Zehn Merksätze zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen

Junge Unternehmen müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Buchführung beachten, gleichgültig ob Nagelstudio oder Internet-Start-up. Eine zentrale Frage ist in diesem Zusammenhang, wie die Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgehen sollen.

„Zahlreiche betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen werden heute per E-Mail abgewickelt“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Die rechtliche Grundlage dafür bilden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Der Digitalverband Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post in ihrem gemeinsam ausgearbeiteten Leitfaden „E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ zusammengestellt.

Die zehn Merksätze im Überblick:

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig

E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.

E-Mails sind elektronisch aufzubewahren

Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.

Dateianhänge sind im Original aufzubewahren

Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.

E-Mail als Transportmittel

Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.

E-Mails sind zu indexieren

Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.

E-Mails sind unverändert zu archivieren

Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.

Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben

Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in eine anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.

Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren

Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.

E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.

Rechnungen als E-Mails sind zulässig

Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.