Checkliste zur CMS-Auswahl


CMS Check

Analyse der Gebrauchstauglichkeit von Web Content Management Systemen

Nach mehreren heuristischen Evaluationen der Benutzerfreundlichkeit von Websites analysierte Der Autor Paolo Lombardo in seinem wissenschaftlichen Projekt die Gebrauchstauglichkeit bzw. Benutzerfreundlichkeit von Web CMS. Aufgrund einer Empfehlung stieß er zufällig auf das Web CMS Contao und musste feststellen, dass es keine nützliche Hilfestellung bzw. Literatur zum Thema Web CMS-Auswahl gab. Daher basieren einige der nachfolgend beschriebenen funktionalen Aspekte auf dem Web CMS Contao! Hierfür wurde unter anderem die DIN 9241 „Gebrauchstauglichkeit von Software“ analysiert, sowie funktionale Aspekte der Web Usability und Suchmaschinenoptimierung. Der nachfolgende Artikel stellt einige wichtige Punkte vor.

Checkliste zur Auswahl benutzerfreundlicher Web Content Management Systeme (CMS)

Normen zu Interaktionstechniken

Die DIN 9241 gibt Auskunft darüber gibt, welche Möglichkeiten der Interaktion die Benutzer haben sollten. Vor diesem Hintergrund sollte ein Web CMS einem weit gefassten Personenkreis mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Kenntnissen unterschiedliche Formen der Interaktion mit dem System ermöglichen. So können Experten bsw. CSS Angaben direkt über eine Kommandosprache im System eingeben, wohingegen weniger versierte Benutzer diese Angaben über Formulardialoge realisieren können.

Leitlinien für die Individualisierung von Software

Sie zählen ebenfalls zur DIN 9241 und beinhalten Informationen zur individuellen Anpassung eines Systems. Dadurch können Benutzer, deren Benutzermerkmale variieren, dass System optimal auf ihre Bedürfnisse einstellen, um ihre Bedürfnisse zu befriedigen und effizienter arbeiten zu können. Sofern sicherheitskritische Funktionen im Rahmen einer Individualisierung geändert werden sollten, muss das System Informationen zur Verfügung stellen, welche Risiken mit der Individualisierung verbunden sind.

Gegen Ende des Konfigurationsprozesses sollte dem Benutzer mitgeteilt werden, ob die Konfiguration erfolgreich war oder nicht. Administratoren bsw. sollten die Möglichkeit haben Standartwerte für Konfigurationseinstellungen wie Benutzerprofile festzulegen, zu ändern oder zu entfernen.

Ein Web CMS sollte darüber hinaus ebenfalls alternative Schnittstellen-Stile, sogenannte Skins“ anbieten, um Elemente wie bsw. Farben, Schriftarten und -größe zu ändern oder Farbschemata. Die Neupositionierung von Elementen im Backend oder die Wahl eines optimierten „Backend-Theme“ ist ebenfalls benutzerfreundlich, wodurch Mauswege verkürzt werden können.

Sollte ein Benutzer auf Hilfe angewiesen sein, sollte das System kontextspezifische Hilfethemen auf Grundlage der aktiven Schnittstelle anbieten und Informationen wie bsw. Fehlermeldungen entsprechend des Kenntnisstandes des Benutzers formulieren. Experten sollten die Möglichkeit haben, die systeminitiierte Hilfe bei Bedarf abschalten zu können.

Formulardialoge

Sie sind eine weitere Norm der DIN 92412 und eigenen sich für strukturierte dateneingabebezogene Arbeitsaufgaben. Die darin beschriebenen Normen treffen auf Benutzer im Back- sowie im Frontend (auf der Website) zu. Modale Dialogboxen fordern den Nutzer bsw. auf Daten zu speichern bevor der nächste Arbeitsschritt ausgeführt wird. Dies bietet Schutz vor Datenverlust. Die Kennzeichnung von Pflichtfeldern, durch ein Sternchen, erleichtert die Arbeitsaufgabe ebenfalls und dem Benutzer sollten Informationen über zulässige Eingabewerte zur Verfügung gestellt werden, indem zusätzliche Beschriftungen wie bsw. „%“ oder „px“ angegeben werden.

Um Formulare übersichtlich zu gestalten sollten die Beschriftungen für Gruppen von Feldern jeweils am Anfang der Gruppe stehen und aus Gründen der Lesbarkeit sollte die Beschriftung von Textfeldern mit Großbuchstaben beginnen. Um Cursorbewegungen zu reduzieren sollte ein Web CMS die Möglichkeit bieten mit der Tabulatortaste ins nächste Formularfeld springen zu können. Damit Benutzer jederzeit wissen wo sie sich im Formular befinden, sollte ein erkennbarer Fokus-Indikator bereitgestellt werden. Auf fehlerhafte Eingaben sollte das System eine sofortige Rückmeldung anbieten und das fehlerhafte Feld deutlich hervorheben.

Für den Fall, dass bsw. alle Seitentitel einer Website bearbeitet werden müssen, sollte es einen Mechanismus geben, der eine rasche Aus- bsw. Abwahl aller Einträge ermöglicht.

Web Usability

Die Berücksichtigung von funktionalen Aspekten, welche die Benutzerfreundlichkeit von Webseiten im Frontend ermöglicht, ist ebenfalls relevant bei der Auswahl eines Web CMS. Die Realisierungsmöglichkeiten in Bezug auf benutzerfreundliche Websites werden von den jeweiligen Systemen eingeschränkt.

So muss ein System bsw. eine benutzerfreundliche Orientierung auf der Seite ermöglichen. Dazu zählt ein optisches Feedback in Form einer Hervorhebung des aktiven Menüpunktes aber ebenfalls der Einsatz beziehungsweise Verzicht bestimmter Navigationsmenüs wie bsw.:

  • expandierende Menüs
  • aufklappende Menüs
  • Pull Down Menüs

Bei hierarchisch tiefen Websites muss das System die Integration einer „Brotkrümel-Navigation“ (Breadcrumb) anbieten.

Eine weitere Konvention ist die direkte Verlinkung des Logos mit der Startseite, um dem Benutzer jederzeit die Möglichkeit zu geben von vorne zu beginnen. Da ein Web CMS seine Daten aus einer Datenbank generiert, kommt es häufig vor, dass es keine „sprechenden“ URL generiert. Hier sollte ein System die Möglichkeit bieten auf parameterlose Webadressen umstellen zu können, indem bsw. das Rewrite Modul auf dem Webserver aktiviert werden kann. Eine der am häufigsten genutzten Funktion auf Websites ist die Suchfunktion. Sie sollte neben alphabetischen Eingaben ebenfalls alphanumerische Eingaben unterstützen (bsw. bei Webshops). Darüber hinaus unterstützt eine phonetische Suche den Benutzer dabei, mit fehlerhafter Schreibweise ans Ziel zu gelangen.

Mit der verstärkten Nutzung von mobilen Endgeräten muss ein System die Möglichkeit bieten, Inhalte ebenfalls abrufen zu können. Aufgrund von Problemen bei der Darstellung einer Website in verschiedenen Browsern sollte ein System die Möglichkeit bieten entsprechende Browserhacks im System hinterlegen zu können.

Sobald Dateien zum Download angeboten werden, sollte ein System sie mit einem Icon versehen können und einem Hinweis auf die Dateigröße. Laut Expertenmeinungen ist eine zu kleine Schrift ärgerlich für Benutzer, weshalb ein System es im Frontend ermöglichen sollte, die Schriftgröße an individuelle Bedürfnisse anpassen zu können.

Gerade in Zeiten von Datenschutz, müssen gesicherte Webseiten angeboten werden, um Benutzern bsw. in Zahlungssituationen Vertrauen zu vermitteln, so dass sie mit SSL gesicherte Daten verschlüsselt übertragen werden können.

Suchmaschinenoptimierung

Für die Suchmaschinenoptimierung gilt dasselbe wir für die Web Usability. Die Realisierungsmöglichkeiten werden teilweise vom Funktionsumfang der Systeme eingeschränkt. Es besteht jedoch die Möglichkeit sie von Hand aufzurüsten. Fast jedes System bietet Möglichkeit, den Funktionsumfang mit sogenannten „Extensions“ zu erweitern.

Danach ist ein Web CMS bsw. in der Lage eine XML Sitemap zu generieren oder relevante Informationen für Suchmaschinen einzupflegen. Das können bsw. Meta Tags wie der Seitentitel oder eine kurze Beschreibung (description) der Website sein. Überschriften innerhalb des Contents sollten hierarchisch geordnet werden können. Hierfür ist es nötig, dass das System die Möglichkeit bietet, jeder Überschrift ein h1 bis h6 Tag zuzuteilen. Aber ebenfalls die Geschwindigkeit einer Website hängt vom System ab. So muss es bsw. möglich sein, CSS Anweisungen auszulagern und mehrfach verwenden zu können, was sich positiv auf den Seitenaufbau auswirkt.

Weitere Aspekte

Neben den bisher angesprochenen Bereichen gibt es weitere funktionale Aspekte, die im Zusammenhang mit der Web CMS-Auswahl relevant sind.

Technische Besonderheiten bei Newslettern

Aus Marketingsicht wäre da der Versand von Newslettern. Hierbei ist zu beachten, dass je mehr Aufgaben ein Benutzer direkt im Web CMS erledigen kann, seine Arbeit effizienter wird. Jedes unnötige Verlassen des Systems hingegen verlängert diesen Prozess. Nach Expertenmeinung gibt es hierfür Newsletter Erweiterungen. Wichtig hierbei ist, Kundendaten per csv. Datei importieren zu können und den Newsletter anschließend simultan als Html- oder Textvariante versenden zu können. Aber ebenfalls die Erfolgskontrolle sollte gewährleistet sein, um Informationen über die Anzahl der Mails zu erhalten oder über die:

  • Zustellrate
  • Öffnungsrate
  • Klickrate
  • Konversionsrate

Workflowprozesse

Da der Prozesse der Content-Erstellung, innerhalb eines Unternehmens arbeitsteilig ist, müssen Mechanismen vorhanden sein, um die Qualität der publizierten Informationen zu sichern. Hierfür müssen Redakteure über neue Inhalte informiert werden, um sie in einem weiteren Schritt freigeben zu können.

Um die Arbeit untereinander effizienter gestalten zu können sollte ein Web CMS, über ein Taskcenter, die Möglichkeit bieten:

  • Aufgaben zu erteilen,
  • Deadlines zu vergeben,
  • Statusabfragen zu laufenden Aufgaben abzufragen.

 

Schutz und Sicherheit

Es gibt zwar keine 100% Sicherheit vor Hackerangriffen, jedoch sollte ein System den Benutzern schon bei der Passwortvergabe Hinweise auf unzureichende Passwortkombinationen geben oder den Zugriff auf das System über gesicherte Verbindungen ermöglichen. Um irrtümliche Fehler auszuschließen sollte eine Versionierung vorhanden sein und eine automatische Sicherung der Datenbank erfolgen.

Damit sich ein System immer auf dem neuesten Stand befindet, sollte automatisch auf System-Updates hingewiesen werden und ebenfalls auf Updates für Erweiterungen. Bei sehr häufig frequentierten Websites sollte dafür gesorgt werden, dass die Website immer erreichbar ist. Hierfür existieren nach Expertenmeinungen ebenfalls Erweiterungen, welche die Technik des Load Balancing nutzen.

Der Einsatz von Trackingsoftware ist nicht immer rechtlich einwandfrei. Hier sollte ein Web CMS jedoch die Möglichkeit bieten, IP Adressen zu anonymisieren, bevor sie bsw. an Google Analytics gesendet werden. Somit werden rechtliche Stolperfallen vermieden und Datenschutz gewährleistet.

Assetmanagement

Je nach Größe einer Website können große Mengen an Daten (Bilder, Downloads etc.) anfallen. Um sie schnell auffinden zu können muss ein Web CMS Funktionalitäten bereitstellen, damit Inhalte mit Metadaten versehen werden können. Zudem sollten Grafiken bzw. Bilder im System selbst skaliert werden können.

Zukünftige Anforderungen

Damit ein Web CMS möglichst lange genutzt werden kann, sollte darauf geachtet werden, dass Long Term Editions angeboten werden, die fortlaufende Sicherheitsupdates und vollen Support für eine bestimmte Zeit gewährleisten. Dies gilt ebenfalls für existierende Erweiterungen, die nicht immer mit der aktuellen System Version kompatibel sind. Von daher ist hierbei darauf zu achten, dass genügend Anbieter für Erweiterungen existieren, um auch zukünftige Aufgaben abzudecken.

Fazit

Eine Checkliste zur Auswahl eines „guten“ Web CMS, dass neben der Usability und Suchmaschinenoptimierung weitere Aspekte berücksichtigt, kann aus mehreren Gründen einen nützlichen Beitrag leisten:

  • KMU ohne ausgewiesene Experten erfahren worauf sie bei der Auswahl achten sollten.
  • Sie unterstützt die Anfertigung eines Pflichten- und Lastenheftes in Unternehmen, so dass die Ansprüche unterschiedlicher Personengruppen berücksichtigt werden.
  • Die langwierige Suche nach Informationen im Internet entfällt.
  • Die Kriterien basieren auf wissenschaftlichen Erkenntnissen mehrerer Diziplinen.

Die vollständige Arbeit inklusive der Checkliste ist mittlerweile online als eBook im grin Verlag erschienen.

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Bildquellen

  • CMS: © zagandesign - Fotolia.com
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