Wie die CMS-Einführung zum Erfolg wird

Wer bereits einmal die Einführung eines CMS begleitet hat, weiß: selbst in kleineren oder mittleren Unternehmen, ist die Einführung eines CMS durch ein hohes Maß an Komplexität gekennzeichnet.

In vielen Fällen werden die mit der CMS Implementierung verbunden Ziele nicht erreicht. In den schlimmsten Fällen kommt es zu einem vorzeitigen Abbruch des Projekts und den entsprechenden – nicht nur finanziellen – Schäden bei allen Beteiligten.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, mit welchen Problemen derartige Projekte behaftet sind und welche Lösungsansätze – sowohl auf Seiten der Hersteller wie auch der Kunden – geeignet sind, den Projekterfolg zu sichern.

Definition exakter Anforderungen fehlt

Ein wesentliches Grundproblem liegt darin, dass Anforderungen an das CMS in der Konzeptionsphase oft nicht exakt bekannt sind und folglich – im Rahmen eines entsprechenden Pflichten- und Lastenhefts – nicht ausreichend beschrieben werden oder gar beschrieben werden können. Die tatsächlichen Anforderungen scheinen sich häufig erst in späten Projektphasen oder erst während des Betriebs zu zeigen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Am Ende entspricht das gewählte CMS den Anforderungen jedoch oft nicht.

Hauptproblem: Komplexität

Ein häufiger Fehler liegt darin, dass wichtige Nutzer und Stakeholder nicht ausreichend in das Projekt einbezogen werden. Gewünschte Use Cases sind dadurch nicht bekannt oder exakt genug definiert. Hier zeigt sich auch schon ein für viele Unternehmen schwer aufzulösendes Dilemma: Die steigende Anzahl relevanter Stakeholder in unterschiedlichsten Funktionen, mit teilweise unklaren oder gar konfliktbehafteten Zielen, wirkt als Komplexitätstreiber. Nicht nur die Auswahl der richtigen Stakeholder scheint problematisch, auch die Definition geeigneter Anforderungen wird dadurch erschwert.

Zudem werden die Anforderungen an ein CMS heute durch ein komplexes Umfeld bestimmt: Beispielhaft sind hier die steigende Anzahl von Kanälen und Endgeräten sowie deren gegenseitige Vernetzung, aber auch eine oft sehr heterogene, umgebende IT-Landschaft zu nennen.

Häufig eingesetzte Methoden des Projektmanagements – wie z.B. das Wasserfallmodell – sind immer weniger geeignet diesem Komplexitätsgrad zu begegnen. Zur adäquaten Problemlösung sind alle Beteiligten – vom Hersteller über einen möglichen Implementierungspartner bis zum Käufer – gefragt.

Umdenken nötig

Annahme und Auseinandersetzung mit dieser Komplexität ist die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung. Hierfür ist jedoch vielerorts ein Umdenken gefragt! Das Bewusstsein für die strategische Bedeutung eines CMS muss auch auf Kundenseite bei allen Beteiligten vorhanden sein oder geschärft werden. Derzeit wird der Auswahl anderer Software – wie CRM- oder ERP-Systemen – oft eine deutlich höhere strategische Bedeutung beigemessen. Zwangsläufig wirkt sich dies auf den Auswahlprozess des CMS aus – viele Unternehmen scheuen einen hohen (Projekt-)aufwand und wollen schnelle Entscheidungen treffen.

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung ist hier ein Umdenken nötig! Für immer mehr Unternehmen wird das Internet zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor und das gewählte CMS zum erfolgskritischen Instrument. Es reicht nicht aus, einfach den bekanntesten oder billigsten Anbieter zu ermitteln oder sich bei der Auswahl an anderen zu orientieren. Jedes CMS hat Stärken und Schwächen und wird unterschiedlichen Anforderungen in unterschiedlicher Art und Weise gerecht. Die Bereitschaft sich intensiv mit den eigenen Anforderungen auseinanderzusetzen ist die grundlegende Voraussetzung.

Im Rahmen des Projektmanagements scheinen hierfür insbesondere moderne, agile Methoden wie z.B. SCRUM geeignet zu sein. Das SCRUM-Konzept beruht auf der Grundannahme, dass viele Projekte zu komplex sind, um vorab in allen Details geplant zu werden und liefert entsprechende Methoden zur Komplexitätsreduzierung. Voraussetzung ist, dass die entsprechende Methodenkompetenz vorhanden ist oder aufgebaut werden kann. Nicht überall wird dies der Fall sein, so dass hier die Auswahl geeigneter Partner in Betracht kommen muss. Doch Vorsicht: Die meisten Implementierungspartner sind an ein oder wenige Systeme gebunden. Um sich einen umfassenderen Überblick zu verschaffen, werden Sie auch selbst aktiv und ziehen Sie immer mehrere Quellen in Ihre Recherche mit ein.

Diese Fragen sollten Sie sich dringend stellen

Ob Sie SCRUM einsetzen oder nicht, gewisse Fragen sollten Sie sich in allen Fällen stellen:

Sind die eigenen Ziele und Strategien definiert und wie können Sie durch das neue CMS unterstützt werden? Überlegen Sie sich, was ihre Nutzer brauchen: welche Probleme müssen sie lösen und wie kann die Lösung aussehen. Denken Sie bei Nutzer einerseits an Ihre Kunden, aber auch an die Nutzer des neuen CMS. Entwickeln Sie dann Use Cases aus beiden Sichten und machen Sie sich dabei auch die verschiedenen digitalen Touchpoints inkl. Kanäle und Endgeräte bewusst.

Überlegen Sie mit welchen anderen Systemen Daten in welcher Form ausgetauscht werden müssen und führen Sie sich Ihre internen Prozesse vor Augen – von der Idee über die Content-Erstellung und Freigabe bis zum Publizieren. Auch die Frage nach einer späteren Anpassung oder Erweiterungs-möglichkeiten sollte bereits bedacht werden.

Die daraus entwickelten Use Cases inklusive Ziele, Anforderungen und Prioritäten formulieren Sie am besten in einem Request for Proposal an mehrere Hersteller. Reduzieren Sie den Kreis potentieller Anbieter in weiteren Schritten – z.B. durch Einladung zu einer persönlichen Präsentation.

Achten Sie auf Testmöglichkeiten

In der Regel bieten Hersteller kostenlose Evaluierungslizenzen. Diese sind in der Regel zeitlich beschränkt und ermöglichen es dem Kunden „Zwischenergebnisse“ zu produzieren und darauf aufbauend seine Anforderungen weiterzuentwickeln. Sie unterstützten auch die Forderung von SCRUM sich iterativ und schrittweise der vollständigen Problemlösung zu nähern. Zudem bieten sie die Möglichkeit nötige Anpassungen am System zu erkennen.

Flexible Systeme reduzieren das Risiko

Für eine bestmögliche Systemintegration werden sich Anpassungen in vielen Projekten nicht vermeiden lassen. Diese durchführen zu können, gehört somit zu den wichtigsten Kompetenzen des Unternehmens bzw. des Implementierungspartners.

Der Hersteller hat die dafür nötigen Voraussetzungen in der Software-Architektur zu schaffen. Neben einem modularen Systemaufbau zählen hierzu zum Beispiel entsprechende Customization Points. Hierauf sollten Sie als Käufer dringend achten.

Die Forderung das CMS möglichst flexibel anpassen zu können, ergibt sich jedoch nicht nur aus der Tatsache, dass Anforderungen zu Projektbeginn nicht vollständig erfasst werden können. Die Anforderungen an ein Content Management System werden sich im Zeitablauf immer ändern. Auch um das System möglichst lange einsetzen zu können, ist eine entsprechende Flexibilität – sowie die stetige Weiterentwicklung durch den Anbieter – unabdingbar.

Ein professioneller Hersteller hilft mit

Ein etablierter Anbieter begleitet Auswahl- und Einführung der Software nicht zum ersten Mal und kann wertvolle Hilfestellung leisten. Ein seriöser Anbieter hat Interesse am Erfolg des Kunden und steht im als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung. Nutzen Sie diese Quelle! Dabei gilt: Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und ein guter Service wiegen oft mehr als einzelne Features. Faktoren wie professioneller Support und persönliche Ansprechpartner sind hier von Bedeutung.