Checkliste für das perfekte Intranet


Intranet Anforderungen Die Intranet-Redaktion richtig managen

Das Intranet dient der internen Kommunikation, der Integration von Produktivanwendungen und kann Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit sein. Durch die unterschiedlichen Aufgaben muss das Intranet Anforderungen unterschiedlichen Kalibers gerecht werden. Was generell bei der Implementierung eines zielgerichteten Intranets zu beachten ist, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag anhand einer detaillierten Checkliste.

Es gibt nicht das perfekte Intranet. Das Thema ist so individuell wie jedes Unternehmen. Es muss explizit an dessen Anforderungen angepasst werden. Deshalb ist es wichtig, schon vor Beginn der Konzeption einige Fragen zu klären, die großen Einfluss auf das fertige Intranet haben. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Aspekten, die beachtet werden sollten, damit das neue Intranet nicht nur technisch überzeugt, sondern von den Mitarbeitern auch angenommen und mit Leben gefüllt wird. Die Konzeption sollte verschiedene Hauptfunktionen des Intranets berücksichtigen.

Die 5 Dimensionen des Intranets

Das Intranet umfasst fünf Dimensionen, die unterschiedliche Kern-Features bedienen. Wir liefern Ihnen hier eine Übersicht:

  1. Das Kernintranet: Das Kernintranet umfasst hauptsächlich die klassische Push-Kommunikation. Ein kleiner Kreis an Redakteuren stellt Mitarbeitern vor allem Informationen über aktuelle Geschehnisse und Entwicklungen im Unternehmen bereit.
  2. Die Collaboration: Der Aspekt Collaboration umfasst Methoden und Funktionen, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen und Standorte hinweg zu fördern. Dafür muss das Content Management System (CMS) des Intranets es gestatten, verschiedene Bereiche, sogenannte Spaces, anzulegen: für Teams, Abteilungen und Themen. Außerdem sollte es eine strukturierte Ablage von Inhalten ermöglichen.
  3. Das Social Intranet: Das Social Intranet trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter besser kennenlernen, schneller den richtigen Ansprechpartner finden und sich miteinander austauschen. Kommentar-Schaltflächen, Voting- und Like-Funktionen, Foren, Wikis und Blogs machen den Informations- und Wissensaustausch lebendig.
  4. Das Portal: Das Portal dient im Intranet als Single Point of Entry. Mitarbeiter erreichen darüber alle Anwendungen und Informationen, etwa über ein Dashboard. Anhand der Netzwerkkennung wird der Anwender automatisch authentifiziert und muss sich folglich nicht mehr einzeln überall anmelden.
  5. Die Suche: Eine Suchfunktion ist häufig Bestandteil einer Standard-Software und ermöglicht Mitarbeitern, im Intranet leicht Inhalte aufzufinden. Auto-Vervollständigung, Rechtschreibkorrektur, Kategorie-Suche oder die Einbindung weiterer Quellen können dabei helfen, Inhalte und Themen leichter zu finden.

Welche Intranet Anforderungen in einem Unternehmen hinsichtlich der Dimensionen bestehen, hängt davon ab, was mit dem Intranet erreicht werden soll: Dient es alleine der Kommunikation über digitale Kanäle? Sollen Anwendungen für die alltägliche Arbeit integriert werden? Muss das Intranet über mobile Endgeräte erreichbar sein? Welche Informationen müssen über die Anwendung abgerufen werden können? Die zehn wichtigsten Punkte haben wir in einer übersichtlichen Checkliste zusammengestellt.

1. Definieren Sie Strategien und Ziele für Ihre Intranet Anforderungen

Machen Sie sich klar, welchen Zweck ihr Intranet erfüllen soll und definieren Sie eine Intranet-Strategie sowie Intranet-Ziele. Dabei sollte die Unternehmenskultur berücksichtigt werden. Fragen, die bei der Konzeption unter anderem geklärt werden sollten sind:

  • Wie soll das Intranet in der internen Kommunikation genutzt werden? Hieraus ergeben sich unter anderem Anforderungen, die in die Richtung von Chat- und Foren-Funktionen oder News- und Blog-Implementierungen gehen.
  • Sollen Prozesse mit verschiedenen Tools in der Anwendung digital abgebildet werden? Welche Tools sind denkbar? Werden neue Technologien am Arbeitsplatz schnell angenommen?
  • Braucht es passwortgeschützte Bereiche oder einen eigenen Bereich für das Management im Unternehmen?
  • Soll es eine gemeinsame Dokumentenablage bzw. ein gemeinsames Dokumenten-Management geben? Wie muss dieses aussehen?
  • Was ist für das Wissensmanagement wichtig? Hier sollten beispielsweise der Zugriff auf Applikationen, der Einsatz von Erklärvideos, der Einbezug von Guidelines, Arbeitsanweisungen und anderen Dokumenten/ Handbüchern geklärt werden.
  • Welche Inhalte sind generell für die Zusammenarbeit wichtig und müssen berücksichtigt werden?
  • Über welche Services soll das Intranet für Mitarbeiter und Unternehmen verfügen – beispielsweise Dienstpläne, Seminarbuchungen, Urlaubsanträge etc.

Natürlich gibt es noch viele weitere Punkte, die Sie bei der Konzeption des Intranets berücksichtigen sollten. Die hier aufgeführten Punkte lassen sich zweifelsfrei in detaillierte Listen umwandeln. Für Sie bedeutet das: Gehen Sie in die Tiefe und analysieren Sie den individuellen Bedarf des Unternehmens. Immer vor dem Hintergrund: Was will ich mit dem Intranet erreichen. Dabei kann es hilfreich sein, die gewünschten Features entlang der einzelnen, oben beschriebenen Dimensionen festzuhalten.

2. Stellen Sie ein Intranet Team zusammen

Damit das Intranet bespielt und gepflegt werden kann, braucht es ein Intranet Team. Dieses verantwortet als organisatorische Einheit nach dem Launch die inhaltliche und technische Weiterentwicklung. Darüber hinaus übernimmt das Intranet Team die Kommunikation dessen am Arbeitsplatz. Das Team fungiert gleichzeitig also als zusätzlicher Motivator, damit Mitarbeiter das Intranet für die Zusammenarbeit nutzen.

3. Legen Sie Ansprechpartner für Belange rund um das Intranet fest

Ein Service-Manager ist das technische Pendant zum Intranet Team. Er kümmert sich um die zugrundeliegende technische Infrastruktur. Darüber hinaus steht der Service-Manager dem Intranet Team und den Mitarbeitern als technischer Ansprechpartner zur Verfügung.

4. Gleichen Sie CMS-Funktionen mit langfristigen technische Anforderungen ab

Herzstück des Intranets ist immer ein Content Management System (CMS). Dieses sollte natürlich den Anforderungen Ihres Unternehmens an das Intranet entsprechen. Gleichen Sie daher die Funktionen verschiedener CMS mit Ihren Anforderungen ab. Priorisieren Sie dabei die gewünschten Features: Kein CMS auf dem Markt kann alle Ihre Bedürfnisse zu 100 Prozent erfüllen. Wählen Sie deshalb ein CMS aus, das seine Stärken in den Bereichen hat, auf die Sie am meisten Wert legen: Kernintranet, Collaboration, Social Intranet, Portal, Suche.

Sie wollen sich zu verschiedenen CMS informieren? Dann lesen Sie unseren Vergleich von 17 Content Management Lösungen.

5. Machen Sie Ihr Intranet zugänglich für mobile Endgeräte

Damit Ihr Intranet auch langfristig als Kommunikationsmedium einsetzbar bleibt, achten Sie darauf, dass das von Ihnen eingesetzte CMS Responsive Design unterstützt. Somit ist Ihr Intranet auch auf mobilen Geräten verfügbar. Falls es in Ihre Mobile-Strategie passt, können Sie Ihren Mitarbeitern auch eine Intranet-App bereitstellen.

6. Legen Sie relevante Inhalte fest

Jedes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Definieren Sie deshalb in einem Regelwerk für Dokumentations- und Wissensmanagementzwecke, welches Wissen wie festgehalten werden soll. Automatisieren Sie den Pflegeprozess und sorgen sie dafür, dass Inhalte immer aktuell sind und Verantwortliche an die Pflege und Aktualisierung erinnert werden. Führen Sie außerdem ein strukturiertes Kategorien- bzw. Metadatensystem ein. Filter, Sortiermechanismen und Suchfunktionen sind nur so gut, wie das hinterlegte Metadatensystem. In unserem Beitrag haben wir weitere Inhalte für ein attraktives Intranet zusammengefasst.

7. Social Intranet: Klären Sie Anforderungen an den Datenschutz

Beim Thema Social Intranet müssen Sie den Datenschutz beachten. Beziehen Sie daher vom Konzeptions- bis zum Einführungsprozess den Betriebsrat und gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten mit ein, um Komplikationen zu vermeiden. Grundsätzlich ist es ihren Mitarbeitern selbst überlassen, welche personenbezogenen Informationen sie mit anderen teilen möchten.

8. Lassen Sie Ihr Intranet testen

Lassen Sie Ihr Intranet vorab von ihren Mitarbeitern testen. So können Sie wertvolle Informationen der späteren Nutzer zur Usability sammeln und etwaige Anpassungen vornehmen. Ihre Mitarbeiter können Ihnen ein wesentlich detaillierteres Feedback geben, als es automatisierte Test je könnten. Denn nur die Nutzer können Ihnen sagen, ob die Oberflächen oder die Funktionalitäten die Wünsche und Erwartungen erfüllen.

9. Kommunizieren Sie die Nutzung des Intranets

Sensibilisieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld für die Wichtigkeit, aber vor allem den Nutzen des Intranets. Ihre Mitarbeiter sollten das Intranet als digitale Anwendung für alle definierten Zwecke, beispielsweise die Kommunikation untereinander oder als Management-Tool, kennen. Gegebenenfalls sind Einführungsveranstaltungen mit der Implementierung des Intranets zu verbinden. Kommen neue Mitarbeiter ins Unternehmen, sollten diese ebenfalls durch Vorgesetzte oder andere Kollegen in das Intranet eingeführt werden. Der Erfolg Ihres Intranets steht und fällt letztlich mit der Bekanntheit und mit der Akzeptanz.

10. Optimieren Sie Ihr Intranet kontinuierlich

Optimieren Sie Ihr Intranet kontinuierlich. Technologien entwickeln sich weiter, Bedürfnisse ändern sich. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, in regelmäßigen Abständen (oder stetig über ein integriertes Tool) Feedback zu geben. Und sorgen Sie dafür, dass der Betrieb des Intranets lebendig ist. Nichts ist demotivierender für die Nutzung des Intranets als veraltete Inhalte oder nicht funktionierende Software-Elemente.

Fazit

Das perfekte Intranet richtet sich nach den Intranet Anforderungen des Unternehmens. Eine detaillierte Konzeption ist wichtig. Wer eine konsistente Strategie und feste Ziele für die Nutzung des Intranets hat, kann dieses besser auf seine Bedürfnisse zuschneiden. Mit der richtigen Technik, einem guten Support und regelmäßiger Pflege bringen Sie Ihr Intranet auf den richtigen Kurs.

Bildquellen

  • Intranet_1: http://photodune.net/user/zagandesign
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