Prozessautomatisierung im E-Commerce – inkl. Checkliste

Mit der Beliebtheit und der kontinuierlichen Verbesserung der künstlichen Intelligenz ist in Unternehmen ein regelrechter Automatisierungs-Boom ausgebrochen. Aber ist das sinnvoll? Natürlich bieten sich heute zahlreiche Möglichkeiten, um durch Prozessautomatisierung wertvolle Zeit einzusparen, die an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden kann. Doch bevor es an die Automatisierung geht, gilt es zuerst die Prozesse herauszufinden, bei denen diese wirklich sinnvoll ist. Wie Du solche Prozesse in Deinem Unternehmen findest, erklärt Robert Wall, Geschäftsführer von T4DT, in diesem Gastbeitrag – inklusive praktischer Checkliste zum Download.

Erwartungen und Konkurrenz machen Prozessautomatisierung im E-Commerce zur Pflicht

Im E-Commerce schreiten Digitalisierung und Automatisierung mit enormer Geschwindigkeit voran. Von einer reibungslosen, kanalübergreifenden Kauferfahrung bis zu Personalisierungsmaßnahmen sind die Anforderungen an Händlerinnen und Händler gestiegen – durch den Wettbewerb aber auch durch die Anforderungen der Kundinnen und Kunden. Mehr denn je erwarten sie heute von Produktpräsentation, Personalisierung, Logistik etc. Für viele Online-Händler:innen wird es dadurch zunehmend unmöglich, ihre Prozesse manuell effizient zu steuern – insbesondere, wenn das Sortiment wächst oder Produkte auf mehreren Plattformen gleichzeitig angeboten werden sollen. Wer diese Anforderungen also dauerhaft erfüllen möchte, kommt um die Prozessautomatisierung nicht mehr herum.

Typische Prozesse im E-Commerce-Alltag, die Zeit kosten

Grundsätzlich sollte man am ehesten die Prozesse automatisieren, die im Unternehmensalltag am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Zum Beispiel, weil sie sehr aufwändig sind oder immer wieder durchgeführt werden müssen. Einige der Bereiche, in denen Prozessautomatisierung im E-Commerce am besten umgesetzt werden kann, sind die folgenden:

• Auftragsabwicklung: Vom Eingang der Bestellung über die Zahlungsprüfung bis zur Rechnungserstellung
• Bestandserfassung und -synchronisierung: Automatischer Abgleich von Lagerbeständen über verschiedene Kanäle hinweg
• Datenweitergabe an Logistikdienstleister: Etikettendruck, Sendungsnummern und Tracking-Informationen automatisch übermitteln
• Versandetiketten erstellen: Automatische Erstellung und Druck direkt nach Auftragseingang
• Echtzeit-Reports: Verkaufszahlen, Retouren, Lagerbestände – übersichtlich aufbereitet, statt manuell in Excel geführt
• Datenexport: Regelmäßiger Export von Transaktionsdaten für Buchhaltung, Steuer oder ERP-Systeme
• Marktplatz-Handling: Preisupdates, Produktverfügbarkeiten und Werbekampagnen automatisiert ausspielen

Diese Prozesse fallen nicht nur täglich an, sie sind auch repetitiv, fehleranfällig und binden Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich besser eingesetzt wären, z. B. für Kundenbindung oder strategische Weiterentwicklung. Sie bieten daher großes Potenzial für Automatisierungen. Einfach in das Thema hineinstürzen sollte man sich allerdings nicht – erst gilt es, die eigenen Prozesse wirklich zu kennen und eine Strategie aufzubauen.

Automatisierung mit Plan statt Automatisierungseuphorie

Automatisieren klingt im ersten Moment verlockend: mehr Effizienz, weniger Aufwand, bessere Skalierung. Doch: Viele Unternehmen erleben nach der anfänglichen Begeisterung eine regelrechte Automatisierungsdepression. Die Realität zeigt, dass unstrukturierte Automatisierungsversuche oft zu fragmentierten Systemen führen, die schwer wartbar und noch schwerer skalierbar sind. Nur wer seine Prozesse im Vorfeld sauber analysiert und plant, schafft die Voraussetzungen für eine tragfähige und skalierbare Automatisierung.

Eine nachhaltige Prozessautomatisierung im E-Commerce beginnt also nicht mit dem Tool, sondern mit der Strategie und den folgenden Fragen:

• Welche Prozesse verursachen den größten Aufwand?
• Welche Systeme sollen miteinander sprechen?
• Wer im Team ist betroffen?
• Welche Anforderungen müssen für eine Automatisierung erfüllt sein?

Nur mit dieser Vorbereitung lassen sich Insellösungen vermeiden – und Automatisierung wird zum echten Effizienztreiber statt zum neuen Problemherd.

Woran erkennst Du Prozesse, die sich automatisieren lassen?

Hat man seine Strategie parat, ist der erste Schritt getan. Jetzt können die Prozesse ausgewählt werden, auf die diese Strategie im Rahmen der Automatisierung angewendet wird. Nicht jeder Prozess im Unternehmen ist dabei ein Kandidat für die Automatisierung. 

Es gibt aber einige klare Kriterien, die dir helfen zu erkennen, wo Automatisierung sinnvoll ist:

• Wiederkehrende Abläufe: Aufgaben, die regelmäßig in gleichbleibender Form ausgeführt werden (z. B. täglicher Bestandsabgleich)
• Regelbasierte Logik: Entscheidungen lassen sich anhand fester Regeln treffen (z. B. Rabatt gewähren ab X Stückzahl)
• Hoher manueller Aufwand: Prozesse, die viel Zeit kosten und regelmäßig zu Fehlern führen
• Digitale Daten als Grundlage: Der Prozess basiert auf strukturierten, digitalen Informationen (z. B. Produktdaten, Bestellinformationen)
• Keine kreative Entscheidung notwendig: Der Ablauf erfordert keine individuelle Einschätzung oder menschliches Urteilsvermögen

Trifft ein Prozess mehrere dieser Kriterien, ist er mit hoher Wahrscheinlichkeit automatisierbar. Mit der Checkliste, die Du in diesem Artikel herunterladen kannst, kannst Du das für deine Geschäftsprozesse konkret überprüfen.

Praxisbeispiel: Hanskruchen digitalisiert mit T4DT traditionelle Prozesse

Ein anschauliches Beispiel für erfolgreiche Automatisierung liefert das Traditionsunternehmen Hanskruchen, das gemeinsam mit T4DT seine internen Prozesse digitalisiert hat. Als Hersteller hochwertiger Bettwaren musste Hanskruchen Lösungen für das wachsende Sortiment sowie neue Vertriebskanäle finden.

Manuell gepflegte Excel-Listen, keine konsistente Datenstruktur und ein hoher Aufwand für die Listung auf verschiedenen Marktplätzen stellten eine enorme Herausforderung dar. T4DT setzte daher gemeinsam mit dem Unternehmen auf eine ganzheitliche Prozessanalyse und entwickelte eine passgenaue Datenstrategie.

Das Ergebnis:

• Zentral gepflegte Produktdaten
• Automatisierte Datenverteilung an Marktplätze
• Deutliche Zeitersparnis in der Produktpflege
• Weniger Fehler und mehr Transparenz

Der Schlüssel zum Erfolg: Die Prozesse wurden zuerst vollständig durchdacht und strukturiert, bevor neue Tools zu ihrer Automatisierung eingeführt wurden.

Fazit: Mit Strategie zur erfolgreichen Prozessautomatisierung

Prozesse automatisieren im E-Commerce. Was zunächst vor allem nach einer technischen Herausforderung klingt, ist zunächst vor allem eine strategische Aufgabe. Denn die erfolgreiche Automatisierung beginnt mit der Analyse und Priorisierung. Wer einfach nur Tools einführt, ohne die zugrundeliegenden Prozesse zu verstehen, riskiert Chaos statt Effizienz.

Starte daher mit einem klaren Plan, analysiere deine Prozesse strukturiert und automatisiere dort, wo es Sinn macht – das spart dir langfristig Zeit, Kosten und Nerven. Und als praktische Hilfestellung auf diesem Weg kannst Du die Checkliste zum Download nutzen.