Nutzungsrechte richtig verwalten – so vermeiden Sie Abmahnungen


Nutzungsrechte verwalten Keyboard mit Ordnermappe im Vordergrund

Falsche Nutzungsrechte, eine fehlende Beschränkung von Zugriffen, veraltete Angaben zum Urheber einer Datei – all das kann Unternehmen hohe Kosten bereiten. Fälschlich verwendete Inhalte sorgen nicht selten für eine Abmahnung und Rechtsstreitigkeiten. Damit es erst gar nicht so weit kommt, sollten Sie ein effektives Rechtemanagement etablieren. Was Sie dabei berücksichtigen sollten und wie Sie ein effektives Rechtemanagement am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Die lizenzgerechte Verwendung von Dateien – etwa Bilder, Videos, aber auch Textdokumente, Zitate, 3D-Dateien und mehr – birgt Risiken. Und zwar dann, wenn Zugriffsrechte für Mitarbeiter:innen und Nutzungsrechte für einzelne Dateien in mehreren Systemen verwaltet werden müssen. Nicht nur, dass Lizenzangaben dann mitunter schnell uneinheitlich gepflegt werden. Hinzu kommt: Wer letztlich Zugriff auf Dateien hat und diese damit nutzen kann, verschwimmt im Kosmos der vielen parallel genutzten Systeme und Speicherorte. Falsch hinterlegte Zugriffs- und Nutzungsrechte können so Unternehmen in Schwierigkeiten bringen: Werden Dateien entgegen der Lizenzvereinbarung verwendet, wird es kostspielig. Lizenzverstöße bei Bildern und Videos können vor Gericht Kosten in Höhe von 10.000 Euro und mehr verursachen, pro Fall. Für Unternehmen ist es daher wichtig, Sicherheit im Rechtemanagement für Zugriffs- und Nutzungsrechte zu erhalten und auch die Lizenzangaben laufend aktuell zu halten.

Rechtemanagement: Klare Grenzen für die Nutzung von Dateien

Damit Sie nicht einen teuren Rechtsstreit aufgrund fehlerhafter Nutzung von Dateien ausfechten müssen, sollten Sie Zeit und Sorgfalt in die Verwaltung von Nutzungsrechten und Beschränkung des Zugriffs stecken. Bereits eine Abmahnung kann kostspielig sein – ein eventuell daran angeschlossener Prozess noch viel mehr. Ganz abgesehen vom zeitlichen Aufwand.

Die meisten Unternehmen fokussieren sich oftmals mehr auf Risiken von Außen, wenn es um die Nutzung von Dateien geht. Cyber-Angriffe sind ein großes Thema. Doch auch die falsche Verwendung von Inhalten durch Mitarbeiter:innen kann dazu führen, dass Nutzungsrechte nicht eingehalten werden. Ein gutes Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur bestimmte Mitarbeiter:innen Dateien schreiben und/oder lesen bzw. verändern können. Unabsichtliche oder gar absichtliche Verletzungen vom Nutzungsrecht und Urheberrecht können Sie so effektiv vermeiden. Ist der Zugriff auf Dateien beschränkt, sinkt darüber hinaus auch das Risiko des Datendiebstahls. Die Frage ist nur, was sollten Sie beim Rechtemanagement berücksichtigen? Und wie lässt sich die Verwaltung von effizient steuern?

Was ist wichtig beim Rechtemanagement?

Die Einräumung von Zugriffs- und Nutzungsrechten bedarf sowohl der Einbindung der IT, als auch der von Abteilungs- und Teamleiter:innen. Beide Parteien sind in das Rechtemanagement involviert. Die IT für die technisch Umsetzung. Abteilungs- und Teamleiter:innen zur Anweisung der IT, welche Mitarbeiter:innen welche Nutzungs- und Zugriffsrechte erhalten. Darüber hinaus sind drei wesentliche Aspekte für ein effektives Rechtemanagement essenziell: Es sollte eine Datenbasis geben, Dateien müssen klassifiziert werden und es sollte einen mehrstufigen Prozess im Zugriffs- und Nutzungsrecht geben. Was diese einzelnen Aspekte beinhalten erklären wir Ihnen im Folgenden.

Single Source of Truth

In vielen Unternehmen werden Dateien in verschiedenen Systemen verwaltet. Das Content Marketing Team nutzt beispielsweise für seine benötigten Bilder und Videos ein Content Management System (CMS). Im Vertrieb kommt vielleicht ein Product Information Management System für Textdokumente und weitere relevante Produktinformationen zum Einsatz. Andere Abteilungen nutzen darüber hinaus vielleicht auch noch lokale Ordner. Sie sehen: Das Dateien-Chaos ist in so einer Struktur quasi vorprogrammiert, was Fehler bei der Verwendung von Inhalten wahrscheinlicher macht. Und damit das Risiko erhöht, beispielsweise gegen Nutzungsrechte, die eingeräumt wurden, oder das Urheberrecht zu verstoßen.

Wichtig ist es daher, für das Rechtemanagement eine Single Source of Truth zu implementieren. Alle benötigten Dateien sollten in einem System gespeichert und verwaltet werden. Das hilft Ihren Mitarbeiter:innen einerseits dabei, Dateien schneller zu finden. Andererseits vereinfacht es für Sie auch das Rechtemanagement, da dieses zentral für alle Dateien in einem System abgebildet werden kann.

Klassifizierung von Dateien

Ebenfalls wichtig für ein effektives Rechtemanagement ist die Klassifizierung von Dateien. Es gibt in Ihrem Unternehmen selbstredend Informationen und Inhalte, die nicht für jede:n Mitarbeiter:in bestimmt sind. Damit diese Dateien aber auch wirklich nur von einem bestimmten Kreis von Mitarbeiter:innen genutzt werden können, müssen diese entsprechend verschieden klassifiziert werden. Erst dann können Sie effektiv den Zugriff und das Nutzungsrecht nur für bestimmte Mitarbeiter:innen freigeben. Die Einräumung eines bestimmten Zugriffs- und Nutzungsrechts ermöglicht es diesen Mitarbeiter:innen dann, die klassifizierten Dateien zu verwenden. Die Klassifizierung kann sogar im Rechtemanagement so weit gehen, dass Dateien nur für ausschließliche Zwecke genutzt werden können. So vermeiden Sie beispielsweise auch Fehlverwendungen von Bildern, Videos und Dateien.

Zugriffs- und Nutzungsrechte: Mehrstufige Workflows für mehr Sicherheit

Ein dritter Aspekt im Rechtemanagement sind mehrstufige Workflows. Sie beziehen sich nicht direkt auf die Verwaltung von Zugriffs- und Nutzungsrechten. Dafür aber auf die Änderung von Dateien. Gerade Dateien wie beispielsweise Geschäftsberichte, die auf die eigene Website gestellt werden sollen, sind inhaltlich immer ein heikles Thema. Änderungen sollten hier also nicht nur bestimmten Mitarbeiter:innen vorbehalten sein, sondern auch immer mindestens ein Vier-Augen-Prinzip beinhalten. Gleiches gilt bei der Abänderung von des Nutzungsrechts bei Bildern oder auch dem Urheberrecht von Dateien. Einfache Workflows mit Vier-Augen-Prinzip erhöhen hier die Sicherheit für Sie und Ihr Unternehmen. Wie aber können Sie ein Rechtemanagement, das diese drei Aspekte berücksichtigt am besten umsetzen? Die Lösung findet sich hier in DAM Systemen.

Die technische Umsetzung mit einem Digital Asset Management System

Ein DAM System stellt für die Dateien verschiedenster Art eine Single Source of Truth her. Alle für Ihr Unternehmen relevanten Dateien – Bilder, Videos, Dokumente, etc. – werden zentral im DAM System gespeichert und verwaltet. Inklusive Urheberrecht, Nutzungsrecht und Zugriffsrecht für jedes zusammengestellte digitale Asset. Ein DAM System hilft Ihnen so beispielsweise dabei, Ihre Fotos und Videos professionell managen zu können. Fehler beim Nutzungsrecht oder Urheberrecht lassen sich deutlich reduzieren, indem hier beispielsweise nur bestimmte Mitarbeiter:innen Schreibrechte an den Dateien innehaben. Wie Sie ein DAM System bei der Verwaltung Ihrer Dateien unterstützt, in welchen Unternehmensbereichen DAM zum Einsatz kommt und was bei der Auswahl einer DAM Software wichtig ist, erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Digital Asset Management. Laden Sie sich unser Whitepaper hier kostenlos herunter:

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Einen Überblick verschiedener DAM Software Anbieter finden Sie zudem in unserem Marktüberblick DAM-Lösungen. Hier haben wir 17 verschiedene Anbieter anhand von 146 relevanten Auswahlkriterien analysiert und gegenübergestellt. Sie erhalten Informationen rund zu den gebotenen Funktionen der jeweiligen DAM Systeme, zu unterstützten Dateiformaten, rechtlichen Kriterien wie dem Datenschutz und vielem mehr.

Fazit

Ein effektives Rechtemanagement ist wie eine Versicherung für Ihr Unternehmen. Nutzungsrechte, Urheber-Angaben und Zugriffsrechte sollten zentral und einheitlich verwaltet werden, damit Ihre Mitarbeiter:innen weder unabsichtlich noch absichtlich Dateien fehl verwenden. Ein DAM System unterstützt Sie effektiv dabei, das Rechtemanagement zu zentralisieren und gleichzeitig Ihre Dateien aktuell und mit den richtigen Lizenzangaben zum Nutzungsrecht, Urheber und dergleichen zu speichern.

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