Intelligente Enterprise Search-Lösungen für Unternehmen

Google hat im Februar 2016 seinen Fachhandelspartnern und Kunden nun endgültig verkündet, was Insider schon längst vermuteten. Der Internetriese stellt den Vertrieb seiner Enterprise Search-Lösung, die Google Search Appliance (GSA), mit sofortiger Wirkung ein (fortune.com).

Die On-Site-Lösung wurde von Kunden vor allem wegen ihrer einfachen Integrationsmöglichkeit und dem geringen Projektaufwand geschätzt. Doch spätestens im März 2018 ist nun endgültig Schluss. Ausschließlich Bestandskunden werden noch im Rahmen der auslaufenden Verträge bis dato mit dem Service versorgt.

Mit Abkündigung der Google Search Appliance vollzieht Google im Bereich Enterprise Search as a Service eine Kehrtwende. Künftig fokussiert sich der Anbieter auf einen rein Cloud-basierten Ansatz. Für europäische Unternehmen, die bislang auf entsprechende Lösungen von Google gesetzt haben, stellt das ein Problem dar. Die Bedenken gegenüber Cloud-Anbietern aus den USA sind, was den Schutz und die Sicherheit von vertraulichen Daten angeht, nach wie vor hoch. Doch vielen Unternehmen wird im Rahmen der digitalen Transformation und der damit einhergehenden Optimierung von Prozessabläufen erst allmählich wirklich bewusst, dass sie nicht einfach nur über große Datenmengen verfügen, denen sie Herr werden müssen. Zum gesammelten Unternehmenswissen gehören darüber hinaus auch oft sensible und vertrauliche Informationen, die die Betriebe nicht außer Haus geben möchten. Daher wünschen sich viele Betriebe für Enterprise Search auch in Zukunft eine zuverlässige und sichere On-Site-Alternative in Form einer Appliance.

Doch was tun Unternehmen, die eine Google Search Appliance eingesetzt haben oder planten einzuführen? Sie brauchen nun Ersatz, der sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt und bestenfalls schon bestehende Konfigurationen übernimmt.

Wichtige Kriterien für eine erfolgreiche Ablöse

Um einen einfachen und kostengünstigen Wechsel zu einer neuen Enterprise Search-Lösung zu ermöglichen, muss bei der Suche nach einer Alternative darauf geachtet werden, dass diese alle bislang angebundenen Datenquellen genauso unterstützt wie ihr Vorgänger. Nur wenn diese Bedingung erfüllt ist, lassen sich auch nach dem Austausch weiterhin alle Informationen in die Suche miteinbinden und alle bisher getätigten Investitionen auch beim neuen Produkt weiter nutzen. Idealerweise bringt die ausgewählte Lösung bereits einen umfassenden Pool von Konnektoren mit, damit die entsprechenden Datenquellen ohne Programmieraufwand angebunden werden können. Hierauf sollten Anwender bei der Suche nach einer Alternativlösung achten. Zudem sollten sie bei einer Ablöse berücksichtigen, dass die neue Anwendung die Übernahme bestehender abteilungsspezifischer Konfigurationen etwa per Migrations-Tool erlaubt und sie gleichermaßen alle vorhandenen Programmierschnittstellen unterstützt. Auf diese Weise lässt sich der Integrationsaufwand in eine bestehende Infrastruktur drastisch minimieren.

Moderne und innovative Lösungen für optimale Ergebnisse

Auch auf der Ebene der anwendungsspezifischen Funktionalität gibt es wichtige Entscheidungskriterien. Dazu zählt beispielsweise die Fähigkeit der Enterprise Search-Lösung, Hintergrundinformationen und Benutzerrechte im Suchprozess zu berücksichtigen. So sollte eine moderne Anwendung beispielsweise erkennen, in welcher Abteilung der suchende Benutzer arbeitet und Informationen im richtigen Kontext bereitstellen. Durch das Abfragen der Rechte direkt bei den Datenquellen werden nur jene Informationen angezeigt, für die der Benutzer auch eine Berechtigung hat.

Besonderes Augenmerk sollten die Unternehmen heute zudem auf die Darstellung der Suchergebnisse legen. Oft wird Enterprise Search noch mit Suchfeld und Trefferliste assoziiert. Doch High-End-Lösungen können mittlerweile viel mehr. Sie verstehen Informationen, analysieren diese und stellen Zusammenhänge zwischen den einzelnen Informationen her. Wird beispielsweise nach dem Namen eines bestimmten Kunden gesucht, finden intelligente Lösungen nicht nur Dokumente, in denen dieser Name vorkommt. Es wird automatisch eine Verbindung zwischen Namen und Kundennummer hergestellt und somit auch alle Dateien, in denen nur die Kundennummer, nicht aber der Name vorkommt, gefunden. Die Produkte liefern dabei das Ergebnis dann letztlich nicht mehr als lange Liste à la Internet-Suchmaschinen, sondern stellen die Informationen strukturiert und sortiert dar. Die Verknüpfung des Wissens trägt sein Übriges dazu bei. Die daraus resultierende Darstellung wird auch als 360-Grad-Sicht bezeichnet, es werden die wichtigsten Kerninformationen, angereichert mit wertvollem Zusatzwissen, dargestellt. So sieht der Anwender das Wichtigste auf einen Blick und kann bei Bedarf schnell und einfach weitere Informationen abfragen.

Erst testen, dann entscheiden

Eines wird klar: Enterprise Search ist nicht gleich Enterprise Search. Bei der Einführung beziehungsweise beim Austausch einer solchen Anwendung sollten die Betriebe gleich ein innovatives und zukunftsorientiertes System wählen. Mit den zuvor genannten Features, kann man dabei quasi schon von persönlichen Assistenzsystemen sprechen, die die Mitarbeiter in jeder Situation ihres Arbeitsalltags optimal unterstützen und mit Wissen versorgen. Doch nur ein genaues Auseinandersetzen mit den eigenen Bedürfnissen und den am Markt vorhandenen Lösungen und Herstellern kann letztlich zu einer optimalen Auswahl für das Unternehmen führen. Bevor sich ein Betrieb letztlich für eine Enterprise Search-Lösung entscheidet, sollte es sich gründlich über den Partner beziehungsweise Hersteller informieren. Im besten Fall ist dieser schon mit ähnlichen Integrations- oder Migrationsszenarien vertraut und kann etwa auf entsprechende Referenzkunden verweisen. Aufgrund der Vielzahl an Produkten ist es daher außerdem anzuraten, nach sorgfältiger Evaluation eine Vorauswahl zu treffen und die Lösungen in der Praxis mit den eigenen Datenquellen, Daten und Nutzern selbst zu testen. Professionelle und namhafte Hersteller wie der österreichische Anbieter Mindbreeze bieten hierfür die Möglichkeit einer Testphase. Diese sollten Interessenten in jedem Fall nutzen. Denn erst in der Praxis wird ersichtlich, welche Hersteller ihre Versprechen halten und welche hinter den gesetzten Erwartungen zurückfallen.

Autorin: Ulrike Kogler, Trendscout und Wissensmanager bei Mindbreeze

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Bildquellen

  • Ulrike_Kogler: Mindbreeze
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1 Antwort

  1. Butz sagt:

    Die Google Search Appliance wird noch bis Ende März 2019 von Google supportet. Die Angabe im Artikel „März 2018 ist nun endgültig Schluss“ ist daher falsch.

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