ERP-Anbieter: Produ-X communication UG

Die fortschreitende Digitalisierung im B2B-Umfeld erfordert zunehmend integrierte Systemlandschaften, die Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche abbilden. Für mittelständische Betriebe sowie kleinere Unternehmen und Startups stehen dabei schlanke Implementierungszeiten und eine intuitive Bedienung im Vordergrund. Die Wahl des passenden ERP-Systems entscheidet maßgeblich über die langfristige Skalierbarkeit und die Effizienz der internen Wertschöpfungskette.

Anbieterprofil

Die in Düsseldorf ansässige Produ-X communication UG entwickelt und vertreibt seit dem Jahr 2015 die ERP-Lösung ProXFactory®. Das inhabergeführte Unternehmen konzentriert sich mit einem fünfköpfigen Team auf die Optimierung betrieblicher Abläufe. Die strategische Ausrichtung der Software liegt insbesondere auf den Branchen Industrie, Informationstechnologie sowie Logistik.

Basisfunktionen und Sprachen

Die Architektur von ProXFactory® ist als klassische On-Premise-Lösung konzipiert, die direkt in der hauseigenen Infrastruktur betrieben wird. Zu den Kernmerkmalen der Software gehört ein umfassendes Nutzer- und Berechtigungssystem, das eine präzise Steuerung von Zugriffen ermöglicht. Die integrierte Mandantenfähigkeit erlaubt die parallele Verwaltung separater Rechtseinheiten innerhalb einer einzigen Systemumgebung. Eine zentrale Suchfunktion erleichtert das schnelle Auffinden von Datensätzen und Dokumenten, während eine integrierte Dokumentenverwaltung für eine strukturierte Ablage sorgt.

Für den operativen Betrieb stehen verschiedene Oberflächen-Templates bereit, die sich kundenspezifisch anpassen lassen, um eine selbsterklärende und einheitliche Bedienung in Verwaltung und Produktion zu gewährleisten. Die Software verfügt über eine mobile App, die den ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Systemfunktionen ermöglicht. Ergänzend unterstützt ein Assistent für die Datenmigration den Prozess bei der Systemeinführung. Das Anwendungsspektrum umfasst neben dem Artikelmanagement auch Funktionen für das Projektmanagement und die Exportabwicklung. Die Benutzeroberfläche ist standardmäßig in den Sprachen Deutsch und Englisch gehalten, wobei bei Bedarf weitere Sprachversionen zur Verfügung stehen.

Schnittstellen

Die Systemarchitektur sieht eine direkte Integration zentraler operativer Softwaregattungen in den Systemkern vor. Hierzu sind Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware sowie zur Barcode-Scan-Software fest im Core verankert, was den Datenaustausch und die Erfassung von Lager- und Finanzdaten optimiert. Weitere Anbindungen an externe Softwarelösungen oder spezialisierte Drittsysteme im Bereich Vertrieb und Berichtswesen lassen sich über externe Partner und Drittanbieter realisieren.

Funktionale Schwerpunkte

• Versandfunktionen: Das System deckt die Erstellung von Lieferscheinen, die Buchung von Warenausgängen sowie die Generierung sämtlicher relevanter Versanddokumente und die Kalkulation von Versandkosten ab.

• Einkaufsmanagement und Wareneingang: Die Prozesse umfassen eine strukturierte Lieferantenauswahl, eine umfassende Angebotsverwaltung inklusive Preisvergleichen sowie die direkte Umwandlung von Angeboten in Bestellungen. Die anschließende Bestellüberwachung wird durch ein integriertes Bestellmahnwesen ergänzt, während Wareneingänge sowohl mit als auch ohne vorherige Bestellung verbucht werden können. Eine integrierte Teilmengen-Verwaltung, ein Retourenmanagement sowie eine direkte Schnittstelle zur Kreditorenbuchhaltung runden diesen Bereich ab.

• Vertriebsfunktionen: Die Software beinhaltet Werkzeuge zur Steuerung der Vertriebs-Pipeline, zur Angebotserstellung und Angebotsüberwachung sowie zur Verwaltung von Konditionen, Lieferzeiten und der allgemeinen Lieferbereitschaft. Neben integrierten CRM-Funktionen, vertrieblichen Planungsfunktionen und automatisierten Workflows umfasst das System eine Produktionssteuerung inklusive Leitstand, eine Personalzeiterfassung sowie eine Betriebsdatenerfassung. Die Außendienststeuerung ist über die Anbindung von Drittanbietern realisierbar.

• Services: Zur Unterstützung der Anwender:innen stehen Präsenz-Trainings, Online-Trainings sowie eine Online-Akademie und ein begleitendes Handbuch zur Verfügung. Der Support ist an Werktagen erreichbar und gewährleistet kurze vertragliche Reaktionszeiten von unter vier Stunden, unter einer Stunde oder innerhalb von 24 Stunden, wobei eine Soforthilfe durch Remoteunterstützung und persönliche Ansprechpartner:innen bereitgestellt wird.

Rechtliche Kriterien

Der Betrieb der Software unterliegt definierten rechtlichen und sicherheitsbezogenen Rahmenbedingungen. Der Server-Standort befindet sich in Deutschland, was auch für den vereinbarten Gerichtsstand gilt. Sämtliche vertragliche Grundlagen wie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärungen sind durchgängig in deutscher Sprache verfasst. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben wird durch die Benennung eines Datenschutzbeauftragten sowie das Angebot eines Standard-Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung unterstützt. Personenbezogene Daten werden unter Erteilung einer entsprechenden Einwilligung gespeichert, wobei das System Funktionen zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung dieser sensiblen Informationen bereithält. Für zusätzliche Rechtssicherheit im Rahmen der Softwarenutzung wird Kund:innen eine Hinterlegungsvereinbarung angeboten.

Fazit

Die ERP-Lösung ProXFactory® zeichnet sich durch eine tiefe funktionale Abdeckung im Bereich der Produktionssteuerung, des Einkaufs und der Lagerlogistik aus, kombiniert mit einer aufwandsarmen Implementierung und einer mobilen App-Unterstützung. Die Konzentration auf eine anpassbare, einheitliche Oberfläche begünstigt die reibungslose Verzahnung von Büro- und Fertigungsprozessen in kleinen und mittleren Industrie- und IT-Unternehmen. Ein detaillierter ERP-Marktüberblick bietet die Möglichkeit, diese spezifischen Leistungskriterien mit anderen am Markt agierenden Lösungen abzugleichen und eine fundierte Auswahlentscheidung zu treffen.