[Leitfaden] Multisite Management: So managen Sie mehrere Webseiten

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung eine zunehmende Anzahl an Web-Auftritten managen zu müssen. Neben den großen Themen und Buzz Words im digitalen Umfeld, geht das Thema Multisite Management in der Wahrnehmung der Branche oft unter. Dabei ist ein effektives Multisite Management eine wichtige Voraussetzung, um im digitalen Wettbewerb bestehen zu können.

Die steigende Anzahl an Webseiten unter einem Unternehmensdach führt zu Herausforderungen in verschiedenen IT-Bereichen wie Entwicklung, Wartung und Deployment, aber auch in der Unternehmensorganisation, da die Bedürfnisses der Hauptzentrale oder zentraler IT-Abteilungen mit den Bedürfnissen von lokalen Geschäftsbereichen oder Abteilungen in anderen Märkten in Einklang gebracht werden müssen.

Für die IT, und im Speziellen für Content Management Systeme (CMS), bedeutet diese Entwicklung, dass die eingesetzten Systeme heute zunehmend neue Funktionen bereitstellen müssen wie beispielsweise die Wiederverwendung von Content (Re-Use), Collaboration- und Workflow-Funktionen für die Arbeit in verschiedenen Teams, die Möglichkeit Inhalte individuell anpassen zu können (Customization), oder sie automatisch auf verschiedenen Kanälen ausspielen zu können (Automation und Multikanal).

Übergeordnet wird hierfür oft der Begriff Multisite Management verwendet. Letztlich geht es darum, dass ein CMS die Komplexität im Management von verschiedenen Webseiten signifikant reduzieren kann.

Multisite Management betrifft alle Unternehmen und Organisationen, die mehr als eine digitale Erfahrung für Kunden oder Mitarbeiter verwalten. In der Praxis sind dies zum Beispiel globale Unternehmen mit regionalen Niederlassungen, Franchise-Netzwerke, Unternehmen mit unterschiedlichen Marken, Produkten und Dienstleistungen, oder Unternehmen, die generell viele Microsites oder Landing Pages aufsetzen.

Die Herausforderungen beim Management verschiedener Websites

Die Frage, die sich die Unternehmen stellen müssen: Ab welchem Punkt ist es effektiver einzelne Seiten nicht mehr separat zu pflegen sondern sie unter einem Dach – zu einem Multisite-Netzwerk – zusammenzuführen?

In der täglichen Arbeit wird dieser Punkt oft durch das Gefühl von umständlichen und ineffizienten Prozessen erkannt. Entscheidend ist hierbei jedoch der Kostenaspekt: Bezieht man in seine Kostenanalyse nicht nur direkte Kosten wie Server-, Entwicklungs- oder Integrationskosten mit ein, sondern beziffert die wahren Kosten, die besonders durch den Mehraufwand aufgrund redundanter Prozesse entstehen, erkennen Unternehmen oft sehr schnell, das Multisite Management für sie die effektivere Variante ist.

Der zweite wichtige Faktor ist die Customer Experience. Separat verwaltete Webauftritte bedeuten häufig, dass die Kundenerfahrung mit der Marke auf verschiedenen, digitalen Kanälen zu unterschiedlichen Erlebnissen führen. Der Markenauftritt ist schlicht nicht konsistent. Hinzu kommt ein Analytics-Problem: Die Kundendaten werden nicht einheitlich gesammelt, sind daher unvollständig und tragen dazu bei, dass die Gestaltung einer kundenzentrierten Online-Erfahrung oft nur Theorie bleibt.

Neben Herausforderungen beim Branding beklagen Marketing-Teams zudem die mangelnde Fähigkeit ihre geplanten Kampagnen einheitlich über alle Web-Auftritte durchzuführen. Statt eine Kampagne einheitlich über die digitalen Kontaktpunkte planen und ausführen zu können, müssen die Aktivitäten einzeln gesteuert werden.

Ein wesentlicher Punkt aus Marketing- und Vertriebssicht, der häufig unterschätzt wird, ist das Generieren von qualifizierten Leads. Content Marketing läuft ins Leere wenn Unternehmen es nicht schaffen Leads zu generieren und sie anschließend von einer zentralen Stelle aus durch den Sales Funnel zu führen.

Neben ineffizienten Prozessen, höheren Gesamtkosten, Defiziten beim Marken- und Kampagnenmanagement so wie der Leadgenerierung, führen separat verwaltete Online-Auftritte in der Praxis übrigens auch zu einem strategischen Problem: Sie sind gar nicht oder zumindest nur sehr eingeschränkt skalierbar!

Durch den digitalen Wandel stehen die meisten Branchen unter dem Druck innovativer, agiler und wettbewerbsfähiger zu werden. Dies betrifft Anpassungen des Geschäftsmodells, die Fähigkeit Produkte schneller einführen zu können (Time-to-Market), so wie die Möglichkeit Content schnell erstellen und publizieren zu können.

Use Cases für Multisite Management

Unternehmen und Organisationen fast aller Branchen sehen sich heute der Herausforderung gegenüber mehrere Webauftritte verwalten zu müssen. Dabei geht es häufig darum, dass eine zentrale Stelle den Kern der Inhalte erstellen, verwalten und vermarkten kann, gleichzeitig aber kleinere Einheiten dezentral die Chance erhalten die Inhalte individuell auf ihre Bedürfnisse zuschneiden zu können.

Unabhängig von der Branche vereinen alle die gleichen Merkmale und Eigenschaften. Sie lassen sich in vier große Gruppen unterscheiden:

(1) Globale Organisationen

Ein globales Unternehmen mit vielen regionalen Niederlassungen. Globale Änderungen wie neue Produkte oder Branding-Änderungen werden zentral verwaltet, während die regionalen Teams lokal-spezifische Informationen veröffentlichen.

Multisite Management ermöglicht es Unternehmen wichtige IT-Bereiche zu zentralisieren wie z.B. die Implementierung, Integrationen, die Architektur, das User Management, das Hosting oder die Code-Basis.

(2) Organisationen mit Partner-Netzwerken (Vertriebspartner, Auslieferer oder Franchise)

In diesem Fall stellt die zentrale Einheit Informationen, die Architektur und globalen Content bereit, die Partner verwalten die eigene Webpräsenz. Dies betrifft beispielsweise die Gastronomie, die Immobilienbranche, Dienstleister oder das Gesundheitswesen. Denken Sie an einen Immobilienmakler, der die komplette IT von der Zentrale zur Verfügung gestellt bekommt und nur noch seine einzelnen Objekte einpflegen muss.

(3) Organisationen mit verschiedenen Marken

Viele große Unternehmen vereinen unterschiedliche Produkte, Dienstleistungen und Marken unter einem Dach. Oft werden die Webseiten separat gesteuert – eine Folge des natürlichen Wachstums über viele Jahre hinweg.

Multisite Management kann besonders in diesen Fällen zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Der Aufritt der Marken kann vereint, Kampagnen zentral gesteuert und ausgeführt, so wie die Customer Experience optimiert werden. Unternehmen können so einheitliche und skalierbare Prozesse definieren, während die einzelnen Marken unabhängig und kreativ den Auftrifft für die Zielkunden gestalten.

(4) Organisationen mit verschiedenen Microsites

Unternehmen verwalten heutzutage häufig viele kleine Microsites beispielsweise für bestimmte Kampagnen oder Landing Pages zur Leadgenerierung. Die Microsites müssen schnell gelauncht werden können, sie müssen kostengünstig in der Umsetzung sein und auf vorgegebene Templates und digitale Assets zurückgreifen.

Mit Multisite Management können Unternehmen, die sehr viele Microsites in kurzen Abständen benötigen, neue Seiten fast ohne zusätzliche Entwicklungs- und Hosting-Kosten launchen.

Multisite Management – Praxisbeispiele

In der Praxis finden sich verschiedene Anwendungsfälle für den Einsatz von Multisite Management.

Eine Universität beispielsweise veröffentlicht zentral Informationen zum Campus, zur Mensa, zum Semesterticket oder anderen Themen, die alle Studenten gleichermaßen betreffen. Sie veröffentlicht auch regelmäßig wichtige News, steuert Marketingkampagnen zur Steigerung der Standort-Attraktivität oder verwaltet das Intranet für Studenten. Das Uni-Magazin wird in der Regel für alle Studenten veröffentlicht, Pressemeldungen werden von der zentralen PR-Abteilung ausgegeben und Stellenangebote werden im Karriereportal der Universität aufgelistet.

Gleichzeitig benötigen die einzelnen Fakultäten die Möglichkeit Studenten über Neuigkeiten zu informieren, die nur die Fakultät betrifft. Die Fakultätsbereiche werden vorgestellt, eine Änderung in der Zusammenstellung des Dekanats muss eingepflegt werden, Studenten melden sich für die nächste Klausur an oder können Materialien vom Professor herunterladen.

Die Anforderungen sind dabei häufig für alle Fakultäten gleich. Sie greifen auf das selbe Grundgerüst zurück. Eine separate Verwaltung der Fakultäten-Webseiten wäre also ineffizient und kostspielig. Die einzelnen Bereiche greifen auf eine starke zentrale Basis zurück und müssen nur einzelne, individuelle Inhalte anpassen.

Dieses Beispiel lässt sich im Kern auf viele andere Branchen übertragen. Ein Musikverlag beispielsweise muss die Micro Sites vieler verschiedener Künstler verwalten. Jeder Künstler hat zwar individuelle Auftrittstermine, aber alle brauchen einen News-Bereich, haben eine Galerie, Infos für Fans und Presse und die Links zu den Social Media Kanälen. Außerdem greifen sie teilweise auf die exakt gleichen Inhalte zurück wie die Datenschutzbestimmungen oder das Kontaktformular.

Ein Zeitungsverlag spielt zentral die wichtigsten News aus, so dass die einzelnen Lokalredaktionen sich auf die Arbeit vor Ort fokussieren können. Eine Versicherung stellt den Großteil der Kundeninformationen auf der Hauptseite zur Verfügung, so dass die lokalen Agenturen nur das Team, die Öffnungszeiten, die Anschrift oder lokale Promotionen pflegen müssen.

Diese Liste ließe sich beliebig um viele weitere Praxis-Beispiele aus vielen verschiedenen Branchen weiterführen.

Die Vorteile von Multisite Management in der Übersicht

Erfolgreich umgesetzt bietet Multisite Management für die oben beschriebenen Anwendungsfälle einen hohen Nutzen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören unter anderem:

Ressourcen effizient nutzen: Redundanzen werden vermieden – in der Entwicklung, der Content-Erstellung und dem Deployment

Kosten senken: Durch den optimierten Einsatz der Ressourcen so wie durch geringere Hosting-, Integrations-, oder Implementierungskosten

Einheitliche Kundenerfahrung: Kunden erleben auf allen digitalen Kontaktpunkte die gleiche Erfahrung mit der Marke

Komplexität reduzieren: Eine große Anzahl an Webseiten oder Microsites kann einfacher aus einer Oberfläche heraus gesteuert werden

Content wiederfinden und wiederverwenden (Reuse): Content liegt in einem Repository – er wird leichter wiedergefunden und das Update einer Seite, auf die mehrere Webseiten in einem Multisite-Netzwerk zugreifen, wird auf allen Seiten gleichermaßen durchgeführt (z.B. Datenschutzbestimmungen oder Firmenbeschreibung)

Bessere Verwaltung der Metadaten: Eine einheitliche Taxonomy wird festgelegt, um präzise und flexible Metadaten anlegen zu können (wichtig auch für SEO)

Leichteres User Management: Themen wie Single Sign-on und einheitliche User-Profile sind in einem Multisite Setup leichter umzusetzen und verbessern die User Experience signifikant

Optimierter Workflow: Die Teams profitieren von effektiveren Review- und Approval-Prozessen; der Workflow aller Seiten im Multisite-Netzwerk wird über eine Oberfläche gesteuert

Feingranulares Rollenmanagement: Müssen eine Vielzahl an internen User-Rollen angelegt und verwaltet werden, reduziert Multisite Management die Komplexität enorm; die Rollen und Rechte eines Users können für verschiedene Bereiche und Seiten im Multisite-Setup unterschiedlich definiert werden

Layouts flexibel gestalten: Multisite Management ermöglicht nicht nur den Zugriff aller Seiten auf den gleichen Content, die gleichen Einstellungen oder die gleiche Rollen- und Rechteverwaltung, es ermöglicht vor allem auch eine flexible Anpassung des Layouts; Layout-Anpassungen werden ein mal zentral durchgeführt und von allen Seiten im Netzwerk übernommen

Ein Upgrade für alle Seiten: Wartungen und Upgrades müssen nur auf der zentralen Installation durchgeführt werden

Verbessertes SEO: Effektivere Link-Setzung, optimierte Metadaten so wie der Einsatz von regionalen Domains sind wichtige Hebel für die Suchmaschinenoptimierung

Gezieltes Kampagnenmanagement: Eine Kampagne wird für alle Webseiten zentral geplant und durchgeführt, und alle Kennzahlen der Erfolgsmessung laufen anschließend in einer Oberfläche zusammen

Mehr Leads generieren: Leads aller Seiten im Multisite-Setup werden einheitlich verwaltet, so dass User effektiver durch den Sales Funnel geführt werden können

Fazit

Die Anzahl der digitalen Kontaktpunkte eines Unternehmens oder einer Organisation nimmt seit Jahren zu. Die Anforderungen an die IT diese Webseiten und Microsites zu managen sind daher stark gestiegen. Viele Content Management Systeme sind auf diese komplexen Umgebungen nicht ausreichend ausgelegt und führen so zu ineffizienten Prozessen, unnötig hohen Kosten und einer mangelnden User Experience.

Richtig umgesetzt kann Multisite Management Abhilfe schaffen – die Webauftritte werden zentral aus einer Oberfläche heraus gesteuert, bieten aber die nötige Flexibilität für individuelle Anpassungen. Der Nutzen von Multisite Management zeigt sich auf verschiedenen Ebenen einer Organisation und die erzielten Vorteile tragen maßgeblich zur Erreichung der Unternehmensziele bei.

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Contentpepper® ist eine Content Services Platform für Unternehmen, die zielgerichtet Content Marketing einsetzen, um in den digitalen Kanälen mehr Leads zu generieren. Auf Basis einer innovativen Workflow Engine vereinfachen wir komplexe Content Architekturen mit vielen Content-Silos und ermöglichen die schnelle Aktivierung neuer, digitaler Touchpoints. Die Architektur verwendet modernste SW-Frameworks und unterstützt die Trends Orchestrierung und Automatisierung.

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