ERP-Anbieter: GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG

Die GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG entwickelt mit unitop eine ERP-Lösung für Handelsunternehmen auf dem deutschen Markt. Die Software unterstützt zentrale Geschäftsprozesse entlang der Wertschöpfungskette, von Einkauf und Lagerverwaltung über Vertrieb bis hin zur Versandabwicklung.

Anbieterprofil

Die am Markt etablierte Softwarelösung unitop wird von der GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Krefeld betrieben. Das Unternehmen weist eine beachtliche operative Stärke auf und beschäftigt für die Betreuung und Weiterentwicklung des Systems 330 Mitarbeiter:innen. Seit dem offiziellen Markteintritt im Jahr 1999 konnte sich die Lösung kontinuierlich Marktanteile erarbeiten. Mittlerweile vertrauen 600 aktive Kund:innen auf die Leistungsfähigkeit dieser ERP-Plattform, die eine stabile Säule im Produktportfolio des Hauses bildet.

Basisfunktionen und Sprachen

Die Architektur von unitop setzt auf ein ganzheitliches Fundament, um betriebliche Abläufe reibungslos zu verknüpfen und abzusichern. Ein essenzieller Bestandteil der Software ist das integrierte Nutzer:innen- und Berechtigungssystem, welches eine präzise Steuerung der Zugriffsrechte erlaubt. Um komplexe Unternehmensstrukturen oder mehrere rechtliche Einheiten parallel zu verwalten, verfügt das System über eine vollständige Mandantenfähigkeit.

Die Flexibilität in der Bereitstellung wird durch das hybride Betriebsmodell unterstrichen, da unitop sowohl als On-Premise-Installation auf lokaler Hardware als auch als Cloud-Lösung implementiert werden kann. Für die tägliche Arbeit bietet die Software eine integrierte Suchfunktion. Anpassungen der Benutzeroberfläche sind durch individualisierbare Bedienoberflächen-Templates möglich.

Zudem verfügt die Software über ein vollwertiges, integriertes Artikelmanagement. Sie lässt sich sowohl für das Projektmanagement als auch für die Exportabwicklung einsetzen. Mobile Arbeitsweisen werden durch eine dedizierte Mobile App unterstützt. Für die Internationalisierung stehen standardmäßig die Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Schnittstellen

Im Bereich des Datenaustauschs und der Systemintegration erweist sich unitop als hochgradig vernetzbar. Das System bringt standardmäßig eine Public API mit, die individuelle Eigenentwicklungen und die Anbindung von Drittsystemen begünstigt. Eine tiefe funktionale Verzahnung besteht im Bereich der Kernprozesse, für die direkte Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, Business-Intelligence-Systemen (BI) sowie Barcode-Scan-Systemen vorhanden sind.

Für Handelsunternehmen im E-Commerce-Sektor sind die Anbindungen an Marktplätze von hoher Relevanz. Hierbei sind funktionale Schnittstellen zu Amazon und eBay vorhanden. Ergänzend bestehen integrierte Datenverbindungen zu weiteren Plattformen wie dem OTTO Market, Zalando, Etsy, Kaufland, BOL.com, Idealo und Check24.

Die logistische Abwicklung wird durch Schnittstellen zu Logistikdienstleistern optimiert. Unitop verfügt über direkte Verknüpfungen zu Versandpartnern wie DHL, DPD, Hermes, GLS und UPS.

Versandfunktionen

Der logistische Warenausgang wird durch die softwareseitige Erstellung von Lieferscheinen und die Durchführung von Warenausgangsbuchungen im System gesteuert. Darüber hinaus verwaltet die Lösung Versanddokumente und bezieht anfallende Versandkosten automatisiert in die Prozesse ein.

Einkaufsmanagement und Wareneingang

Das Beschaffungswesen organisiert das Lieferantenauswahl-Management, die Angebotsverwaltung sowie strukturelle Preisvergleiche. Angebote lassen sich direkt in Bestellungen umwandeln, woran sich eine lückenlose Bestellüberwachung und das Bestellmahnwesen anschließen. Der Wareneingang wird wahlweise mit oder ohne vorherige Bestellung abgewickelt, während Retouren-Management und Teilmengen-Verwaltung den Beschaffungsprozess komplettieren, der über eine Schnittstelle direkt an die Kreditorenbuchhaltung angebunden ist.

Vertriebsfunktionen

Die Verkaufsaktivitäten werden über eine strukturierte Vertriebs-Pipeline gesteuert, welche die Angebotserstellung und Angebotsüberwachung flankiert. Konditionenvereinbarungen, Lieferbereitschaftsprüfungen sowie Lieferzeitprognosen speisen die Vertriebsplanungsfunktionen. Für die Steuerung im Außenverhältnis greift das System auf integrierte CRM-Funktionen, eine Außendienststeuerung, automatisierte Workflows, Personalzeiterfassung, Betriebsdatenerfassung und eine Produktionssteuerung inklusive Leitstand zurück.

Services

Die Unterstützung der Anwender:innen erfolgt durch ein strukturiertes Serviceangebot, welches Präsenz-Trainings sowie Online-Trainings im Rahmen einer Online-Akademie umfasst. Ein Handbuch dient dem Wissenstransfer, während die tägliche Erreichbarkeit über einen Support an Werktagen sichergestellt wird.

Rechtliche Kriterien

Die Einhaltung rechtlicher Standards und Datensicherheitsrichtlinien ist für europäische Unternehmen eine Grundvoraussetzung. In diesem Kontext erfüllt unitop alle relevanten Kriterien zur Absicherung von Unternehmensdaten. Das System gewährleistet, dass der Server-Standort in Deutschland liegt und personenbezogene Daten durch Pseudonymisierung geschützt werden. Die Speicherung datenschutzrelevanter Daten erfolgt auf Basis der DSGVO bei vorliegender Einwilligung.

Darüber hinaus stellt das System einen Standard-Vertrag für die Auftragsdatenverarbeitung bereit. Ein effektiver Schutz gegen Cyber-Attacken ist anbieterseitig eingerichtet und sicherheitsrelevante Vorfälle werden dokumentiert. Als Gerichtsstand gilt Deutschland. Das Unternehmen nutzt deutschsprachige AGBs, Nutzungsbedingungen sowie Datenschutzerklärungen und stellt einen Datenschutzbeauftragten. Kund:innen wird zudem eine Hinterlegungsvereinbarung angeboten. Die Betreibergesellschaft verfügt im Kern über eine ISO 9001-Zertifizierung.

Fazit