Die Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware gehört zu den komplexesten Entscheidungen, die ein Unternehmen treffen kann. Trotzdem wird sie in vielen Fällen erstaunlich eindimensional behandelt: Tool A hat mehr Funktionen als Tool B, also wird es genommen. Der Preis stimmt auch, also los geht’s. Doch diese Herangehensweise greift zu kurz. Denn eine Software beeinflusst Prozesse, Menschen und Strukturen. Wer das ignoriert, riskiert Fehlinvestitionen, Frust bei den Mitarbeitenden und digitale Ineffizienz. Genau hier setzt unser neues Whitepaper: Erfolgreiche Softwareauswahl an. Es stellt die sechs Prozesse, die über den Erfolg Deiner Softwareauswahl entscheiden, vor.
Whitepaper in Kürze: Was Dich erwartet
Das Whitepaper „Erfolgreiche Softwareauswahl – Sechs Prozesse, die über den Erfolg Ihrer nächsten Softwareauswahl entscheiden“ richtet sich an Entscheider:innen in Unternehmen, die nicht nur Tools vergleichen, sondern echte Verbesserungen erzielen wollen. Es zeigt, wie man typische Fehler vermeidet – etwa die Konzentration auf Produktfeatures ohne Rücksicht auf Prozesse – und stattdessen einen fundierten, praxisnahen Auswahlprozess aufsetzt.
Im Zentrum stehen sechs Schritte, die Unternehmen helfen, Softwareentscheidungen strukturiert und nachhaltig zu treffen. Der Grundgedanke: Die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die, die bestehende Prozesse messbar verbessert.
Es geht um:
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die ehrliche Analyse des Status quo,
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die Definition eines realistischen Zielbilds,
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die Einbindung von Fachabteilungen und Nutzer:innen,
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die fundierte Priorisierung von Anforderungen,
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die strategische Ableitung von Softwareentscheidungen aus Prozessen,
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und die Klärung grundlegender strategischer Rahmenbedingungen.
Prozess statt Produkt: Warum Softwareauswahl heute anders gedacht werden muss
Viele Unternehmen machen beim Thema Softwareauswahl – sei es die Auswahl für ein ERP-System, ein CRM-Tool oder eine Projektmanagementlösung – einen grundlegenden Denkfehler: Sie fokussieren sich zu früh auf Tools, Anbieter und Funktionen, ohne die eigenen Abläufe und Problemzonen wirklich zu kennen. Die Folge: Es wird ein Werkzeug gekauft, bevor klar ist, was repariert werden soll.
1. Status quo analysieren: Wo es im Alltag hakt
Die wenigsten Unternehmen haben vollständige Transparenz über ihre operativen Prozesse. Was auf dem Organigramm schlüssig wirkt, zeigt im Alltag oft Schwächen: doppelte Dateneingaben, Medienbrüche, manuelle Zwischenlösungen, verzögerte Informationsflüsse. Hier setzt die Ist-Analyse an. Ziel ist es, Engpässe und Zeitfresser sichtbar zu machen:
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Welche Aufgaben laufen doppelt oder ohne Mehrwert?
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Wo entstehen unnötige Abstimmungsschleifen?
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Welche Excel-Listen decken eigentlich Systembedarfe ab?
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Wo gibt es Medienbrüche zwischen Abteilungen?
Die Erkenntnis: Nur wer weiß, was im Unternehmen tatsächlich passiert, und warum, kann sinnvolle Anforderungen an eine neue Software stellen.
2. Wunsch-Zustand definieren: Wie es besser laufen soll
Nach der Analyse folgt der Perspektivwechsel: Weg von der Toolfrage, hin zum idealen Ablauf. Wie sollen Prozesse künftig laufen? Wo kann Automatisierung entlasten? Wie lässt sich die Zusammenarbeit verbessern?
Der Wunsch-Zustand ist kein Sammelsurium an Features, sondern eine alltagsnahe Beschreibung effizienterer Abläufe. Dabei ist wichtig: nicht nur einzelne Abteilungen betrachten, sondern die Schnittstellen. Denn gerade hier entstehen oft Reibungsverluste, zwischen Vertrieb und Buchhaltung, Einkauf und Kundenservice, Marketing und IT.
3. Beteiligte einbinden: Vom Projekt zur Bewegung
Ein häufiger Fehler in Softwareprojekten: Entscheidungen werden im Management getroffen. Die Umsetzung aber in den Fachabteilungen erwartet. Das Whitepaper rät daher, Mitarbeitende von Anfang an einzubinden:
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Welche Tools nutzen sie täglich?
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Wo stoßen sie an Grenzen?
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Welche Workarounds haben sie sich gebaut?
Diese Perspektive ist Gold wert. Wer mitreden darf, macht eher mit.
Dies ist eine kurze Zusammenfassung der ersten drei Prozessschritte in der erfolgreichen Softwareauswahl. Für weitere Details und die folgenden drei Schritte, lade Dir unser Whitepaper direkt hier kostenlos herunter.
Erfolgreiche Softwareauswahl: Die beste Software ist die, die Prozesse verbessert
Softwareentscheidungen sind Unternehmensentscheidungen. Und sie sind zu wichtig, um sie dem Zufall oder reinen Funktionsvergleichen zu überlassen. Wer die sechs Schritte aus dem Whitepaper beachtet, stellt sicher, dass Tools nicht nur funktionieren – sondern echten Mehrwert schaffen.
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