Warum Mitarbeitende über den Erfolg einer ERP-Implementierung entscheiden

Ein neues ERP-System soll Prozesse vereinfachen, Transparenz schaffen und Unternehmen effizienter machen. Die Entscheidung ist getroffen, die Software ausgewählt, das Projekt gestartet. Und trotzdem geraten viele ERP-Implementierungen ins Stocken – nicht wegen der Technik, sondern wegen der Menschen, die täglich mit dem System arbeiten sollen. ERP-Projekte werden noch immer als IT-Vorhaben verstanden. In der Praxis sind sie jedoch vor allem eines: Veränderungsprojekte. Sie greifen tief in Arbeitsabläufe, Routinen und Verantwortlichkeiten ein. Ob eine ERP-Implementierung am Ende als Erfolg oder als Belastung wahrgenommen wird, hängt maßgeblich davon ab, wie früh und wie konsequent Mitarbeitende eingebunden werden.

Wer tiefer in das Thema einsteigen möchte, findet im Whitepaper „Erfolgsfaktor Scheitern: Learnings aus den häufigsten Fehlern bei ERP-Projekten“ eine strukturierte Orientierung für die Praxis. Es zeigt Schritt für Schritt, wie Unternehmen ERP-Projekte ganzheitlich aufsetzen – von der Vorbereitung über die Projektorganisation bis hin zu Kommunikation, Schulung und Change Management. Besonders hilfreich: Das Whitepaper macht deutlich, an welchen Stellen Mitarbeitende frühzeitig eingebunden werden sollten, um Akzeptanz zu schaffen und typische Fehler im Projektverlauf zu vermeiden.

ERP verändert den Arbeitsalltag – oft mehr als erwartet

Ein ERP-System ersetzt selten nur einzelne Tools. Es strukturiert Abläufe neu, verknüpft Abteilungen enger miteinander und macht Prozesse transparenter. Für Mitarbeitende bedeutet das: andere Masken, neue Zuständigkeiten, veränderte Prioritäten. Aufgaben, die früher „nebenbei“ erledigt wurden, sind plötzlich klar definiert, dokumentiert und nachvollziehbar.

Was aus Unternehmenssicht sinnvoll ist, wird im Alltag nicht automatisch als Verbesserung empfunden. Viele Mitarbeitende erleben ERP-Einführungen zunächst als zusätzliche Belastung. Sie müssen lernen, anders zu arbeiten, während der operative Betrieb weiterläuft. Wird dieser Perspektivwechsel nicht ernst genommen, entsteht schnell Frust – selbst dann, wenn das System technisch sauber umgesetzt ist.

Nutzerfehler entstehen selten aus Unwillen

Wenn nach dem Go-live Fehler auftreten, wird der Grund oft vorschnell bei den Nutzer:innen gesucht. Falsche Buchungen, unvollständige Datensätze oder Umgehungslösungen gelten dann als mangelnde Disziplin. Tatsächlich liegt die Ursache meist tiefer.

Nutzerfehler entstehen vor allem dann, wenn:

• der Zweck des Systems nicht klar vermittelt wurde

• Mitarbeitende nicht verstehen, warum Prozesse sich ändern

• Schulungen zu spät, zu oberflächlich oder zu technisch stattfinden

Wer nicht weiß, welche Auswirkungen ein falscher Eintrag hat oder warum bestimmte Pflichtfelder existieren, handelt nicht fahrlässig, sondern unsicher. Diese Unsicherheit führt dazu, dass alte Gewohnheiten beibehalten oder neue Prozesse bewusst umgangen werden. Das ERP wird dann nicht als Unterstützung wahrgenommen, sondern als Hindernis.

Fehlende Kommunikation der ERP-Implementierung schafft schlechte Stimmung

ERP-Projekte bringen zwangsläufig Veränderungen mit sich. Wenn diese Veränderungen nicht transparent kommuniziert werden, entstehen Interpretationsspielräume. Mitarbeitende fragen sich, was das neue System für sie bedeutet: Wird meine Arbeit stärker kontrolliert? Werden Stellen abgebaut? Steigt der Leistungsdruck? Bleiben solche Fragen unbeantwortet, füllen Gerüchte die Lücken. Entscheidungen „von oben“ werden kritisch hinterfragt, die Akzeptanz sinkt. Besonders problematisch wird es, wenn Mitarbeitende erst sehr spät von konkreten Änderungen erfahren oder sich nicht ernsthaft einbezogen fühlen. Dann wird das ERP-Projekt schnell zum Symbol für mangelnde Wertschätzung.

Change Management wird häufig unterschätzt

Change Management wird in ERP-Projekten gern als weiches Thema betrachtet. Wichtig, aber nicht kritisch. Entsprechend knapp fallen Zeit, Budget und Aufmerksamkeit aus. Dabei entscheidet gerade dieser Faktor darüber, ob ein neues System angenommen oder blockiert wird. Veränderungen erzeugen Widerstand, auch wenn sie objektiv sinnvoll sind. Mitarbeitende haben Angst vor Kontrollverlust, vor zusätzlicher Arbeit oder davor, Fehler zu machen. Wird dieser emotionale Aspekt ignoriert, äußert sich der Widerstand nicht offen, sondern subtil: durch Verzögerungen, geringe Nutzung oder passives Abwarten.

Ein ERP-System kann technisch perfekt sein – ohne begleitendes Change Management bleibt sein Potenzial ungenutzt.

Frühzeitige Einbindung als echter Erfolgsfaktor

Erfolgreiche ERP-Implementierungen haben eines gemeinsam: Sie binden Mitarbeitende frühzeitig ein. Nicht erst kurz vor dem Go-live, sondern bereits in der Planungsphase. Dabei geht es nicht darum, jede Entscheidung zu demokratisieren, sondern Transparenz zu schaffen und Perspektiven einzubeziehen.

Frühe Einbindung bedeutet:

• offen über Ziele, Nutzen und Auswirkungen zu sprechen

• Key User:innen gezielt einzubinden und ernst zu nehmen

• Schulung und Kommunikation als kontinuierlichen Prozess zu verstehen

Mitarbeitende, die den Sinn hinter Veränderungen verstehen, entwickeln eher Akzeptanz. Sie bringen wertvolles Prozesswissen ein, erkennen Schwachstellen frühzeitig und tragen neue Abläufe mit. Das reduziert Fehler, verkürzt Projektlaufzeiten und sorgt für ein stabileres System im Alltag.

Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ERP-Projekte den Arbeitsalltag beeinflussen. Aussagen wie „Das erklären wir später“ oder „Das lernen sie schon im Alltag“ sind weit verbreitet und riskant. Denn fehlende Vorbereitung lässt sich im laufenden Betrieb nur schwer aufholen.

Ein weiteres Missverständnis: ERP wird als Werkzeug betrachtet, nicht als Veränderung. Doch jedes neue System verändert Zusammenarbeit, Verantwortung und Transparenz. Wer diesen Aspekt ausklammert, gefährdet den Projekterfolg – unabhängig von Budget oder Softwarequalität.

Planung der ERP-Implementierung schafft Orientierung für Technik und Menschen: Das Whitepaper

Die Lösung ist eine strukturierte Planung der ERP-Implementierung: Sie hilft nicht nur dabei, technische Anforderungen zu klären, sondern auch kommunikative und organisatorische Fragen zu beantworten. Welche Mitarbeitenden sind betroffen? Welche Informationen brauchen sie wann? Wie werden Veränderungen begleitet?

Das Whitepaper „Erfolgsfaktor Scheitern: Learnings aus den häufigsten Fehlern bei ERP-Projekten“ greift diese Fragen praxisnah auf. Es unterstützt Unternehmen dabei, ERP-Projekte ganzheitlich zu denken, inklusive Kommunikation, Schulung und Change Management. Damit wird Planung nicht zum Selbstzweck, sondern zum Werkzeug, um Mitarbeitende mitzunehmen und Projekte nachhaltig erfolgreich umzusetzen.

Die ERP-Implementierung scheitert selten an der Software. Sie scheitert daran, dass Menschen nicht ausreichend vorbereitet, informiert oder einbezogen werden. Mitarbeitende sind der entscheidende Erfolgsfaktor. Wer ERP als Veränderung begreift und Mitarbeitende frühzeitig ins Boot holt, schafft die Grundlage für Akzeptanz, saubere Nutzung und langfristigen Nutzen. Denn erst wenn Menschen das System tragen, kann ein ERP seine Wirkung entfalten.