen Sie erreichen, können Sie diesen die Wartezeit positiv gestalten. Betreiben Sie einen Corporate Blog? Oder verfügen anderweitig über potenziell interessanten Content für Ihren Kontakt? Dann binden Sie diesen doch in Ihre Abwesenheits-Mail ein. So wird die Abwesenheitsnotiz gleichzeitig zum Content Driver. Geben Sie dem Kunden oder der Kundin daher in Ihrer Abwesenheitsnotiz Anreize, Ihren Content zu verfolgen. Etwa, indem Sie zu oft vorkommenden Anfragen informative Inhalte in Ihrer Mail verlinken. Oder Sie nutzen die Abwesenheitsnotiz dazu, frisch veröffentlichten Content zu promoten. Immer mit Blick auf den Mehrwert für denjenigen, der Sie erreichen möchte. Ein Beispiel, wie eine solche Abwesenheits-Mail aussehen könnte:

„Hallo und vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum TT.MM. nicht im Büro und werde mich bei Ihnen melden, sobald ich wieder zurück bin. Ist es dringend? Dann hilft Ihnen mein Kollege/ meine Kollegin weiter. Senden Sie einfach Ihre Mail an beispielmail@beispielunternehmen.de. Ist es nicht so eilig, habe ich für Sie einige Themen, die Sie in der Zwischenzeit interessieren könnten:
1. Personalisierte Display Ads mit Programmatic Advertising.
2. Den Trend Voice Marketing verstehen und richtig einsetzen.
3. Die Zukunft des CRM Systems: Expertenstimmen.
Viele Grüße, XXX“

Newsletter-Recruiting via Abwesenheits-Mails

Ähnlich wie Content Driving in der Abwesenheits-Mail können Sie die automatische Nachricht genauso dafür nutzen, Ihren Newsletter zu promoten. Vor allem, wenn der Schreibende bereits in der Customer Journey weiter vorangeschritten ist, haben Sie gute Chancen, einen neuen Newsletter-Abonnenten zu gewinnen. Bedenken Sie hier: Die Abwesenheitsnotiz ist eine quasi-persönliche Ansprache – und das hilft, Content sowie Newsletter besser an den Kunden oder die Kundin heranzutragen. Unser Beispiel für die Newsletter-Rekrutierung über die Abwesenheitsnotiz:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum TT.MM. nicht im Büro und habe währenddessen keinen Zugang zu meinen Mails. Ist Ihr Anliegen dringend, kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen/ meine Kollegin unter beispielmail@beispielunternehmen.de.
Sie möchten gerne noch Tipps und interessante Inhalte rund um relevante Marketing Themen erhalten? Dann ist unser Newsletter genau das Richtige für Sie. Einmal in der Woche versorgen wir Sie mit wichtigen Informationen aus dem Marketing Kosmos. Melden Sie sich doch gleich hier an.
Viele Grüße, XXX“

Leads generieren mit passender Abwesenheitsnotiz Vorlage

Blog Content und Newsletter sind eine Form, (neue) Kund:innen während der Wartezeit zu unterhalten und ihnen Mehrwerte zu bieten. Eine noch bessere Möglichkeit, Leads während Ihrer Abwesenheit im Urlaub oder auf Geschäftsreisen zu generieren: Downloadable Content direkt in der Abwesenheitsnotiz anbieten. Beispiele gibt es hier viele. Daher ist es wichtig, sich eine Strategie zurechtzulegen, welchen Download Sie dem Schreibenden zur Verfügung stellen. Hilfreich ist es, sich auf Fokus-Themen in Ihrer Abteilung zu beschränken. Vielleicht sind Sie für Software-Vergleiche zuständig und haben einen brandneuen Marktüberblick zu Social Media Monitoring Tools herausgebracht? Dann verlinken Sie diesen doch als Download. Oder haben Sie ein neues Whitepaper zu einem hochaktuellen Thema wie der Digital Experience Plattform verfasst? Auch hier bietet es sich an, über eine direkte Verlinkung in der Abwesenheitsnotiz nachzudenken. Zwei Beispiele für die Lead-Generierung über Abwesenheits-Mails:

„Hallo und vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum TT.MM. nicht erreichbar. Nach meiner Rückkehr werde ich mich schnellstmöglich bei Ihnen melden.
Geht es in Ihrer Nachricht um Unterstützung zur Implementierung eines DAM Systems? Dann warten Sie nicht und laden sich unseren Leitfaden für DAM-Systeme herunter. Hier erfahren Sie vorab bereits wichtige Tipps zur Auswahl Ihres DAM Systems.
Viele Grüße, XXX“

Informationen gewinnen über Abwesenheits-Mails

Informationen sind Gold für Unternehmen. Das steht fest. Und auch mit einer einfachen Abwesenheits-Mail können Sie potenziell Informationen sammeln. Über Ihre Kund:innen, aber auch einfach als Feedback zu Angeboten und Services Ihres Unternehmens. Sind Sie zum Beispiel gerade mit dem Relaunch Ihrer Website beschäftigt, können Sie Ihre Abwesenheits-Mail dazu nutzen, User nach gewünschten Kontakt-Funktionen zu befragen. Oder zu Themen, die Ihre Kunden interessieren. Diese Angaben können Sie dann wiederum in Ihre Redaktionsplan Vorlage innerhalb des Content Stacking einfließen lassen.

Ein Beispiel:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum TT.MM. nicht im Büro und habe währenddessen keinen Zugang zu meinen Mails. Nach meiner Rückkehr werde ich mich schnellstmöglich bei Ihnen melden. Übrigens möchten wir natürlich unseren Service für Sie weiter verbessern und suchen daher nach Features, die Sie begeistern würden. Helfen Sie uns mit Ihrer Meinung und stimmen Sie ab, welche der unten stehenden Features Ihnen besonders am Herzen liegen [Auswahl mit Mehrfach- oder Einfachnennung einfügen].
Ich würde mir … wünschen:
1. den Kontakt via Chatbot
2. Instant Messages für interessante Themen-Insights
3. eine App für meine Anliegen
Haben Sie weitere Anregungen für uns? Dann freue ich mich über Ihr Feedback.
Viele Grüße, XXX“

Sie sehen: Eine Abwesenheitsnotiz kann Ihr Content Marketing und Ihre Lead-Generierung durchaus nach vorne bringen. Wenn Sie die richtigen Hebel in Bewegung setzen. Nutzen Sie daher Ihren Urlaub oder Ihre Geschäftsreise, um ganz nebenbei Inhalte zu promoten und Leads zu gewinnen.

Darf es etwas lockerer sein? – Kreative Abwesenheitsnotiz erstellen

Gerade in der Kreativ-Branche ist die Abwesenheitsnotiz gerne etwas ausgefallener. Neben den klassischen Informationen zur Zeit der Abwesenheit, Weiterleitung der Mail und alternativen Kontaktmöglichkeiten nutzen Kreative Bilder und GIFs. Sie lockern die Abwesenheitsnotiz optisch auf.

GIFs und Bilder

Farbe und Abwechslung ist bei Abwesenheits-Mail Vorlagen sicher eine gute Idee, um in Erinnerung zu bleiben. Ein bisschen Humor hilft, Sympathien zu wecken. Aber auch hier gilt: Das richtige Maß einhalten. Relativ unverfänglich sind Tier-GIFs und -Bilder. Achten Sie bei GIFs und Bildern auf Inhalte, damit sie Sie nicht im falschen Licht erscheinen lassen. Das Party-GIF mit Alkohol-Absturz sollte in keine Abwesenheits-Mail kommen! Beachten Sie auch, ob Ihr Unternehmen und Ihre Kunden einen eher lockeren Umgang pflegen. Selbiges gilt für Ihre Zielgruppen. Im B2B sind GIFs und Bilder je nach Unternehmensschwerpunkt eher nicht zu empfehlen.

Social Media

Social Media Kanäle werden immer wichtiger. Ausgefeilte Social Media Konzepte gehören daher bestenfalls in jedem Unternehmen zum Marketing dazu. Versuchen Sie doch einmal, auch in Ihrer Abwesenheitsnotiz Vorlage die unternehmenseigenen Social Media Kanäle einzubinden. Unterhaltsam ist wie immer bei Social Media das beste Stichwort. Ein Beispiel:

„Hallo und Danke für Deine Nachricht, ich bin zurzeit bis zum TT.MM. nicht erreichbar. Urlaub ist angesagt. Mit Strand und Sonne. Danach bin ich wieder für Dich da und kümmere mich schnellstmöglich um Dein Anliegen. Und was ist Dein Lieblings-Urlaub? Schreib uns doch einfach mal einen Kommentar unter unseren Facebook-Post zum #Urlaub_2021, wie Dein perfekter Urlaub aussieht. Viele Grüße, XXX“

Eine solche Abwesenheitsnotiz bedeutet in der Regel ein sehr lockeres Umfeld, mit einer Du-Policy zwischen Unternehmen und Kund:innen, damit es authentisch bleibt. Passt ein solches Vorgehen in Ihr Unternehmen, können Sie die Abwesenheitsnotiz Vorlage zum Social Media Tool umfunktionieren.

Abwesenheitsnotiz Vorlage und Feiertage

Ein Urlaub fällt oftmals in die Zeit von Feiertagen. In unserem Beitrag „Feiertage im Marketing nutzen“, zeigen wir Ihnen, wie Sie die freien Tage für Ihr Content Marketing perfekt einsetzen können. Aber auch darüber hinaus sollten Sie natürlich Feiertage nicht ignorieren. Das gilt insbesondere bei der Korrespondenz mit Kund:innen – und dazu gehört nun einmal auch die Abwesenheitsnotiz. Binden Sie daher Feiertagsgrüße auf jeden Fall in Ihre Abwesenheitsnotiz Vorlage ein, sollte sich Ihr Urlaub über die Feiertage erstrecken. Übrigens: Gerade bei Feiertagen wie Ostern oder Weihnachten eigenen sich GIFs und Bilder besonders gut, um die Abwesenheitsnotiz optisch aufzuwerten. Und sie sind in aller Regel definitiv unverfänglich.

Dont’s bei der Abwesenheits-Mail

Bei aller Kreativität sollten Sie dennoch die Professionalität, wie wir oben geschrieben haben, bewahren. Daher hier fünf Dinge, die Sie bei Ihrer Abwesenheits-Mail vermeiden sollten.

1. Unpassende Abwesenheitsnotiz zum Unternehmens-Image

Wir haben es bereits angesprochen: Kreative Abwesenheitsnotizen richten sich immer nach dem jeweiligen Unternehmen. Kreativ-Agenturen sind hier tendenziell freier in der Wahl ihrer Vorlagen, als traditionellere Unternehmen. Auch können B2C-Unternehmen etwas lockerere Abwesenheits-Mails verfassen, als das B2B-Umfeld. Schauen Sie daher vor allem zuerst auf Ihren Kundenstamm und Ihre Zielgruppe(n). Genauso sollten Sie das Unternehmens-Image bei der Wahl Ihrer Mail-Vorlagen berücksichtigen. Es gilt: Je traditioneller das Unternehmen und je „konservativer“ die Zielgruppe, desto klassischer sollte auch die Abwesenheitsnotiz sein. Das wirkt sich aber grundsätzlich nicht auf die Möglichkeiten der Lead-Generierung und der Content Promotion aus. Beides ist sowohl in kreativen als auch traditionelleren Unternehmen durchaus eine gelungene Idee für die Abwesenheits-Mail.

2. Keine Unterscheidung von interner und externer Abwesenheitsnotiz Vorlage

Ihre Abwesenheit wirkt sich natürlich nicht nur auf den externen Kontakt aus, sondern auch auf die interne Kommunikation. Die meisten Mail-Programme wie Outlook unterscheiden zwischen internen und externen Abwesenheitsnotiz Vorlagen. Daher sollten Sie für die automatische Mail auch verschiedene Vorlagen für Kollegen und Kunden erstellen. Bei internen Mails können sie zum Beispiel auch etwas lockerer vorgehen – gerade, wenn Sie in einem eher kleinen Unternehmen arbeiten.

3. Zu viele Details zur Abwesenheit

Weniger ist mehr. Das gilt bei der Abwesenheitsnotiz Vorlage besonders. Wichtige Informationen sind im Grunde nur folgende Punkte:

• Die Zeit, in der Sie nicht erreichbar sind
• Eine Angabe darüber, ob Mails weitergeleitet werden oder nicht
• Ggf. der Kollege/ die Kollegin, an die sich Kunden alternativ wenden können

Sind Sie im Urlaub, können Sie das gerne auch kommunizieren. Belassen Sie es aber bei der einfachen Aussage „Urlaub“ und verfallen Sie nicht in detaillierte Beschreibungen. Eine Ausnahme: Sie nutzen als Kreativ-Agentur o.ä. den „sonnigen Urlaub am Strand“ für eine Social Media Kampagne, wie wir sie oben beschrieben haben. Die Angabe, dass Sie auf Geschäftsreise sind, kann auch sinnvoll sein, vor allem, wenn Sie währenddessen verzögert auf E-Mails reagieren. Das gibt Ihren Kund:innen und Partner:innen einen wichtigen Hinweis zur potenziellen Bearbeitungsdauer.

4. Zu wenige Informationen zur Abwesenheit

„Ich bin nicht im Büro.“ – diese Aussage ist natürlich nicht falsch, aber sie liefert definitiv zu wenig Informationen für Ihre Kunden und auch die Kollegen. Zu wenige Angaben sind genauso ein Do-not wie zu viele. Achten Sie daher auf die grundsätzlich wichtigen Informationen, wie wir Sie unter 3. noch einmal angegeben haben.

5. Sprachbarrieren nicht beachten

Viele Unternehmen agieren international. Zu den wichtigsten Tipps gehört daher auch: Achten Sie auf Sprachbarrieren. Haben Sie Kund:innen und Partner:innen im Ausland, sollten Sie lieber eine Abwesenheitsnotiz Vorlage in Englisch erstellen. Manche Mail Programme ermöglichen Ihnen auch verschiedene Abwesenheitsnotizen je nach Region des Senders, sodass Sie die Mail automatisiert sprachlich angepasst versenden können.

Fazit: Kreativ ja, aber mit Blick für’s richtige Maß

Die Standard-Abwesenheitsnotiz “Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin bis zum TT.MM. nicht erreichbar. Ihre Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XX.“ ist eine verpasste Chance. Sie erreichen Kund:innen besser, indem Sie auch die Abwesenheitsnotiz Vorlage an Ihre Zielgruppe anpassen. Mit Blick für das richtige Maß können Sie kreativ werden. Bieten Sie den Schreibenden Mehrwerte wie Content-Links, aktuelle, interessante Downloads oder binden Sie Kunden in die Optimierung Ihrer Services ein. Wenn Sie dabei die wichtigsten Tipps für die Wahrung von Professionalität beachten, wird die Abwesenheitsnotiz positiv in Erinnerung bleiben.