Effizientere betriebliche Prozesse – das können Unternehmen mit ERP-Systemen erreichen. Damit ERP-Systeme allerdings reibungslos funktionieren, benötigt es die richtigen Schnittstellen. Unternehmen profitieren von ERP-Schnittstellen, da sie es ermöglichen, Produktinformationen effizient zu verwalten und nahtlos mit anderen Systemen zu integrieren. In unserem Beitrag zeigen wir Dir, welche Arten von Schnittstellen ein ERP-System abdecken sollte, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
Funktion von Schnittstellen bei ERP-Systemen
ERP-Schnittstellen sind essenzielle Verbindungswege zwischen einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System und anderen Systemen innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens. Sie ermöglichen den Austausch von Daten und die Kommunikation zwischen den Systemen und ermöglichen dadurch einen reibungslosen Informationsfluss und eine nahtlose Integration der Geschäftsprozesse. Eine Schnittstelle erleichtert den Datenaustausch zwischen dem ERP-System und anderen Systemen. Sie fungiert als Vermittler, der Informationen von einem System aufnimmt, diese in das richtige Format umwandelt und dann an das Ziel- oder Empfängersystem überträgt – und das sogar automatisch und in Echtzeit. ERPs sorgen aufgrund der schnellen Übertragung für eine zuverlässige und effiziente Kommunikation der Systeme. Ein ERP-System dient oft als zentrale Datenquelle, die von verschiedenen Abteilungen und Systemen im Unternehmen genutzt wird. Hauptaufgabe einer ERP-Schnittstelle besteht deshalb darin, Datenkonsistenz und -integrität sicherzustellen.
Eine ERP-Schnittstelle kann verschiedene Funktionen erfüllen, je nach den Anforderungen und Umfang des Datenaustauschs. Dazu gehören beispielsweise das Abrufen von Daten aus externen Quellen, das Aktualisieren von Daten in verschiedenen Systemen, das Übertragen von Bestellungen an Lieferanten oder das Empfangen von Kundenaufträgen. Die Schnittstelle fungiert als Brücke zwischen dem ERP-System und anderen spezialisierten Anwendungen oder Systemen wie beispielsweise einem CRM-System, dem Lagerverwaltungssystem, dem E-Commerce-System oder Lieferantenportalen. Entscheidend ist der reibungslose Betrieb der ERP-Schnittstelle. Denn erst dann hilft sie dabei, Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen.
Schnittstellen zu Online-Marktplätze
Mit Schnittstellen zu Online-Marktplätzen ermöglichen ERP-Systeme eine nahtlose Integration aller E-Commerce-Aktivitäten im Unternehmen. Die Schnittstellen dienen dazu, den Austausch von Daten zwischen dem ERP-System und dem Marktplatz zu erleichtern. Durch diese Integration können Unternehmen ihre Produkte effizienter verwalten und verkaufen. Aber was genau passiert dabei? Die Schnittstellen erlauben eine automatisierte Synchronisierung von Produktdaten, Bestellungen, Lagerbeständen und Kundendaten zwischen dem ERP-System und dem Marktplatz. Der Vorteil: Prozesse laufen automatisiert und benötigen weniger manuelle Eingriffe – und das senkt natürlich nicht nur den zeitlichen Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit.
Durch die Anbindung an Online-Marktplätze können Unternehmen ihre Reichweite erweitern und neue Kundensegmente erschließen. Sie können ihre Produkte einem breiten Publikum präsentieren und von der etablierten Infrastruktur des Marktplatzes profitieren, um ihre Umsätze zu steigern. Darüber hinaus bieten die Schnittstellen eine bessere Bestandskontrolle, was wiederum Unternehmen dabei hilft, Echtzeitinformationen über den Lagerbestand auf dem Marktplatz zu erhalten. Dies trägt zu einer optimierten Bestandsführung und einer höheren Kundenzufriedenheit bei. Denn Lieferverzögerungen und Produkte in geringen Stückzahlen können Unternehmen so vermeiden.
Bei einem Blick auf die Anbieter unseres Marktüberblicks fällt auf: Das ERP-System IFS-Cloud besitzt zu allen neun abgefragten Marktplätzen eine Schnittstelle. Auch das ERP-System plentymarkets deckt 100 % der Schnittstellen ab. 10 der 41 Anbieter besitzen keine Schnittstelle zu Online-Marktplätzen.
Schnittstellen zu Shopsystemen
In der Welt des E-Commerce ist es unerlässlich, dass das ERP-System und Shopsystem Hand in Hand arbeiten. Denn auf diese Weise können Unternehmen auf Informationen über Produktbestände, Preise und Kundendaten über die Schnittstelle zugreifen. Das ERP-System teilt die Daten des Shopsystems in Echtzeit und bietet so die vollständige Kontrolle über alle Shopaktivitäten. Ohne eine solche Verbindung zwischen den Systemen könnte es schnell chaotisch werden. Kund:innen könnten Produkte kaufen, die eigentlich nicht verfügbar sind. Oder das Unternehmen könnte versehentlich mehr Produkte verkaufen, als es tatsächlich auf Lager hat, was zu Verzögerungen und unzufriedenen Kund:innen führt.
Von den 41 Anbieter:innen bietet rund ein Viertel der Anbieter:innen keine Schnittstellen zu Shopsystemen. Die Anbieter v.Soft und unitop decken immerhin 50 % der erfragten Schnittstellen ab. SOG ERP verfügt sogar über Schnittstellen zu allen Shopsystemen.
Schnittstellen zu Versanddienstleistern
Stell Dir vor, Du bist ein Logistikmanager und steckst mitten in der Organisation des Versands von tausenden Bestellungen. Die Zeit drängt, die Kund:innen erwarten eine schnelle Lieferung, und Du musst sicherstellen, dass jedes Paket den richtigen Weg nimmt. Hier kommen die Schnittstellen ins Spiel. Diese Verbindungen zwischen dem ERP-System und den Versanddienstleistern sind wie unsichtbare Brücken, die das Unternehmen mit der Außenwelt verbinden. Sie ermöglichen einen reibungslosen Informationsfluss zwischen beiden Systemen. Das ERP-System enthält alle relevanten Daten zu Bestellungen, Kundendetails, Lagerbeständen und vielem mehr. Indem es eine direkte Verbindung zu den Versanddienstleistern herstellt, kann es diese Informationen nahtlos übermitteln und den Versandprozess optimieren.
Wie sieht es mit den Schnittstellen zu Versanddienstleistern bei unseren 41 Anbietern aus? Ein Großteil der Anbieter bietet diese Form der Schnittstelle an. Bei 16 der 41 Anbieter ist die Schnittstelle sogar im Core des ERP-Systems enthalten. Das ERP-System Orgasoft.NET deckt alle Schnittstellen zu Versanddienstleistern wie GLS, DHL und Co. ab – ebenso die Software Oxana. Die Software ConAktiv dagegen besitzt hier leider keinerlei Schnittstellen.
Schnittstellen zu PIM-Software
ERP-Systeme sollten ebenfalls über eine Schnittstelle zu PIM-Software verfügen. Der Grund: Mit diesen Schnittstellen gelingt Unternehmen eine effiziente Verwaltung von Produktinformationen und ein lückenloser Datenaustausch. Die Schnittstelle zwischen ERP und PIM zentralisiert Produktinformationen. Das sorgt für eine verbesserte Datenqualität und einen konsistenten Markenauftritt. Außerdem gewährleisten die Schnittstellen auch hier einen automatisierten Abgleich von Daten zwischen den Systemen. Produktattribute, Beschreibungen, Bilder und andere relevante Informationen – die Schnittstelle synchronisiert und aktualisiert alle relevanten Daten. Die Daten sind somit immer auf dem aktuellsten Stand. Die Übermittlung der Daten in Echtzeit hat noch einen weiteren Vorteil: Unternehmen können Änderungen an Produkten schneller vornehmen. Gerade im schnelllebigen E-Commerce ist eine direkte Handlungs- und Anpassungsfähigkeit wichtig. Die Anbindung an PIM-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktdaten genau zu definieren und zu strukturieren. Das bewirkt auch gleichzeitig eine Verbesserung der Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen. Durch die Schnittstelle können Unternehmen sicherstellen, dass die Produktinformationen in allen Kanälen einheitlich sind, was zu einem besseren Kundenerlebnis führt und das Vertrauen der Kund:innen stärkt.
Unser Anbietervergleich zeigt: Nur wenige Anbieter bieten bei ihrem ERP-System eine Schnittstelle zu PIM-Software an – und das auch meistens lediglich über eine API. Das ERP-System Global Eagle hingegen besitzt zu allen erfragten PIM-Lösungen Schnittstellen, die sogar standardmäßig im Core enthalten sind.
Schnittstellen zu DAM-Software
Durch Schnittstellen zu DAM-Software können Unternehmen die Integration von Mediendateien sicherstellen. Die Verbindung zwischen ERP und DAM führt dazu, dass digitale Assets mühelos verwaltet und genutzt werden können, um bessere Markenerlebnisse zu schaffen. Das bedeutet, dass sich Unternehmen nicht mehr durch einen Dschungel aus Daten navigieren müssen – alle Medien befinden sich zentral an einem Ort. Denn DAM-Systeme bündeln die Assets und machen sämtliche Medienressourcen so schneller und einfacher verfügbar. Damit sorgen sie auch für einen besseren Workflow in den Abteilungen. Dank der Integration von DAM-Software in das ERP-System wird die digitale Medienbibliothek der Unternehmen zum pulsierenden Herzstück. Neue Assets können im Handumdrehen hinzugefügt und vorhandene Assets mühelos bearbeitet und organisiert werden. So entsteht eine Basis für schnelle Content-Erstellung und einen einheitlichen Markenauftritt.
Ähnlich wie bei den Schnittstellen zu PIM-Software sieht es bei der Anbindung von DAM-Systemen aus. 15 Anbieter:innen verfügen über eine Schnittstelle. Das System der All for One Group SE deckt hier 100 % der Schnittstellen ab.
Schnittstellen zu Payment Service Providern
ERP-Systeme dienen als zentrale Datenquelle für Unternehmensprozesse wie Bestellungen, Lieferungen, Lagerbestände und Rechnungen. Auf der anderen Seite haben wir Payment Service Provider, die über wertvolle Informationen zu Transaktionen, Zahlungshistorien, Kundenpräferenzen und vielem mehr verfügen. Daher ist es entscheidend, eine Verbindung zwischen diesen beiden Systemen herzustellen. Durch die Anbindung eines PSP an das ERP-System können Unternehmen ihren Kunden eine Vielzahl von Zahlungsoptionen anbieten – und damit nicht nur die Kundenzufriedenheit erhöhen, sondern auch die Conversionrate verbessern. Unternehmen können automatisch Zahlungsbenachrichtigungen senden, die auf die spezifischen Präferenzen und vergangenen Transaktionen zugeschnitten sind. Dank PSPs erhalten Unternehmen eine umfassende 360-Grad-Sicht auf ihre Kund:innen und können ihre Zahlungsstrategien besser planen.
Bei den Schnittstellen zu Payment Service Providern zeigen sich deutliche Unterschiede. Insgesamt besitzen 21 der 41 befragten Anbieter:innen keine Schnittstelle zu PSPs. Die Software v.Soft verfügt nur über eine Schnittstelle zum PSP Mollie. Wirft man einen Blick auf das System GEBRA-Suite deckt das System die Schnittstellen zu 100 % ab.
Natürlich gibt es neben den oben genannten Schnittstellen noch weitere, über die ERP-Systeme verfügen können. Welche weiteren Schnittstellen bei den Anbieter:innen unseres ERP-Vergleichs zum Einsatz kommen und wie die Anbieter:innen im Einzelnen dort abschneiden, erfährst Du in der Übersicht.
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