ERP Anbieter: GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH

Die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH mit Sitz in Münster gehört mit 670 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von 87 Millionen Euro zu den größeren spezialisierten ERP-Anbietern im deutschsprachigen Raum. Die Gesellschaft betreut rund 1.700 Kunden und vertreibt mit gevis ERP eine auf den Großhandel ausgerichtete Lösung, die auf Microsoft-Technologie aufsetzt. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem Dalhoff GmbH & Co. KG, Meerkötter GmbH sowie Lüchau Baustoffe GmbH.

Anbieterprofil

gevis ERP richtet sich an kleine, mittlere und große Unternehmen und ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar. Die technologische Basis bildet Microsoft Dynamics 365, was eine enge Verzahnung mit dem Microsoft-Ökosystem ermöglicht und gleichzeitig die Grundlage für die integrierte KI-Unterstützung durch Microsoft Copilot schafft. Darüber hinaus entwickelt GWS eigene KI-Features, die über den Copilot-Standard hinausgehen. Der Branchenfokus liegt klar auf Handel, Großhandel und B2B, wobei die Lösung auch in den Bereichen Bau, Beratung und Tourismus eingesetzt wird.

Basisfunktionen und Sprachen

Das funktionale Fundament von gevis ERP deckt die wesentlichen Anforderungen moderner ERP-Systeme ab. Ein granulares Nutzer- und Berechtigungssystem bildet die Grundlage für eine sichere Mandantenfähigkeit, die parallele Unternehmensstrukturen in einem System abbilden kann. Die integrierte Suchfunktion erleichtert die Navigation im System, während anpassbare Bedienoberflächen-Templates eine ergonomische Gestaltung der Arbeitsumgebung ermöglichen. Artikelmanagement, Projektmanagement und Exportabwicklung sind ebenfalls im Standardumfang enthalten, ergänzt durch eine mobile App für den flexiblen Zugriff. Für Unternehmen, die ihren Funktionsumfang erweitern möchten, steht ein eigener App Marketplace zur Verfügung.

Die Benutzeroberfläche ist in Deutsch und Englisch verfügbar, was gevis ERP für international ausgerichtete Handelsunternehmen im deutschsprachigen Raum positioniert.

Schnittstellen

Als auf Microsoft-Technologie basierende Lösung bringt gevis ERP eine native Integration von BI-Systemen direkt im Core mit, was datengetriebene Auswertungen ohne zusätzliche Middleware ermöglicht. An gängige Versanddienstleister lässt sich das System jeweils über API anbinden: Unterstützt werden DHL, DPD, Hermes, GLS, UPS, FedEx und Shipcloud. Damit ist das Spektrum der angebundenen Logistikdienstleister für den Handelsbereich breit aufgestellt. Marktplatz-Anbindungen für Amazon, eBay, OTTO Market, Zalando, Etsy, Kaufland, BOL.com, idealo und Check24 stehen ebenfalls zur Verfügung und decken die zentralen Vertriebskanäle im E-Commerce ab.

Versandfunktionen

• Lieferscheine, Warenausgangsbuchung, Versanddokumente und Versandkosten sind vollständig im System integriert und decken den gesamten Fulfillment-Prozess von der Auftragsbestätigung bis zur buchhalterischen Erfassung des Warenausgangs ab.

Einkaufsmanagement und Wareneingang

• Angebotsverwaltung und die direkte Umwandlung von Angeboten in Bestellungen ermöglichen einen durchgängigen Beschaffungsfluss ohne Systemwechsel.
• Bestellüberwachung und Bestellmahnwesen sind nativ im System enthalten und unterstützen eine aktive Lieferantenkommunikation.
• Wareneingänge werden sowohl mit als auch ohne vorliegende Bestellung verarbeitet, und ein integriertes Retouren-Management schließt den Warenkreislauf auch in der Rückwärtslogistik.

Vertriebsfunktionen

• Angebotserstellung, Konditionen, Lieferbereitschaft und Lieferzeiten sind direkt in der Software abgebildet und ermöglichen eine vollständige vertriebliche Steuerung im Tagesgeschäft.
• Automatisierte Workflows und eine integrierte Personalzeiterfassung ergänzen das Vertriebsbild um prozessuale Effizienzfunktionen.
• CRM-Funktionalität ist über einen Drittanbieter angebunden.

Services

• Online-Trainings über eine Online-Akademie sowie ein vollständiges Handbuch stehen Kund:innen zur Verfügung.
• Werktäglicher Support ist gewährleistet, und durch den Einsatz von Microsoft Dynamics 365 profitieren Anwender:innen von der kontinuierlichen Plattformpflege durch Microsoft.

Rechtliche Kriterien

GWS erfüllt die zentralen rechtlichen Anforderungen für den deutschen Markt. Der Server-Standort befindet sich in Deutschland, Gerichtsstand und Vertragsgrundlagen sind ebenfalls im deutschen Rechtsraum verankert. Personenbezogene Daten werden pseudonymisiert und verschlüsselt verarbeitet, DSGVO-relevante Informationen nur nach Einwilligung gespeichert. Ein Standardvertrag zur Auftragsdatenverarbeitung liegt vor, und ein Datenschutzbeauftragter ist bestellt. Deutschsprachige AGBs, Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen sind vorhanden und sichern die vertragliche Transparenz gegenüber Kund:innen ab.

Fazit

gevis ERP präsentiert sich als großhandelsaffine Cloud-ERP-Lösung mit klarer Technologiebasis, breiter Versanddienstleister- und Marktplatzanbindung sowie solider rechtlicher Verankerung im deutschen Rechtsraum. Die Integration von Microsoft Copilot kombiniert mit eigens entwickelten KI-Features macht die Plattform zukunftsorientiert. Unternehmen, die gevis ERP im Kontext weiterer Anbieter bewerten möchten, finden im begleitenden ERP-Marktüberblick eine Gegenüberstellung der relevanten Lösungen am Markt.