ERP-Anbieter: aptus IT GmbH

aERP ist eine ERP-Software der aptus IT GmbH mit Sitz in Backnang, die seit 2008 am Markt ist und sich auf branchenspezifische Lösungen für Industrie, Maschinenbau, Schmuck und Bau spezialisiert hat. Die Lösung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und wird als On-Premise-System mit integriertem Dokumentenmanagementsystem und CRM angeboten. Für Entscheider:innen, die im Rahmen eines strukturierten ERP-Vergleichs einen spezialisierten deutschen Hersteller mit klarem Branchenfokus evaluieren möchten, liefert dieser Artikel eine sachliche Übersicht der relevanten Kriterien.

Anbieterprofil

Die aptus IT GmbH wurde als Anbieter von aERP in Backnang gegründet und beschäftigt 13 Mitarbeitende. Das Unternehmen betreut rund 100 Kunden und erzielte zuletzt einen Jahresumsatz von 2 Millionen Euro. aERP ist ausschließlich als On-Premise-Lösung verfügbar; eine Cloud-Variante wird nicht angeboten. Die Lösung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, für große Konzerne ist sie nicht ausgelegt. Der Alleinstellungsanspruch des Anbieters liegt in der Kombination aus ausgeprägtem Branchenfokus, insbesondere Maschinenbau, Schmuck und Bau –, einem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS), einem nativen CRM sowie einer spezifischen Serviceaußendienst-Lösung. Die typische Implementierungsdauer beträgt sechs Monate; die Mindestvertragslaufzeit liegt bei zwölf Monaten.

Basisfunktionen und Sprachen

aERP verfügt über ein umfassendes Nutzer- und Berechtigungssystem sowie Mandantenfähigkeit. Eine integrierte Suchfunktion, anpassbare Bedienoberflächen-Templates, ein direkt integriertes Artikelmanagement sowie ein Assistent zur Datenmigration und eine Mobile App sind im Lieferumfang enthalten. Die Software ist für Projektmanagement geeignet, Exportabwicklung ist hingegen nicht vorgesehen. Künstliche Intelligenz kommt in aERP nach Angaben des Anbieters nicht zum Einsatz. Das Reporting bietet Standard- und individualisierbare KPI-Dashboards, anpassbare Report-Templates sowie eine Drag-&-Drop-Erstellung von Reports; Predictive Recommendations sind nicht verfügbar. Ein besonderes Merkmal ist die ausgeprägte Mehrsprachigkeit der Bedienoberfläche: Neben Deutsch und Englisch sind Spanisch, Französisch, Italienisch, Chinesisch, Arabisch, Hindi, Japanisch, Russisch und Niederländisch verfügbar, weitere Sprachen sind auf Anfrage erhältlich.

Schnittstellen

aERP bietet Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, BI-Systemen und Barcode-Scan-Software, die alle direkt im Core enthalten sind. Schnittstellen zu Online-Marktplätzen und Shopsystemen sind nicht vorhanden; aERP ist damit klar auf den klassischen Industrie- und B2B-Betrieb ausgerichtet und nicht für Multichannel-Handel konzipiert. Bei Versanddienstleistern sind Anbindungen an DHL und DPD über die API möglich; Hermes, GLS, UPS, FedEx, Parcel.One und Shipcloud sind nicht angebunden. Schnittstellen zu PIM-, DAM- und Payment-Lösungen sowie Payment Service Providern sind nicht vorhanden. Im Bereich CRM-Software gibt der Anbieter an, dass Schnittstellen grundsätzlich möglich sind, jedoch sind zu den gängigen CRM-Plattformen im Katalog keine konkreten Anbindungen ausgewiesen. Hier sollte im Evaluierungsprozess direkt beim Anbieter nachgefragt werden. Das integrierte CRM ist hingegen nativ in der Software enthalten.

Versandfunktionen

• Lieferscheinerstellung, Warenausgangsbuchung, Versanddokumente und Versandkosten sind vollständig im Core enthalten
• Tourenplanung ist ebenfalls nativ in der Software integriert

Einkaufsmanagement und Wareneingang

• Lieferantenauswahl-Management, Angebotsverwaltung, Preisvergleiche und Umwandlung von Angeboten in Bestellungen sind im Core enthalten
• Bestellüberwachung, Bestellmahnwesen und Schnittstelle zur Kreditorenbuchhaltung sind nativ verfügbar
• Wareneingang mit und ohne Bestellung, Retouren-Management sowie Teilmengen-Verwaltung werden vollständig abgedeckt

Vertriebsfunktionen

• Vertriebs-Pipeline, Angebotserstellung und -überwachung, Konditionsmanagement, Lieferbereitschaft, Lieferzeiten und Vertriebsplanung sind im Core enthalten
• Außendienststeuerung, integriertes CRM, Produktionssteuerung (inkl. Leitstand), automatisierte Workflows, Personalzeiterfassung und Betriebsdatenerfassung sind allesamt nativ verfügbar
• Das Auftrags- und Rechnungsmanagement umfasst Auftragsbearbeitung und -splittung, Kreditlimitprüfung, Lagerartikelreservierung, Verfügbarkeitsprüfung, EDI-Anbindung, Fakturierung, Gutschriften, Mehrwertsteuer-Ermittlung, Proforma-, Sammel- und wiederkehrende Rechnungen sowie Zahlungsbedingungen
• Das Preismanagement deckt Preislisten, kundenspezifische Preislisten, Preisgruppen, Konditionsarten, Sonder- und Mengenrabatte, Kommissionierung, Mehrwährungsunterstützung, zeitlich begrenzte Preisgestaltung sowie automatische Preisberechnung ab

Services

• Präsenz-Trainings werden angeboten, ein Handbuch steht zur Verfügung
• Support ist an Werktagen verfügbar, die Reaktionszeit liegt unter 24 Stunden
• Ergänzend steht ein Online-Ticketportal zur Verfügung

Rechtliche Kriterien

aERP erfüllt die zentralen datenschutz- und vertragsrechtlichen Anforderungen für den Einsatz im deutschsprachigen B2B-Umfeld. Die Server befinden sich in Deutschland; personenbezogene Daten werden pseudonymisiert und verschlüsselt verarbeitet, und DSGVO-relevante Daten werden ausschließlich bei entsprechender Einwilligung gespeichert. Ein Standardvertrag zur Auftragsdatenverarbeitung wird bereitgestellt; ein benannter Datenschutzbeauftragter ist vorhanden. AGBs, Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen liegen vollständig auf Deutsch vor; der Gerichtsstand befindet sich in Deutschland. Sicherheitsrelevante Vorfälle werden dokumentiert. Zu beachten ist, dass der Anbieter im Katalog keinen expliziten Schutz vor Cyberangriffen ausgewiesen hat.

Fazit

aERP von aptus IT GmbH ist eine funktional breit aufgestellte On-Premise-ERP-Lösung, die sich durch einen ausgeprägten Branchenfokus auf Industrie, Maschinenbau und Bau, ein nativ integriertes DMS und CRM sowie eine umfassende Mehrsprachigkeit auszeichnet. Der vollständige native Funktionsumfang in Vertrieb, Einkauf, Lagermanagement und Versand macht die Lösung für mittelständische Produktions- und Handelsunternehmen mit komplexen internen Prozessen relevant. Wer aERP im direkten Vergleich mit weiteren Anbietern bewerten möchte, findet alle Kriterien und Funktionsbewertungen strukturiert aufbereitet im vollständigen ERP-Marktüberblick 2026.