Spektrum der Intranets: Blogs statt News bei Adidas, Self-Service bei British Airways


Spektrum des Intranets

In der neunten Episode der Online-Konferenz „Intranets Live“ wurden zwei spannende Fallstudien von Unternehmen mit nicht alltäglichen Intranets präsentiert. Und so unterschiedlich sich die beiden Intranets auch darstellten, weisen sie doch eine bedeutsame Gemeinsamkeit auf: sie sind gute Repräsentanten der Kultur ihres Unternehmens.

Stephan Schillerwein war wieder Teilnehmer der Veranstaltung und fasst die Höhepunkte des Programms kurz zusammen (alle Screenshots wurden „live“ aufgenommen).

Adidas: eine Intranet-Homepage wie ein Blog

Viele Unternehmen experimentieren derzeit mit Web 2.0 Ansätzen im Intranet. Dies geschieht meist in einem kontrollierten Rahmen, parallel zu den sonstigen Intranet Aktivitäten. Nicht so bei Adidas: für das jüngst gelaunchte neue Intranet galt die Devise „Alles oder Nichts“.

Social Media sollte nicht nur Ergänzung sondern Kern des neuen Intranets werden. Denn die bisherige Situation mit stark heterogenen Länder-Intranets und vielen informationsarmen Selbstdarstellungsseiten sollte grundlegend geändert werden.

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Bisherige heterogene Intranet-Landschaft, die jetzt konsolidiert wird

Web 2.0 Elemente erwarten die rund 38’000 Benutzer gleich auf der Startseite des Intranets. Obwohl auf den ersten Blick unspektakulär, entpuppt sich die Einstiegsseite bei näherem Hinsehen als reinrassiger Blog. Die Möglichkeit zum Verfassen eigener Blogposts steht ebenso zur Verfügung wie Kommentar- und Ratingfunktionen, eine Tagcloud und ein Archiv der älteren Beiträge.

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Ganz auf den Blog-Gedanken abgestimmt: die Adidas Intranet Homepage

Dieser für die meisten Kommunikationsverantwortlichen sicher ungewohnte und radikale Ansatz soll das aktive Commitment des Unternehmens zur Veränderung der Unternehmenskultur und der Art von Kommunikation und Zusammenarbeit von Anfang an in einer für alle Mitarbeiter offensichtlichen Weise bezeugen.

Steigt man tiefer ins adiweb – so der Name des Intranets – ein, trifft man verstärkt auf Wiki-Seiten. Neben der fast schon obligatorischen Firmen-Enzyklopädie in Anlehnung an Wikipedia sollen auch alle bereits bestehenden Intranets schrittweise durch Wikis abgelöst werden.

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Die „Adidas-Wikipedia“ lässt alle Mitarbeiter aktiv zum Firmenwissen beitragen

Wikis haftet immer noch das Vorurteil an, dass die Wiki-Editoren bedienungsunfreundlich und nur nach Erlernen der entsprechenden „Wiki-Sprache“ (z.B. der MediaWiki-Syntax) verwendbar wären. Natürlich muss das nicht so sein, wie auch der Wiki-Editor im Adidas Intranet beweist, der einem üblichen HTML-Editor in nichts nachsteht und ohne Schulungsaufwand von den Mitarbeitern verwendet werden kann.

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Der Wiki-Editor: leistungsfähig und einfach zu bedienen zugleich

Ein weiterer wichtiger Baustein zum Einbezug der Mitarbeiter in alle Aspekte der Unternehmenstätigkeit ist der Bereich „Ask the Management“. Hier werden die Mitarbeiter dazu ermutigt, alle für sie wichtigen Fragen vorzubringen. Jede Frage wird garantiert vom Management beantwortet und das innerhalb von maximal 10 Tagen.

Die Fragen können sowohl namentlich als auch anonym abgegeben werden. Über diesen eher ungebräuchlichen Ansatz entspann unter den Studiogästen eine Diskussion, da Anonymität häufig zu unqualifizierten Einträgen führt. Adidas ist es aber wichtig, dass eventuelle Ängste der Mitarbeiter frei kommuniziert werden können, weshalb man sich für die optionale Anonymität entschieden hat.

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Das Management steht den Mitarbeitern im Intranet offen Rede und Antwort

Auch der Betriebsrat ist über die gleiche Seite für Fragen zu erreichen, was bei der Gewinnung dieses für alle partizipativen Aktivitäten wichtigen Gremiums zur Unterstützung des neuen Intranets sicher nützlich war.

Die Finanzkrise hat dem Intranet-Projekt geholfen

Während Intranet Manager vielerorts unter den Folgen gekürzter Budgets und Unterstützung für das Intranet leiden, hat die aktuelle wirtschaftliche Situation bei Adidas dem Intranet sogar geholfen:

  • Die hohen Unsicherheiten in der Belegschaft in Bezug auf die Auswirkungen der Finanzkrise haben zu einem deutlich stärkeren Fokus auf interne Kommunikation und Einbezug der Mitarbeiter ins Unternehmensgeschehen geführt. Ein auf Social Media Prinzipien gegründetes Intranet konnte leicht als ideale Plattform zur Umsetzung dieser Pläne positioniert werden.
  • Einfachheit und geringe Kosten der neuen Systemplattform waren weitere überzeugende Argumente, die den Aufwand des neuen Intranets im Vergleich zu üblichen Grossprojekten als gering erscheinen ließen.

Noch etwas hat dem Projekt geholfen: als in anfänglichen Diskussionen auch große Skepsis gegenüber Web 2.0 Ansätzen geäußert wurde, verwies das Projektteam auf das erfolgreiche Wiki-Projekt der Deutschen Bank. Und was eine Bank kann, kann ein agiles Markenunternehmen schließlich auch!

British Airways: ein Intranet wie ein Schweizer Offiziersmesser

Erfolgreiche Intranets zeichnen sich unter anderem durch Nützlichkeit und Multifunktionalität aus. Ein eindrückliches Beispiel dafür ist das Intranet von BA. Es belegt gleichzeitig auch, dass sich hohe Qualität und Vielfalt nicht gegenseitig ausschließen.

Doch dieser Erfolg stellt sich nicht von alleine ein: Sponsoren im Top-Management, akribische Analyse der Leistung und viele Jahre harter Arbeit stehen hinter dem BA Intranet.

BA erreicht heute auf Wochenbasis stolze 98% seiner Mitarbeiter – und das obwohl ein großer Anteil als Flugzeugbesatzung ständig unterwegs ist. Mitentscheidend dafür ist sicherlich, dass BA bereits vor ca. zehn Jahren damit begonnen hat, den Mitarbeitern über das Internet von zu Hause den Zugang zum Intranet zu ermöglichen. Also zu einer Zeit, in der viele Unternehmen das Wort „Intranet“ noch nicht mal kannten.

Auch die konsequente Ausrichtung auf die Automatisierung von alltäglichen Aufgaben durch Self-Service Anwendungen im Intranet unterstützt den hohen Nutzungs- und Reichweitengrad. So sind „ePay“ (der elektronische Lohnzettel) und Reiseanwendungen die zwei meist genutzten Bereiche des Intranets.

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Lohnverwaltung als eine der „Killerapplikationen“ im BA Intranet

Zu den weiteren häufig genutzten Anwendungen des Intranets zählen:

  • Integrierter Webmail-Client für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz
  • Verwaltung der Pensionsansprüche
  • eLearning
  • Bestellwesen
  • Video-Anleitungen für typische Prozesse und Prozeduren
  • Mitarbeiter-Lotterie
  • Servicecenter für Fehlerbehebung
  • Interaktive Ideenbörse (Mitarbeiter bestimmen die besten Ideen, die umgesetzt werden sollen, selber)
  • Formulare
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Beispiel eines Instruktionsvideos für Flugbegleiter

Foren? Da macht doch eh keiner mit!

Wird in einem Intranet ein Diskussions-Forum angeboten, hüllt sich meist schon bald eine dicke Schicht aus Staub und Spinnweben darüber. Auch hier ist das BA Intranet die löbliche Ausnahme von der Regel: gut genutzte Foren stehen zu einer Vielzahl von Themengebieten zur Verfügung. In besonders beliebten Foren, wie z.B. im „Talking Point“, gehen die Zugriffe auf einzelne „Threads“ in die Tausende. Und auch dutzende von Beiträgen in einem Thread sind keine Seltenheit.

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Forum, in dem die Führungsmannschaft sich der Diskussion mit den Mitarbeitern stellt

Aber sind solche Mitmach-Elemente nicht nur Spielerei? Die derzeit schwer krisengeschüttelte British Airways nützt das Intranet nicht zuletzt auch dazu, um die Mitarbeiter im Kampf um die schiere Existenz des Unternehmens zu mobilisieren.

Im Bereich „Action for survival“ können die Mitarbeiter konkrete Maßnahmen ergreifen, die zur Sicherung des Unternehmens beitragen. So z.B. durch Teilnahme an einem Programm zur freiwilligen unbezahlten Arbeit oder vorübergehenden Teilzeitarbeit.

Ausführliche Informationen zur aktuellen Geschäftslage versetzen jeden Mitarbeiter in die Lage, selbst zu entscheiden, welche der freiwilligen Maßnahmen er bereit ist, für die Sicherung seines Arbeitsplatzes zu unterstützen.

Auch das Intranet Team hat mit kleinen und großen Einschneidungen zu kämpfen. So wird bspw. nächsten Monat der Kleinanzeigenmarkt im Intranet geschlossen, da die zur Betreuung dieses beliebten Services nötigen Ressourcen derzeit an anderer Stelle dringender benötigt werden. In dieser wirtschaftlich heiklen Situation ist das BA Intranet Team doppelt froh, verstärkt auf Open Source gesetzt zu haben und damit niedrigere laufende Systemkosten zu verursachen.

So bleibt zu hoffen, dass nicht nur die Airline selber sondern auch deren weit fortgeschrittenes Intranet die aktuellen Turbulenzen möglichst unbeschadet überstehen wird.

Die nächste Episode: Thomson Reuters und die neue Intranet-Bibel

Am 04. August findet die nächste Episode von Intranets Live statt. Diesmal auf dem Programm:

  • Live-Tour durch das Intranet von Thomson Reuters
  • der Intranet Doktor, der sich der „Dauerbaustelle“ Intranet Governance annimmt
  • Vorstellung des Buchs “ What Every Intranet Team Should Know “ von James Robertson

Weitere spannende Veranstaltungsrückblicke:

– Episode 7/8: Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap

– Episode 6: Suchprobleme auch im Intranet von Google?

– Episode 4: Werkzeugkasten bei Nokia und Knowledge Sharing bei der BBC

– Episode 3: Deloitte’s Social Network ‚D-Street‘

– Episode 1: Shell und Westminster Abbey bei Intranets Live

Bildquellen

  • network-xs: http://photodune.net/user/froxx
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