CMS Auswahl: Checkliste für das passende Content Management System


CMS Auswahl Checkliste Fragezeichen im Herzen eines Labyrinths

Die Kommunikation von Unternehmen findet zunehmend auf einer Vielzahl von Kanälen statt. Neben der Website nehmen Social Media Plattformen und – im E-Commerce – Onlineshops sowie Marktplätze bedeutende Rollen ein. Die Online-Kommunikation stützt sich dabei maßgeblich auf Content Management Systeme (CMS). Doch wie finden Sie eigentlich das passende CMS für ihr Business? Welche Anforderungen sollten Sie für die CMS Auswahl berücksichtigen? In diesem Beitrag erhalten Sie eine detaillierte Checkliste zur CMS Auswahl.

Download Checkliste CMS Auswahl

Content Management Systeme bilden das Herzstück der Kommunikation im Marketing. Die Software übernimmt die Ausspielung verschiedener Content Formate auf Website, Social Media und E-Commerce Kanälen. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, unter der Vielzahl an CMS Lösungen die für sich passende zu finden. Wir bieten Ihnen eine Checkliste zur CMS Auswahl an. In dieser finden Sie alle wichtigen Eckpunkte, damit Sie das richtige CMS System für Ihr Business finden. Laden Sie sich unsere Checkliste hier kostenfrei herunter.

Mit Klick auf den Download-Button willigen Sie ein, dass Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und Ihr Firmenname an Contentmanager.de (Digital Diamant GmbH) und Magnolia International AG, Ibexa GmbH, Episerver GmbH, e-Spirit AG und contentpepper GmbH. zur werblichen Ansprache auch per E-Mail und zur Markt- und Meinungsforschung übermittelt werden dürfen. Mit Ihrer Einwilligung erhalten Sie auch automatisch den contentmanager.de-Newsletter. Die Erklärung ist jederzeit über einen Link in jeder E-Mail widerrufbar.

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Sie wollen noch mehr zu Funktionen und Anbietern von CMS Software Lösungen erfahren? In unserem kostenlosen Marktüberblick CMS Lösungen finden Sie 17 Enterprise Content Management Systeme im detaillierten Vergleich.

 

Im folgenden Beitrag haben wir für Sie außerdem die wichtigsten Informationen zur CMS Auswahl noch einmal kurz zusammengefasst.

CMS Anbieter mit Branchenschwerpunkten

Nicht jede Content Management Lösung ist für jede Branche gleichermaßen geeignet. Viele CMS Anbieter spezialisieren sich auf einige Branchen. Manches CMS weist dadurch beispielsweise speziell auf eine Branche ausgelegte Features auf. Natürlich gibt es aber auch unter den CMS Anbietern welche, die als Allrounder Kunden aller Branchen bedienen.

Die Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet daher: Brauchen Sie spezielle Funktionen, die nur auf Ihre Branche zugeschnitten sind? Veröffentlichen Sie beispielsweise Inhalte in Formaten, die außerhalb der normalen Content-Abdeckung liegen (z.B. hochauflösende 3D-Modelle in der Automobilindustrie)? Dann sollten Sie eher CMS Anbieter in Betracht ziehen, die speziell Kunden Ihrer Branche im Fokus haben.

Benötigte Sprachen der Bedieneroberfläche

Neben branchenspezifischen Anforderungen an die CMS Software werden Sie selbstredend einen unternehmensspezifischen Anforderungskatalog haben. Dazu zählt unter anderem der Umfang der Sprachen, die von der Bedieneroberfläche des CMS unterstützt werden. Gerade im internationalen Geschäft sollte das CMS über die gängigsten Sprachen verfügen. Daher bieten die meisten Content Management Systeme standardmäßig neben Deutsch die Sprachen Englisch, Französisch und teils Spanisch sowie Italienisch an.

Überlegen Sie sich genau, welcher Sprachumfang für Ihr Business relevant ist. Brauchen Sie neben gängigen internationalen Sprachen spezielle Landessprachen für Ihre Website oder sonstige Kanäle? Gerade im Hinblick auf eher außergewöhnliche Sprachen wie Chinesisch, Arabisch oder Russisch sollten Sie bei der CMS Auswahl auf die Abdeckung achten. Mitunter bieten einige Content Management Lösungen andere Sprachen nur auf Anfrage – und ggf. gegen Aufpreis – ab. Oder Sprachen werden nicht allesamt einzeln, sondern nur in Sprachpaketen abgedeckt.

Funktionsumfang

Einer der wohl wichtigsten Aspekte bei der CMS Auswahl ist der Funktionsumfang. Ihre Anforderungen sollten hier detailliert benennen, was Sie genau brauchen. Zu den Basisfeatures, die wir im Marktüberblick CMS Lösungen betrachtet haben, gehören unter anderem ein WYSIWYG-Editor, die Vorschau-Funktion, ein Nutzer-Berechtigungssystem, eine integrierte Suchfunktion, die Abdeckung eines responsiven Designs sowie verschiedene Möglichkeiten der Installation. Die meisten CMS Software Anbieter verfügen über alle abgefragten Basis-Funktionen. Allerdings gibt es beispielsweise nur wenige Anbieter, die Inhalte für eine Mobile-App aufbereiten können.

Definieren Sie daher, welche Features Sie sich vom Content Management System genau wünschen. Welche Kanäle soll Ihr Marketing über das CMS bespielen können (Website, Social Media, Newsletter, etc.)? Sollen Nutzer verschiedene Berechtigungen erhalten? Haben Sie eine Mobile-App, die ebenfalls über das CMS mit Inhalten versehen werden soll? Wie soll die Software bereitgestellt werden (auf dem eigenen Server oder als SaaS-Lösung)? Welche integrierten Funktionen brauchen Ihre Mitarbeiter, damit die Arbeit leichter von der Hand geht?

In Abhängigkeit der Funktionsanforderungen sollten Sie bei der CMS Auswahl nicht nur die Basisfeatures berücksichtigen, sondern auch erweiterte Funktionen und Eigenschaften. Liefert das CMS beispielsweise ein Workflow-Management? Oder Funktionen für ein übersichtliches Content Stacking? Wie schaut es in puncto Personalisierung aus?

Personalisierung im Content Marketing – Headless CMS und DXP

Die Personalisierung im Content Marketing ist für Unternehmen mittlerweile wichtiger denn je. Kunden wünschen sich ein individuelles (Kauf-)Erlebnis auf den verschiedensten Kanälen. Dabei ist es für eine exzellente Customer Experience umso entscheidender, dass Inhalte und Informationen konsistent und passend zur Customer Journey sind. Viele CMS Anbieter haben Ihre Software Lösungen dahingehend angepasst.

Inzwischen gehören Headless CMS Lösungen zu einem guten Marketing Technology (MarTech) Stack dazu. Sie ermöglichen es dem Marketing Team, Content nicht nur zu personalisieren, sondern auch einheitlich auf verschiedenen Kanälen bereitzustellen. Den nächsten Schritt in der optimalen Customer Experience bildet die Digital Experience Platform (DXP). Sie vernetzt das CMS nahtlos mit anderen Marketing Technologien, um die Personalisierung von Inhalten noch besser und flexibler zu gestalten.

Bei der CMS Auswahl sollten Sie daher bei der Personalisierung auf neue technologische Möglichkeiten achten. Überlegen Sie, wo Sie mit Ihrem Content Marketing hin wollen. Die Ziele im Content Marketing wirken sich maßgeblich auf die CMS Auswahl aus.

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Quelle: Pixabay

Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten sollten zukunftsfähig ausgewählt werden.

Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten

Bei der CMS Auswahl sollten Sie einen genauen Blick auf die Schnittstellen-Abdeckung und Erweiterungsmöglichkeiten werfen. Wie erwähnt, haben CMS Anbieter zu Teilen ihre Software Lösungen bereits auf einen Headless-Ansatz umgestellt. Einige bieten bereits die Möglichkeit, das CMS als Herzstück einer DXP zu nutzen. Doch halt nicht alle. Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten sind für die CMS Auswahl ein essenzieller Aspekt. Denn sie bieten Ihnen Möglichkeiten, das CMS System flexibel an neue Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Stellen Sie sich daher unter anderem folgende Fragen:

  • Welche Schnittstellen benötige ich aktuell für meine bestehenden Systeme und Ausgabekanäle (Website, Newsletter, Social Media, Einbindung eines Shop-Systems, etc.)?
  • Welche zusätzlichen Apps und Plug-Ins sind für mein Content Marketing relevant (z.B. Automation-Plugin, PIM-Einbindung, Verknüpfung eigener Community-Lösungen oder Formular- und Landingpage-Builder, etc.)?
  • Welche weitere Funktionen werden in naher (und ferner) Zukunft für die Anforderungen meines Unternehmens wichtig (z.B. KI-basierte Personalisierung, Natural Language Generation, Data Analytics, etc.)?

Rechtliche Aspekte

Neben Funktionen, Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten spielen bei der CMS Auswahl rechtliche Kriterien eine Rolle. Stichwort: Datenschutz. Prüfen Sie daher folgende Punkte:

  • Ist der CMS Anbieter zertifiziert (z.B. DIN oder QMS)?
  • Wie gewährleistet der CMS Anbieter Schutz vor Cyber-Attacken?
  • Wie werden sicherheitsrelevante Vorfälle dokumentiert?
  • Werden personenbezogene Daten anonymisiert?
  • Hat der CMS Anbieter einen Datenschutzbeauftragten, zu dem Sie Kontakt aufnehmen können?
  • Gibt es einen Standard-Vertrag für die Auftragsdatenverarbeitung?
  • Wo befindet sich der Server-Standort und Gerichtsstand?

Unternehmen sollten auf jeden Fall Wert auf DSGVO-konforme Prozesse beim CMS Anbieter legen. Nicht zuletzt gehört zu den Aufgaben eines CMS Systems immerhin die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Eine Zertifizierung hilft Unternehmen beispielsweise, Anbieter am Markt nach unternehmensspezifischen Datenschutzbedürfnissen zu segmentieren und hier eine Vorauswahl zu treffen.

SEO-Kriterien

Im Content Marketing dreht sich nicht nur alles um Personalisierung, sondern auch darum, am Markt digital gefunden zu werden. Sei es über die Website, den Social Media Kanal oder andere digitale Wege. Und um gefunden zu werden, ist die Suchmaschinenoptimierung einer der wichtigsten Stellschrauben. Entsprechend sollten Unternehmen schauen, welche SEO-spezifischen Features ein CMS für sie aufweisen sollte.

Ein gutes CMS erzeugt beispielsweise aus dem Content entsprechende URLs und bietet die Möglichkeit, individuell Snippets zu gestalten. Zudem sollten Unternehmen beachten, ob ein CMS die Navigation ohne Flash oder JavaScript unterstützt und eine Breadcrumb Navigation ermöglicht. Eine automatische Verlinkung auf neue Dokumente ist nicht nur für SEO wichtig, sondern erleichtert auch Ihren Mitarbeitern die Arbeit. Genauso wie eine automatisch erstellbare XML-Sitemap oder die automatische Weiterleitung per Status Code 301.

Zusätzliche Services

Die CMS Auswahl bedeutet für Unternehmen auch, einen Blick auf zusätzliche Services der Anbieter zu werfen. Vor allem dann, wenn die eigenen IT-Ressourcen begrenzt sind. Bietet der CMS Anbieter etwa einen Support für die Implementierung an? Andernfalls können Sie auch auf Partner für die CMS Implementierung setzen, die wir Ihnen in unserem CMS Integrations-Dienstleister Vergleich vorstellen. Gibt es integrierte Hilfen innerhalb der CMS Lösung, die Mitarbeitern bei der Arbeit helfen? Oder braucht Ihr Unternehmen ggf. Online-bzw. Präsenz-Trainings für das neue CMS? Mitunter hilft auch ein möglicher Kontakt zum Community-Support, sofern dieser Service angeboten wird. Stellen Sie sich daher die Frage, welche zusätzlichen Services Sie hinsichtlich Implementierung und Schulung benötigen.

Preisansätze

Der letzte Punkt unserer Checkliste sind die verschiedenen Preisansätze für Content Management Systeme. Neben Enterprise-Lösungen, wie wir Sie in unserem Marktüberblick vorstellen, gibt es natürlich auch kostenfreie CMS Lösungen. Mitunter sind diese allerdings im Funktionsumfang doch deutlich eingeschränkt. Wer vor der CMS Auswahl steht, sollte ein klares Budget für die Software festlegen und sich mit einmaligen sowie laufenden Kosten auseinandersetzen. Hier hilft Ihnen die Beantwortung folgender Fragen:

  • Wie viel Budget steht jährlich für das CMS zur Verfügung?
  • Welche einmaligen Kosten fallen an (z.B. Setupkosten, einmaliger Lizenzkauf, etc.)
  • Welche laufenden Kosten müssen einberechnet werden (Abo-Vertrag)?
  • Wie hoch liegt der Startpreis für das CMS pro Jahr?
  • Wie lang ist die Mindest-Vertragslaufzeit?
  • Welche weiteren Kosten (z.B. für Erweiterungen) fallen an?
  • Wie schnell kann das CMS genutzt werden?

In unserem Beitrag zu Projekt Kosten im CMS-Bereich finden Sie zudem eine ausführliche Betrachtung der Kostenkalkulation für die Implementierung eines Content Management Systems.

Fazit

Wie bei nahezu allen Software Auswahlprozessen steht und fällt die des CMS mit einem detaillierten Anforderungskatalog. Unternehmen sollten daher genau auflisten, inwiefern sie branchenspezifische Lösungen benötigen, welche Sprachabdeckung notwendig ist und wie der Funktionsumfang ausgestaltet sein muss. Gerade in Sachen Funktionen, Schnittstellen und Erweiterung sollten Sie dabei künftig steigende Anforderungen berücksichtigen und sich genügend Flexibilität sichern. Nicht zuletzt spielen rechtliche Kriterien und die anfallenden Kosten eine Rolle bei der Auswahl des passenden Content Management Systems.

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1 Comment

  1. […] warum die oben stehenden Features heutzutage obligatorisch sind. Außerdem bieten wir Ihnen eine Checkliste zur Auswahl eines CMS an. Sie brauchen Hilfe zur Implementierung eines (neuen) CMS und wollen das in die Hände von […]

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