Dokumenten Management Systeme: 19 Lösungen im Vergleich


Dokumenten Management Systeme Vergleich

Dokumente werden heutzutage in Unternehmen digital verarbeitet. Doch die digitale Datenmenge stellt eine große Herausforderung für Unternehmen dar: Sie müssen den Überblick über sämtliche Informationen und Dokumente behalten. An dieser Stelle setzen Dokumenten Management Systeme an. DMS bieten Unternehmen die Möglichkeit, Daten einfach und schnell abzurufen, zu verwalten und zu speichern. In unserem aktuellen Marktüberblick haben wir 19 DMS Lösungen verglichen. Du findest innerhalb von 17 Kategorien und 192 Kriterien alle Informationen, die Du über DMS Lösungen wissen solltest. Die Summary kannst Du Dir wie immer bei uns herunterladen.

Download Summary Marktüberblick DMS

Dokumenten Management Systeme Übersicht

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Dokumenten Management Systeme – das können sie

Unternehmen gestalten ihren Alltag zunehmend digitaler. Davon ist mittlerweile auch die Verwaltung von Dokumenten betroffen. Aktenordner und Faxgeräte sind längst nicht mehr zeitgemäß und vor allem eines – unübersichtlich. Doch auch die Digitalisierung bereitet Unternehmen Probleme. Denn die Unmengen an Daten und Dokumenten müssen irgendwo verwaltetet werden. Was früher die Aktenstapel waren, sind heute die unzähligen Ordner auf dem Desktop der Unternehmen. Den Überblick dabei zu behalten, fällt immer schwerer. Genau für diese Herausforderungen wurden Dokumenten Management Systeme entwickelt.

DMS sind Softwarelösungen, die Unternehmen beim Management ihrer Dokumente helfen. Sie dienen der digitalen Archivierung von Dokumenten und erhöhen dadurch den Workflow in Unternehmen. Mittels DMS können Dokumente nicht nur aufgezeichnet und verwaltet, sondern auch gespeichert werden. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter:innen werden durch das DMS immens entlastet. Der bürokratische Aufwand, der in der Archivierung sämtlicher Dokumente steckt, entfällt bei DMS Systemen vollständig. Für das Dokumenten-Management warten die Systeme mit verschiedenen Funktionen auf.

Welche Funktionen die einzelne Dokumenten Management Systeme beinhalten, welche Kosten bei der Verwendung anfallen und viele weitere Informationen erhaltet ihr in unserem aktuellen Marktüberblick. Unser Vergleich berücksichtigt dabei insgesamt 19 verschiedene Anbieter von DMS Lösungen und gibt Dir umfassende Einblicke in deren Funktionsweisen.

Kategorien des Marktüberblicks Dokumenten Management Systeme: 

  • Allgemeine Informationen
  • Sprachen der Bedieneroberfläche der Lösungen
  • Branchenschwerpunkte der Anbieter
  • Basisfunktionen der Lösungen
  • Anwendungsbereiche der DMS
  • Datenerfassung
  • Speicherung der Daten
  • Formate
  • Metadaten
  • Schnittstellen zu CMS Software
  • Schnittstelle zu CRM & Sales Systemen
  • Weitere Schnittstellen
  • Kollaborations-Funktionen der Lösungen
  • Newsletter-Integrationen
  • Rechtliche Kriterien
  • Zusätzliche Services der Anbieter
  • Preis-Ansatz der Lösungen

Diese Dokumenten Management Systeme haben wir verglichen:

Advernet.de DMS

Hinter der DMS Lösung Advernet.de steckt die gleichnamige Advernet.de GmbH mit Sitz in Hamburg. Die Firma existiert seit 1996 und ist vor allem auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet.

USP (laut eigener Aussage): Webbasiert und REST-API

Amagno

Die DMS Lösung Amagna der gleichnamigen Firma Amagna GmbH hat ihren Firmensitz in Oldenburg. Das Produkt besteht seit 2010 und das Unternehmen beschäftigt laut eigenen Angaben mehr als 30 Mitarbeiter:innen. Insgesamt zählt das Unternehmen über t50 Kund:innen.

USP (laut eigener Aussage): “Mit Amagno finden Sie wichtige Informationen in Sekunden und arbeiten transparent und ortsunabhängig mit Ihrem Team zusammen. Dabei ist die Software individuell anpassbar und einfach in ihrer Bedienung.”

Referenzen: EWE, Ashampoo, Cleverreach, SMEG, Deutsches Rotes Kreuz

COI-BusinessFlow

Die DMS Lösung COI-BusniessFlow gehört zur COI GmbH mit Hauptsitz in Erlangen. Beschäftigt sind dort 40 Mitarbeiter:innen. Das Produkt ist seit 1988 für Unternehmen verfügbar. Bei einer Anzahl von 80 Kund:innen konnte das Unternehmen bereits einen Umsatz von 5 Millionen Euro im vorigen Jahr erzielen.

USP (laut eigener Aussage): „Flexibles DMS, abgestimmt auf die Herausforderungen jedes Kunden; hohe Integrierbarkeit durch zahlreiche Schnittstellen; hervorragende Performance auch bei großen Datenmengen.“

Referenzen: Siemens Healthineers, BAYER, Klosterfrau, Wasserwerke Sonneberg, Pflanzen Kölle

doxis intelligent content automation

Das Unternehmen SER Group stellt die DMS Lösung Doxis Intelligent Content Automation zur Verfügung. Der Hauptsitz der SER Group liegt in Bonn. Die lösung der Firma existiert seit 1984. Laut eigenen Angaben beschäftigt die Firma 650 Mitarbeiter:innen. Insgesamt zählt das Unternehmen 2500 Kund:innen.

USP (laut eigener Aussage): „Doxis Intelligent Content Automation (ICA) von SER ist die nächste Generation im Enterprise Content Management: eine KI-gestützte Plattform, speziell designt, um Content zu verknüpfen und zu automatisieren, über führende Anwendungen wie SAP, Salesforce und

Referenzen: DHL, Deutsche Bahn, DEVK, Helvetia Versicherungen, Kühne + Nagel

DMS P.2

Hinter der seit 1982 vertriebenen Lösung DMS P.2 steckt die UNI-ELECTRONIC GmbH mit Firmensitz in Dortmund. Zu ihren Schwerpunkten zählen neben mittelständischen Unternehmen auch kleinere Firmen.

USP (laut eigener Aussage): Leicht verständliche Benutzeroberfläche, DMS und CRM in einer Datenbank, DATEV-Schnittstellen, Schnittstellen zu Großhändlern und Ausschreibenden, ZUGFeRD, X-Rechnung, Apps

Referenzen: Zahlreiche Handwerksbetriebe in ganz Deutschland

DMSmaxx

Das Dokumenten Management System DMSmaxx gehört zur OAS AG in Bremen und wird seit 1982 vertrieben. Das Unternehmen beschäftigt 250 Mitarbeiter:innen. Im vergangenen Jahr konnte das Unternehmen einen Umsatz von 21,5 Millionen Euro verzeichnen bei einen Kundenstamm von insgesamt 80 Personen.

USP (laut eigener Aussage): „Optimale Anpassbarkeit an individuelle Prozesse und Systeme

Referenzen: Willenbrock, Bruns Pflanzen, Roland Mills United

DocuWare

Das Unternehmen DocuWare GmbH mit Hauptsitz in Gemering stellt die gleichnamige DMS Lösung DocuWare bereit. Die Firma beschäftigt laut eigenen Angaben ca. 550 Mitarbeiter:innen und zählt über 16000 Kund:innen. Seit 1988 existiert die DMS-Lösung und richtet sich vor allem an mittelständische Firmen.

USP (laut eigener Aussage): „DocuWare bietet Cloud-basiertes Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation. Damit lassen sich Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse des Unternehmens zu optimieren. Die Software-Lösung eignet sich perfekt für Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten und maximale Produktivität erreichen möchten.“

Referenzen: papperts GmbH, EMOD Motoren GmbH, gepe Gebäudedienste PETERHOFF GmbH, Autohaus Schmitz + Zinke GmbH, Stanglmeier Touristik GmbH & Co. KG

Dokuneo

Die Dokuneo Software GmbH aus Mainaschaff vertreibt die gleichnamige DMS Lösung Dokuneo seit 2016. Derzeit zählt das Unternehmen zehn Mitarbeiter:innen du und 100 Kund:innen. Zu Ihren Schwerpunkten gehören mittelständische und kleine Unternehmen.

USP (laut eigener Aussage): „Dokuneo wird in der Version „Enterprise“ immer in Vollausstattung ausgeliefert (dadurch Investitionssicherheit), niedrige Anfangsinvestition ohne lange Projektvorlaufzeit, moderne und intuitive Benutzeroberfläche“

Referenzen: Landratsamt Odenwaldkreis, Stadt Helmstedt, Stadtentwässerung Hildesheim, Stadt Eltville, Gemeinde Scharbeutz

ecoDMS

Die ecoDMS GmbH stellt die gleichnamige ecoDMS Lösung seit 2014 Unternehmen zur Verfügung. Ihren Hauptsitz hat das Unternehmen in Aachen und besitzt einen Kundenstamm von über 18000 Personen.

USP (laut eigener Aussage): „Für jede Unternehmensgröße geeignet und finanzierbar.“

Findentity

Thax Software GmbH ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Berlin. Deren Lösung, das System Findentity, wird seit 1998 vertrieben. Derzeit beschäftigt das Unternehmen zehn Mitarbeiter:innen und zählt 1000 Kund:innen. Im vorigen Jahr konnte die Thax Software GmbH einen Umsatz von 1 Millionen Euro erzielen.

USP (laut eigener Aussage): „flexibel und branchenunabhängig anpassbar; optional Barcode & RFID; optional dig. Diktieren & Spracherkennung“

Referenzen: Berliner Senatskanzlei, Emschergenossenschaft, Gemeindewerke Gilching, Justiz NRW, Wandscher & Partner Rechtsanwälte

humbee

Die humbee solutions GmbH stellt das gleichnamige System humbee seit 2017 für Unternehmen bereit. Die Lösung ist bei 150 Kund:innen im Einsatz. Mit ihren insgesamt acht Mitarbeiter:innen richtet sich der Fokus des Unternehmens vorwiegend auf mittelständische und kleinere Unternehmen.

USP (laut eigener Aussage): „Leistungsstarkes cloud DMS der nächsten Generation: humbee stellt Dokumente zusammen mit internen Informationen, Aufgaben und E-Mails im Vorgangskontext bereit. Mit humbee implementieren Sie Ihre individuellen Prozesse in wenigen Stunden. Mitarbeiter sparen wertvolle Arbeitszeit – der Kundenservice verbessert sich spürbar.“

Referenzen: HENK International GmbH, Bundesverband Möbelspedition und Logistik (AMÖ) e.V., Hartmann Medical GmbH, Hundrup Arbeitsbühnen-Vermietung GmbH & Co. KG, Seed2Soil GmbH & Co KG, Stadtwerke Neu-Isenburg

Kyocera Workflow Manager

Der Kyocera Workflow Manager der Firma Schlesinger GmbH ist seit 1997 auf dem Markt. Hauptsitz hat das Unternehmen in Hamburg und beschäftigt insgesamt 25 Mitarbeiter:innen. Die Firma besitzt einen Kundenstamm von 1000 Personen. Im vergangenen Jahr konnte das Unternehmen einen Umsatz von 2,3 Millionen Euro erzielen.

USP (laut eigener Aussage): „Modulare Aufbauweise“

Novaline Archivierung

Die DMS Lösung Novaline Archvierung stammt von der Novaline Informationstechnologie GmbH aus Rheine. Seit 1981 können mittelständische und kleinere Unternehmen die Lösung nutzen. Insgesamt arbeiten derzeit 25 Mitarbeiter:innen bei der GmbH.  Semrush beschäftigt 1.000 Mitarbeitende.

USP (laut eigener Aussage): „Unsere Archivierungssoftware ist die GoBD-konforme, modulare Komplettlösung für die automatische, digitale Archivierung von Dokumenten und sämtlicher anderer Unternehmensdaten in einer zentralen Archivdatenbank. Damit nimmt Archiv.Net für das sofortige Bereitstellen der Informationen an jedem Bildschirmarbeitsplatz Ihres Unternehmens eine zentrale Rolle ein.“

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE ist ein Produkt der Ascensio System SIA. Firmensitz hat das Unternehmen in Riga, London und Yereva. Derzeit zählt das Unternehmen 200 Mitarbeiter:innen. Die Lösung wird seit 2009 zur Verfügung gestellt. Das Unternehmen bietet seine Software seit 2013 an. In Ingolstadt ansässig beschäftigt die Firma 70 Mitarbeitende und hat 500 Kund:innen.

USP (laut eigener Aussage): „Advanced and Secure Office & Productivity Software / The most complete office suite / Designed to make collaboration seamless / Security first”

Referenzen: IBE, TGI, CNKI, Calar Alto Observatory, Sea-Watch, SWITCH, Consortium GARR, Barcelona Supercomputing Center – Centro Nacional de Supercomputación, Space Research Department of the Centre for Energy Research (EK-UKL) in Budapest, Yamaha Motor Solutions in Xiamen, Projet Internet et Citoyenneté, Korczak-Haus Freiburg, Ingenieure ohne Grenzen,

Penneo Sign

Das Produkt Penneo Sign stammt von der gleichnamigen Firma Penneo mit Frimensitz in Copenhagen. Seit 1991 ist die Lösung auf dem Markt. Mit ihren 100 Mitarbeiter:iinnen konnte das Unternehmen im vorigen Jahr einen Umsatz von über 7 Millionen Euro erreichen. Die DMS Lösung richtet sich an große und mittelständische Unternehmen.

USP (laut eigener Aussage): „Our solution allows customers to automate highly complex signing processes that involve multiple signers that need to sign the documents in a specific order. Penneo’s focus on compliance and security also sets us apart from our competitors.“

Referenzen: VGD, Beierholm, KPMG Denmark, Deloitte Denmark, Fineko

PETRA

Die Lösung PETRA gehört zur Firma IP Systeme mit Firmensitz in Kirchzarten. Das Unternehmen bietet sein DMS seit 1996 an. Das unternehmen beschäftigt 80 Mitarbeiter:innen und hat insgesamt 500 Kun:innen.

USP (laut eigener Aussage): „Die Lösung PETRA von IP Systeme digitalisiert, erkennt automatisch und verteilt alle eingehenden analogen oder digitalen Dokumente von allen Kanälen. Somit schaffen wir ein ganzheitlicher Ansatz der Digitalisierung. Gleiches gilt auch für die Beratung und Projektumsetzung.“

Referenzen: Volksbank Eifel eG, Schmidt Hausverwaltungen GmbH, Sparda-Bank München eG, Mercedes-Benz AG, Sparkasse Bayreuth

postStream

PostStream ist ein Dokumenten Management System der KGL (Kopier Gesellschaft mbH Leipzig) und ist seit 1990 verfügbar. Der Schwerpunkt der Firma liegt bei mittelständischen und kleineren Unternehmen.

USP (laut eigener Aussage): „Mit unserer Expertise begleiten wir Sie bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben effizient und zielgerichtet. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die Anbindung bereits vorhandener Software mit Ihnen gemeinsam. Durch die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, sowie Schulung und Praxisunterstützung wird die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich erleichtert.“

Referenzen: Budissa AG, Lüdecke GmbH, AWO, Stadtwerke Grimma, DÜVOS ENERGIE- und HAUSTECHNIK GMBH

qualido manager

Die Lösung qualido Manager der gleichnamigen qualido GmbH stellt seit 2005 Unternehmen seine DMS Lösung bereit. Ansässig in Aschau beschäftigt das Unternehmen 12 Mitarbeiter:innen und zählt 120 Kund:innen. 1,5 Millionen Euro konnte das Unternehmen im vergangenen Jahr erwirtschaften.

USP (laut eigener Aussage): „In der Praxis von Medizinern entwicklet und im Alltag bewährt ist der qualido manager eine umfassende integrierte Managementlösung mit unterschiedlichen, ineinandergreifenden Softwaremodulen: Dokumentenmanagement, Fortbildungsmanagement, Gerätemanagement, Ereignismanagement, Auditmanagement und Vertragsmanagement.“

Referenzen: Bayerisches Rotes Kreuz, Magna Mirrors, Klinikum der Universität München, AWO – Arbeiterwohlfahrt, Landratsamt Traunstein

Scopevisio Documents

Die Scopevisio AG stellt die DMS Lösung Scopevisio Documents bereit. Mit ihrem Firmensitz in Bonn beschäftigt das Unternehmen aktuell weniger als 300 Mitarbeiter:innen. Bei 7500 Kund:innen ist die Lösung des Anbieters in Gebrauch. Im vorigen Jahr lag der Umsatz bei über 30 Millionen Euro.

USP (laut eigener Aussage): „Wir helfen, Unternehmen Dokumente sicher zu verwalten, zu teilen und zu archivieren, indem wir ein hochmodernes Workflow Management System mit einem Cloud Dokumenten Management System kombinieren. Wir ermöglichen die Einhaltung aller Datenschutz- (DSGVO) und Aufbewahrungspflichten (GoBD). Zudem erfüllen wir die strengen C5-Richtlinien des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).“

Referenzen: IHK Bonn/Rhein-Sieg, GERMANIA Steuerberatungsgesellschaft mbh, Opel Projektbau GmbH, APCOA PARKING Deutschland GmbH

Preis-Ansätze der Anbieter – diese Möglichkeiten gibt es 

Schaut man sich die Preis-Ansätze der Anbieter an, fallen deutliche Unterschiede hinsichtlich der Preisstruktur auf. In unserem Marktüberblick haben wir die Anbieter beispielsweise nach dem Startpreis pro Jahr befragt. Das Ergebnis: Die günstigsten Anbieter starten bei einem Euro pro Jahr. Der teuerste Anbieter verlangt für sein DMS hingegen einen Preis von 250 Euro pro Jahr. Auch die monatlichen Kosten unterscheiden sich bei den Systemen. Bei den meisten Systemen richtet sich der Preis allerdings nach dem Produktumfang. Ebenso weichen die Kosten bei den DMS Lösungen deutlich in Bezug auf die Mitarbeiteranzahl ab. Je größer das Unternehmen, desto höher der Preis für die Software-Lösung. Hier sollten Unternehmen die Kostenersparnis durch das DMS in Relation zu den Produktkosten betrachten. Außerdem auffällig: Nicht alle Dokumenten Management Systeme stehen als kostenlose Version zur Verfügung.

Basis Features: diese Features sollten DMS Lösungen bieten

Bevor Unternehmen sich für Dokumenten Management Systeme entscheiden, sollten sie genügend Informationen über deren Basisfunktionen gesammelt haben. Denn hier trennt sich die Spreu vom Weizen. In unserem Marktüberblick haben wir uns unter anderem der Frage gewidmet, ob die Systeme auf dem eigenen Server installierbar sind oder ob externe Unterstützung benötigt wird. Zusätzlich haben wir verglichen, ob die DMS Lösungen mobile Apps anbieten. Besonders heutzutage ist ein mobiler Zugang besonders wichtig und für Unternehmen ein wichtiges Kriterium. Ein weiterer Faktor, der bei der Auswahl eine Rolle spielt: das Bearbeiten von Dokumenten. Werden die Daten einfach nur erfasst und verwaltet oder können sie auch nachträglich noch angepasst werden. Hier zeigte sich bei allen Anbietern die Möglichkeit der Dokumentbearbeitung.

Branchenspezifische Verwendung von DMS 

DMS-Systeme sind nicht in jeder Branche gleichermaßen vertreten. Wir haben uns in unserem Marktüberblick angeschaut, wo die Branchenschwerpunkte der Systeme liegen. Besonders im Bereich der Informationstechnologie sind viele Anbieter aus unserem Vergleich vertreten. Auch der B2B-Bereich ist bei fast allen DMS als Schwerpunkt gesetzt. Ebenso zeigen sich Stärken im Handelsbereich. Bis auf ein paar Anbieter liegt ein klarerer Fokus bei den Systemen in diesem Branchenbereich. Die Automobilbranche ist bei den verglichenen DMS weniger stark vertreten. Zwar gibt es auch hier ein paar Anbieter, die ihre Expertise in diesem Bereich haben, jedoch bildet es nicht das Hauptaugenmerk bei den Systemen.

Fazit 

Die verglichenen Dokumenten Management Systeme bieten für jedes Bedürfnis eine passende Lösung. Doch wie entscheiden Unternehmen sich für das richtige System? Die Auswahl des Systems hängt letzten Endes von verschiedenen Faktoren und eigenen Vorlieben ab. Je nach Branche zeigen sich hier Kriterien, die für manche Unternehmen wichtiger sind als für andere. Wichtig ist: Das DMS muss im Gesamtkontext des Unternehmens betrachtet werden. Denn nur wenn es zu den bereits existierenden Systemen passt, kann es auch problemlos funktionieren. Unser Marktüberblick gibt Dir eine umfassende Übersicht zu den Anbietern und deren Lösungen.

 

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