Was sind eigentlich die Kosten für ein CMS Projekt?

Wenn die Funktionen des eingesetzten Content Management System nicht länger ausreichen, denken viele Unternehmen über einen Wechsel nach. Doch was was sind eigentlich die Projekt Kosten für ein CMS? Neben den Softwarekosten sollten vor allem die Implementierungs-Kosten bedacht werden. Oftmals sind externe Dienstleister mit an Bord. Wir haben für Sie zusammengestellt, mit welchen Kosten für die Planung der CMS-Implementierung sie kalkulieren sollten. Am Ende des Artikels können Sie sich eine Übersicht zum Pricing von Dienstleistern im Vergleich herunterladen.

Alles ist recht statisch, die Performance lässt zu wünschen übrig und das ganze platzt nahezu aus allen Nähten. Klare Anzeichen dafür, dass das bestehende CMS den steigenden Ansprüchen des Unternehmens und der Kunden nicht mehr gerecht wird. In vielen Fällen ist es einfach nicht mitgewachsen. Also schaut sich das Marketing-Team – meist gemeinsam mit der IT-Abteilung – nach einer neuen Lösung um. Dabei spielen Features, Skalierbarkeit und das Einpassen in den übrigen Marketing Technology Stack (Was alles dazu gehört? Hier der Link zu unserer Übersicht) bei der Auswahl eine maßgebliche Rolle. Hier empfehlen wir Ihnen unseren Marktüberblick zu Enterprise CMS-Lösungen. Dennoch kommt auch die Budgetfrage auf. Was kostet ein Wechsel eigentlich?

Verschiedene Kostenfaktoren bei einem neuen CMS

Bei der Kostenplanung zum Wechsel des CMS lassen sich grundsätzlich drei Aufwandsarten unterscheiden. Die Softwarekosten, die Aufwände für interne Ressourcen und Kosten für externe Implementierungspartner.

Kosten der Software

Hier sollten Sie darauf schauen, welche Kostenmodelle die verschiedenen Lösungen bieten. Handelt es sich um ein Abo-Modell, bei dem sie monatliche Gebühren pro User bezahlen? Oder erhalten Sie die Software gegen eine Einmalzahlung? Was kosten regelmäßige Updates und gegebenenfalls Schulungen für Ihre Mitarbeiter?

Interne Aufwände

Wie aufwändig ist der Onboarding-Prozess, bis Ihre Mitarbeiter sich in das neue Tools eingearbeitet haben? Gibt es die Möglichkeit, dass sich Ihre Angestellten sich zertifizieren lassen und andere Kollegen weiterbilden können? Das sind wichtige Fragen, aber diese Aufwände sind nicht wirklich vermeidbar.

Wo Sie jedoch eine Menge Gestaltungsspielraum haben, ist die technische Implementierung des CMS. Hier sollten Sie in jedem Fall Ihre IT-Abteilung mit an Bord holen. Passt die von Ihnen Software ganz einfach in das sonstige Tool-Setup oder müssen Schnittstellen gebaut werden? Letztlich sollten Sie immer abwägen, welche Aufgaben Sie intern übernehmen wollen und können. Die Grundlage für dieses Abwägen sollten jedoch nicht nur die reinen Kosten sein. Vielmehr ist es wichtig zu beachten, ob Sie intern das notwendige Skillset und die Erfahrung vorhanden haben. In aller Regel findet ein CMS-Wechsel nicht allzu häufig statt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kollegen auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen können ist eher gering. Vielmehr wird einige Zeit ins Land gehen, wo sich die Kollegen in die Materie einarbeiten müssen. Das geht, kostet aber Zeit und Nerven, weil viele Fehler gemacht werden, die auf mangelnder Erfahrung gründen. Wenn Sie einen externen Implementierungs-Partner beauftragen und diesen gemeinsam mit den IT-Kollegen steuern, sinkt die Wahrscheinlichkeit von diesen Erstlingsfehlern.

Externe Implementierungs-Partner

In unserem „Marktüberblick CMS-Implementierer“ (Hier der Link) haben wir über 30 Dienstleister sehr detailliert miteinander verglichen. Den einen richtigen Partner für alle Unternehmen und alle Aufgabenstellungen gibt es nicht. Aber je nach Ambition und individuellen Anforderungen lässt sich eine Auswahl treffen, die man dann in die engere Wahl zieht bzw. im persönlichen Kontakt auf die eigenen Präferenzen hin prüfen und auswählen kann. Für viele Entscheider spielen dabei neben dem Leistungsangebot der Dienstleister vor allem drei Faktoren eine entscheidende Rolle:

Teamfit: Passt zwar in keinen harten Anforderungskatalog der Einkaufs-Abteilung, aber: Die Chemie muss stimmen. Können Sie für die Dauer des Projekts (und je nach Wartungsaufwand bzw. kontinuierlicher Betreuung vielleicht auch darüber hinaus) mit den handelnden Akteuren des Dienstleisters gut zusammenarbeiten?
Referenzen: Hat der Dienstleister schon ähnliche Projekte umgesetzt? Oder solche, die als Zielbild meiner Ambitionen angesehen werden könnten? In unserem Artikel können Sie einige Referenzen der von uns im Marktüberblick aufgeführten Dienstleister einsehen (Hier der Link zum Artikel).
Kosten: Welches Kostenmodell bietet der Dienstleister an? Rechnet er 1:1 nach entstandener Arbeitszeit ab oder gibt es Paketpreise?

Übersicht der Kostenarten zum Download

Wir haben in unserem Marktüberblick über die CMS-Implementierer auch in Sachen Pricing verglichen. Dabei haben wir folgende Kriterien definiert:

Gibt es ein Mindest-Auftragsvolumen? Wenn ja, wie hoch ist es? Hier gibt es große Unterschiede: Von 0 – 300.000 EUR ist alles dabei.
Welche Kosten entstehen monatlich mindestens für die Wartung/die kontinuierliche Betreuung? Die meisten Anbieter sehen hier keine oder recht überschaubare Kosten (ca. 500 EUR). Ein Dienstleister liegt jedoch bei 1.500 und ein weiterer bei 10.000 EUR pro Monat.
Rechnet der Dienstleister über Manntage ab? Diesen Modus bieten fast alle Anbieter.
Wie hoch ist der durchschnittliche Tagessatz bei dem Dienstleister? Hier gibt es fast keine Ausreißer: Die Range reicht von 750-1.120 EUR.
Wie hoch ist das durchschnittliche Projektvolumen? Anhand dieser wichtigen Kennzahl haben Sie eine gute Richtschnur, um eine preisliche Einschätzung vornehmen zu können. Die Bandbreite ist hier sehr große, nämlich von 4.000 EUR bis 1.000.000 EUR. Der Durchschnitt über alle Dienstleister hinweg beträgt 195.300 EUR. Aber lassen Sie sich davon nicht zurückschrecken, den – wie oben erwähnt – die Bandbreite ist groß.

Laden Sie sich hier die Pricing-Übersicht herunter:

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