Governance Intranet: Governance über den Tellerrand des Intranets hinaus

Governance Intranet: Intranets sind keine Inseln, denn Informationen gibt es überall im Unternehmen. Bei der Erarbeitung der Intranet Governance stößt man deshalb sehr schnell auf die Frage, inwiefern auch diese Informationen (die meist in erheblich größerem Umfang existieren) hinsichtlich der Governance berücksichtigt werden müssen.

Die insbesondere bei CMS-zentrierten Intranets übliche Vorgehensweise, dass alles außerhalb des Intranets einfach ignoriert wird, führt in der Regel dazu, dass ein Governance-Gefälle zwischen dem Intranet und „allen anderen“ Informationsgefäßen geschaffen wird. Damit gibt es plötzlich „managed Content“ (im Intranet) und „unmanaged Content“ (in beliebigen anderen Systemen und Medien).

Meist mit unerwünschten Nebenwirkungen:

Die Motivation, Informationen im Intranet verfügbar zu machen sinkt, da es außerhalb viel einfacher (weil ungeregelt) ist.
Bestehende Inhalte müssen für das Intranet dupliziert und angepasst werden, um den Richtlinien zu entsprechen. Bei Aktualisierungen werden diese Duplikate dann gerne vergessen.
Deutliche Qualitätsunterschiede zwischen Intranet-Inhalten und aus dem Intranet verlinkten Informationen sowie ins Intranet integrierten Applikationen.

Für eine umfassende und zukunftskompatible Governance muss der Blick deshalb über den Tellerrand des Intranets gehoben werden und eine generelle Beschäftigung mit dem Management von Informationen im Unternehmen erfolgen.

Dies kann (und sollte) weit reichende Konsequenzen haben, insbesondere im Hinblick darauf, was im Unternehmen überhaupt unter einem Intranet verstanden wird. Das bisherige Bild des Intranets als (CMS-fokussierte) Insel kann in einem solchen Prozess vielleicht der Vision des Intranets als universelle Informations- und Collaborationsplattform Platz machen und somit den Weg zu einer höheren Reifestufe des Intranets ebnen.

Die Zügel in die Hand nehmen – Governance Intranet

Der Wert oder die Nutzlosigkeit einer Governance zeigt sich erst im Intranet-Alltag. Eine nicht durchgängige Anwendung der Regelungen – „da drücken wir mal beide Augen zu“ – führt schnell zur Unterhöhlung der Governance. Damit sie gelebt wird, muss vor allem das Intranet-Team sie konstant mit Leben erfüllen und auch in den Bereichen müssen für dieses Thema zuständige Personen aktiv am Ball bleiben.

Zusätzlich dazu sollten Sie Maßnahmen treffen, die die Selbstregulierung anregen und somit automatisch und dauerhaft einen sanften Druck – oder noch besser einen Sog – ausüben, wie z.B.:

Die gut sichtbare Angabe des Autors an jedem Content sollte selbstverständlich sein. Somit wird für jeden Mitarbeiter klar, wer für eine Information verantwortlich ist. Und der Autor steht mit seinem „guten Namen“ für Qualität und Inhalte gerade.
Versehen Sie seit längerem nicht mehr aktualisierte Inhalte automatisch nach einem definierten Zeitraum mit einem weinenden Smiley, als Indikator dafür, dass der Inhalt wahrscheinlich nicht mehr aktuell ist und somit nicht mehr den Qualitätsstandards des Intranets entspricht.
Geben Sie den Benutzern die Möglichkeit, Inhalte mit einfachen „Ratings“ zu bewerten und senden Sie die Auswertungen den Autoren regelmäßig zu (inkl. Position im Gesamtranking aller Inhalte und Autoren).
Stärken Sie das Gefühl der Eigentümerschaft bei Autoren und Benutzern, um den Selbstregulierungstrieb zu erhöhen: „das ist unser Intranet, das sind unsere Inhalte – dafür sind wir alle mitverantwortlich“.
Bieten Sie Anreize für Mitarbeiter, die die Governance vorbildlich leben und zeigen Sie den daraus entstandenen Nutzen durch kleine Fallstudien auf.

Ausblick

Die Intranet Governance stellt effektive und direkt umsetzbare Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen ein Unternehmen die Qualität und das Nutzenpotential des eigenen Intranets ohne Investitionen gezielt erhöhen kann. Vom Umfang der Thematik sollte sich dabei niemand abschrecken lassen: ein schrittweises Vorgehen verspricht den besten Erfolg und lässt sich gut ins Tagesgeschäft integrieren. Wenn das Verständnis für die Erforderlichkeit der Spielregeln erst erkannt ist und die Governance attraktiv vermarktet sowie selbstorganisierende Mechanismen ausgenützt werden, stehen die Erfolgsaussichten für die Intranet Governance gut.

Einen umfassenden Überblick über das Thema Intranet-Organisation inklusive der hier angerissenen Intranet Governance bietet das Seminar „Intranet-Organisation – der vernachlässigte Erfolgsfaktor“ .