ERP-Anbieter: Proflex System GmbH

Die Proflex System GmbH positioniert sich mit ihrer Lösung „Proflex ERP“ als ERP-Anbieter für Unternehmen, die Geschäftsprozesse zentral steuern und verwalten möchten. Die Software deckt dabei verschiedene betriebswirtschaftliche Kernbereiche ab und verbindet Funktionen aus Vertrieb, Einkauf, Logistik und Administration in einer integrierten Systemlandschaft.

Anbieterprofil

Die Proflex System GmbH hat ihren Sitz in Welling und ist seit 2014 am Markt aktiv. Das Unternehmen beschäftigt 14 Mitarbeitende und betreut 250 Kund:innen. Die ERP-Lösung Proflex ERP gehört zu den im Marktüberblick erfassten Systemen und ist auf die Unterstützung zentraler Unternehmensprozesse ausgerichtet.

Im Fokus steht die Abbildung betrieblicher Abläufe innerhalb einer gemeinsamen Softwareumgebung. Dadurch lassen sich verschiedene Prozessbereiche in einer konsistenten Datenbasis zusammenführen und organisatorische Abläufe zentral verwalten.

Basisfunktionen und Sprachen

Zu den grundlegenden Eigenschaften von Proflex ERP gehören ein integriertes Nutzer- und Berechtigungssystem sowie die Mandantenfähigkeit. Darüber hinaus unterstützt die Lösung den Betrieb als On-Premise-System und verfügt über eine integrierte Suchfunktion. Auch ein integriertes Artikelmanagement ist Bestandteil der Software.

Für Unternehmen, die individuelle Anforderungen an Arbeitsabläufe und Benutzeroberflächen stellen, bietet die Lösung anpassbare Oberflächen-Templates. Ergänzt wird dies durch Funktionen für Projektmanagement sowie die Verfügbarkeit einer mobilen App, wodurch sich Prozesse auch außerhalb des klassischen Arbeitsplatzes begleiten lassen.

Bei den verfügbaren Oberflächensprachen wird Deutsch unterstützt. Damit richtet sich die Lösung insbesondere an Organisationen mit deutschsprachigem Arbeitsumfeld.

Schnittstellen

ERP-Systeme entfalten ihren Nutzen insbesondere dann, wenn sie sich in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Proflex ERP unterstützt den Datenaustausch über Schnittstellen und schafft damit die Grundlage für die Anbindung weiterer Unternehmensanwendungen. Die Integration dient dabei der durchgängigen Verarbeitung von Informationen über unterschiedliche Prozessbereiche hinweg.

Durch die Einbindung externer Systeme können Daten konsistent bereitgestellt und Abläufe zwischen verschiedenen Anwendungen abgestimmt werden. Dadurch entsteht eine technische Basis für einen strukturierten Informationsfluss innerhalb der Unternehmensorganisation.

Versandfunktionen

• Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen als Bestandteil der Versandabwicklung.
• Unterstützung von Warenausgangsbuchungen zur Dokumentation logistischer Prozesse.
• Verwaltung relevanter Versanddokumente innerhalb des Systems.
• Abbildung und Verwaltung von Versandkosten.

Einkaufsmanagement und Wareneingang

• Funktionen für Lieferantenauswahl und Angebotsverwaltung.
• Unterstützung von Preisvergleichen sowie der Umwandlung von Angeboten in Bestellungen.
• Bestellüberwachung und Bestellmahnwesen zur Begleitung des Beschaffungsprozesses.
• Wareneingang mit und ohne Bestellung sowie Retourenmanagement und Teilmengenverwaltung.

Vertriebsfunktionen

• Vertriebs-Pipeline zur Strukturierung von Vertriebsaktivitäten.
• Angebotserstellung und Angebotsüberwachung innerhalb des Systems.
• Verwaltung von Konditionen, Lieferbereitschaft und Lieferzeiten.
• Integrierte CRM-Funktionen sowie automatisierte Workflows.
• Unterstützung bei Produktionssteuerung, Personalzeiterfassung und Betriebsdatenerfassung.

Services

• Präsenz-Trainings und Online-Trainings beziehungsweise eine Online-Akademie.
• Bereitstellung eines Handbuchs zur Unterstützung der Nutzung.
• Support an Werktagen mit definierten Reaktionszeiten.
• Ergänzende Leistungen in Form von Onboarding, Digital Marketing, Managed Services und Community-Angeboten.

Rechtliche Kriterien

Auch im Bereich rechtlicher und organisatorischer Rahmenbedingungen deckt Proflex ERP verschiedene relevante Anforderungen ab. Dazu gehören Maßnahmen zur Pseudonymisierung personenbezogener Daten sowie die Speicherung DSGVO-relevanter Daten auf Basis entsprechender Einwilligungen. Darüber hinaus wird ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung bereitgestellt.

Weitere erfasste Kriterien umfassen dokumentierte Verfahren für sicherheitsrelevante Vorfälle, deutschsprachige Vertrags- und Datenschutzunterlagen sowie die Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Ebenso wird ein Gerichtsstand in Deutschland ausgewiesen. Für die Lösung wird zudem die Zertifizierung „IDW PS 880 (GoBD), TÜV geprüfte Cloud Sicherheit“ genannt.

Fazit

Proflex ERP verbindet klassische ERP-Kernfunktionen mit umfangreichen Möglichkeiten in Vertrieb, Einkauf und Versand. Ergänzt werden diese Bereiche durch mobile Nutzungsmöglichkeiten, anpassbare Oberflächen sowie verschiedene Service- und Supportangebote. Im rechtlichen Umfeld adressiert die Lösung zudem zentrale Anforderungen rund um Datenschutz, Dokumentation und Informationssicherheit.