Vom statischen Archiv zum digitalen Erlebnisraum

Früher war das Intranet in vielen Unternehmen ein statisches System: Ein Ort, an dem man alte Präsentationen, Urlaubsformulare und die Kantinenkarte fand. Interaktivität? Fehlanzeige. Heute hingegen wird das Intranet zunehmend als Teil des „Digital Workplace“ verstanden. Als lebendiger, digitaler Arbeitsplatz, der sich an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientiert.

Diese Entwicklung ist kein Zufall. Die Digitalisierung der Arbeitswelt, hybride Modelle und die zunehmende Erwartung nach Transparenz und Mitgestaltung machen es notwendig, die interne Plattform grundlegend neu zu denken. Ein modernes Intranet ist nicht nur Kanal, sondern Erlebnis. Es muss Inhalte bieten, die relevant sind – Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern – und ein Interface, das man gerne nutzt.

Nutzerzentrierung als Schlüssel zum Erfolg

Der größte Fehler bei der Gestaltung eines Intranets ist es, an den Mitarbeitenden vorbei zu entwickeln. Denn was nützt die beste Technologie, wenn sie nicht zur Realität im Arbeitsalltag passt? Ein gelungenes Intranet beginnt daher immer mit einem genauen Blick auf die Zielgruppen: Welche Informationen brauchen sie? Welche Geräte nutzen sie? Welche Hürden erleben sie aktuell?

Indem Du konkrete Personas entwickelst, kannst Du verschiedene Nutzerbedürfnisse sichtbar machen. Die Gestaltung des Intranets sollte dann so flexibel sein, dass Inhalte personalisiert ausgespielt werden können – zum Beispiel auf Basis der Abteilung, des Standorts oder der Funktion. Gerade in großen Organisationen ist das entscheidend, um Relevanz herzustellen und Überflutung zu vermeiden. Ebenso wichtig ist es, das Intranet für mobile Nutzung zu optimieren. Viele Mitarbeitende – ob im Außendienst oder in der Produktion – greifen über mobile Endgeräte auf Informationen zu. Responsive Design oder dedizierte Intranet-Apps sorgen dafür, dass sie nicht außen vor bleiben.

Design, das Orientierung schafft

Ein Intranet muss nicht wie ein Corporate-Kunstwerk aussehen, aber es sollte ein konsistentes und benutzerfreundliches Design bieten. Die Navigation sollte intuitiv aufgebaut sein, sodass die wichtigsten Inhalte mit wenigen Klicks erreichbar sind. Dabei helfen visuelle Elemente wie Kacheln, Symbole oder Farbleitsysteme, die eine schnelle Orientierung ermöglichen.

Besonderes Augenmerk solltest Du auch auf die Barrierefreiheit legen. Ein inklusives Intranet berücksichtigt unterschiedliche Bedürfnisse, etwa durch Kontrastanpassungen, Tastaturnavigation oder alternative Textformate. Denn ein modernes Unternehmen kommuniziert für alle, nicht nur für die Mehrheit. Die visuelle Gestaltung beeinflusst zudem, ob Mitarbeitende das Intranet als modernes, hilfreiches Tool wahrnehmen oder als veralteten Datenfriedhof.

Inhalte, die überzeugen und nicht überfordern

Guter Content ist das Herz eines attraktiven Intranets. Doch viele Plattformen scheitern daran, weil sie zu viele, irrelevante oder veraltete Informationen bereitstellen. Wer sein Intranet gestalten möchte, sollte sich von Anfang an um ein durchdachtes Content-Konzept kümmern. Dieses umfasst nicht nur die Erstellung, sondern auch Pflege und Löschung von Inhalten. Wichtige Fragen dabei sind: Wer ist für welchen Bereich verantwortlich? Wie oft werden Inhalte überprüft? Welche Inhalte müssen regelmäßig aktualisiert oder archiviert werden? Ein sogenanntes Content-Governance-Modell schafft hier Klarheit. Zudem ist es hilfreich, Inhalte in redaktionelle Formate zu bringen, die den Lesekomfort fördern: Kurze Absätze, klare Zwischenüberschriften, unterstützende Grafiken oder kurze Videos machen komplexe Themen zugänglich. So wird aus dem Intranet kein überladenes Dokumentenlager, sondern ein Ort der Wissensvermittlung.

Interaktion und soziale Funktionen im Intranet einbinden

Was wir aus sozialen Netzwerken kennen, lässt sich sinnvoll auf Intranets übertragen. Kommentare, Likes, Mitarbeiterprofile oder Team-Feeds ermöglichen eine dynamische Kommunikation – jenseits von E-Mails. Mitarbeitende können sich sichtbar machen, Wissen teilen oder Rückfragen direkt an die Quelle stellen.

Solche Funktionen steigern nicht nur die Aktivität auf der Plattform, sondern stärken auch das Gefühl der Zugehörigkeit. Wenn Mitarbeitende sich beteiligen können, entsteht Identifikation und das Intranet wird zum Ort gelebter Unternehmenskultur.

Ein weiterer Trend ist Gamification: Spielerische Elemente wie Badges für das Teilen von Wissen oder Punktesysteme für das Mitmachen können helfen, die Nutzung des Intranets nachhaltig zu fördern, insbesondere bei der Einführung oder bei neuen Features.

Intelligente Funktionen: Wenn Technik wirklich hilft

Auch technische Funktionen spielen eine zentrale Rolle bei der Attraktivität eines Intranets. Besonders gefragt ist heute eine intelligente Suchfunktion. Mitarbeitende wollen Informationen schnell finden ohne sich durch komplexe Ordnerstrukturen zu klicken. KI-gestützte Suchsysteme, die Kontext erkennen und passende Inhalte vorschlagen, sind hier ein großer Pluspunkt.

Ebenfalls hilfreich sind Chatbots, die häufig gestellte Fragen beantworten oder bei der Navigation unterstützen. Auch die Integration von Anwendungen wie Kalender, HR-Systemen oder Projekttools sorgt dafür, dass das Intranet zu einem echten Drehkreuz des Arbeitsalltags wird und nicht bloß zu einer weiteren Plattform, die gepflegt werden muss.

Einführung und Veränderung erfolgreich begleiten

Selbst das beste Intranet wird scheitern, wenn es im Unternehmen nicht angenommen wird. Deshalb ist das begleitende Change Management genauso wichtig wie das System selbst. Mitarbeitende sollten frühzeitig einbezogen und regelmäßig informiert werden, etwa über interne Kampagnen, Schulungen oder Feedbackrunden. Ein strukturierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass alle Funktionen verstanden und genutzt werden. Gleichzeitig solltest Du Raum für kontinuierliches Feedback schaffen, um das Intranet stetig weiterzuentwickeln. Denn ein lebendiges Intranet lebt von seinen Nutzer:innen und wächst mit ihnen.

Nützliche Features für den Intranet-Alltag

Ein modernes Intranet bietet mehr als nur Nachrichten und Dokumente. Praktische Funktionen erhöhen den Nutzungswert im Alltag und machen das Intranet zu einer echten Service-Plattform. Hier einige Beispiele:

Mitfahrbörse: Gemeinsam ans Ziel

Lange Anfahrtswege sind für viele Mitarbeitende Alltag. Eine integrierte Mitfahrbörse bringt Fahrer:innen und Mitfahrende zusammen – inklusive Filterfunktion und einfachem Formular zum Einstellen von Fahrten. So lassen sich Fahrgemeinschaften schnell organisieren und Kosten sparen.

Interner Marktplatz: Digitales Schwarzes Brett

Über ein Intranet-Marktplatzmodul können Mitarbeitende Anzeigen erstellen und durchsuchen. Ob Möbel, Tickets oder Gesuche. Mit Text, Bild und Kontaktformular entsteht ein lebendiger digitaler Marktplatz für den internen Austausch.

Veranstaltungskalender im Intranet: Informiert und vernetzt

Ein integrierter Kalender zeigt interne Events und kulturelle Angebote am Standort an. Redakteur:innen pflegen Termine manuell oder via RSS-Feed ein. Eine Monatsansicht sorgt für bessere Übersicht und fördert die Beteiligung.

Betriebssportseite: Gesundheitsangebote sichtbar machen

Attraktive Darstellungen des Sportprogramms – mit Bildern, kurzen Beschreibungen und Links zu Ansprechpartner:innen – machen das Betriebssportangebot im Intranet zugänglich und motivierend.

X oder Threads-Feed & Widgets: Dynamik auf der Startseite

Ein eingebundener X oder Threads-Feed bringt Social-Media-Inhalte direkt ins Intranet. Ergänzende Widgets zeigen z. B. Wetter oder Branchennews und sorgen für eine individuell gestaltbare, aktuelle Startseite.

Live-Chat & Umfragen: Interaktion in Echtzeit

Ein Echtzeitchat ermöglicht spontane Diskussionen. Über ein Umfrage-Tool lassen sich Stimmungen einfangen oder Feedback einholen. Mit sofortiger Ergebnisanzeige und standortspezifischer Auswertung.

Ideenmanagement: Verbesserungsvorschläge digital einreichen

Eine integrierte Ideen-App erlaubt es Mitarbeitenden, Verbesserungsvorschläge einzureichen. Ein automatisierter Workflow übernimmt Bewertung und Freigabe. Ein echtes Plus für Innovationskultur und Partizipation, die außerdem die Wertschätzung der Mitarbeitenden ausdrückt.

Fazit: Intranet gestalten heißt zuhören, vereinfachen, verbinden

Ein attraktives Intranet ist kein Selbstläufer, aber es ist auch kein Hexenwerk. Mit einem nutzerzentrierten Ansatz, durchdachtem Design, relevantem Content und intelligenter Technik lässt sich eine Plattform schaffen, die nicht nur informiert, sondern inspiriert. Wer sein Intranet gestalten will, sollte dabei vor allem eines tun: den Dialog mit den Nutzer:innen suchen. Denn nur so entsteht ein Intranet, das angenommen wird und das seinen Platz im digitalen Arbeitsalltag verdient. Ein modernes Intranet kann viel mehr als nur Informationen speichern. Es wird zur zentralen Plattform für interne Kommunikation, Kollaboration, Wissenstransfer und die digitale Mitarbeitererfahrung – gerade in Zeiten von Homeoffice, Remote Work und verteilten Teams.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Fördert Transparenz und Mitarbeiterbindung
• Stärkt die interne Kommunikation und Zusammenarbeit
• Spart Zeit durch zentrale Ablage und intelligente Suche
• Unterstützt die Unternehmenskultur durch soziale und interaktive Elemente

Der Beitrag Intranet gestalten: So wird es gerne genutzt erschien zuerst auf contentmanager.de.

Das Intranet dient der internen Kommunikation, der Integration von Produktivanwendungen und kann Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit sein. Durch die unterschiedlichen Aufgaben muss das Intranet Anforderungen unterschiedlichen Kalibers gerecht werden. Was generell bei der Implementierung eines zielgerichteten Intranets im eigenen Unternehmen zu beachten ist und welche Intranet Inhalte sinnvoll sind, zeigen wir Dir in diesem Beitrag anhand einer detaillierten Checkliste.

Es gibt nicht das perfekte Intranet. Das Thema ist so individuell wie jedes Unternehmen. Es muss explizit an dessen Anforderungen angepasst werden. Deshalb ist es wichtig, schon vor Beginn der Konzeption einige Fragen zu klären, die großen Einfluss auf das fertige Intranet haben. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Aspekten, die beachtet werden sollten, damit das neue Intranet nicht nur technisch überzeugt, sondern von den Mitarbeiter:innen auch durch die passenden Intranet Inhalte angenommen und mit Leben gefüllt wird. Und besteht das Intranet einmal, gilt es, dieses immer wieder an neue Bedürfnisse und Herausforderungen anzupassen.

Die Konzeption des Intranets sollte diese verschiedenen Hauptfunktionen berücksichtigen:

Die 5 Dimensionen des Intranets

Das Intranet umfasst fünf Dimensionen, die unterschiedliche Kern-Features bedienen. Wir liefern Dir hier eine Übersicht:

1. Das Kernintranet: Das Kernintranet umfasst hauptsächlich die klassische Push-Kommunikation. Ein kleiner Kreis an Redakteur:innen stellt Mitarbeiter:innen vor allem Informationen über aktuelle Geschehnisse und Entwicklungen im Unternehmen bereit.
2. Die Collaboration: Der Aspekt Collaboration umfasst Methoden und Funktionen, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen über Abteilungsgrenzen und Standorte hinweg zu fördern. Dafür muss das Content Management System (CMS) des Intranets es ermöglichen, verschiedene Bereiche, sogenannte Spaces, anzulegen: für Teams, Abteilungen und Themen. Außerdem sollte es eine strukturierte Ablage von Inhalten und Informationen ermöglichen.
3. Das Social Intranet: Das Social Intranet trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter:innen besser kennenlernen, schneller die richtigen Ansprechpartner:innen finden und sich miteinander austauschen. Kommentar-Schaltflächen, Voting- und Like-Funktionen, Foren, Wikis und Blogs machen den Austausch von Informationen und Wissen lebendig.
4. Das Portal: Das Portal dient im Intranet als Single Point of Entry. Mitarbeiter:innen erreichen darüber alle Anwendungen und Informationen, etwa über ein Dashboard. Anhand der Netzwerkkennung werden die Anwender:innen automatisch authentifiziert und müssen sich folglich nicht mehr einzeln überall anmelden.
5. Die Suche: Eine Suchfunktion ist häufig Bestandteil einer Standard-Software und ermöglicht es Mitarbeiter:innen, im Intranet leicht Inhalte aufzufinden. Auto-Vervollständigung, Rechtschreibkorrektur, Kategorie-Suche oder die Einbindung weiterer Quellen sind Lösungen die dabei helfen können, Inhalte und Themen leichter zu finden.

Welche Intranet Anforderungen in einem Unternehmen hinsichtlich der Dimensionen bestehen und welche Intranet Inhalte damit wichtig sind, hängt davon ab, was mit dem Intranet erreicht werden soll: Dient es alleine der Kommunikation über digitale Kanäle? Sollen Anwendungen für die alltägliche Arbeit integriert werden? Muss das Intranet über mobile Endgeräte erreichbar sein? Welche Informationen müssen über die Anwendung abgerufen werden können? Die zehn wichtigsten Punkte haben wir in einer übersichtlichen Checkliste zusammengestellt.

1. Definiere Strategien und Ziele für Deine Intranet Inhalte und Anforderungen

Überlege, welchen Zweck Dein Intranet erfüllen soll und definiere eine Intranet-Strategie sowie Intranet-Ziele. Dabei sollte die Unternehmenskultur berücksichtigt werden. Fragen, die bei der Konzeption unter anderem geklärt werden sollten sind:

• Wie soll das Intranet in der internen Kommunikation genutzt werden? Hieraus ergeben sich unter anderem Anforderungen, die in die Richtung von Chat- und Foren-Funktionen oder Implementierungen von News und Blogs gehen.
• Sollen Prozesse mit verschiedenen Tools in der Anwendung digital abgebildet werden? Welche Tools sind denkbar? Werden neue Technologien am Arbeitsplatz schnell angenommen?
• Braucht es passwortgeschützte Bereiche oder einen eigenen Bereich für das Management im Unternehmen?
• Soll es eine gemeinsame Dokumentenablage bzw. ein gemeinsames Dokumenten-Management geben? Wie muss dieses aussehen?
• Was ist für das Wissensmanagement wichtig? Hier sollten beispielsweise der Zugriff auf Applikationen, der Einsatz von Erklärvideos, der Einbezug von Guidelines, Arbeitsanweisungen und anderen Dokumenten/ Handbüchern geklärt werden.
• Welche Intranet Inhalte sind generell für die Zusammenarbeit wichtig und müssen berücksichtigt werden?
• Über welche Services soll das Intranet für Mitarbeiter:innen und Unternehmen verfügen – beispielsweise Dienstpläne, Seminarbuchungen, Urlaubsanträge etc.

Natürlich gibt es noch viele weitere Punkte, die Du bei der Konzeption des Intranets berücksichtigen solltest. Die hier aufgeführten Punkte lassen sich zweifelsfrei in detaillierte Listen umwandeln. Für Dich bedeutet das: Gehe in die Tiefe und analysiere den individuellen Bedarf des Unternehmens. Immer vor dem Hintergrund: Was will ich mit dem Intranet erreichen? Dabei kann es hilfreich sein, die gewünschten Features entlang der einzelnen, oben beschriebenen Dimensionen festzuhalten.

2. Stelle ein Intranet Team zusammen

Damit das Intranet bespielt und gepflegt werden kann, braucht es ein Intranet Team. Dieses verantwortet als organisatorische Einheit nach dem Launch die inhaltliche und technische Weiterentwicklung. Darüber hinaus übernimmt das Intranet Team die Kommunikation dessen am Arbeitsplatz. Das Team fungiert gleichzeitig also als zusätzlicher Motivator, damit Mitarbeiter:innen das Intranet für die Zusammenarbeit nutzen.

3. Lege Ansprechpartner:innen für Belange rund um das Intranet fest

Ein:e Service-Manager:in ist das technische Pendant zum Intranet Team. Er oder sie kümmert sich um die zugrundeliegende technische Infrastruktur. Darüber hinaus stehen Service-Manager:innen dem Intranet Team und den Mitarbeiter:innen technischer Ansprechpartner:innen zur Verfügung.

4. Gleiche die CMS-Funktionen mit langfristigen technischen Anforderungen ab

Herzstück des Intranets ist immer ein Content Management System (CMS). Dieses sollte natürlich den Anforderungen Deines Unternehmens an das Intranet entsprechen. Gleiche daher die Funktionen verschiedener CMS mit Deinen Anforderungen un denen Deines Teams ab. Priorisiere dabei die gewünschten Features: Kein CMS auf dem Markt kann alle Deine Bedürfnisse zu 100 Prozent erfüllen. Wähle deshalb ein CMS aus, das seine Stärken in den Bereichen hat, auf die Du am meisten Wert legst: Kernintranet, Collaboration, Social Intranet, Portal, Suche. Du willst Dich zu verschiedenen CMS informieren? Dann wirf einen Blick in unsere Gegenüberstellung von 18 Content Management Lösungen. Bei der Auswahl der richtigen Software hilft Dir unser passender Beitrag inklusive Checkliste zum Download.

5. Mache Dein Intranet zugänglich für mobile Endgeräte

Damit Dein Intranet auch langfristig als Kommunikationsmedium einsetzbar bleibt, achte darauf, dass das von Dir eingesetzte CMS Responsive Design unterstützt. Somit ist Dein Intranet auch auf mobilen Geräten verfügbar. Falls es in Deine Mobile-Strategie passt, kannst Du Mitarbeiter:innen auch eine Intranet-App bereitstellen.

6. Lege relevante Intranet Inhalte fest

Jedes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Definiere deshalb in einem Regelwerk für Dokumentations- und Wissensmanagementzwecke, welches Wissen in Intranet Inhalten wie festgehalten werden soll. Automatisiere den Pflegeprozess und sorge dafür, dass Inhalte immer aktuell sind und Verantwortliche an die Pflege und Aktualisierung erinnert werden. Führe außerdem ein strukturiertes Kategorien- bzw. Metadatensystem ein. Filter, Sortiermechanismen und Suchfunktionen sind nur so gut, wie das hinterlegte Metadatensystem. In unserem Beitrag haben wir weitere Informationen für ein attraktives Intranet zusammengefasst.

7. Social Intranet: Kläre Anforderungen an den Datenschutz

Beim Thema Social Intranet musst Du den Datenschutz beachten. Beziehe daher vom Konzeptions- bis zum Einführungsprozess Betriebsräte und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte mit ein, um Komplikationen zu vermeiden. Grundsätzlich ist es Deinen Mitarbeiter:innen selbst überlassen, welche personenbezogenen Informationen sie mit anderen teilen möchten.

8. Lass Dein Intranet testen

Lasse Dein Intranet vorab von Deinen Mitarbeiter:innen testen. So kannst Du wertvolle Informationen der späteren Nutzer:innen zur Usability sammeln und etwaige Anpassungen vornehmen. Deine Mitarbeiter:innen können Dir ein wesentlich detaillierteres Feedback geben, als es automatisierte Test je könnten. Denn nur die Nutzer:innen können Dir sagen, ob die Oberflächen oder die Funktionalitäten die Wünsche und Erwartungen erfüllen.

9. Kommuniziere die Nutzung des Intranets

Sensibilisiere und motiviere Deine Mitarbeiter:innen bereits im Vorfeld für die Wichtigkeit, aber vor allem den Nutzen des Intranets. Deine Mitarbeiter:innen sollten das Intranet als digitale Anwendung für alle definierten Zwecke, beispielsweise die Kommunikation untereinander oder als Management-Tool, kennen. Gegebenenfalls sind Einführungsveranstaltungen mit der Implementierung des Intranets zu verbinden. Kommen neue Mitarbeiter:innen ins Unternehmen, sollten diese ebenfalls durch Vorgesetzte oder andere Kolleg:innen in das Intranet eingeführt werden. Der Erfolg Deines Intranets steht und fällt letztlich mit der Bekanntheit und mit der Akzeptanz.

10. Optimiere nicht nur Deine Intranet Inhalte kontinuierlich

Optimiere Dein Intranet kontinuierlich. Und das nicht nur hinsichtlich der Intranet Inhalte. Technologien entwickeln sich weiter, Bedürfnisse ändern sich. Ermögliche Deinen Mitarbeiter:innen in regelmäßigen Abständen (oder stetig über ein integriertes Tool) Feedback zu geben. Und sorge dafür, dass der Betrieb des Intranets lebendig ist. Nichts ist demotivierender für die Nutzung des Intranets als veraltete Inhalte oder nicht funktionierende Software-Elemente.

Fazit

Das perfekte Intranet und die richtigen Intranet Inhalte richten sich nach den Intranet-Anforderungen des Unternehmens. Eine detaillierte Konzeption ist wichtig. Wer eine konsistente Strategie und feste Ziele für die Nutzung des Intranets hat, kann diese besser auf seine Bedürfnisse zuschneiden. Mit der richtigen Technik, einem guten Support und regelmäßiger Pflege bringst Du Dein Intranet auf den richtigen Kurs.

Der Beitrag Intranet Inhalte und Anforderungen – mit Checkliste erschien zuerst auf contentmanager.de.

Gamification könnte ein hilfreicher Ansatz sein, strategische Ziele im Mitarbeiterportal zu erreichen

Gamification ist die Übertragung von Spielelementen auf einen Lebensbereich, der mit Spiel nichts zu tun hat, zum Beispiel in der Geschäftswelt. In jedem Fall wird etwas, das eigentlich kein Spiel ist, spielerisch. Mit einfachen Elementen wie Ranglisten, Punktevergabe oder Auszeichnungen werden Mitarbeiter inspiriert aktiv zu werden.
Die meisten Menschen müssen im Laufe des Tages viele Dinge tun, die sie nicht wirklich gerne angehen. Gamification hilft, lästige Aufgaben auf der I-must-Liste auf die I-want-Liste wandern zu lassen.

Das Ziel von Gamification ist es, sich intensiver mit Nutzern, Mitarbeitern, Partnern und anderen Zielgruppen zu beschäftigen und sie zu motivieren, z. B. im Intranet einen Wiki- oder Blogbeitrag zu schreiben, Wissen zu teilen, Inhalte zu bewerten oder zu kommentieren und besser zusammenzuarbeiten. Das klassische Gamification setzt den Focus auf Wettbewerb. Es wirkt auf die Mitarbeiter, die Vorgesetzten und die Unternehmenskultur. Es verbessert die Leistung, Motivation und das Lernverhalten.

Welche Spielprinzipien müssen beachtet werden

Es gibt keine Standardantwort auf diese Frage, welche Spielprinzipien beachtet werden müssen, aber es gibt Anhaltspunkte aus der Psychologie. Mitarbeiter sind zu motivieren mit dem richtigen Zusammenspiel von Spielspaß, Spielsinn, Spielmechanik, Grafik und Musik.

Forscher haben herausgefunden, dass wir Menschen folgende fundamentalen Bedürfnisse besitzen und diese gelten standort- und generationsunabhängig:

• Status
• Belohnung
• Erreichung von Meisterschaft
• Selbstverwirklichung
• Selbstlosigkeit
• Wettbewerb

Quelle: Fotolia

Und genau diese menschlichen Grundbedürfnisse versucht man mit Gamification zu adressieren. Beachtet man diese Grundbedürfnisse bei der Spielkonzeption, so wird klar, dass verschiedene Spielercharakter angesprochen werden müssen. Das Ziel ist immer, dass sich viele motiviert fühlen und mitmachen. Gamifizierung ist nicht auf bestimmte Branchen beschränkt. Häufig werden die Spielanreize im Marketing, Call-Center, Vertrieb, Personal oder eLearning Bereich eingesetzt.

Quelle: comundus

Konzeption und Ziele für das Spiel

Gamification ist keine Hauruck-Aktion. Und auch kein Allheilmittel. Es ist keine Wunderwaffe, mit der jedes Problem gelöst werden kann. Ein schlecht zu bedienendes Mitarbeiterportal mit langen Wartezeiten und überladener Startseite wird dadurch nicht besser. Aber in den meisten Fällen lassen sich mit einer tiefgehenden Analyse die Problemfelder identifizieren, die mit Gamification „beackert“ werden können. Ist das Problem erkannt, braucht es eine Zielvorgabe.

Ziele müssen für das „Spiel“ konkret qualitativ und quantitativ vorgegeben werden. Ziel können sein, dass Mitarbeiter lernen: Wissen zu teilen, bestimmte Seiten zu besuchen oder Wiki- und Blogbeiträge zu verfassen? Aber auch höhere Umsatzzahlen, eine schnellere Reaktion und genaue Datenpflege von den Mitarbeitern im Call-Center können belohnt werden? Zeitraum und Zielgruppendefinition ergänzen die Vorgaben für die Spielkonzeption. Alle Benutzeraktivitäten, die für den Erfolg der Unternehmen wichtig sind, werden definiert und zur Durchführung der Aktivitäten als Spiel gestaltet. Somit können strategische Ziele im Intranet/Mitarbeiterportal in der Form eines Spiels, statt in der Form von Managementverordnung oder Benutzereinschränkungen, erreicht werden.

Gamification erlaubt dem Unternehmen, Aufgaben mit Wertigkeit zu versehen und Belohnungen für das effiziente, meiste oder erfolgreichste Bearbeiten dieser Aufgaben zu verteilen. Belohnungssysteme implizieren, welche Aufgaben den höchsten Wert haben.

Akzeptanz aufbauen

Nicht immer sind alle Mitarbeiter begeistert, wenn ihre Leistungen transparent gemacht werden. Wenn Ranglisten mit den besten Mitarbeiterinnen auf einem PC-Bildschirm in der Werkshalle angezeigt werden. Dies führt nicht nur zur Freude am Spiel, sondern zu einem ungesunden Leistungsdruck und Neid. In der Regel will auch der Betriebsrat hier ein Wort mitreden.

Welche technischen Lösungen gibt es?

Zunächst ist immer die Eigenentwicklung in der IT-Entwicklung möglich. Doch das Angebot an Gamification Engines am Markt ist groß. In der Regel sind diese Engines so aufgebaut, dass ihre Funktionalitäten (Leader Board, Spiele, Auswertungen, Reports) per API in die eigenen Informationsportale eingebunden werden. Die meisten haben einen speziellen Schwerpunkt wie: Bunchball Nitro für Loyality, Punchtab für Marketing/User Experience, LevelEleven für Sales Teams und Gameffective ist eine der führenden Gamification Engines.

Große Portalanbieter wie IBM connect, Microsoft Share Point oder Liferay integrieren Gamification in die Unternehmensportale mit Plug-ins.

Für die konzeptionelle Umsetzung und Entwicklung von Spielen bieten sich etablierte Gamification Agenturen an, die ganz individuelle Anforderungen realisieren und ein nachhaltiges Gamification begleiten.

Einstieg in Gamification mit Liferay

Liferay ist eine Software, mit der Unternehmen ihre Mitarbeiterportale mit einem durchgängigen digitalen User-Erlebnis gestalten. Als Open-Source-Plattform bietet Liferay die umfassenden Funktionalitäten für moderne Mitarbeiterportale und den digitalen Arbeitsplatz.

Für Liferay 7 existieren Gamification Portlets – Social Activity, die die Aktivitäten der Mitarbeiter in Collaboration Portlets tracken und auswerten.
Es können standardmäßig die Collaboration Portlets Wiki, Blog, Forum, Nachrichten und Dokumente hinzufügen getrackt werden.

Der Beitrag Mit Gamification nimmt Ihr Mitarbeiterportal Fahrt auf erschien zuerst auf contentmanager.de.

Auf der Bildschirmoberfläche sind Icons vorhanden, über die sie ihre benötigten Anwendungen erreichen.

Über den täglichen Windows-Login ist der Mitarbeiter bekannt und kann ohne zusätzliche Anmeldung ins Mitarbeiterportal einsteigen. Der Zugriff auf alle relevanten Informationen und Anwendungen ist damit gegeben.

Es ist nichts Neues, dass Betriebsabläufe durch das Digitalisieren vereinfacht werden und zwar im Vertrieb genauso wie in der Produktion und vermehrt im Personalwesen. Auch die Personalabteilung möchte mit ihren Anliegen und Daten ganz dicht am Mitarbeiter sein.

Zunächst sollen Mitarbeiter Zugriff zu ihren persönlichen Daten wie Bankverbindung, Foto und Wohnadresse erhalten und diese selbst verwalten können. Zudem werden Änderungen, die ein Mitarbeiter vornimmt, erst dann für alle Berechtigten sichtbar, sobald der zuständige Personalmanager diese auch freigegeben hat. Bis dahin sind die Informationen nur für den Mitarbeiter selbst einsehbar.

Zusätzlich werden im Mitarbeiterportal die Profile der Mitarbeiter verwaltet. Schulabschlüsse, Akademischer Grad, Hard- und Soft- Skills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen werden dort gepflegt. HR und Vorgesetzte haben so einen aktuellen Einblick über die Talente ihrer Mitarbeiter und erkennen, in welchen Bereichen diese gewinnbringend eingesetzt werden können oder wo noch Entwicklungsbedarf besteht. Außerdem vereinfacht eine Suche im Mitarbeiterportal die interne Stellenbesetzung und die Teambildung für geplante Aufgaben. Grundvoraussetzung ist, dass Mitarbeiterprofile aktuell sind und die berufliche Entwicklung stets auf den neuesten Stand gebracht wird. Wissen bleibt somit nicht verborgen, sondern wird für alle transparent.

Willkommen an Bord

„Guten Tag sind Sie der Neue? Ich glaube dahinten ist ihr Büro und ihr Arbeitsplatz. Guten Start wünsche ich“. Damit ist die strukturierte Einarbeitung von Kollegen erst einmal beendet. Doch was soll jetzt folgen? Wer macht weiter und welche Themen sind wichtig? Wo sind die Informationen für den Onboarding-Prozess der einzelnen Stellen? Was nun folgt, ist für Konzerne ein standardisierter Prozess, doch Kleinunternehmen und Mittelständler haben häufig keine festen Abläufe, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen. Es soll schon vorgekommen sein, dass Neulinge sich ihren Stuhl selber aus dem Lager holen mussten und alleine zum Mittagessen gegangen sind. Abhilfe von diesem Desaster schaffen Onboarding-Regeln für den ersten Arbeitstag, die im Mitarbeiterportal veröffentlicht sind. Sind sie vereinheitlicht, können sie einfach vom Vorgesetzen und den direkten Kollegen umgesetzt werden.

Analoge Reisekostenabrechnung ade

Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge stehen an erster Stelle, wenn die Personalabteilung ihre Prozesse digitalisiert. Ein Freigabeprozess für die Anträge ist im Mitarbeiterportal oder im HR-System zu hinterlegen. Standard ist das vier-Augen-Prinzip. Oft sind aber auch mehrere Personen am Prozess beteiligt. In der Regel läuft die Verwaltung der Urlaubsdaten und die Abrechnungslogik für die Reisekostenabrechnung im HR-System. Den Mitarbeitern werden Antragsformulare im Mitarbeiterportal bereitgestellt und die Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht und synchronisiert. Die technische Umsetzung macht in den Unternehmen keine Probleme, doch müssen die Prozesse verändert werden und alle Mitarbeiter dürfen keine Scheu haben, die digitalen Wege mitzugehen.

Einfach praktisch – Ressourcenkalender im Intranet

Einen Ressourcenkalender für die Verwaltung von z.B. Schulungsräumen, technischen Ausstattungen oder KFZ-Pools in einem Mitarbeiterportal aufzurufen, ist eine erhebliche Vereinfachung der Ressourcen-Reservierungen. Jeder Mitarbeiter hat standortunabhängig Blick auf buchbares Equipment. Zusätzlich werden Termine, aus dem persönlichen Outlook-Kalender angezeigt und synchronisiert. Denn wer sich im Mitarbeiterportal eingeloggt hat, möchte den Ressourcenkalender auch dort pflegen und nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her hüpfen.

Ein Ressourcenkalender kann auch das Angebot von Weiterbildungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter beinhalten. Hier helfen Voreinstellungen und eine Konfiguration des Kalenders, damit jeder Mitarbeiter nur für ihn relevante Seminare angezeigt bekommt. Eine personalisierte Sicht auf den Kalender ist technisch gut umzusetzen.

eLearning und Weiterbildung über das Intranet

Mitarbeiterportale, die auf Portalsystemen wie Liferay basieren, haben eine offene Infrastruktur, die es ermöglicht, mit eLearning-Systemen zu „sprechen“.

eLearning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. Ob sich das Lernziel auf Fachliches oder Softskills konzentriert, eLearning Systeme verfolgen und speichern alle Lernerfahrungen der Mitarbeiter. Sind alle Lernerfahrungen gesammelt, können die Verantwortlichen der Personalabteilung oder auch die Vorgesetzten leicht Lernlücken identifizieren und Verbesserungen quantifizieren.

Im Mitarbeiterportal können die sich daraus abgeleiteten Entwicklungspfade, Weiterbildungs- und Bewertungsziele dargestellt werden. Der Prozess wird mit allen Beteiligten abgebildet. Der Mitarbeiter wird direkt eingebunden und hat Zugriff auf die ihn betreffenden Gesprächsprotokolle und Lernstände. Aus dieser Perspektive kann er seine Ziele betrachten und daran arbeiten. Alle Stakeholder des Weiterbildungsprozesses erhalten Rollen und Rechte, damit der Weiterbildungsprozess nur von berechtigten Personen betrachtet werden kann. Wer im Prozess nicht eingebunden ist hat keinen direkten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Über einen Workflow wird der Lern- oder Bewertungsprozess gesteuert. Außerdem können, wenn gewünscht, die Mitarbeiter per Email auf offene Tätigkeiten hingewiesen werden.

Weitere getroffene Vereinbarungen sind in einem Formular festzuhalten und werden in einem persönlichen digitalen Postfach abgelegt. Freigabeprozesse und Workflows sind für alle Prozesse sinnvoll. Lernstandkontrolle oder Zielerfüllung werden so gesteuert. Selbständiges und zeit- bzw. ortunabhängiges Lernen wird unterstützt. Darum werden zentral in einem Downloadcenter die Weiterbildungsdokumente mit freiem Zugriff veröffentlicht.

Immer beliebter für den schnellen Wissenstransfer werden animierte Lernvideos. Ein bisschen Humor kommt gut an, denn Lernen macht Spaß.

Gehaltsabrechnung in den persönlichen Posteingangskorb

Höchst brisant sind die Daten in einer Gehaltsabrechnung. Sicher verschlüsselt und zum Beispiel in einem PDF-Format verpackt, wandert sie aus dem HR-System (Payroll) in den persönlichen Posteingangskorb der Mitarbeiter im Portal. Der analoge Papierweg ist damit überflüssig.

„Single Point of Entry“ für Personalprozesse

Ein Single Sign–on (das den Zugriff auf verschiedene Applikationen nach einmaliger Authentifizierung am Portal ermöglicht) spart Zeit und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Über seinen Browser hat der Nutzer einen zentralen Zugang zu allen für ihn wichtigen Anwendungen. Denn im Portal sind die geschäftsrelevanten Anwendungen, zum Beispiel HR, ERP, CRM, BI etc. integriert. Schnittstellen und Web-Services ermöglichen eine sichere Synchronisation von Daten zwischen Portalwelt und Anwendungen. Über Prozesse werden die einzelnen Elemente orchestriert. Nutzt das Personalwesen diese Techniken und passt ihre Prozesse daraufhin an, so leistet sie einen großen Beitrag auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz. Eine Voraussetzung für die Agilität von Unternehmen im Bereich der HR-Prozesse.

Pin Pong Partner – Liferay

Liferay Portal, ein Open Source Portalsystem, eignet sich in Unternehmen als mitarbeiter- und prozessorientiertes Enterprise Portal. Die lizenzkostenfreie Open Source Software beeindruckt durch ihre Vielzahl an Funktionen und ihre hervorragende Software-Architektur. Liferay ist eine Software, mit der Unternehmen aller Größenordnungen für ihr Intranet bzw. Mitarbeiterportal ein durchgängiges digitales Erlebnis gestalten können. Es ist der ideale Ping Pong Partner, um Daten mit den HR-Systemen auszutauschen, zu synchronisieren und anzuzeigen. Definierte Freigabeprozesse und das Rollen- und Rechtekonzept geben den HR-Anforderung den Spin zum Erfolg.

Der Beitrag HR-Prozesse – Willkommen im Mitarbeiterportal erschien zuerst auf contentmanager.de.

Stephan Schillerwein war wieder Teilnehmer der Veranstaltung und faßt die Höhepunkte des Programms kurz zusammen (alle Screenshots wurden „live“ aufgenommen).

Suchen im Google Intranet

Viele der rund 400 Teilnehmer aus aller Welt erwarteten die Präsentation und Live Tour von Google mit besonderer Spannung. Kein Wunder, liegen die Mitarbeiter doch vielen Intranet Managern ständig damit in den Ohren, dass die Intranet-Suche so sein soll wie die Websuche von Google. Wer also, wenn nicht Google selbst, könnte die perfekte interne Suche haben?

Dass sich Enterprise Search zu einer wichtigen und komplexen Business Applikation entwickelt hat, die weit mehr als ein einfaches Suchfeld beinhaltet, wurde anhand mehrerer Demo-Beispiele veranschaulicht:

Empfehlung von Such-Resultaten durch die Benutzer selbst zur Verbesserung der Relevanz der Suchergebnisse

Personalisierung von Suchergebnissen in Abhängigkeit von der Rolle des Benutzers

Zugriff in den Suchergebnissen auf Inhalte aus Geschäftsanwendungen in Echtzeit

Es wurde deutlich, dass sich die Suche mehr und mehr zur wichtigsten system- und inhaltsübergreifenden Anwendung entwickelt, die oftmals den einzigen zentralen Zugang zu allen dem Mitarbeiter zur Verfügung stehenden Informationen bietet. Sie ist somit der wichtigste Orientierungs- und Navigationsmechanismus in der steigenden Informationsflut. Gleichzeitig aber auch der beste Garant dafür, dass sich die Investitionen in Erstellung und Pflege von Content auch auszahlen wird. Denn nur Content, der auch gefunden wird, ist für ein Unternehmen auch tatsächlich eine wertvolle Ressource.

Live Tour durch das Intranet von Google

Im Vergleich zu früheren Versionen fällt auf, dass auch das Google-Intranet inzwischen mehr Struktur und Navigationsmechanismen bekommen hat. Die Suche ist jedoch nach wie vor das prominenteste Bindeglied aller Inhalte.

Homepage des Intranets von Google, genannt „moma“

Anhand einiger Suchanfragen wurden unter anderem folgende Funktionen demonstriert:

• Best Bets (Featured Results)
• Automatisches Erkennen von Suchanfragen nach Kontaktinformationen
• Type-ahead Ergebnisse (automatisches Vorschlagen von Suchbegriffen und möglichen Suchresultaten während der Benutzer seine Suchanfrage noch formuliert)

Beispiel von Type-ahead Ergebnissen in der Intranet-Suche von Google

Im Google Intranet ebenfalls im Einsatz ist eine Funktion, die auf Basis der individuellen Informationsnutzung der Mitarbeiter versucht, die Relevanzgewichtung der Suchergebnisse personalisiert zu optimieren. Ein Mitarbeiter, der zum Beispiel überwiegend technische Dokumente liest, bekommt solche Informationstypen auch automatisch mit einer höheren Gewichtung in seinen Suchresultaten angezeigt.

Trotz all dieser fortgeschrittenen Funktionen blieb die Frage nach der Qualität und Relevanz der Suchergebnisse offen. Auch bei Google sind nicht alle Mitarbeiter mit den Suchresultaten zufrieden und fordern deren Optimierung. Mit Technik allein sind hochwertige Suchergebnisse bekanntlich nicht zu bekommen, die demonstrierten Suchresultate konnten teilweise trotz aller getroffenen Maßnahmen nicht überzeugen.

Auch bei Google wird also nur mit Wasser gekocht und die anschließende Diskussion der Referenten rief den Teilnehmern einige wichtige Punkte für die Optimierung der Intranet-Suche ins Gedächtnis:

• Suche ist kein „Einmal-Projekt“, sondern erfordert ausreichende personelle Ressourcen für die laufende Pflege und Optimierung (insbesondere hinsichtlich der Inhalte und Metadaten)
• Ein Intranet sollte neben der Suche andere, gut funktionierende Möglichkeiten bieten, um zu den Inhalten zu gelangen. So wie zum Beispiel einen A-Z Index oder eine personalisierte Startseite.
• Das Erscheinungsbild der Suchresultate sollte möglichst nah an die gewohnte Websuche angeglichen werden.

Zusammenfassend resümierte Paul Miller, CEO des veranstaltenden Intranet Benchmarking Forums (IBF): „Die interne Suche steht heute in etwa noch dort, wo sich Intranets im Jahr 2000 befunden haben – es ist also noch ein langer Weg“. Die Ausnahme bestätigt natürlich auch hier die Regel, wie Miller anhand von Beispielen einiger Mitglieder des IBF illustrierte.

Portlets und Tabs als Navigationsparadigma bei Ernst & Young

Eine weitere Live Tour führte die Teilnehmer ins US-Intranet der Wirtschaftsberatungsgesellschaft Ernst & Young. Dort sticht bereits auf der Startseite die große Anzahl an Portlets ins Auge, die ihrerseits wiederum durch einzelne Reiter untergliedert werden.

Homepage des Ernst & Young Intranets

Dadurch ist es möglich, eine große Menge an Inhalten und Funktionen auf vergleichsweise kleiner Fläche zu platzieren. Die dadurch grundsätzlich erschwerte Orientierung innerhalb der Seite scheint zumindest bei Ernst & Young nicht zu größeren Problemen zu führen, wie ein Blick in die Zugriffsstatistiken zeigt: demnach sind die Reiter die am häufigsten genutzten Elemente auf der Startseite. Sie werden dort mehr als dreimal so oft wie die Suche dazu verwendet, um zu den benötigten Informationen zu gelangen.

Zugriffsstatistik des Ernst & Young Intranets

Das Intranet in Euro und Cent

Am 05. Mai findet die nächste Episode von Intranets Live statt. Neben zwei neuen Intranet Live Touren steht dann auch die Frage nach dem finanziellen Wert eines Intranets mit auf dem Programm. Am Beispiel von BT (British Telecom) wird demonstriert, wie sich der Wertbeitrag eines Intranets realistisch evaluieren und quantifizieren läßt.

Mehr zu diesem Thema:

• Intranets heute
• Intranets aufbauen
• Der Standard Web 2.0
• Governance Intranet
• Intranet Lösungen
• Mehr zu CMS Systemen

Zu Contentmanager.de

Der Beitrag Spektrum der Intranets: Suchprobleme auch im Intranet von Google? erschien zuerst auf contentmanager.de.