Vom Intranet zum Digital Workplace: die Zukunft der Informationsarbeit


Vom Intranet zum Digital Workplace: die Zukunft der Informationsarbeit

Unternehmen aller Branchen und Größen haben ein massives, bislang aber unerkanntes Problem. Praktisch unbemerkt hat eine neue Arbeitsform alle Fachbereiche, Funktionen und Hierarchiestufen durchdrungen. Sie betrifft 3 von 4 Mitarbeitern, von der Krankenschwester über den Projektleiter bis hin zum Top Manager. Sie ist zur wichtigsten Tätigkeit eines jeden Unternehmens avanciert. Die Rede ist von Informationsarbeit, also von Aufgabenstellungen, die Informationen zu ihrer Durchführung benötigen.

Diese Art von Arbeit, auch „Information Work“ genannt, ist allgegenwärtig, steht aber selten im Rampenlicht und wird von den meisten Unternehmen weder richtig wahrgenommen noch zielgerichtet gesteuert. Unternehmen verfügen zwar über eine Vielzahl an Informationssystemen – vom Intranet über Enterprise Content Management Plattformen und Collaborations-Lösungen bis hin zu Social Media Tools – aber meistens nicht über ein ganzheitliches Informationsmanagement.

Suchen nach Informationen: 3 Monate pro Mitarbeiter und Jahr

Die Probleme im Umgang mit Informationen in den Unternehmen sind riesig. Alleine mit der Suche nach Informationen verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter 1 bis 2 Stunden pro Tag. Das entspricht auf das Jahr gesehen einer Zeitspanne von bis zu 3 Monaten. Der größte Teil davon wäre durch professionelles Informationsmanagement vermeidbar.

Doch nicht nur dieser enorme Produktivitätsverlust ist den meisten Unternehmen nicht bewusst, sondern auch der Umstand, dass dieses Phänomen insbesondere dort auftritt, wo die für den Unternehmenserfolg entscheidenden Aufgaben ausgeführt werden. Denn vor allem das Treffen der richtigen Entscheidungen ist hochgradig von der Verfügbarkeit der richtigen Informationen abhängig. Auch hier belegen Untersuchungen den erschreckenden Stand der Unternehmensrealität: 6 von 10 Managern sagen von sich selber, dass sie täglich Entscheidungen treffen müssen ohne über die dazu erforderlichen Informationen zu verfügen.

Doch nicht nur in diesem Bereich stellen Informationsprobleme kein isoliertes Phänomen dar, sondern haben direkte Auswirkungen auf Produktivität und Qualität von Arbeitsergebnissen:

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Dabei fehlt es den Unternehmen nicht an Informationstechnologie um der Flut an internen und externen Informationen Herr zu werden. Je nach Unternehmensgröße reicht die Anzahl der Systeme, die eigentlich zur Erleichterung des Umgangs mit Informationen dienen sollen, von einigen Dutzenden bis zu vielen Hunderten. Es liegt vielmehr an der Art und Weise wie diese Instrumente bisher eingesetzt werden. Bei näherer Betrachtung wird schnell offensichtlich, dass diese überhaupt nicht in der Lage sein können, die Probleme der Informationsarbeit zu lösen. Wesentliche Erfolgsfaktoren des Informationsmanagements wurden bislang schlichtweg ignoriert. So fehlen bisher unter anderem:

  • unternehmensweite, logische Architekturen (z.B. übergreifende Informationsarchitekturen)
  • konsequente Orientierung an Geschäftsbedürfnissen
  • direkte Beziehungen der Systeme zu den zu unterstützenden Prozessen
  • die Befähigung der Mitarbeiter effizient und effektiv mit Informationen zu arbeiten
  • die Anpassung der Arbeitsweisen auf die Anforderungen der Informationsarbeit
  • die Zusammenführung der bisher getrennten Welten der strukturierten Daten und unstrukturierten Informationen
  • das Zusammenführen bisher voneinander getrennter Systeme im jeweiligen Kontext der Aufgaben der Mitarbeiter

Ein Hauptproblem heutiger Informationssysteme ist somit die Isolation: Systeme existieren in Isolation voneinander und in Isolation vom jeweiligen Arbeitskontext im dem sie eingesetzt werden. Das Intranet weiß nicht, im Zusammenhang welcher Aufgabe ein Mitarbeiter es aktuell benutzt. Dementsprechend kann es auch nicht unterstützend dabei tätig werden, sondern lediglich als Informationsspeicher dienen, aus dem sich der Mitarbeiter die benötigte Information mühsam selber heraussuchen muss.

Der digitale Arbeitsplatz

Produktive Informationsarbeit ist nur bei einem sinnvollen, gut aufeinander abgestimmten Zusammenspiel von veränderten Arbeitspraktiken, Führungsweisen und logischer sowie technischer Infrastruktur möglich. Diese müssen den Anforderungen des „Information Workers“ angepasst sein und somit den deutlich veränderten Realitäten im Informationszeitalter gerecht werden.

Der „Digital Workplace“ ist dementsprechend auch um die verschiedenen Bereiche der persönlichen und betrieblichen Leistungserbringung herum aufgebaut. Er stellt also beispielsweise nicht nur Funktionen für die Kommunikation und Informationsbereitstellung zur Verfügung sondern unterstützt die Mitarbeiter durchgängig und aktiv in all ihren Aufgaben.

Das Spektrum reicht dabei von persönlichen Produktivitätstools über die Unterstützung der Teamarbeit bis hin zur Prozessautomatisierung und Hebung von kollektivem Wissen auf organisationsweiter Basis:

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Durch das integrierte Zusammenspiel dieser Funktionsbausteine wird ein zentraler Einstiegspunkt ermöglicht, der den Mitarbeiter im Kontext seiner jeweiligen Aufgabe bestmöglich unterstützt. Und zwar unabhängig davon, im welchem System sich die jeweils benötigten Funktionen und Informationen befinden. Durch die Verknüpfung mit den jeweiligen Aufgaben und Prozessen des Mitarbeiters wird der digitale Arbeitsplatz dabei sogar in die Lage versetzt, den Benutzer pro-aktiv in seinen Aufgaben zu unterstützen.

Um ein einfaches Beispiel zu nehmen: erkennt der „Digital Workplace“, dass ein Mitarbeiter gerade von einer Geschäftsreise zurückgekehrt ist, kann er automatisch eine Aufgabe zur Spesenabrechnung erstellen. Diese enthält das entsprechende Spesenformular und neuste Änderungen an der Reisekostenrichtlinie bereits. Der Mitarbeiter muss also nicht erst das Intranet aufrufen, dort erst das Reglement suchen und dann das Formular, sondern kann direkt mit der Erfassung der Spesen beginnen. Diese Logik lässt sich auf beliebige Informations-basierte Aufgaben anwenden: wenn das System weiss, mit welcher Aufgabe der Mitarbeiter gerade befasst ist, kann es die dafür benötigten Informationen und Funktionen bereitstellen. Anschließend können auch die dort erstellten Arbeitsergebnisse an die Person, die den nächsten Arbeitsschritt ausführt, weitergeleitet werden.

Während sich Informationsmanagement bisher weitgehend auf die Vorhaltung von Informationen in entsprechenden Systemen zum Abruf durch den Benutzer beschränkt hat, wandelt es sich mit dem digitalen Arbeitsplatz nun zu einer aktiven, die Aufgaben und Prozesse direkte unterstützenden Unternehmensfunktion.

Aufbruch in die Zukunft der Arbeit

So wie im vorherigen Jahrhundert massive Produktivitätssteigerungen durch Optimierung der Arbeitsabläufe im Produktionsumfeld erreicht werden konnten, muss nun in einem völlig veränderten globalen Marktumfeld das Management von Informationen in den Mittelpunkt der Bestrebungen rücken.

Dazu ist zunächst einmal eine Standortbestimmung nötig. Wie stark das eigene Unternehmen tatsächlich von den genannten Produktivitätsproblemen betroffen ist, dient vielfach als Augenöffner und zur Involvierung des Top-Managements. Das ist auch von Anfang an nötigt, damit die zunächst festzulegende Strategie des Digital Workplace unmittelbar auf den Unternehmenszielen aufbauen kann und von „ganz oben“ mitgetragen wird. Auf dieser Basis kann anschliessend eine Roadmap erstellt werden, die den zu beschreitenden Weg vorstellbar macht und die Strategie in umsetzbare Schritte herunterbricht. Ein Pilot-basierter Ansatz stellt zudem sicher, dass Proof-of-Concepts für die wichtigsten Elemente des digitalen Arbeitsplatzes durchgeführt werden können. Bei einem derartig weitreichenden Vorhaben mit deutlichen Auswirkungen auf alle Bereiche einer Organisation und ihrer Arbeitsabläufe ist das natürlich ein unverzichtbarer Projektbestandteil.

Das Whitepaper „The Digital Workplace“ stellt einen ganzheitlichen Ansatz zur Lösung der aktuellen Probleme in der Informationsarbeit detailliert vor. Es zeigt Wege auf, wie bisherige Instrumente wie Intranets, Enterprise Content Management Systeme, Collaborations-Plattformen und Social Media Tools schrittweise zum digitalen Arbeitsplatz transformiert werden können. Durch gleichzeitige Veränderung der Arbeitsweisen erwarten die Unternehmen neben deutlichen Produktivitätsgewinnen auch Wettbewerbsvorteile dank verbesserter Entscheidungsfähigkeit, höherem Mitarbeiterengagement und besserer Nutzung vorhandener Ressourcen.

Der Report steht kostenfrei auf der Website von Infocentric Research zur Verfügung: The Digital Workplace

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